Carter Cook CPAs Erfahrung: Aufbau eines modernen Wirtschaftsprüfungsunternehmens

Lernen Sie Michelle Cook kennen, eine der Partnerinnen von Carter Cook CPAs, die kleinen lokalen Unternehmen hilft, effizienter zu arbeiten und ihren Gewinn zu maximieren. 

Michelle kam aus dem öffentlichen Wirtschaftsprüfungsbereich und möchte nun ein Unternehmen aufbauen, in dem sich die Kunden gut aufgehoben fühlen. Außerdem legt sie großen Wert auf die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und möchte sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter nicht überlastet werden.

„Ich habe mein eigenes Unternehmen gegründet, weil ich der Meinung war, dass die Wirtschaftsprüfungsbranche viel Potenzial zu bieten hat. Wenn ein Unternehmen gut geführt und verwaltet wird, können wir unseren Kunden einen hervorragenden Service bieten und uns gleichzeitig um unsere Mitarbeiter kümmern. Ich baue also ein Unternehmen auf, in dem unsere Mitarbeiter während der Steuersaison keine Überstunden machen, was in der Branche nicht üblich ist. Ohne TaxDome wäre das nicht möglich“.

Organisation der Unternehmensstruktur

Michelle arbeitet leidenschaftlich am Aufbau eines modernen Wirtschaftsprüfungsunternehmens, und so beschließen wir, die Struktur dieses Unternehmens näher zu betrachten.

„Eines der Probleme, die ich als Angestellte in einem öffentlichen Wirtschaftsprüfungsunternehmen hatte, war, dass ich 10 verschiedene Chefs für verschiedene Projekte hatte. Jetzt versuche ich, das loszuwerden, indem ich so genannte ‚Pods‘ einrichte. 

Jede Gruppe arbeitet als Team an denselben Kunden. Wir haben monatliche Pakete für Steuern, Umsatzsteuererklärungen, Buchhaltung und vierteljährliche Gespräche mit den Kunden. Ein Pod besteht aus Buchhaltern, einem Steuerberater, einem Manager und einem virtuellen Assistenten, um alle Dienstleistungen abzudecken. Jetzt bauen wir unseren ersten Pod auf und richten alle unsere Systeme ein. TaxDome und die Pipelines, die wir eingerichtet haben, haben dabei eine große Rolle gespielt.“

Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung hat Carter Cook CPAs 6 Mitarbeiter und möchte wachsen, indem es weitere Pods auf der Grundlage der oben genannten Struktur errichtet.

Sehen Sie sich an, wie Michelle Cook erklärt, wie die Pods funktionieren werden:

Lesen Sie, wie Brooklyn FI innerhalb von zwei Jahren von einem Solopreneur auf 5 Mitarbeiter und im ersten Jahr mit TaxDome auf 13 Mitarbeiter angewachsen ist.

Verbesserung der Teamleistung

Ein neues Unternehmen zu gründen bedeutet, Prozesse von Grund auf neu aufzubauen. Michelle erinnert sich an die Zeit, als sie anfingen.

„Wir hatten noch kein System eingerichtet. Wir nutzten Google Drive zum Teilen von Dokumenten, für Fragebogen und zur Aufgabenverfolgung. Es war wirklich verwirrend, herauszufinden, wo wir bei den Projekten standen. Dann kam ich an den Punkt, an dem ich ein Team aufbauen wollte. Ich wusste, dass ich alles allein bewältigen konnte, aber sobald man andere Leute hinzuzieht, ist es mit der Organisation vorbei. Ich brauchte ein System, bei dem mein Team weiß, wie weit jedes einzelne Projekt fortgeschritten ist.“

Michelle gesteht, dass sie viel Zeit damit verbracht hat, sich über verschiedene Softwarelösungen zu informieren. Die meisten Optionen waren nicht allumfassend, wie TaxDome. Carter Cook CPAs hatte schließlich die Wahl zwischen TaxDome und Canopy, entschied sich aber wegen der transparenten Preisgestaltung für TaxDome. 

All-in-One war ein Muss für Carter Cook CPAs. Michelle weiß aus erster Hand, dass das Umschalten zwischen verschiedenen Kontexten eine der schlechtesten Voraussetzungen für die Produktivität ist. Mit TaxDome verfügt ihr Team über ein zentrales System für Projekte, Kunden und Dokumente, mit dem sie alles effizienter verfolgen können.

