Hvad er regnskabssvindel? Definitioner, konsekvenser og beskyttelse

For en branche, der bygger på tillid, nøjagtighed og integritet, er regnskabssvindel foruroligende udbredt. Ifølge en nylig undersøgelse anslås det, at 41% af virksomhederne hvert år begår regnskabsovertrædelser ved bevidst at give en forkert fremstilling af deres finansielle rapporter.

At begå regnskabssvindel er som at lege med ilden, med store bøder og et beskadiget omdømme for virksomheder, der bliver taget i at udføre sådanne ulovligheder. Derfor er det vigtigt at forstå, hvad regnskabssvindel er, hvilke konsekvenser det har, og hvordan det kan undgås.

I denne artikel forklarer vi alt, hvad du har brug for at vide om regnskabssvindel, så du kan beskytte dine medarbejdere, klienter og ikke mindst dit firma mod skade.

Hvad er regnskabssvindel?

Regnskabssvindel er bevidst manipulation af regnskaber og optegnelser for at give et falsk billede af en virksomheds økonomiske situation. Det indebærer typisk at skjule, tilføje eller ændre transaktioner, så de finansielle rapporter ser sundere ud, end de i virkeligheden er.

Regnskabssvindel er en alvorlig forbrydelse, som har vidtrækkende konsekvenser for de involverede personer og organisationer. Der har været masser af højt profilerede eksempler på regnskabssvindel i årenes løb, fra Enron-skandalen i begyndelsen af det 21. århundrede til Lehman Brothers’ undergang flere år senere. Men regnskabssvindel er ikke begrænset til store virksomheder på verdensplan – det kan ske på alle niveauer i erhvervslivet.

Typer af regnskabssvindel

Regnskabssvindel kan se ud på mange måder, og bagmændene bruger alle mulige »kreative« metoder og ulovlige smuthuller for at skjule sandheden om deres virksomheds økonomiske tilstand. I dette afsnit vil vi fremhæve nogle af de mest udbredte former for regnskabssvindel.

Forfalskning af regnskaber

Det indebærer bevidst at ændre regnskaber for at give et misvisende billede af en virksomheds økonomiske situation. Målet er at bedrage interessenter, herunder investorer, kreditorer og tilsynsmyndigheder, ofte i et forsøg på at dække over dårlige økonomiske resultater. For eksempel kan virksomhedens insidere: 

• Angive for høje salgstal eller udstede falske fakturaer for at få virksomheden til at se mere profitabel ud, end den faktisk er, i et forsøg på at tiltrække investorer eller få lån med mere favorable vilkår.
• Bevidst skjule eller udelade driftsudgifter i et forsøg på at »forbedre« virksomhedens bundlinje

Underslæb af virksomhedens midler 

Underslæb er en form for økonomisk svindel, der involverer en medarbejder, leder eller virksomhedsejer, som stjæler virksomhedens aktiver eller midler til personlig vinding. Det kan indebære at føre virksomhedens penge bort fra det, de oprindeligt var beregnet til, eller at bruge virksomhedens midler uden tilladelse. For eksempel:

• En virksomhedsejer kan overføre investorpenge, der er beregnet til udvidelse af virksomheden, til en personlig konto, uden at investoren eller andre interessenter ved det.
• Virksomhedsejeren kan derefter dække over sine handlinger ved at forfalske regnskaber for at undgå at blive opdaget.

