Apresentação das propostas e das cartas de compromisso (contratos): um método mais inteligente de abordar os clientes e receber pagamentos

Temos o prazer de anunciar que as Propostas e Contratos (cartas de compromisso) estão agora disponíveis para todos os utilizadores TaxDome. Esta nova atualização permite-lhe definir expectativas, apresentar os seus serviços e justificar o valor que trazem, e garantir pagamentos atempados – tudo num só lugar.

Neste artigo, abordaremos tudo o que necessita de saber sobre as Propostas e Contratos, incluindo:

• O que são
• As vantagens para a sua empresa
• Opções de personalização
• Como é o processo para os clientes
• Planos futuros e atualizações

Vejamos.

O que são as propostas e contratos?

As propostas e contratos são uma nova funcionalidade TaxDome. Agora pode criar propostas e cartas de compromisso totalmente personalizáveis, adicionar faturas ou uma tabela de preços de serviços e assegurar pagamentos e assinaturas eletrónicas – tudo num único processo.

Todos os seus contratos TaxDome existentes serão migrados para a nova interface, continuará a poder utilizar os seus modelos de contrato na secção “termos” das Propostas e Contratos, poderá renomear para o nome que desejar.

Como é que a sua empresa beneficiará com as propostas e contratos?

As propostas e os contratos foram concebidos para facilitar o contacto com os clientes, formalizar relações e garantir o pagamento dos seus serviços. Vejamos as principais vantagens para a sua empresa. 

1. Eleve a sua marca

O sector da contabilidade nunca foi tão competitivo. Existem atualmente quase 100.000 empresas de contabilidade só nos EUA. Ao contrário do que acontecia há alguns anos, quando o alcance da maioria das empresas era limitado pela sua localização geográfica, atualmente as empresas de contabilidade modernas podem prestar serviços a clientes de todo o país. 

Ao mesmo tempo, as expectativas são cada vez mais elevadas. Os clientes esperam:

• Interações digitais perfeitas com a sua empresa
• Comunicações personalizadas
• Processos otimizados para aplicações móveis

Como é que se destaca e convence os clientes a trabalhar com a sua empresa? A resposta está nas Propostas e Contratos da TaxDome.

Esta nova atualização permite-lhe criar propostas e cartas de compromisso altamente sofisticadas e personalizadas que o ajudam a destacar-se, a definir expectativas desde o início e a criar uma excelente primeira impressão.

As propostas e os contratos mostram a sua marca da melhor forma possível. Os potenciais clientes poderão ver exatamente quem é, o que oferece e quanto custará, verão também os passos que precisam de dar para avançar. Foi tudo concebido para ser tão personalizável, simples e claro quanto possível – no computador ou em dispositivos móveis.

As propostas e os contratos apresentam a sua marca numa perspetiva altamente profissional.

2. Receba pagamentos de forma mais rápida

Ser pago deveria ser fácil, mas com nove em cada dez contabilistas a afirmar que ainda têm de perseguir os clientes por atrasos de pagamento, é evidente que os processos antigos não estão a funcionar. Tradicionalmente, os contabilistas faturam aos clientes após a conclusão do trabalho. Isto conduz a todo o tipo de problemas, desde o desperdício de tempo e esforço até às relações tensas, à ineficiência do fluxo de tesouraria.

Com as Propostas e Contratos, pode evitar os seguintes problemas: 

• Receber antecipadamente o pagamento após a assinatura eletrónica da proposta pelo cliente
• Exigir aos clientes que forneçam dados de pagamento para poderem assinar
• Configurar a cobrança automática de pagamentos para faturas recorrentes

Tal traz vários benefícios para a sua empresa, permitindo-lhe poupar tempo e dinheiro desperdiçados a perseguir clientes para pagamentos pendentes, melhorar a sua eficiência de vendas, aumentar as receitas e simplificar as operações comerciais.

Opções de faturação nas propostas e contratos.

3. Substitua mais uma aplicação

Como uma plataforma completa de gestão de empresas, a TaxDome permite substituir várias aplicações e criar um conjunto unificado de tecnologias. Agora, com  as Propostas e Contratos, pode consolidar ainda mais a sua pilha de tecnologia.

Em vez de alternar entre a TaxDome e o seu software de propostas autónomo, pode gerir tudo num único local: fluxo de trabalho, clientes, relatórios, tarefas, comunicações – e agora propostas.

