Contabilitate PFA: Ghid complet pentru gestionarea financiară eficientă 

Gestionarea unei activități independente presupune o bună organizare financiară, iar înțelegerea regulilor de contabilitate PFA este importantă pentru a vă desfășura activitatea legal și eficient. Indiferent dacă sunteți la început de drum sau aveți deja experiență, acest ghid vă ajută să înțelegeți ce documente trebuie completate, cum se calculează impozitele și contribuțiile, precum și ce obligații fiscale aveți în 2025. O evidență corectă înseamnă mai multă claritate și mai puține riscuri.

Ce înseamnă contabilitatea pentru PFA?

Contabilitatea pentru o Persoană Fizică Autorizată (PFA) implică înregistrarea și gestionarea tuturor operațiunilor financiare desfășurate în cadrul activității economice. Scopul principal al acestei evidențe este de a determina corect obligațiile fiscale, precum impozitul pe venit și contribuțiile sociale datorate statului. În general, PFA-urile utilizează contabilitatea în partidă simplă, care presupune ținerea unor registre și documente financiar-contabile specifice. ​

Obligațiile fiscale și responsabilitățile unui PFA includ:

• Înregistrarea corectă a tranzacțiilor financiare: PFA-ul trebuie să țină evidența tuturor operațiunilor financiare prin completarea Registrului de Încasări și Plăți și a Registrului Inventar. ​
• Calculul și plata impozitelor și contribuțiilor sociale: Pe lângă impozitul pe venit, PFA-ul poate fi obligat să plătească contribuții la asigurările sociale (CAS) și la asigurările de sănătate (CASS), în funcție de veniturile realizate.
• Depunerea declarațiilor fiscale: PFA-ul are obligația de a depune declarațiile fiscale necesare, inclusiv Declarația Unică, în termenele stabilite de legislația în vigoare. ​

PFA-ul răspunde pentru obligațiile sale financiare cu toate bunurile deținute, inclusiv cele personale, deoarece patrimoniul său nu este separat de cel al afacerii.

Tipuri de contabilitate pentru PFA

PFA-urile pot ține evidența contabilă în două moduri, în funcție de regimul fiscal ales și de nivelul veniturilor realizate:

1. Contabilitatea în partidă simplă

Majoritatea PFA-urilor folosesc contabilitatea în partidă simplă, un sistem accesibil reglementat de Ordinul MFP nr. 170/2015. Aceasta presupune:

• Evidențierea veniturilor și cheltuielilor în Registrul-jurnal de încasări și plăți.
• Înregistrarea activelor relevante în Registrul Inventar.
• Determinarea impozitului pe venit pe baza diferenței dintre venituri și cheltuieli deductibile.
• Depunerea Declarației Unice pentru raportarea veniturilor și calculul contribuțiilor sociale.

Această metodă este preferată de PFA-urile care au un volum redus de tranzacții și nu sunt obligate să întocmească bilanț contabil.

2. Contabilitatea în partidă dublă

Contabilitatea în partidă dublă este un sistem mai detaliat, specific persoanelor juridice, care presupune întocmirea bilanțului contabil. Deși nu este obligatorie pentru PFA-uri, poate fi adoptată în anumite situații. Aceasta este recomandată:

• Dacă doriți un control mai riguros asupra patrimoniului și operațiunilor financiare.
• Dacă aveți o cifră de afaceri de peste 1.000.000 euro.
• Dacă intenționați să transformați PFA-ul într-un SRL.
• Dacă desfășurați activități economice cu volum mare de tranzacții.
  

Această metodă oferă o imagine financiară mai detaliată și permite o gestionare mai eficientă a resurselor.

Documente necesare pentru contabilitatea PFA

Documente pentru contabilitatea în partidă simplă

Persoanele fizice autorizate care aleg să țină evidența contabilă în partidă simplă trebuie să completeze și să păstreze următoarele documente obligatorii, conform Ghidului ANAF privind întocmirea și utilizarea documentelor financiar-contabile (2020):