Misbrug af virksomhedens aktiver

Det indebærer, at medarbejdere eller ledere misbruger virksomhedens ressourcer til deres egen personlige vinding. Denne type svindel kan være svær at opdage, da det kan dreje sig om små, trinvise beløb over tid. For eksempel: 

•  En medarbejder i økonomiafdelingen kan omdirigere virksomhedens midler til en personlig konto under dække af et »køb«.
• En lageransvarlig kan stjæle fysiske varer og derefter slette sine spor ved at manipulere med optegnelser
  

Svigagtige lønaktiviteter

Lønsvindel indebærer manipulation af lønprocessen for at stjæle ufortjente virksomhedspenge. Det kan indebære at ændre arbejdstiden i lønsystemet, at skabe »spøgelsesmedarbejdere«, som ikke eksisterer i virkeligheden, eller at modtage uautoriserede eller ulovlige bonusser eller fordele. Det kan f.eks. være en leder:

• Oprette falske medarbejderregistre og derefter stikke deres løn og/eller fordele i lommen
• Tildele sig selv præstationsrelaterede bonusser baseret på falske resultater
  

Svindel med omkostningsgodtgørelse

Denne type regnskabssvindel indebærer, at medarbejdere indsender falske eller misvisende udgiftsrapporter, så de kan modtage godtgørelser, som de ikke har ret til. Det kan f.eks. være en leder:

• Indsend kvitteringer eller optegnelser for rejseudgifter, som ikke er arbejdsrelaterede
• Købe personlige ting og fejlagtigt kategorisere dem som arbejdsrelaterede udgifter

Sådan identificerer du advarselstegnene på svindel

Som regnskabsmedarbejder vil det hjælpe dig med at opretholde integriteten og nøjagtigheden af dine finansielle konti, hvis du er i stand til at spotte advarselstegnene på svigagtig aktivitet. I dette afsnit fremhæver vi nogle tydelige tegn på regnskabssvindel, som du skal holde øje med.

Uoverensstemmelser i finansielle optegnelser

Hvis du ser uoverensstemmelser, uforklarlige uoverensstemmelser eller usædvanlige mønstre i en virksomheds årsregnskab, er det værd at undersøge det nærmere. For eksempel:

• Uforklarlige afvigelser mellem rapporteringstal
• Stigende indtægter, mens pengestrømmene er stagnerende
• Kvartalsresultater, der går imod langsigtede tendenser, især i 4. kvartal
• Stærke økonomiske resultater på trods af klar økonomisk eller organisatorisk modvind

Mistænkelige transaktioner

Hold øje med transaktioner af usædvanligt store beløb, som ikke stemmer overens med virksomhedens normale mønstre eller drift. For eksempel:

• Gentagne små transaktioner, der falder lige under grænsen for manuel godkendelse
• Uforklarlige store kontanthævninger eller indbetalinger
• Store overførsler til ukendte leverandører eller offshore-konti

Justeringer uden forklaring

Uforklarede justeringer er et andet rødt flag, især hvis de sker mod slutningen af en rapporteringsperiode og ikke kan begrundes eller understøttes af dokumentation. For eksempel: 

• Betydelige afskrivninger af varelager eller tilgodehavender uden tilstrækkelig forklaring
• Hyppige justeringer af regnskaber tæt på regnskabsårets afslutning
• Store, runde taljusteringer med vage beskrivelser som »diverse«
  

Manglende dokumenter

Hvis du ser ufuldstændige optegnelser eller manglende dokumentation for transaktioner, kan det være en god idé at grave lidt dybere. For eksempel: 

•  Manglende fakturaer og kvitteringer for væsentlige transaktioner/udgifter
• Vigtige regnskabsbilag, som ikke kan findes under en revision
• Manglende leverandørkontrakter eller -aftaler i forbindelse med store transaktioner

Tilsidesættelse af regnskabskontroller

Der er en grund til, at interne kontroller er på plads – for at sikre ensartede processer, der er i overensstemmelse med virksomhedens bedste praksis og lovkrav. Når interne kontroller regelmæssigt bliver tilsidesat, er det et stort rødt flag. Et eksempel: 

•  Ledere godkender deres egne udgifter
• Økonomiteamet ignorerer eller tilsidesætter revisionsanbefalinger
• Medarbejdere går uden om processerne for standardgodkendelse ved store indkøb

Konsekvenser af regnskabssvindel

Regnskabssvindel er en kriminel handling, der har alvorlige juridiske og økonomiske konsekvenser. Afhængigt af den pågældende lovovertrædelse kan gerningsmænd blive idømt lange fængselsstraffe, mens virksomheder kan få sekscifrede bøder fra tilsynsmyndigheder og offentlige instanser.

