Cum să înființați o firmă de contabilitate: ghid pas cu pas 

Nu a fost niciodată mai simplu să înființați o firmă de contabilitate. Odată cu adoptarea pe scară largă a muncii de la distanță și cu automatizarea sarcinilor repetitive prin tehnologie, multe dintre barierele tradiționale au dispărut, facilitând accesul dvs. pe piață.

Conducerea propriului cabinet de contabilitate oferă numeroase beneficii, cum ar fi libertatea de a stabili propriul program, de a alege clienții și de a vă crește veniturile. Totuși, lucrul pe cont propriu vine și cu provocări.

În acest articol, vă vom prezenta pașii esențiali pentru a înființa o afacere în contabilitate de succes. Așadar, dacă sunteți pregătit să deveniți propriul șef, continuați să citiți!

Un ghid pas cu pas pentru înființarea unei firme de contabilitate

Începerea propriei afaceri poate fi foarte descurajantă, până la punctul în care mulți oameni își îndosariază ideea într-un dosar cu mențiunea „visuri deșarte”. Dar, urmând pașii descriși în acest ghid, aveți toate informațiile de care aveți nevoie pentru a face primul pas și pentru a reuși. 

1. Evaluați-vă calificările și competențele

Înainte de a începe o afacere, trebuie să vă asigurați că aveți calificările și experiența necesare. De obicei, aceasta înseamnă o diplomă de licență în contabilitate, finanțe sau într-un domeniu conex, ca bază de pornire. În plus, vă puteți dovedi expertiza prin certificarea de expert contabil.

Dacă nu dețineți încă certificările contabile necesare pentru a face din înființarea propriei afaceri o opțiune viabilă, nu vă descurajați! Elaborați un plan pentru a obține calificările necesare, iar apoi continuați să avansați în direcția visului vostru.

Pe lângă obținerea calificărilor, este important să vă evaluați și aptitudinile practice și transversale. Conducerea unei afaceri necesită abilități esențiale precum organizarea, gestionarea timpului, reziliența și adaptabilitatea, pentru a menționa doar câteva.

2. Elaborarea unui plan de afaceri

Un alt pas esențial înainte de a vă lansa în afaceri este elaborarea unui plan de afaceri. Acesta vă va ajuta să vă definiți strategia și să stabiliți obiective clare și ambițioase. Pentru a face acest lucru, va trebui să răspundeți la câteva întrebări importante.

Ce fel de servicii intenționez să ofer?

Vă veți concentra pe servicii generale de contabilitate sau pe o nișă, cum ar fi consultanța fiscală? Deși poate fi tentant să oferiți o gamă largă de servicii, o ofertă mai restrânsă și specializată poate atrage clienți cu nevoi specifice, făcându-vă mai competitiv pe o piață de nișă.

Voi viza o piață de nișă?

Dacă aveți experiența și cunoștințele necesare, puteți lua în considerare industriile de nișă, cum ar fi imobiliarele, asistența medicală sau ospitalitatea, care au toate cerințe contabile specifice. Alternativ, vă puteți specializa în domenii cu potențial ridicat de creștere, cum ar fi impozitarea criptomonedelor.

Dacă vă restrângeți aria de interes, înseamnă că vă veți adresa unei categorii mai mici de clienți, dar veți avea șanse mai mari să deveniți un lider în această nișă specifică.

Cum arată clientul meu ideal și cum îl dobândesc?

Alocați timp pentru a defini „clientul ideal” – tipul de persoană sau afacere pe care doriți să o atrageți și cu care doriți să colaborați. Unele firme de contabilitate lucrează în principal cu antreprenori individuali și IMM-uri, în timp ce altele vizează clienți cu venituri ridicate sau firme care au nevoi complexe, cum ar fi probleme fiscale internaționale. Identificarea corectă a clientului ideal vă va ajuta să vă adaptați oferta de servicii și strategia de marketing pentru a-i atrage.

Cum arată concurența?

Pentru a dezvolta un plan de afaceri eficient, este esențial să înțelegeți concurența. Analizați site-urile firmelor concurente: ce servicii oferă, cât taxează și care sunt avantajele lor competitive? Determinați caracteristicile care îi diferențiază pe piață și gândiți-vă cum puteți oferi ceva superior, fie prin prețuri mai atractive, fie prin servicii personalizate sau expertiză specifică.

Ce tehnologie pot utiliza pentru a raționaliza și automatiza procesele-cheie?

Tehnologia va avea un impact semnificativ asupra succesului afacerii dvs., așa că este important să reflectați asupra tipului de software pe care doriți să-l folosiți și la gradul în care veți integra soluții precum automatizarea și inteligența artificială în procesele dvs. de lucru.

Care sunt obiectivele mele de afaceri pe termen scurt și lung?

