13 05 2021 / Dokumenten-Workflow

4 einfache Wege, um Dokumente von Kunden zu erhalten (& 3 Tricks zur Automatisierung Ihres Dokumentenflusses)

4 einfache Wege, um Dokumente von Kunden zu erhalten (& 3 Tricks zur Automatisierung Ihres Dokumentenflusses)

Wenn Ihre Steuer- oder Wirtschaftsprüfungskanzlei regelmäßig Dokumente von Klienten erhält, kann die Software für das Klienten-Dokumentenportal Ihnen helfen, Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit zu steigern. Der Prozess des Versands, der Mahnungen, das Warten und anschließenden Überprüfens, ob alle Dokumente eingegangen sind, ist zeit- und ressourcenintensiv.

Wenn Sie effektive Möglichkeiten für Kunden zum Hochladen von Dokumenten und für Mitarbeiter zum Überprüfen von Dokumenten schaffen, verbessert dies den gesamten Workflow Ihres Unternehmens.

Mit Klienten-Dokumentenportalen schaffen Sie Möglichkeiten für Ihre Klienten, Dokumente hochzuladen, ohne sie immer wieder daran erinnern oder anschreiben zu müssen. Nachdem Sie die Kundendateien erhalten haben, können Sie TaxDome sogar nutzen, um Ihr Portal mit Workflow-Automatisierung einen Schritt weiter zu bringen.

4 Wege, Kundendokumente zu erhalten

Kundendokumente sind ein wichtiger Teil Ihres Workflows. Ohne sie können Sie Ihren Job nicht machen. Während es viele Wege gibt, die benötigten Dokumente zu erhalten, können Sie zentralisierte Plattformen wie TaxDome zum Hochladen und Organisieren von Kundendokumenten nutzen.

1. Gemeinsamer Team-Posteingang und E-Mail-Synchronisation

Die Synchronisierung Ihrer E-Mail mit TaxDome kann helfen, den Dokumenten-Upload-Prozess zu optimieren. Wenn Ihre E-Mail synchronisiert ist, werden die Dateien der Kunden in ihr Profil im TaxDome CRM hochgeladen. Kein „Download hier und Upload dort“ mehr für Ihr Team – alles wird automatisch gespeichert. 

Sync funktioniert als gemeinsamer Posteingang für Ihr Team – Sie müssen nicht jeden CC setzen, alle Teammitglieder mit Zugriff auf den Klienten können Ihre E-Mail-Kommunikation mit dem Klienten sehen. 

Wenn Sie einen gemeinsamen Posteingang für Ihr Team haben und eine E-Mail-Synchronisierung verwenden, können Sie Zeit sparen und gleichzeitig alle Ihre Teammitglieder auf dem Laufenden halten. 

2. Fragebogen

Eine weitere einfache Möglichkeit, Kundendokumente zu erhalten, ist das Versenden von Fragebögen, die das Hochladen von Dokumenten erfordern. Sie können Fragen erstellen, die einen Dokumenten-Upload erfordern. Wenn diese Fragen verpflichtend sind, können Kunden diese Schritte nicht überspringen. 

TaxDome macht es einfach, Fragebögen mit dem Tool Fragebogen zu erstellen. Fragebogen optimieren den Onboarding-Prozess und machen es einfach, die benötigten Kundendokumente zu erhalten, ohne mehrfach hin und her zu springen.

Stellen Sie ein, für welche Klienten der Auftrag verfügbar sein soll, wie oft er wiederholt werden soll, Start- und Enddatum, fügen Sie Automatisierungen hinzu.

Das Erstellen von angepassten Fragebogen-Vorlagen macht es noch einfacher, Dokumente auf diese Weise zu erhalten.

  • Fragebogen-Vorlagen können an mehrere Kunden gleichzeitig und mit Hilfe von Automatisierungen versendet werden, so dass Ihr Team wertvolle Zeit spart, die für wichtigere Aufgaben genutzt werden kann. 
  • Kunden bekommen immer einen Fragebogen zugeschickt, und es werden keine wichtigen Fragen vergessen.
  • Sie können automatische Erinnerungen einrichten, die vergessliche Klienten für Sie anschreiben, so dass Sie sich nicht merken müssen, von welchem Klient Sie einen Fragebogen zu erwarten haben.

Fragebogen sind eine großartige Möglichkeit, um Feedback von Ihren Kunden zu erhalten, ohne das frustrierende Hin und Her. Fordern Sie mithilfe einer Vorlage spezifische Informationen von Ihren Kunden an, und verbringen Sie weniger Zeit damit, die Informationen zu beschaffen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen.

Wählen Sie die besten Online-Formularerstellungstools, um Ihre Kanzlei zu optimieren. Erfahren Sie mehr in unserem Vergleich.

3. Sicheres Hochladen von Dokumenten

Einige Kunden sind nicht so technikaffin wie andere, aber Sie brauchen ihre Dokumente trotzdem. Wenn sich Klienten nicht am Dokumentenportal anmelden können, können Sie einen sicheren Link erstellen, über den sie ihre Dateien per Drag & Drop hochladen können. Sobald die Dokumente eingereicht wurden, kann der Zugriff widerrufen werden, damit alles weiterhin gesichert ist.