Ud over disse håndgribelige konsekvenser kan regnskabssvindel også forårsage betydelig skade på omdømme og brand, som kan lamme forretningsdriften og hæmme væksten. Når kunder, investorer og endda medarbejdere mister tilliden til en virksomhed, kan det være ekstremt svært at genoprette og komme videre.  

Hvem er ansvarlig for at overvåge regnskabssvindel?

Opdagelse af regnskabssvindel er en fælles indsats, der kombinerer interne medarbejdere, uafhængige tredjeparter og offentlige myndigheder. I dette afsnit ser vi på de forskellige personer og enheder, der er involveret i at opdage regnskabssvindel, og de roller, de spiller.

Interne revisorer

Interne revisorer er en virksomheds første forsvarslinje mod regnskabssvindel. Ved at evaluere, hvor effektive virksomhedens interne kontroller, risikostyring og ledelsesprocesser er, er de godt placeret til at indføre sikkerhedsforanstaltninger og opdage potentielle uregelmæssigheder, der kunne tyde på svindel.

Eksterne revisorer

Eksterne revisorer giver et ekstra niveau af sikkerhed. Fordi de er uafhængige tredjeparter, kan de give en mere objektiv gennemgang af processer og regnskaber. De kan også udføre kontrol af compliance for at sikre, at en virksomheds finansielle rapportering overholder regnskabsregler og -standarder.

Kontrolorganer

Regulerende myndigheder, som Erhvervsstyrelsen og Finanstilsynet spiller spiller centrale roller i at kontrollere virksomheder for økonomisk svindel og økonomiske forhold generelt. Desuden kan Skattestyrelsen også være involveret i kontrol og efterforskning af økonomisk svindel, især i forbindelse med skatteunddragelse og andre skatterelaterede overtrædelser. 

Retshåndhævende myndigheder

Retshåndhævende myndigheder som Politiets Efterretningstjeneste (PET) og Økonomisk Kriminalitet i Politiet., der har ansvar for at efterforske straffesager om regnskabssvindel. Desuden kan Erhvervsstyrelsen og Finanstilsynet samarbejde med politiet i forbindelse med efterforskning af økonomisk kriminalitet ved at levere relevant information og indsigt om overtrædelser af økonomiske regler og love.

Whistleblowere

Whistleblowere spiller også en vigtig rolle i rapporteringen af tilfælde af regnskabssvindel. De er som regel insidere i virksomheden og træder frem for at advare ledende medarbejdere eller endda politimyndigheder, når de har mistanke om, at der foregår noget lusket. I Danmark er whistleblowere beskyttet mod repressalier i henhold til Lov om beskyttelse af whistleblowere (Lov nr. 1402 af 23. december 2020). Denne lov implementerer EU-direktiv 2019/1937, som omhandler beskyttelse af personer, der rapporterer om overtrædelser af EU-retten.

Sådan forebygger du regnskabssvindel

En ting er at opdage regnskabssvindel, men hvordan forebygger man det helt og aldeles? I dette afsnit fremhæver vi nogle trin, du kan implementere for at beskytte din virksomhed og skabe en kultur med ansvarlighed og gennemsigtighed.

1. Implementer stærke interne kontroller

Interne kontroller er der for at sikre integriteten af din finansielle rapportering og beskytte din virksomhed mod uregelmæssige, ikke-kompatible eller utroværdige processer, herunder regnskabssvindel. Her er et par eksempler, du kan implementere:

• Adskillelse af opgaver: Sørg for, at ingen enkelt medarbejder har kontrol over en kritisk finansiel proces.
• Godkendelsesprotokoller: Indfør klare godkendelsesprocesser på flere niveauer for transaktioner over en vis tærskel.
• Kontoafstemning: Sørg for, at konti afstemmes med jævne mellemrum, så registreringer stemmer overens med faktiske saldi.
• Systematiser processer: Brug interne tjeklister, skabeloner og revisionsspor for at sikre, at processerne er konsekvente og gennemsigtige.

