Datenanalyse für die Buchhaltung: Entdecken Sie die Kompetenzen und Tools für Ihren Erfolg

Im Jahr 2006 stellte der britische Mathematiker Clive Humby die These auf, dass „Daten das neue Öl sind“. Fast 20 Jahre später hat sich seine visionäre Aussage bewahrheitet.

Wie Öl sind Daten außerordentlich wertvoll und haben das Potenzial, Unternehmen und Branchen voranzutreiben. Doch wie bei Öl sind Rohdaten allein von begrenztem Nutzen. Sie müssen veredelt und verarbeitet werden, um wertschöpfend zu sein. An dieser Stelle kommt die Datenanalyse ins Spiel.

In diesem Artikel untersuchen wir, wie Datenanalysen in der Buchhaltung eingesetzt werden können. Dabei konzentrieren wir uns auf die zentralen Kompetenzen und Tools, um das Potenzial der Daten in Ihrer Kanzlei zu nutzen.

Was ist Datenanalyse für die Buchhaltung?

Datenanalyse ist der Prozess, bei dem Rohdaten in nützliche Erkenntnisse umgewandelt werden. Dieser Prozess umfasst in der Regel die Erfassung, Verarbeitung und Analyse von Daten, um Muster, Korrelationen und Trends zu identifizieren. Diese Erkenntnisse werden dann mithilfe von Datenvisualisierungen wie Diagrammen, Grafiken und anderen Darstellungen veranschaulicht.

Datenanalysen können Unternehmen in jeder Branche unterstützen, sind aber besonders wertvoll für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, da sie Einblicke in alle Bereiche bieten können, von der Finanzanalyse und Betrugserkennung bis hin zur Teamleistung und Rentabilität.

Mit diesen Erkenntnissen können Wirtschaftsprüfer fundiertere Entscheidungen treffen, die ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Beispielsweise sind datengesteuerte Unternehmen:

• 23-mal wahrscheinlicher, neue Kunden zu gewinnen
• 6-mal wahrscheinlicher, diese zu halten
• 19-mal wahrscheinlicher, profitabel zu sein
• 58 % wahrscheinlicher, Umsatzziele zu übertreffen

Und das ist nur ein kleiner Teil dessen, welchen Mehrwert Datenanalysen für Ihre Kanzlei bringen können.

Hauptanwendungsbereiche von Datenanalysen für die Buchhaltung

Nachdem wir nun wissen, was Datenanalysen im Allgemeinen bedeuten, wollen wir uns einige konkrete Beispiele ansehen, wie sie in der Buchhaltung angewendet werden können. 

Finanzberichterstattung und -analyse

Mit der geeigneten Technologie können Buchhalter nicht nur automatisch Finanzberichte aus ihren Buchhaltungsdaten erstellen, sondern diese Daten auch nutzen, um aussagekräftige Einblicke in die finanzielle Leistung zu gewinnen, darunter:

• Detaillierte Analyse: Buchhalter können Muster, Ausreißer und Korrelationen erkennen und so Bereiche aufdecken, in denen Verbesserungen oder Bedenken bestehen
• Vorausschauende Analyse: Buchhalter können Trends vorhersagen, bevor sie eintreten, und so die zukünftige Leistung mit größerer Sicherheit prognostizieren

All dies kann in Echtzeit erfolgen und vermittelt Buchhaltern zu jedem Zeitpunkt ein präzises Bild der Finanzlage ihres Unternehmens.

Betrugserkennung

Traditionell mussten Buchhalter große Datenmengen durchsuchen, um Betrug manuell zu erkennen. Dies war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Mit Datenanalysen können Sie umfangreiche Datenmengen sofort analysieren und so bei Finanzprüfungen eine höhere Genauigkeit und Gründlichkeit erzielen. Datenanalysen ermöglichen es Ihnen,

• Anomalien, ungewöhnliche Muster und Ausreißer in Finanzdaten zu erkennen
• Finanzaktivitäten in Echtzeit zu überwachen und verdächtige Transaktionen sofort zu melden
• Historische Daten zu analysieren, um Risikofaktoren zu verstehen und Strategien zu ihrer Minderung zu entwickeln

Prüfung und Compliance

Datenanalysen können auch praktisch alle Aspekte des Prüfprozesses optimieren und Buchhaltern Folgendes ermöglichen:

• Sofortige Analyse großer Datensätze und Erkennung von Unstimmigkeiten
• Überwachung der Einhaltung von Vorschriften
• Erstellung detaillierter Prüfprotokolle

Auch dies erspart Buchhaltern eine äußerst arbeitsintensive manuelle Aufgabe und erhöht gleichzeitig die Genauigkeit und Gründlichkeit.

