Hva er et regnskaps-workflow? Den ultimate guide med eksempler

Når arbeidsmengden din øker, lønner det seg å være organisert. Selvfølgelig ser organisering forskjellig ut for mange mennesker og firmaer, avhengig av deres mål og behov. For regnskapsførere er det viktig å være organisert for å kunne balansere kommunikasjon, markedsføring, vekst og fokusert regnskapsarbeid. Det er her en effektiv regnskaps-workflow kommer inn i bildet. 

Hva er et regnskaps-workflow?

En regnskaps-workflow angir trinnene i en prosess. Tenk på det som et organisasjonsverktøy. Workflowen tar deg fra det første trinnet i utførelsen av et bestemt prosjekt til avslutningen.

For regnskapsførere standardiserer workflower månedlige prosesser. En workflow for bokføring skaper en organisert prosess å følge, fra å føre journalposter i løpet av måneden til å avslutte og avstemme disse postene.

For skattekonsulenter kan en workflow omfatte innsamling av dokumenter om inntekter og utgifter, utarbeidelse og gjennomgang av skattemeldinger, kundevurderinger og -underskrifter, innlevering av skattemeldinger og innkreving av betaling for tjenester. 

Hvorfor det er viktig å administrere workflows i et regnskapsbyrå

Selv om detaljene i hvert enkelt firmas workflow varierer basert på de spesifikke tjenestene som tilbys, er viktigheten av en organisert workflow universell. Implementering av en effektiv workflow gir følgende fordeler for regnskapsfirmaer av alle størrelser.

La oss se nærmere på disse fordelene.

• Økt effektivitet: En veldefinert workflow reduserer tiden og innsatsen som kreves for å fullføre oppgaver. Ved å avklare hvem som gjør hva og når, kan du eliminere overflødige oppgaver og fullføre dem raskere.
• Økt nøyaktighet: Strukturerte workflows reduserer sannsynligheten for feil ved at hvert trinn er utformet for å fange opp og rette opp feil. Nøyaktigheten er ikke bare viktig for å overholde lover og regler, men også for å bygge tillit hos kundene. 
• Personlig ansvar: Klart definerte workflows betyr at spesifikke oppgaver blir tildelt de enkelte teammedlemmene. Dette fremmer ansvarlighet innad i teamet, ettersom hvert medlem vet hva de er ansvarlige for og forstår hvordan arbeidet deres påvirker det samlede resultatet.
• Kundetilfredshet: Effektive og nøyaktige workflows fører til raskere behandlingstider, noe som igjen gjør kundene mer fornøyde. 
• Overholdelse av lover og regler: En effektiv workflow omfatter samsvarskontroller på kritiske punkter for å sikre at all finansiell rapportering og skatterapportering oppfyller lovpålagte standarder. Dette bidrar til å forhindre lovbrudd og styrker firmaets omdømme som troverdig og etterrettelig. 
• Kontinuerlig forbedring: Etter hvert som firmaet endrer seg, vil også workflowene endres. Denne tilpasningen er avgjørende for å kunne evaluere effektiviteten i workflowene og oppdage effektivitetsforbedringer. 

Viktige elementer i en effektiv regnskaps-workflow

En effektiv regnskaps-workflow består av flere viktige komponenter. Her er hva du trenger for å gjøre workflowen funksjonell, strategisk og tilpasningsdyktig.

Automatiseringsverktøy og -programvare

Det første steget mot en bedre workflow er å finne det rette verktøyet som kan hjelpe deg med å fullføre prosjektet. Heldigvis gir teknologien regnskapsførere fantastiske verktøy, for eksempel  programvare for workflow-styring. 

Programvare for workflow-styring øker effektiviteten til regnskapsfirmaer betydelig ved å automatisere en rekke administrative oppgaver, som f.eks:

• Sende kundeavtaler
• Forespørsler om dokumenter
• Forespørsler om e-signatur
• Fakturaer
• Påminnelser

Dette sparer tid ved å redusere det manuelle arbeidet, slik at medarbeiderne kan fokusere på mer overordnede oppgaver.

Noen programvarer gir til og med innsikt i teamets effektivitet og produktivitet, slik at du kan forbedre workflows for å maksimere disse viktige fordelene. 

Bruk av maler

Ikke bare sparer du tid og krefter på å gjøre alt fra bunnen av hver gang, men regnskapsmaler sørger også for konsistens og standardisering på tvers av alle dokumenter eller rapporter. Dette bidrar til økt effektivitet ved at de ansatte raskt kan fylle ut dokumenter uten å måtte fokusere på layout eller design. Det reduserer også sannsynligheten for feil. 

Maler fungerer også som verdifulle opplæringsverktøy for nye teammedlemmer. De illustrerer standardprosedyrene for oppretting og håndtering av dokumenter i firmaet. Dette bidrar til opplæring og sikrer at mindre erfarne teammedlemmer likevel kan produsere arbeid som oppfyller firmaets standarder. Malene gjør det også enklere å delegere oppgaver i trygg forvissning om at resultatet alltid vil oppfylle kravene.