Reflectați asupra realizărilor pe care le doriți în diverse perioade de timp și la modul în care veți evalua succesul. Puteți lua în considerare indicatori precum cifra de afaceri, profitul sau numărul de clienți și să stabiliți obiective pentru intervale de șase luni, un an și pe termen mai lung.

3. Asigurarea finanțării

Începerea unei afaceri în domeniul contabilității presupune o investiție inițială pentru demararea activității, cu diverse achiziții unice sau recurente pe care trebuie să le includeți în buget, printre care:

• Taxele de înființare a firmei
• Certificarea profesională
• Licențele pentru programe software
• Hardware (computer, monitoare etc.)
• Echipamente și mobilier pentru biroul de acasă
• Crearea și găzduirea site-ului web

Odată ce aveți o înțelegere clară a costurilor asociate cu demararea unei afaceri, puteți analiza diverse opțiuni de finanțare. 

În primul rând, dacă aveți suficiente economii, vă puteți finanța singur afacerea. Alternativ, puteți solicita un împrumut bancar sau un împrumut pentru IMM-uri. Aceasta este o opțiune viabilă pentru mulți, dar este esențial să acordați atenție ratelor dobânzilor și condițiilor impuse.

Alternativ, puteți căuta investitori externi care să vă furnizeze capitalul de care aveți nevoie pentru a începe. Această opțiune poate fi utilă pentru a da un impuls financiar afacerii dumneavoastră, dar are prețul renunțării la o parte din proprietatea și autonomia care fac ca gestionarea propriei afaceri să fie atât de satisfăcătoare.

4. Alegeți o formă de organizare

Forma de organizare a afacerii pe care o alegeți va avea implicații juridice și fiscale distincte, așa că este esențial să vă informați temeinic. Să examinăm opțiunile disponibile.

Întreprinderea individuală

Dacă sunteți la început pe cont propriu, alegerea unei întreprinderi individuale este o opțiune logică. Este cel mai simplu și rapid mod de a înființa o afacere, iar toate profiturile sunt considerate venituri personale, ceea ce înseamnă că plătiți impozit pe venit în loc de impozit pe profit. Totuși, întreprinderile individuale nu oferă protecție împotriva răspunderii, astfel că sunteți personal responsabil pentru orice datorii sau pierderi ale afacerii.

SRL (Societate cu Răspundere Limitată)

Societățile cu răspundere limitată (SRL) oferă protecție împotriva răspunderii personale, ceea ce înseamnă că nu sunteți personal responsabil pentru plata datoriilor în cazul în care societatea întâmpină dificultăți financiare. Ca proprietar, profiturile obținute de SRL sunt considerate parte a veniturilor personale și sunt impozitate în consecință.

SRL cu mai mulți asociați

Dacă vă lansați în afaceri împreună cu alte persoane, un parteneriat vă oferă drepturi de proprietate și responsabilitate partajate. De asemenea, vă oferă acces la mai mult capital și expertiză. Pe de altă parte, sunteți răspunzători în comun pentru orice pierderi suferite de firmă, chiar dacă nu sunteți direct responsabili pentru acestea. De asemenea, renunțați la o parte din autonomie și din puterea de decizie.

Societate pe acțiuni

Societățile pe Acțiuni (SA) oferă cea mai mare protecție împotriva răspunderii, însă sunt mai complexe de înființat și de administrat. Dacă sunteți la început în domeniul proprietății de afaceri, ar fi mai bine să optați pentru o structură mai simplă. Puteți oricând să transformați afacerea într-o societate pe acțiuni ulterior.

5. Înregistrați-vă afacerea și obțineți certificările

Pentru ca afacerea dvs. să funcționeze legal, va trebui să o înregistrați la autoritățile competente și să obțineți certificările necesare. Etapele exacte pentru acest lucru vor diferi în funcție de locația dvs. și de tipul de structură de afaceri pe care îl alegeți, dar iată câțiva pași generali pe care va trebui să îi urmați:

• Alegeți un nume pentru firma dvs. — puteți face o cerere de verificare disponibilitate si rezervare denumire la ONRC
• Obțineți codul de identificare fiscală, după inregistrarea firmei
• Obținerea autorizațiilor: Pentru o firmă de contabilitate, este esențial să obțineți autorizația de la Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România (CECCAR) 
• Înregistrarea la alte autorități(ITM – Revisal, daca aveți salariați)
• Deschiderea unui cont bancar 

De asemenea, trebuie să vă asigurați că dețineți toate autorizațiile necesare pentru a profesa legal.

6. Stabiliți locația afacerii dvs.

Va trebui să decideți dacă doriți să aveți un birou fizic sau să funcționați ca o firmă virtuală din confortul propriei case (sau de oriunde altundeva!).