• Registrul-jurnal de încasări și plăți – înregistrează cronologic toate veniturile și cheltuielile PFA-ului, în numerar sau prin bancă.
• Registrul inventar – evidențiază activele și datoriile PFA-ului, precum stocuri, mijloace fixe, creanțe și disponibilități. Se întocmește la începutul activității și se actualizează anual, de regulă la sfârșitul exercițiului financiar.
• Fișa mijlocului fix – document utilizat pentru evidența analitică a mijloacelor fixe. Se întocmește pentru fiecare mijloc fix pus în funcțiune și conține informații despre valoare, amortizare și durata de utilizare.
• Facturi – emise pentru fiecare vânzare de bunuri sau prestare de servicii. Pot fi tipărite sau electronice și trebuie să respecte cerințele art. 319 din Codul fiscal.
• Chitanțe – utilizate pentru încasările în numerar atunci când PFA-ul nu are obligația de a folosi casă de marcat. Se emit în dublu exemplar și însoțesc factura ca document justificativ pentru înregistrarea în registrul de încasări și plăți. În cazurile în care se folosește casa de marcat, se emite bon fiscal.
• Avize de însoțire a mărfii – documente obligatorii care însoțesc bunurile pe durata transportului, în cazul livrărilor fără factură sau al transferurilor între puncte de lucru sau gestiuni. Pot servi ca documente de recepție pentru destinatar sau de transfer între locațiile aceleiași entități.
• Bonuri de comandă / note de recepție / alte documente justificative – pot fi folosite pentru a documenta diverse etape din activitatea economică. Conform Ordinului 2634/2015, acestea trebuie păstrate ca parte a evidenței contabile.
• Dispoziția de plată/încasare către casierie – document utilizat pentru justificarea operațiunilor cu numerar (plăți sau încasări) efectuate prin casieria PFA-ului. Se întocmește pentru avansuri, decontări sau alte sume operate în numerar, conform prevederilor legale.
  

Alte documente obligatorii pentru PFA

În funcție de activitate și de modul de organizare, pot fi necesare și:

• Registrul unic de control – obligatoriu dacă PFA-ul are un sediu declarat și activitate la acel punct de lucru. Se solicită de la ANAF și se prezintă la orice control. Se achiziționează de la unitățile ANAF, conform Legii nr. 252/2003.
• Documente tipizate – dacă sunt utilizate (facturi, chitanțe, dispoziții de plată, etc.), trebuie să fie completate corect și să respecte cerințele de formă prevăzute de OMFP 2634/2015.

Cum să țineți evidența contabilă pentru PFA: Pași practici

1.Țineți evidența încasărilor și plăților

Primul pas este completarea Registrului jurnal de încasări și plăți, în care se notează toate sumele încasate și cheltuielile efectuate, atât în numerar, cât și prin cont bancar.

Conform Ordinului MFP nr. 170/2015, registrul trebuie completat cronologic, zilnic sau ori de câte ori are loc o operațiune financiară.

Model completare registru:

2. Ține evidența inventarului

Registrul-inventar este obligatoriu și trebuie întocmit cel puțin o dată pe an, de regulă la sfârșitul exercițiului financiar. Acesta cuprinde toate elementele patrimoniale ale PFA-ului:

• Stocuri de marfă, materii prime și materiale consumabile;
• Mijloace fixe (de exemplu: laptop, telefon, mobilier, etc.);
• Creanțe și datorii față de clienți, furnizori sau alte entități;
• Alte bunuri de natura activelor utilizate în desfășurarea activității.

Registrul trebuie completat pe baza listei de inventariere, semnată de persoanele care efectuează operațiunea.

📌 Observații:

• Soldurile din conturi bancare nu se includ în registrul-inventar, dar trebuie evidențiate în Registrul de încasări și plăți și, dacă PFA-ul este în sistem real, și în Registrul de evidență fiscală.
• Creanțele/datoriile includ și facturi emise/primite dar neîncasate/neplătite la 31 decembrie.

3. Identificați veniturile impozabile și cheltuielile deductibile 

Pentru PFA-urile în sistem real, este important să faceți distincția între:

• Venituri impozabile – încasări din activitatea autorizată (prestări servicii, vânzări produse);
• Cheltuieli deductibile – doar cele care sunt justificate prin documente, necesare desfășurării activității și înregistrate în contabilitate (ex: chirie, telefon, carburant, servicii contabile etc.);
• Cheltuielile personale sau cele fără legătură directă cu activitatea PFA nu sunt deductibile.

4. Completați Declarația Unică

Dacă sunteți PFA în sistem real, trebuie să depuneți Declarația Unică privind impozitul pe venit și contribuțiile sociale datorate de persoanele fizice până la 25 mai a fiecărui an, pentru veniturile obținute în anul anterior.

Pași pentru completare:

1. Calculați venitul net anual
   Diferența dintre veniturile încasate și cheltuielile deductibile (conform evidenței).
2. Descărcați formularul actualizat
   Declarația se depune online, prin Spațiul Privat Virtual (SPV). Descărcați ultima versiune a formularului de pe anaf.ro.
3. Completați capitolul I – Date privind veniturile realizate din activități independente. Alegeți sistemul de impunere: venit net determinat în sistem real.
4. Completați capitolul II – Pentru calculul CAS și CASS, dacă venitul net depășește plafoanele anuale stabilite.
5. Verificați, semnați și transmiteți declarația. Păstrați dovada transmiterii în arhiva dumneavoastră.