Standardiserte prosesser

Standardisering av prosesser i en regnskaps-workflow handler om å skape en konsekvent tilnærming til håndtering av oppgaver. Tenk på det som å ha en mal for hvordan teammedlemmene utfører oppgaver. Standardiserte prosesser gir faktisk de samme fordelene som maler. De bidrar til økt effektivitet og nøyaktighet, og gjør det enklere å lære opp nye medarbeidere i hvordan de skal utføre oppgavene sine. 

Firmaer med standardiserte prosesser kan også føle seg tryggere på at de overholder samsvarsstandardene underveis. 

Alt dette fører til bedre kontinuitet når det gjelder å levere en opplevelse av kvalitet og samsvar til kundene.

Skalerbarhet

Med økt effektivitet følger muligheten til å ta på seg flere kunder og utvide virksomheten. Det er imidlertid en utfordring å tilpasse workflowen til et betydelig antall nye kunder. For å skalere workflowen på en effektiv måte bør du vurdere følgende:

• Implementer omfattende teknologiløsninger: Programvare for workflow-styring er utviklet for å kunne skaleres i takt med at firmaet vokser, så det er et must å bruke den til å tenke nytt om workflowen i regnskapsbransjen.
• Tilby grundig opplæring og utvikling: Jo mer teamet ditt vet om programvaren du bruker, desto bedre rustet er de til å få mest mulig ut av løsningene
• Optimaliser ressursallokeringen: Bruk tidsregistreringsverktøy for å få innsikt i teamets effektivitet og eliminere flaskehalser og annen ineffektivitet
• Gjennomgå og forbedre workflowen: Identifiser forbedringsområder ved å gjennomgå prosessene regelmessig og foreta nødvendige endringer.

Mekanismer for tilbakemelding

Gjennomgang og forbedring av workflower handler imidlertid ikke bare om å se på tall. Det finnes flere måter å få tilbakemeldinger om hvor effektive workflowene deres er.

Tilbakemeldinger fra de ansatte er uvurderlige, fordi de samhandler med workflow-prosessene hver dag. Ved å oppmuntre de ansatte til å dele sine observasjoner og forslag kan man avdekke ineffektivitet, redundans eller problemer som behøver avklaring.

Tilbakemeldinger fra kunder er en annen viktig kilde til informasjon. Ved å spørre kundene jevnlig om deres erfaringer med firmaets tjenester kan man sikre at workflowen er kundesentrert og oppfyller deres behov. Tilbakemeldingene kan belyse aspekter ved tjenesteleveransen som fungerer godt, eller avdekke områder der kundene støter på utfordringer.

I tillegg bidrar ledelsens gjennomganger med et strategisk lag av tilbakemeldinger, med fokus på hvor godt workflowen samsvarer med firmaets overordnede mål. Dette bidrar til å skape en workflow for regnskapsføring som driver problemfritt i det daglige, og som støtter opp om virksomhetens bredere mål og strategier.

5 eksempler på regnskaps-workflows

Det finnes selvsagt ulike workflows i et regnskapsfirma som søker å oppnå ulike mål. Her er noen eksempler på workflows som det kan være lurt å forbedre i ditt firma. 

1. Onboarding av kunder

En effektiv onboarding av kunder bidrar til å effektivisere kommunikasjonen, skape klare forventninger og gi deg den informasjonen du trenger for å betjene kundene dine. Du begynner med en innledende kundeavtale som tydelig beskriver vilkår og betingelser, tjenester, priser og annen viktig informasjon som kundene dine trenger.

Når alt er avtalt og kunden har signert kundeavtalen, må du samle inn all viktig informasjon og dokumentasjon. Det er her CRM-verktøy (Customer Relationship Management) og verktøy for virksomhetsstyring kommer til nytte. Det kan de: 

• Automatisk sende den innledende kommunikasjonen
• Samle inn og lagre det signerte dokumentet
• Tilby velkomstmateriell
• Sende en liste over nødvendig informasjon og dokumenter som kunden må sende inn
• Automatisk importere denne informasjonen inn i CRM-systemet ditt

Du kan spare mye tid i denne prosessen hvis workflowen er standardisert og automatisert – spesielt når du onboarder mange nye kunder på samme tid.

2. Kommunikasjon med kundene

Kommunikasjon er et viktig aspekt ved det å drive et regnskapsfirma, enten du oppdaterer kundene om status på prosjektene deres eller ber om tilleggsinformasjon. For å holde denne kommunikasjonen så organisert og effektiv som mulig, er det best å ha klare kommunikasjonskanaler gjennom én enkelt kilde, slik at du ikke kaster bort tid på å hoppe mellom e-postinnboksen eller andre chattekanaler du måtte bruke. 

Denne ene kilden kan hjelpe deg med å kommunisere med kundene på en rekke ulike måter. Med TaxDome kan kundene for eksempel kommunisere sikkert med regnskapsførere via synkronisert e-post, chatter i portalen, mobilappen for kunder. All denne kommunikasjonen blir deretter levert til regnskapsførere og bokførere i TaxDome-plattformen, noe som gjør det enklere å holde oversikt, og sparer tid. 