2. Foretag regelmæssige revisioner

Regelmæssige revisioner sikrer, at dine regnskabsprocesser og -procedurer er effektive, gennemsigtige og i overensstemmelse med reglerne. Der er forskellige tilgange, du kan kombinere for at maksimere effekten af revisioner, herunder: 

•  Interne audits med regelmæssige intervaller
• Eksterne audits af uafhængige tredjeparter
• Overraskende audits for at fange uregelmæssigheder

3. Udnyt teknologien

Når det gælder effektive regnskabsprocesser, er teknologi din bedste ven – og det gælder også for forebyggelse af svindel. Der er alle mulige værktøjer, du kan implementere for at hjælpe med at forhindre svigagtig aktivitet, fra AI-drevet software til afsløring af svig og revision til  platforme til styring af regnskabsfirmaer såsom TaxDome. 

TaxDome tilbyder følgende funktioner, der hjælper dig med at forbedre effektiviteten, nøjagtigheden og gennemsigtigheden:

• Automatiserede workflows, herunder fakturering og betaling
• Granulære adgangsrettigheder og tilladelser
• Robust sikkerhed med to-faktor og biometrisk autentificering
• Sikker dokumenthåndtering
• Tidsstemplede revisionsspor og aktivitetslogs
• CRM giver et komplet overblik over alle kundedata og -interaktioner

4. Organiser træning af medarbejdere

Uddannelse kan spille en vigtig rolle i forebyggelsen af regnskabssvindel. Ved at gennemføre regelmæssige træningssessioner, der er designet til at hjælpe medarbejderne med at genkende og markere mistænkelige aktiviteter, kan du måske få øje på problemer, før de eskalerer. Derudover kan du etablere klare politikker for at beskytte og opmuntre whistleblowere til at træde frem uden frygt for konsekvenser.

5. Skab en etisk kultur med gennemsigtighed

Du kan til en vis grad forebygge svindel ved at skabe en kultur, der fremmer vigtigheden af etisk forretningsfirma og gennemsigtige processer. Her er nogle måder, du kan opnå det på:

• Etablere et adfærdskodeks for hele virksomheden, som medarbejderne skal læse og formelt acceptere at overholde.
• Sikre, at virksomhedens ledere udviser etisk, troværdig adfærd
• Fremme et miljø med åben kommunikation, gennemsigtigt firma og ansvarlighed

For at opsummere

Regnskabssvindel er en alvorlig lovovertrædelse, der involverer bevidst manipulation af regnskaber, optegnelser og transaktioner i et forsøg på at vildlede interessenter om den sande karakter af en virksomheds sundhed. Virksomheder, der findes skyldige i regnskabssvindel, risikerer store bøder, juridiske anklager og skader på omdømmet. 

Med dette i tankerne skal du gøre alt, hvad du kan, for at forhindre regnskabssvindel i at ske. Det betyder, at du skal indføre strenge interne kontroller, gennemføre regelmæssige revisioner og være opmærksom, når du gennemgår regnskaber. 

Teknologi kan også hjælpe her. Med TaxDome, får du f.eks. detaljerede revisionsspor, der overvåger, registrerer og tidsstempler enhver interaktion med dokumenter, opgaver, klienter og meget mere. Og med værktøjer til tidsregistrering sammen med automatiserede fakturaer og betalinger kan du være sikker på, at du altid fakturerer det rigtige beløb for det rigtige arbejde.

For at se, hvordan TaxDome kan hjælpe dig med at drive en yderst effektiv, gennemsigtig og reviderbart firma, kan du, anmode om en demo i dag.