Krav til digital underskrift for regnskabsfolk i EU: en omfattende guide

Digitale underskrifter har revolutioneret regnskabsbranchen og hjulpet regnskabsfolk med at skifte væk fra gamle papirbaserede processer og i stedet omfavne gnidningsløse digitale workflows. Men selv om det ser enkelt ud ved første øjekast, er der meget mere ved digitale underskrifter, end man lige tror ved første øjekast

I denne artikel undersøger vi de juridiske krav til digitale underskrifter i Den Europæiske Union (EU), de forskellige typer digitale underskrifter, der findes, og hvordan regnskabsfolk kan bruge dem effektivt.

Forståelse af digitale underskrifter i EU

Takket være digitale underskrifter er det ikke længere nødvendigt at printe et dokument, underskrive det med en kuglepen og derefter sende det eller scanne det. I stedet kan regnskabsførere og deres klienter underskrive dokumenter og formalisere aftaler ved hjælp af en hvilken som helst enhed i løbet af få sekunder.

Men at erstatte pen og papir med et digitalt mærke giver anledning til alle mulige bekymringer omkring gyldighed og ægthed. Hvis et dokument kan underskrives på en hvilken som helst enhed med blot nogle få klik, hvordan kan vi så være sikre på, at det er underskrevet af den rigtige person og ikke en anden?

For at besvare dette spørgsmål er der indført regler, der sikrer, at digitale underskrifter opfylder strenge verifikations- og sikkerhedskrav. Det giver regnskabsfolk og andre fagfolk mulighed for at anmode om digitale underskrifter, der er juridisk bindende og troværdige.

Digital underskrift og elektronisk signatur – hvad er forskellen?

Begreberne “digital underskrift” og “elektronisk signatur” bruges ofte i flæng, men de har lidt forskellige betydninger. At forstå forskellen mellem de to er nøglen til at vælge den rigtige software til digitale underskrifter og sikre efterlevelse af relevant lovgivning.

Elektronisk signatur

En elektronisk signatur, også kendt som en e-signatur, er et bredt begreb, der omfatter flere forskellige metoder, der bruges til at registrere en underskrivers samtykke eller godkendelse på et digitalt dokument. 

Digital underskrift

En digital underskrift er en type elektronisk signatur, der bruger kryptografiske teknikker til at give digital sikkerhed for underskriverens identitet, hvilket gør dem manipulationssikre og umulige at efterligne. Derfor bruges digitale underskrifter inden for professionelle områder og stærkt regulerede brancher, herunder regnskab.

Hvad er eIDAS-forordningen?

I EU fastsætter forordningen om elektronisk ID, autentificering og tillidstjenester, kendt som eIDAS, standarderne for elektroniske transaktioner, herunder signaturer, tidsstempler, segl og dokumenter. eIDAS trådte i kraft for næsten ti år siden og har til formål at sikre, at digitale interaktioner mellem virksomheder er troværdige, hurtige, sikre og effektive.

Selv om Storbritannien har forladt EU, har landet vedtaget en ændret version af eIDAS, kendt som UK eIDAS, som bevarer mange af de vigtigste aspekter af den oprindelige EU-version.

Forskellige typer af elektroniske signaturer i Europa

eIDAS opdeler elektroniske signaturer i tre forskellige kategorier: simple elektroniske signaturer (SES), avancerede elektroniske signaturer (AdES) og kvalificerede elektroniske signaturer (QES). Hver type har forskellig juridisk vægt og tilbyder forskellige niveauer af sikkerhed omkring gyldighed. Lad os se nærmere på dem.

Simple elektroniske signaturer (SES)

SES er den mest basale form for e-signatur, der findes. I stedet for at kræve stærk underskrivergodkendelse eller identitetsbekræftelse kræver SES kun kendskab til underskriverens e-mailadresse eller bekræftelse af, at de har modtaget en unik adgangskode, før de underskriver.

Avancerede elektroniske signaturer (AdES)

AdES er et skridt op fra SES og kræver, at strengere regler opfyldes omkring tillid, gyldighed og datasikkerhed. Ifølge eIDAS er der tre centrale krav til AdES:

1. Underskriveren skal være knyttet til signaturen via en unik identifikator – tænk på dette som en digital pen, der ejes af underskriveren
2. Underskriveren har enekontrol over denne “digitale pen” – ingen andre kan få adgang til den.
3. Signaturen skal kunne afsløre, om der er blevet manipuleret med den

Kvalificerede elektroniske signaturer (QES)

QES går et skridt videre og opfylder alle tre krav i AdES, men bruger også kvalificerede certifikater og multifaktorverifikation til at identificere underskriveren.