Cu apariția programelor de contabilitate în cloud, nu mai este necesar să aveți un birou fizic tradițional, ceea ce vă permite să economisiți semnificativ prin trecerea la un modelul complet virtual. Virtualizarea vă oferă, de asemenea, posibilitatea de a deservi o bază mai largă de clienți, deoarece nu sunteți limitat de restricții geografice.

7. Investiți în tehnologie și instrumente

Tehnologia joacă un rol crucial în eficiența și profitabilitatea unei afaceri, așa că este important să analizați atent opțiunile disponibile și să alegeți cu înțelepciune. Cu cât puteți automatiza mai multe sarcini manuale repetitive prin intermediul programelor, cu atât veți putea deservi mai mulți clienți și, în consecință, veți crește veniturile!

Deci, ce este necesar pentru a construi un pachet tehnologic de succes? În primul rând, va trebui să investiți în programe de contabilitate adaptate nevoilor dvs.. Apoi, este recomandat să achiziționați un sistem complet de gestionare a activității, care să integreze toate instrumentele de care aveți nevoie pentru a vă conduce firma în mod eficient.

TaxDome, de exemplu, oferă un sistem centralizat de gestionare a clienților, a sarcinilor, a fluxurilor de lucru și a documentelor, înlocuind nevoia de a utiliza mai multe aplicații diferite. 

Pentru a proteja datele clienților, este esențial să investiți în soluții de securitate cibernetică, cum ar fi un VPN și software de securitate. De asemenea, puteți utiliza instrumente de inteligență artificială, precum ChatGPT, pentru a accelera și optimiza diverse procese din activitatea firmei.

8. Marketingul afacerii dvs.

Odată ce afacerea dvs. este operațională, este esențial să atrageți atenția și să generați interes. Există numeroase strategii pe care le puteți folosi pentru a face cunoscută existența firmei dvs., însă iată câteva dintre cele mai eficiente metode:

• Creați  un site web: Asigurați-vă că site-ul are un design curat și profesional, explicând clar cine sunteți și ce servicii oferiți într-un limbaj simplu și accesibil.
• Profitați de SEO: Integrați cuvinte-cheie relevante, publicați articole pe blog în mod regulat și creați conținut valoros și de încredere. Aceste tactici vor îmbunătăți clasarea site-ului dvs. în motoarele de căutare, crescând astfel traficul.
• Social media: Creșteți implicarea postând conținut util și relevant pe platforme precum LinkedIn, Instagram, Facebook și YouTube.
• Networking: Participați la evenimente și conferințe din domeniul contabilității pentru a construi relații și a face cunoscută afacerea dvs.

Provocări și soluții comune

În această secțiune, vom analiza câteva dintre obstacolele majore cu care vă puteți confrunta atunci când vă începeți propria afacere de contabilitate – și ce puteți face pentru a le depăși.

Atragerea și retenția clienților

Pentru a atrage clienți în domeniul contabilității, trebuie să vă diferențiați de concurență. Acest lucru necesită o prezență online solidă, inclusiv un site web optimizat pentru SEO, unde să comunicați clar serviciile și prețurile. Subliniați beneficiile pe care le oferiți și de ce clienții ar trebui să vă aleagă.

Păstrarea clienților reprezintă o altă provocare, dar cheia succesului este experiența clientului. Oferiți servicii de calitate, comunicați eficient și implementați procese digitale eficiente. Astfel, clienții vor rămâne fideli.

Gestionarea fluxurilor de numerar

Atunci când începeți o afacere, fluxul de numerar poate fi imprevizibil, afectând capacitatea de a investi și de a crește. Pentru a gestiona mai bine aceste fluctuații, puteți lua următoarele măsuri:

• Elaborați un buget detaliat pentru a estima veniturile și cheltuielile.
• Utilizați un program de facturare pentru a trimite automat facturile și a accelera încasările.
• Cereți un avans sub formă de depozit pentru serviciile prestate.
• Luați în considerare linii de credit sau împrumuturi pentru a acoperi eventualele lipsuri de numerar.

Rămâneți mereu informat despre schimbările de reglementare

Legislația fiscală și standardele din industrie se schimbă constant, iar ca proprietar de afacere, este esențial să fiți la curent. Iată câteva modalități prin care puteți face acest lucru:

• Abonați-vă la actualizări fiscale și contabile din surse oficiale, precum ANAF.
• Consultați bloguri, site-uri și podcasturi relevante din domeniul contabilității.
• Investiți în dezvoltarea profesională continuă prin participarea la cursuri și seminarii.
• Utilizați programe de contabilitate și gestionare a afacerii care integrează automat modificările legislative.

Gestionarea sarcinilor administrative

Administrarea unei afaceri în domeniul contabilității implică numeroase sarcini administrative repetitive. Când aceste sarcini sunt realizate manual, vă pot consuma mult timp și resurse. Aici intervine tehnologia, care poate simplifica aceste procese.