Die 5 wichtigsten TaxDome-Tools zur Steigerung der Teameffizienz, laut Carter Cook CPAs:

1. E-Mail-Synchronisation: gemeinsamer Posteingang zum Versenden von E-Mails an Kunden und um das Team über die gesamte Kommunikation auf dem Laufenden zu halten.
2. CRM: Möglichkeit, Kundeninteraktionen, Notizen und persönliche Informationen zu verfolgen.
3. Bedingte Fragebogen: effiziente und professionell aussehende Methode, um Informationen von Kunden zu erhalten. Auf der Grundlage der Antworten des Kunden erscheinen Folgefragen (sind Sie verheiratet, haben Sie eine Immobilie verkauft usw.).
4. Mobiler Scanner: Viele Kunden verfügen nicht über einen echten Scanner, so dass sie Dokumente ganz einfach mit den mobilen Apps für Android oder iOS scannen können.
5. Projektmanagement-Boards: Den Überblick behalten, ohne den Zusammenhang zu verlieren, ist der Schlüssel zur Effizienz eines Teams.

Sehen Sie, wie Michelle Cook darüber spricht, wie TaxDome die Effizienz ihres Teams steigert: 

Ein besseres Kundenerlebnis ermöglichen

Carter Cook CPAs arbeitet aus der Ferne mit Kunden aus allen Teilen der Vereinigten Staaten. Michelles Partner hat einen viel älteren Kundenstamm, so dass die Kunden zu ihm ins Büro fahren, um ihm ihre Unterlagen zu übergeben. Michelle selbst verfolgt einen anderen Ansatz:

„Ich habe Kunden aus der heutigen Zeit, die alle ziemlich technikbegeistert sind. Ich habe fantastische Rückmeldungen über die Mobile App erhalten. Ich liebe es, dass ich Fragebogen über das Portal schicken kann. Ich nehme ein Loom-Video auf, in dem ich erkläre, wie man die Fragebogen benutzt. Mit den Videoanleitungen können die Kunden das Formular ausfüllen, wann immer es ihnen passt. Wenn sie es um 22 Uhr erledigen wollen, ist das in Ordnung! So kann ich mich auf andere Dinge konzentrieren statt auf Papierkram.

Sehen Sie, wie Michelle Cook über die Erfahrungen ihrer Kunden spricht:

Carter Cook CPAs konzentriert sich auf die Kommunikation und den Aufbau von Vertrauen mit ihren Kunden – kleinen Unternehmen.

„Wenn ich Verkaufsgespräche mit Kunden führe, ist der Grund für den Wechsel des Buchhalters in 90 % der Fälle, dass sie ihren Buchhalter nicht erreichen können und keine Antworten erhalten. Deshalb wollen wir TaxDome proaktiv nutzen, um die Kunden zufrieden zu stellen und zu informieren.“

Carter Cook CPAs hat dafür ein ganzes Verfahren in TaxDome:

1. Erkundungsgespräch, bei dem der Kunde einen Fragebogen ausfüllt. 
2. Der Admin erstellt ein Konto in TaxDome.
3. Kunden laden sicher Informationen hoch.
4. Telefonat mit dem Kunden, um seine Bedürfnisse zu ermitteln.
5. Vertrag gesendet und signiert.
6. Willkommens-E-Mail mit Anweisungen gesendet.
7. Tags zugewiesen.
8. Direkte ACH-Einzahlung wird eingerichtet.

Carter Cook CPAs plant, seine Kommunikation noch weiter zu verbessern, indem es automatische E-Mails mit visuellen Beschreibungen des aktuellen Stands des Prozesses für seine Kunden versieht. Wir haben nachgestellt, wie diese Beschreibungen aussehen könnten:

Lesen Sie, wie Joseph & Hetrick, LLC ihren Kundenstamm durch ein erstklassiges Kundenerlebnis vergrößern.

Diese Kontaktpunkte mit den Kunden nehmen Carter Cook CPAs keine zusätzliche Zeit ab, sondern schaffen tiefere Beziehungen zu ihnen, wie Michelle es sich erträumt hat. 

Möchten Sie Ihren Kundenstamm erweitern und Ihrem Team und Ihren Kunden ein besseres Erlebnis bieten? Sehen Sie, wie Sie das mit TaxDome erreichen können.