Simplificați-vă contabilitatea PFA cu TaxDome

Gestionarea evidenței contabile pentru un PFA poate deveni complicată odată cu creșterea volumului de documente și obligații fiscale. Dacă doriți să economisiți timp și să colaborați eficient cu un contabil, o soluție digitală precum TaxDome vă ajută să centralizați și să organizați toate informațiile esențiale într-un singur loc.

Cu TaxDome, puteți:

• Transmite rapid documentele privind veniturile și cheltuielile către contabilul dumneavoastră;
• Automatiza schimbul de informații și aprobările (facturi, declarații, extrase bancare);
• Semna electronic documentele, fără să fie nevoie de întâlniri fizice;
• Accesa arhiva organizată a tuturor actelor contabile, oricând aveți nevoie;
• Urmări sarcinile recurente și termenele importante din calendarul fiscal.

Prin interfața intuitivă și funcționalitățile inteligente, TaxDome ajută antreprenorii individuali să rămână organizați și să-și gestioneze partea financiară a afacerii fără bătăi de cap.

Ce declarații trebuie depuse la ANAF de către PFA-uri

În funcție de activitatea desfășurată, statutul fiscal și forma de impozitare, PFA-urile trebuie să depună mai multe declarații fiscale la ANAF. Iată cele mai importante:

Declarații necesare la înființare sau la modificarea statutului fiscal:

• Declarația 070 – se depune la înființare pentru alegerea modului de impozitare.
• Declarația 010 – se depune când PFA-ul angajează personal, devine/nepierde statutul de plătitor de TVA sau de accize.

Declarații privind TVA și relațiile comerciale:

• Declarația 300 – decontul de TVA, obligatoriu pentru PFA-urile înregistrate ca plătitoare de TVA.
• Declarația 394 – raportarea livrărilor și achizițiilor către alți plătitori de TVA.

Declarații legate de angajați:

• Declarația 112 – privind impozitele și contribuțiile sociale aferente contractelor de muncă. Se depune lunar de PFA-urile cu salariați.

Declarația Unică (formular 212)

Este declarația principală pentru PFA-uri și se folosește pentru:

• declararea veniturilor realizate (din țară și din străinătate).
• calculul și plata impozitului pe venit.
• CAS și CASS.

Reguli fiscale și impozite pentru PFA

În calitate de persoană fizică autorizată (PFA), aveți obligația de a plăti impozit pe venit și, în funcție de venitul realizat, și contribuții sociale. Începând cu anul 2025, procesul fiscal a fost simplificat: nu mai trebuie să declarați veniturile estimate pentru anul în curs, ci doar venitul efectiv realizat în anul precedent.

Impozitul pe venit

Impozitul pe venit este de 10% și se aplică asupra:

• venitului net, în cazul impunerii în sistem real (calculat ca diferența între venituri și cheltuieli deductibile);
• normei de venit, dacă ați optat pentru această formă de impozitare.

Obligațiile fiscale pentru anul 2024 trebuie declarate în Declarația Unică, ce se depune până la 26 mai 2025.

Contribuțiile CAS și CASS

Contribuțiile la pensii (CAS) și sănătate (CASS) sunt obligatorii numai dacă venitul net anual depășește anumite plafoane, stabilite în funcție de salariul minim brut pe economie din anul de referință. Pentru 2024, salariul minim este de 3.300 lei.

Începând cu 2025, contribuțiile sociale nu se mai stabilesc în funcție de venitul estimat, ci exclusiv în baza veniturilor realizate în anul anterior.

Această modificare elimină obligația de a face estimări și corecții inutile, simplificând semnificativ procedura fiscală pentru PFA-uri.

CAS – contribuția de asigurări sociale (25%)

• Se datorează doar dacă venitul net anual > 39.600 lei (12 salarii minime).
• Contribuția minimă este de 9.900 lei (25% × 39.600 lei).

CASS – contribuția de asigurări sociale de sănătate (10%)

• Se datorează dacă venitul net anual > 19.800 lei (6 salarii minime).
• Baza de calcul se stabilește astfel:
  – 6–12 salarii minime: CASS = 1.980 lei
  – 12–24 salarii minime: CASS = 3.960 lei
  – peste 24 salarii minime: CASS = 7.920 lei

Rezumat

Contabilitatea unui PFA poate fi gestionată eficient dacă înțelegeți obligațiile fiscale și termenele legale. În 2025, procesul s-a simplificat prin eliminarea estimării veniturilor, iar Declarația Unică se completează doar cu venitul realizat. 

Respectarea plafoanelor pentru CAS și CASS, împreună cu depunerea la timp a Declarației Unice, vă permite să vă concentrați pe activitate, fără blocaje administrative.