Alegând soluții software care automatizează sarcinile repetitive, vă puteți concentra pe creșterea afacerii. Cu o platformă eficientă de gestionare a activității, puteți automatiza întregul flux de lucru contabil, inclusiv comunicarea cu clienții, gestionarea sarcinilor, gestionarea documentelor și facturarea. Acest lucru vă permite să economisiți timp și să îmbunătățiți eficiența generală.

Beneficiile deținerii unei firme de contabilitate

Deținerea unei firme de contabilitate vine cu provocări, dar dacă este gestionată cu dedicare și pasiune, avantajele pot depăși cu mult dificultățile. Iată câteva dintre beneficiile majore ale conducerii propriei firme:

• Independență financiară cu potențial de câștig nelimitat
• Flexibilitate în carieră și posibilitatea de a stabili un echilibru între viața profesională și personală care vă convine
• Autonomie în luarea deciziilor, având control complet asupra direcției afacerii
• Oportunitatea de a construi ceva semnificativ și de a lăsa o amprentă personală asupra afacerii
• Învățarea continuă și dezvoltarea de noi abilități

Întrebări frecvente

Trebuie să fiu expert contabil pentru a înființa o firmă de contabilitate?

Pentru a oferi servicii de contabilitate în România și a vă face publicitate ca profesionist în acest domeniu, este necesar să aveți o calificare oficială. De obicei, acest lucru înseamnă să dețineți cel puțin o diplomă de licență în contabilitate sau un domeniu conex, și să aveți experiență practică.

Pentru a înființa o firmă de contabilitate care să ofere servicii complete, inclusiv certificarea și semnarea situațiilor financiare, este necesar să aveți titlul de expert contabil, obținut prin aderarea la CECCAR (Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România). 

Pot înființa o firmă de contabilitate de acasă?
Da, absolut. Nu numai că este posibil să conduceți o firmă complet virtuală, dar este și preferabil în majoritatea cazurilor. Economisiți timpul, complicațiile și costurile asociate cu găsirea și închirierea unui spațiu de birouri. Cu programul potrivit, puteți conduce o firmă de contabilitate de oriunde!

Am nevoie de experiență anterioară în contabilitate pentru a-mi deschide propria firmă?
Da, o anumită experiență în contabilitate este esențială pentru a conduce cu succes o firmă de contabilitate. Fără experiență practică, riscați să întâmpinați dificultăți și să nu fiți considerat un profesionist de încredere de către potențialii clienți.

Care sunt cele mai bune modalități de a găsi clienți pentru o nouă firmă de contabilitate?
În era digitală de astăzi, o prezență online puternică este esențială. Un site web profesional, optimizat pentru motoarele de căutare (SEO), postări regulate pe rețelele sociale și conținut relevant vă pot ajuta să atrageți noi clienți. De asemenea, networking-ul în comunitatea locală și participarea la evenimente de afaceri pot fi foarte utile.

Cât timp durează de obicei înființarea unei firme de contabilitate?
Timpul necesar pentru a înființa o firmă de contabilitate depinde de mai mulți factori, cum ar fi tipul de entitate juridică pe care o alegeți și finalizarea formalităților legale.
Totuși, este recomandat să investiți timp în planificarea strategică înainte de înregistrare pentru a fi bine pregătit.

Există cerințe specifice de asigurare pentru firmele de contabilitate în România?

Da, firmele de contabilitate trebuie să aibă polițe de asigurare pentru a se proteja împotriva riscurilor legate de activitatea lor. Cea mai importantă este asigurarea de răspundere profesională, care acoperă eventualele greșeli sau omisiuni ce pot apărea în prestarea serviciilor contabile și care ar putea genera daune clienților. De asemenea, este recomandată asigurarea de răspundere generală, care acoperă accidente sau daune ce pot apărea în desfășurarea activității firmei, și asigurarea cibernetică, pentru protejarea datelor confidențiale ale clienților împotriva atacurilor cibernetice.

În concluzie

Să vă începeți propria afacere de contabilitate poate părea un pas mare spre necunoscut, dar cu experiența, abilitățile și pregătirea necesare, ar putea fi una dintre cele mai bune decizii pe care le luați. Sperăm că pașii menționați în acest articol v-au oferit informațiile necesare pentru a decide dacă gestionarea unei afaceri de contabilitate este alegerea potrivită pentru dumneavoastră.

Unul dintre cei mai importanți factori în conducerea unei afaceri eficiente și profitabile este alegerea tehnologiei potrivite. Dacă doriți să vedeți cum TaxDome vă poate transforma fluxurile de lucru contabile și automatiza sarcinile repetitive, solicitați astăzi o demonstrație gratuită.