Lernen Sie, wie Anforderungsdokumente von technisch unversierten Kunden mit null Aufwand gesendet werden können. 

4. To-Do-Listen für Klienten

Das Erstellen von To-do-Listen für Kundendokumente kann hilfreich sein. Klienten können alle Dokumente sehen, die sie senden müssen, und Aufgaben abhaken, während sie Dateien senden.

Bei TaxDome können Sie sichere Nachrichten verwenden, um Checklisten zu versenden. Sobald die Klienten alle Punkte auf der Liste abgehakt haben, erhält Ihr Team eine Benachrichtigung. Das spart wertvolle Zeit, denn es muss nicht ständig überprüft werden, ob alle Dokumente eingereicht wurden.

Checklisten sind eine einfache und vertrauensvolle Art, Dokumente von Klienten zu erhalten.  So funktioniert es:

  • Ihr Team sendet eine direkte Nachricht mit einer Checkliste an einen Kunden.
  • Der Klient lädt die Datei in die Nachricht hoch.
  • Sie können sogar Dokumente direkt von ihrem Mobiltelefon aus scannen und teilen.
  • Die Datei wird automatisch im Konto des Kunden in Ihrem CRM gespeichert.

Teammitglieder können Nachrichten manuell senden, oder sie können automatisch durch Automatisierung gesendet werden, um Zeit zu sparen. So können Sie z. B. monatlich oder vierteljährlich automatisch Nachrichten mit Checklisten versenden, um die Dokumente von Ihren Steuer – oder Buchhaltungsmandanten zu erhalten. 

Möchten Sie ganz einfach Dokumente von Klienten anfordern?

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3 Hacks zur Automatisierung des Dokumentenflusses

Sollen Sie den Dokumenten-Upload-Prozess optimieren und noch mehr Zeit sparen? Hier sind drei Hacks, um Ihren Dokumentenfluss zu automatisieren.

1. Versand von Fragebogen und To-Dos in großen Mengen

Die meisten Fragebogen und Checklisten sind sich ziemlich ähnlich – so können Sie sie nur einmal erstellen und an mehrere Kunden in Massen versenden. Zum Beispiel würden Sie Ihre Buchhaltungsmandanten um Kontoauszüge bitten wollen und Ihre Steuermandanten um ihre früheren 1040er Formulare.

Mit TaxDome können Sie alles in Massen  versenden, so dass mehrere Kunden gleichzeitig den Fragebogen oder die Checkliste erhalten. 

Ob Sie Kunden daran erinnern müssen, dass Dokumente fehlen, oder ob Sie Kunden ihre 1040er übermitteln müssen, Massennachrichten und Fragebogen sparen wertvolle Zeit und helfen, alles zu organisieren.

2. Hinzufügen von Tags für einfache Filterung

Kunden müssen verschiedene Dateien in Ihre Firma hochladen, und es kann mühsam sein, den Überblick über diese Uploads zu behalten.

Mit TaxDome können Sie den Klienten Tags zuweisen, wenn sie bestimmte Dokumente hochladen. Sie können ein Tag „Benötigt 1040“ oder „Hochgeladene Kontoauszüge“ nennen, so dass Sie diese später leicht filtern können.

3. Automatisierte Erinnerungen

Manchmal brauchen Klienten eine Erinnerung, um ihre Dokumente zu übermitteln. Mit TaxDome können Sie automatische Erinnerungen für vergessliche Kunden einstellen. Wann und wie oft Sie diese Erinnerungen verschicken, bleibt ganz Ihnen überlassen.

Wenn zum Beispiel ein Kunde nicht innerhalb von vier Tagen auf Ihre „Bitte, Dokumente hochladen“-Nachricht reagiert, erhält er eine kleine Erinnerungsnachricht. Sie können auch steuern, wie oft Erinnerungen verschickt werden, so dass Sie die Posteingänge Ihrer Kunden nicht mit Nachrichten bombardieren. 

Erinnerungen ersparen Ihrem Team das Telefonieren oder Versenden von Nachfass-E-Mails. In der Regel genügen ein oder zwei Erinnerungs-E-Mails, um Kunden dazu zu bringen, zu antworten und ihre Dokumente einzureichen.

Abschluss

Kundendokumente sind ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit einer Buchhaltungs- oder Steuerkanzlei. Wenn Sie über die richtigen Systeme verfügen, können Sie Ihre Kunden dazu anregen, die richtigen Dokumente bereitzustellen, den Dokumentenprozess zu optimieren und alle Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, wenn die Kundenkonten für den nächsten Schritt bereit sind.

Lisa Chaud

Lisa Chaud

Lisa ist Marketingexpertin bei TaxDome. Mit ihrer Erfahrung im B2B- und E-Commerce-Bereich macht Lisa leidenschaftlich gerne das Marketing-Research und stellt der Community ihre neuen Erkenntnisse vor. In ihrer Freizeit widmet sie sich am liebsten vielen unterschiedlichen Sportarten.

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