Isto vai facilitar-lhe muito a vida – a sua equipa só tem de aprender a utilizar um software e não vários programas. E ao eliminar mais uma licença de software, poupará também dinheiro. As propostas e contratos estão disponíveis para todos os clientes TaxDome sem qualquer custo adicional. 

E com todos os seus dados num único local, desfrutará de fluxos de trabalho perfeitos, processos mais simples e relatórios mais eficazes.

A TaxDome substitui todas estas aplicações por uma plataforma única e unificada.

4. Personalize tudo

Tornámos as propostas e os contratos altamente flexíveis, permitindo-lhe adaptá-los às necessidades específicas da sua empresa e dos seus clientes. Tudo é personalizável, desde o que os seus clientes vêem até à forma como pagam.

Pode personalizar a estrutura da sua proposta para incluir ou excluir elementos-chave. Se o seu objetivo é promover a sua empresa junto de potenciais clientes, pode incluir uma introdução e uma descrição dos seus serviços e custos. O seu cliente terá toda a informação necessária para avaliar se deseja trabalhar consigo, sem que lhe seja pedido que assine um documento (você decide o nome que lhe vai dar) ou que forneça detalhes de pagamento.

Se pretender adotar uma abordagem mais formal, pode enviar apenas uma carta de compromisso e uma fatura. Será pedido ao cliente que reveja o documento, o assine eletronicamente e forneça os dados de pagamento (se incluir uma fatura). Em alternativa, pode enviar ao cliente uma proposta e uma carta de compromisso em conjunto – a escolha é sua.

Os principais componentes de uma proposta podem ser ativados e desativados de acordo com as suas necessidades.

Pode utilizar elementos multimédia sofisticados para melhorar as suas propostas e promover a sua marca, incluindo o logótipo da sua empresa e vídeos do YouTube incorporados. O editor permite-lhe escolher entre diferentes tamanhos de letra bem como outras opções de estilo.

Pode personalizar as suas propostas com elementos multimédia.

Também tem controlo total sobre como e quando os seus clientes pagam pelos seus serviços. Por exemplo, pode:

• Adicionar faturas únicas ou recorrentes, ou ambas
• Configurar pagamentos automáticos
• Escolher o seu método de pagamento preferido
• Pedir um depósito

Em alternativa, pode optar por adicionar serviços detalhados sem criar faturas. Desta forma, os clientes podem ver o que oferece e quanto cobra sem terem de se comprometer a pagar uma fatura. Pode criar faturas posteriormente com um único clique.

Pode adicionar uma tabela de preços dos serviços ao invés de uma fatura – a escolha é sua.

Como as propostas e os contratos funcionam para os seus clientes

Abordámos algumas das funcionalidades, vantagens e opções de personalização do lado da sua empresa. Agora, analisemos a forma como este processo funciona para os seus clientes.

As Propostas e os Contratos satisfazem as expectativas dos seus clientes quanto à experiência digital. Com a aplicação móvel TaxDome (disponível para iOS e Android), os clientes podem rever, assinar e efetuar o pagamento das propostas em qualquer lugar e a qualquer momento.

Após enviar a proposta, o cliente recebe um e-mail e uma notificação na TaxDome. Ao clicar no link do e-mail ou na notificação, o cliente revê a proposta e conclui os passos seguintes:

• Se concordarem com as condições, podem proceder a um pagamento seguro
• Em seguida, assinam a proposta por via eletrónica
• Após assinarem, recebem uma notificação de confirmação

O resultado é uma experiência digital perfeita para guiar os clientes em todas as etapas do processo, desde a revisão da proposta até à assinatura eletrónica. E com expectativas e termos definidos desde o início, tem as bases para relações de sucesso com os clientes.

O que se segue para as propostas e contratos?

Planeamos adicionar novas funcionalidades às propostas e contratos num futuro próximo, nomeadamente “pacotes” de serviços.

Essencialmente, esta atualização permitir-lhe-á combinar serviços em pacotes e deixar os clientes escolherem o pacote que pretendem. Este lançamento está previsto para o primeiro trimestre de 2024. Mantenha-se atento para obter mais informações!

Se tiver alguma sugestão para melhorar as Propostas e Contratos, informe-nos no Quadro de Pedidos de Funcionalidades! É sempre um prazer receber as vossas sugestões.