Vi introduserer avanserte elektroniske signaturer (AdES (BankID)) og kvalifiserte elektroniske signaturer (QES) i TaxDome

Vi er glade for å kunne kunngjøre en stor, ny oppdatering som vil forbedre e-signaturfunksjonene våre ytterligere for regnskapsbyråer i EU: avanserte elektroniske signaturer (AdES (BankID)) og kvalifiserte elektroniske signaturer (QES).

AdES (BankID) og QES er juridisk bindende e-signaturer som oppfyller de nyeste EU-reglene. Begge metodene gir høy grad av sikkerhet, men QES regnes som den sikreste og mest pålitelige typen e-signatur for bedrifter i EU, fordi den innebærer at identiteten til denDONE som signerer verifiseres av en kvalifisert tredjepart.

I denne artikkelen skal vi se nærmere på hvordan AdES (BankID) og QES fungerer i TaxDome. Men først må vi svare på et viktig spørsmål.

Hvordan skiller AdES (BankID) og QES seg fra andre e-signaturer?

I EU fastsetter regelverket for elektronisk ID, autentisering og tillitstjenester, kjent som eIDAS, standarder for tre ulike typer elektroniske signaturer:

• Enkle elektroniske signaturer (SES)
• Avanserte elektroniske signaturer (AdES)
• Kvalifiserte elektroniske signaturer (QES)

La oss ta en titt på hva hver enkelt type e-signatur innebærer.

Enkle elektroniske signaturer (SES)

Den enkleste formen for e-signatur som er tilgjengelig, SES, krever ikke sterk autentisering eller identitetsverifisering av underskriveren. I stedet er det nok å kjenne til underskriverens e-postadresse, eller at vedkommende har mottatt en unik tilgangskode før signering.

SES brukes til hverdagstransaksjoner, daglige salgs- og innkjøpsavtaler eller som en del av enkle skjemaer som krever signatur.

Avanserte elektroniske signaturer (AdES)

AdES krever strengere regler for datasikkerhet, gyldighet og tillit. eIDAS stiller følgende tre hovedkrav til AdES:

1. Underskriveren må være knyttet til signaturen via en unik identifikator – tenk på dette som en digital penn som eies av underskriveren.
2. Underskriveren har alene kontroll over denne “digitale pennen” – ingen andre har tilgang til den.
3. Signaturen må kunne oppdage hvis den har blitt manipulert.

Kvalifiserte elektroniske signaturer (QES)

QES oppfyller de tre kravene som er skissert ovenfor, men går et skritt videre ved å bruke kvalifiserte sertifikater og flerfaktorverifisering for å identifisere underskriveren. QES bruker også tredjeparter, såkalte kvalifiserte tillitstjenesteleverandører (mer om dette nedenfor), til å verifisere signatarens identitet, noe som gir ytterligere sikkerhet.

Som et resultat tilbyr QES det høyeste nivået av sikkerhet og pålitelighet som er mulig for e-signaturer i EU. Faktisk er QES de eneste e-signaturene som er eksplisitt anerkjent som juridisk likeverdige med håndskrevne signaturer i EU.

Alle disse tre e-signaturtypene er nå tilgjengelige i TaxDome. Du får et ubegrenset antall gratis SES som en del av TaxDome-lisensen, mens både AdES og QES koster et lite gebyr per signatur for å dekke verifiseringsprosessen. Vi tilbyr også kunnskapsbasert autentisering (KBA) for våre USA-baserte kunder for å sikre samsvar med IRS.

I tillegg til å oppfylle eIDAS-standardene oppfyller alle våre e-signaturer de viktigste kravene i Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) og Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

Hvordan fungerer AdES og QES i TaxDome?

QES/AdES er som standard aktivert som signeringsalternativ for firmaer i Europa. Hvis firmaet ditt ligger utenfor Europa, kan du velge om du vil vise QES/AdES-verifisering som signeringsalternativ ved å gå til signatur-delen i fanen firmainnstillinger.

Når du aktiverer funksjonen, kan du se en liste over QES- og AdES-leverandører, hvilke EU-land de dekker, og hvor mye de koster per signatur. Alle leverandører er valgt som standard. Hvis du vil oppheve valget av de leverandørene som ikke oppfyller dine krav, klikker du bare på de respektive avmerkingsboksene.

Merk: AdES-leverandører har “AdES” i parentes ved siden av navnet – alle andre alternativer er QES-leverandører. Prosessen for å be om en QES eller AdES er identisk frem til selve verifiseringsfasen.

Når du åpner et dokument og ber om en signatur, har du nå mulighet til å velge QES/AdES. Hvis du lar dette være slått av, vil du som standard be om en SES.

Hvis du velger QES/AdES, må du angi hvem som skal signere dokumentet – for eksempel deg selv og kunden eller kundene dine. Du må også plassere underskriverne i den rekkefølgen du ønsker at dokumentet skal signeres. I motsetning til SES er rekkefølgen på underskriverne svært viktig for QES/AdES, og bestemmer når folk får beskjed om å signere.

Du kan også aktivere automatiske påminnelser og opprette personlige meldinger til kundene på dette stadiet.

Når forespurt, vil den første underskriveren motta et varsel om at dokumentet er klart for signering. Når de klikker på knappen “Signer dokument”, vises et popup-vindu som viser de ulike metodene som er tilgjengelige for det valgte landet. Disse metodene samsvarer med boksene som er avkrysset i fanen Firmainnstillinger.

Ved å velge en leverandør vil underskriveren bli guidet gjennom de nødvendige trinnene og informasjonen som kreves, som vil variere fra leverandør til leverandør. Det er også noe forskjellige verifiseringsprosesser for QES og AdES.

Etter at den første personen har signert, får neste person beskjed om å gjøre det samme, og så videre til alle har signert dokumentet.

Hvorfor bruke AdES og QES i TaxDome?

Det finnes mange situasjoner der AdES og QES er lovpålagt, og hvert land i EU har sine egne brukstilfeller. Selv om det ikke er lovpålagt å bruke disse metodene, er det fornuftig å gjøre det for alle sensitive dokumenter av høy verdi, fordi det gir deg størst mulig sikkerhet for at dokumentene er signert av underskriveren, og at signaturen ikke har blitt manipulert.

Før denne oppdateringen måtte du gå inn i et separat e-signaturverktøy og deretter tilbake til TaxDome hvis du ønsket å innhente en AdES eller QES. Nå kan du gjøre alt i TaxDome, noe som gjør livet enklere både for deg og for kundene dine.

Denne nye funksjonen er også kostnadseffektiv, og de fleste metodene koster så lite som 3 euro per signatur, noe som er betydelig mindre enn det de fleste konkurrenter tar. Du trenger ikke å betale for pakker på forhånd for å dekke behovene dine – du kan samle inn signaturer fleksibelt etter hvert som du trenger dem.

Hvis du er et firma som driver virksomhet i EU, vil denne oppdateringen gjøre det mulig for deg å få så sikre, pålitelige og juridisk kompatible e-signaturer som mulig. Vi gleder oss til at du prøver det ut. Hvis du har spørsmål om hvordan det fungerer, er det bare å ta kontakt med supportteamet vårt.