Derudover bruger QES tredjeparter, kendt som kvalificerede tillidstjenesteudbydere, til at verificere underskriverens identitet. Dette giver et ekstra lag af sikkerhed, hvilket giver QES det højeste niveau af sikkerhed og troværdighed, der er muligt for e-signaturer i EU. Faktisk er QES de eneste e-signaturer, der udtrykkeligt anerkendes af eIDAS som værende juridisk ækvivalente med håndskrevne underskrifter

Hvordan kan regnskabsfolk bruge elektroniske signaturer?

Elektroniske signaturer, og især digitale underskrifter, er en game-changer for regnskabsfolk, da det gør det muligt for dem at afskaffe forældede papirbaserede processer og i stedet indføre fuldt digitale workflows.

Elektroniske signaturer kan bruges til at underskrive enhver form for elektronisk dokument eller formular. Men fordi hver type digital signatur har sine egne fordele, er nogle mere velegnede til bestemte brugssituationer end andre. Her er nogle eksempler:

• Hvornår kan SES bruges? Revisorer bruger typisk SES til hverdagstransaktioner og daglige salgs- og indkøbsaftaler. De kan også indlejres i enkle formularer, der kræver en e-signatur, f.eks. spørgeskemaer, der bruges til at indsamle dokumenter eller klientoplysninger.
• Hvornår kan AdES bruges? Fordi AdES giver et højere niveau af sikkerhed og tryghed, kan regnskabsfolk bruge dem til at underskrive kontrakter, aftaler og andre lignende juridiske dokumenter.. 
• Hvornår kan QES bruges? Som den mest sikre og troværdige form for digital signatur kan regnskabsfolk bruge QES til transaktioner af høj værdi eller ethvert dokument eller proces, der er underlagt strenge lovkrav.

Er det lovligt at bruge elektroniske signaturer til regnskabs- og skatteformål?

Ja, det er lovligt at bruge elektroniske signaturer til regnskabs- og skatteformål, men de specifikke juridiske krav til en elektronisk signatur afhænger af jurisdiktionen, dokumenttypen og den branche eller transaktion, den vedrører.

Til regnskabs- og skatteformål er QES den gyldne standard. Som vi nævnte tidligere, er det den eneste type digital signatur, der har eksplicit juridisk ækvivalens med en håndskrevet underskrift, hvilket betyder, at den er juridisk bindende og så troværdig og sikker som muligt.

Da QES-verifikationsprocessen involverer en betroet tredjepart, har udbydere af e-signaturer en tendens til at opkræve et gebyr per QES for at dække omkostningerne i forbindelse med denne proces. Derfor er det bedre at bruge en SES, som ofte er gratis, til at underskrive mindre vigtige dokumenter, f.eks. formularer til indsamling af klientdokumenter.

Sådan opretter du en elektronisk signatur

Der findes forskellige gratis løsninger, som du kan bruge, f.eks. at skrive i hånden, scanne og uploade et billede af din underskrift, men det er tidskrævende og virker meget uprofessionelt. For at skabe effektive, juridisk bindende digitale signaturer i stor skala har du brug for den rigtige software. 

Der findes masser af selvstændige værktøjer til dokumenthåndtering og e-signatur, såsom DocuSign, Adobe Acrobat Sign og Dropbox Sign, som alle kan integreres med din eksisterende regnskabssoftware. Alternativt kan du bruge en omfattende software til firmastyring som TaxDome, der tilbyder juridisk bindende e-signaturer
sammen med en lang række værktøjer, der er designet til at automatisere dine regnskabsworkflows.

Hvad er fordelene ved at bruge elektroniske signaturer?

Elektroniske signaturer giver en lang række fordele for regnskabsfirmaer, lige fra omkostningsbesparelser og øget effektivitet til grønnere processer. Her er nogle af de vigtigste fordele:

• Øget effektivitet: regnskabsfolk og klienter kan underskrive dokumenter hvor som helst, når som helst og på enhver enhed med blot nogle få klik – ingen grund til at spilde tid på at printe, scanne eller sende dokumenter.
• Omkostningsbesparelser: selvom e-signatur-software koster, sparer du penge på papir, blæk og printudstyr, for ikke at nævne den tid, du får frigjort ved at gå digitalt.
• Forbedret sikkerhed og compliance: selvom QES-signaturer er juridisk ligestillede med håndskrevne, er de faktisk mere sikre og troværdige, fordi de ikke kan forfalskes.
• Indbyggede revisionsspor: de fleste e-signaturprogrammer giver detaljerede revisionsspor, herunder tidsstempler, hvilket gør revisionsprocessen lettere.
• Bekvemmelighed og tilgængelighed: at kunne underskrive dokumenter hvor som helst med internetadgang er en game-changer – især for kunder, som nu forventer en problemfri digital oplevelse, når de interagerer med dit firma.
• Miljømæssige fordele: elektroniske signaturer minimerer behovet for papir og andre fysiske forsyninger, hvilket hjælper med at reducere dit CO2-fodaftryk.