3. Accounting true-up

Regnskapsavstemming er avgjørende for å sikre at regnskapet gjenspeiler firmaets reelle økonomiske status. Den justerer foreløpige estimater, periodiseringer og avsetninger slik at de stemmer overens med de faktiske beløpene, og korrigerer eventuelle avvik mellom estimerte tall og reelle resultater. 

Viktige deler av denne workflowen inkluderer:

• Justering av avsetninger til skatt etter utfylling av skattemelding
• Oppdatering av periodiseringer for utgifter som strøm og husleie basert på faktiske regninger
• Avstemming av varelagerkostnader
• Justering av avskrivninger av eiendeler i henhold til bruk

Les mer i bloggen vår om beste avstemmingspraksis for å skape en effektiv workflow.

4. Månedlig regnskapsavslutning

Apropos workflows for å holde orden på firmaets regnskap, vil du spare teamet ditt for tid og energi hvis du har en konsekvent workflow for månedsavslutningen. For å få til dette må du etablere klare prosesser for hvert trinn, identifisere hvem som er ansvarlig for hvert trinn og sette tidsfrister for når oppgavene skal være fullført.

• Avstemme alle kontoer
• Gå gjennom kundefordringer
• Gå gjennom leverandørgjeld
• Justere journalposter
• Forberede årsregnskapet
• Gjennomgå og godkjenne

Når alt er fullført og godkjent, deler du de endelige rapportene med alle involverte. På denne måten holdes alle informert om firmaets økonomiske resultater og hele workflowen, slik at de kan komme med tilbakemeldinger og forslag til forbedringer.

5. Kundefordringer

Å holde oversikt over beløpene kundene skylder deg, er viktig for å forstå virksomhetens økonomiske helse. Maler hjelper deg med å organisere og rydde opp i alt, samtidig som du får en strømlinjeformet prosess.

Å bruke en mal for kundefordringer gir en rekke verdier og fordeler, for eksempel:

• En konsekvent og standardisert prosess som reduserer sannsynligheten for feil
• Tidsbesparelser fordi du slipper å bruke tid på formatering 
• Økt evne til å spore og administrere finansielle data
• Sparer tid ved forberedelser til revisjoner
• Reduserer innsatsen som kreves for å lære opp nye teammedlemmer, samtidig som standardene opprettholdes

Hvordan implementere og vedlikeholde en regnskaps-workflow

Å skape en effektiv workflow for regnskapet er ikke alltid en enkel prosess – det er en del prøving og feiling involvert. Men disse justeringene er en del av arbeidet med å utvikle et system som virkelig passer til firmaets unike behov. Ved å følge en strukturert tilnærming kan du etablere et solid fundament å jobbe ut fra. Begynn med disse trinnene:

1. Vurdering av nåværende praksis

Gjennomfør en grundig gjennomgang av de eksisterende regnskapsprosessene og workflowene i firmaet. Evaluer hvordan transaksjoner registreres, hvordan data flyter gjennom systemet, og hvordan oppgaver som fakturering, betalinger og rapportering håndteres. På denne måten kan dere avdekke ineffektivitet, overflødige oppgaver og områder der den nåværende workflowen er mangelfull.

2. Undersøk verktøy for workflows i regnskapet

Se etter programvare for workflower i regnskapet som passer til dine behov. Vurder funksjoner, kostnader, integrasjon og skalerbarhet. Du vil ha noe som er enkelt å bruke, sparer tid med automatisering, bidrar til å forbedre nøyaktigheten gjennom organisering og gir andre nyttige funksjoner til workflowen din.

3. Gi dine ansatte opplæring

Organiser omfattende opplæringsøkter som tar for seg hvordan du bruker de nye verktøyene effektivt, eventuelle endringer i workflow-prosessene og hvordan du håndterer eventuelle problemer som oppstår. Sørg for å sette av tilstrekkelig tid til denne opplæringen, slik at de ansatte er godt forberedt når de nye workflowene trer i kraft. 

4. Følg med på optimaliseringen

Overvåk kontinuerlig de nye workflowene for å finne ut om det er noe dere har oversett eller om det finnes muligheter for forbedringer. Dette vil ikke bare øke effektiviteten over tid, men også trene firmaet i å tilpasse seg endringer. 

Når du har workflowen på plass, kan du utvikle nøkkelindikatorer (KPI-er) som hjelper deg med å overvåke og optimalisere automatiseringen av workflowen. Ved å samle inn tilbakemeldinger fra teammedlemmer på alle nivåer kan du også gjøre justeringer som forbedrer alles effektivitet.

De viktigste poengene

Ved å skape strømlinjeformede regnskaps-workflows som bruker automatisering, sparer firmaet tid og penger ved at teammedlemmene kan fokusere på oppgaver på høyere nivå og betjene flere kunder. 

Hvis du er på utkikk etter en løsning som ikke bare effektiviserer workflowen, men som også tilbyr kraftige AI-drevne rapporteringsfunksjoner, en topprangerte mobilapp for kunder og sikker kommunikasjon og dokumenthåndtering, kan du be om en demo for å se hvordan TaxDome tar regnskapsfirmaer av alle størrelser til neste nivå.