Best practice for implementering af elektroniske signaturer

De fordele, vi har skitseret ovenfor, er ikke en selvfølge. For at realisere dem skal du implementere bedste praksis. I dette afsnit fremhæver vi nogle trin, du kan tage for at integrere e-signaturer i dine regnskabsworkflows på en effektiv måde.

Forstå de juridiske og lovgivningsmæssige krav

Det er værd at sætte sig ind i de relevante regler for digitale underskrifter, og hvordan de gælder for det arbejde, du udfører som regnskabsfører. Det vil også hjælpe dig med at vælge den rigtige software.

I EU og Storbritannien er det eIDAS, men hvis du har kunder i USA, skal du også se på ESIGN (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) såvel som Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

Vælg den rigtige løsning til elektronisk signatur

Ikke to udbydere af e-signaturer er ens. Nogle er selvstændige e-signaturværktøjer, mens andre er omfattende platforme til firmastyring. Nogle tilbyder kun grundlæggende SES, mens andre tilbyder juridisk bindende QES. Nogle har strenge grænser for e-signaturer, mens andre tilbyder ubegrænsede e-signaturer.

Brug lidt tid på at undersøge de forskellige muligheder derude. Afvej dem i forhold til dine professionelle mål, juridiske krav og dit budget. Vi anbefaler også, at du tjekker online brugeranmeldelser for at få en fornemmelse af, hvad eksisterende kunder synes.

Fastlæg klare politikker og procedurer

I betragtning af de strenge juridiske krav, der er forbundet med elektroniske signaturer, er det vigtigt at etablere klare politikker og procedurer, der besvarer spørgsmål som f.eks:

• Hvordan vil e-signaturer passe ind i dine nuværende regnskabsworkflows?
• Hvilken type elektronisk signatur (SES, AdES, QES) vil du bruge i forskellige situationer?
• Hvem er autoriseret til at oprette og anmode om elektroniske signaturer?

Sørg for detaljeret træning 

En vellykket implementering af et nyt elektronisk underskriftssystem kræver detaljeret træning i, hvordan man bruger softwaren, samt de juridiske krav og konsekvenserne af ikke at følge dem. For at øge effektiviteten skal du sørge for, at medarbejderne ved, hvordan de integrerer e-signaturer i deres eksisterende workflows.

Vi præsenterer TaxDome: software til digital underskrift for regnskabsfolk – og meget mere!

TaxDome understøtter alle de tre e-signaturtyper, der er beskrevet i eIDAS. Du får ubegrænset gratis SES som en del af din TaxDome-licens, mens AdES og QES begge har et lille gebyr pr. underskrift for at dække verificeringsprocessen. For vores kunder i USA tilbyder vi også vidensbaseret autentificering (KBA) for at sikre overholdelse af IRS.

Ud over at opfylde eIDAS-standarderne opfylder alle vores e-signaturer de vigtigste krav i ESIGN Act og UETA, hvilket sikrer, at dine e-signatur- og dokumentworkflows er trygge, sikre og lovmedholdelige.

For at få flere oplysninger om, hvordan AdES og QES fungerer i TaxDome, kan du læse denne artikel.

TaxDome er dog meget mere end bare software til e-signatur. Som en omfattende platform til frimastyring, får du alle de værktøjer, du har brug for til at styre dine kunder, teams, projekter, dokumenter og arbejdsgange. I modsætning til mange andre e-signatursystemer er TaxDome designet specifikt med regnskabsfolk i tankerne, med funktioner som f.eks:

• Branchespecifikke underskriftsskabeloner
• Problemfri integration med regnskabs- og skattesoftware
• Opsætning af gentagende betalinger med integrerede e-signaturer
• Automatiserede workflows, der automatisk sender anmodninger om e-signatur, når bestemte handlinger udløses

Konklusion

Elektroniske signaturer gør det muligt for revisorer og deres kunder at underskrive dokumenter på enhver enhed i løbet af få sekunder. I dagens digitale verden er det mere end bare en nice-to-have – det er en forventning. Firmaer, der fortsat holder sig til papirbaserede formularer og håndskrevne underskrifter, vil ganske enkelt sakke bagud.

At implementere e-signaturer effektivt i dit firma kræver den rette planlægning, forberedelse og træning. Men den måske vigtigste faktor at overveje er den teknologi, du bruger. 

Med TaxDome får du e-signaturer, der overholder lovgivningen – herunder SES, AdES og QES – sammen med en række effektive dokumenthåndteringsfunktioner.

Men det er ikke alt. I modsætning til enkeltstående e-signaturværktøjer er TaxDome en omfattende platform til firmastyring, som giver dig alle de værktøjer og processer, du har brug for til at drive et yderst effektivt og rentabelt regnskabsfirma. 

For at opleve det selv, book en demo i dag!