Performance Ihrer Kanzlei

Neben der eigentlichen Buchhaltung können Kanzleien Datenanalysen nutzen, um zu verstehen, wie effektiv ihre Kanzlei arbeitet, und um Erkenntnisse zu gewinnen, wie z. B.:

• Wie leistungsfähig Teams und Einzelpersonen sind
• Welche Kunden am profitabelsten oder am wenigsten profitabel sind
• Welche Dienstleistungen die meisten Einnahmen generieren
• Wo Zeit und Kosten eingespart werden können

Dies kann der Buchhaltungsgesellschaften dabei helfen, Ineffizienzen und Engpässe zu erkennen, Prozesse zu optimieren und Ressourcen effektiver zuzuweisen. Das Ergebnis ist ein leistungsfähigeres und profitableres Unternehmen.

Tools und Technologien für die Analyse von Buchhaltungsdaten

Ihre Fähigkeit, das Potenzial von Daten zu nutzen, hängt von den von Ihnen verwendeten Tools ab. In diesem Abschnitt werden wir einige der Technologien untersuchen, die Ihnen dabei helfen werden, Ihre Kanzlei mit ein wenig Datenmagie zu versehen.

Business-Intelligence-Tools (BI)

BI-Tools sammeln, transformieren und präsentieren Daten aus Ihrem gesamten Unternehmen und liefern Ihnen so wertvolle Erkenntnisse, die zu einer intelligenteren Entscheidungsfindung beitragen können. Es gibt zahlreiche BI-Tools auf dem Markt, aber zu den beliebtesten gehören:

• Microsoft Power BI: der Marktführer in der BI-Branche und eine leistungsstarke Plattform, die interaktive Dashboards, eine Reihe von Datenvisualisierungen, Vorhersagemodelle und mehrere KI-gestützte Funktionen bietet. Sie ist jedoch nur unter Windows verfügbar.
• Tableau: ein weiteres führendes BI-Tool, Tableau, zeichnet sich durch fortschrittliche Datenvisualisierungen und die Verarbeitung großer Datenmengen aus. Im Gegensatz zu Power BI läuft es auf jedem Betriebssystem.
• Looker Studio: ehemals Google Data Studio, Looker ist ein kostenloses Tool, mit dem Sie benutzerdefinierte Dashboards erstellen können, die mit verschiedenen Datenquellen verbunden sind.

Microsoft Power BI – die marktführende BI-Plattform.

Buchhaltungs- und Kanzleimanagement-Plattformen

BI-Tools sind zwar für die meisten Unternehmen fast nicht mehr wegzudenken, richten sich jedoch nicht speziell an Buchhaltungsgesellschaften. Glücklicherweise verfügen die meisten Buchhaltungsprogramme über Analyse- und Berichtsfunktionen, die speziell für Buchhalter entwickelt wurden.

Die marktführende Buchhaltungssoftware DATEV bietet beispielsweise Auswertungen für die Finanzbuchführung sowie Personalwirtschaft an. Für kleinere bis mittelständische Unternehmen sind Sevdesk und Lexware hervorragende Alternativen mit effizienten Analysetools..

Die besten Kanzleimanagement-Plattformen bieten auch robuste Analysetools zur Berichterstellung. Nehmen wir zum Beispiel TaxDome, das KI-gestützte Analysen bereitstellt, die Einblicke in die Leistung und Rentabilität Ihres Unternehmens bieten.

TaxDome vereint alle Tools, die Sie für die Verwaltung Ihrer Kunden, Mitarbeitenden, Aufgaben, Dokumente und Arbeitsabläufe benötigen – alles an einem Ort. Das bedeutet, dass es eine Menge Daten enthält, die aussagekräftige Einblicke in die Teamleistung, den Kundennutzen, den Umsatz, die Zeit und die Rechnungsstellung und vieles mehr ermöglichen.

TaxDome’s analytics and reporting feature.

Künstliche Intelliganz (KI) und Maschinelles Lernen (ML)

Modernste Tools nutzen die Leistungsfähigkeit von KI, um noch intelligentere Analysen zu liefern. Durch den Einsatz von KI- und ML-Algorithmen können Analytics-Plattformen beispielsweise historische Daten analysieren, um zukünftige Trends und die Performance vorherzusagen. Dies verändert die Art und Weise, wie Ihre Kanzlei für die Zukunft plant.

Die meisten der oben genannten Plattformen nutzen ML-Modelle, um KI-gesteuerte Erkenntnisse zu liefern. Aber KI kann den Berichtsprozess auch auf andere Weise verbessern. So bietet beispielsweise die Berichtsfunktion von TaxDome eine KI-gestützte Suchmaschine. Sie können Abfragen zur Art der Daten eingeben. KI interpretiert dann Ihre Abfrage und liefert sofort hochrelevante Erkenntnisse. So sparen Sie Zeit bei der manuellen Suche nach Erkenntnissen.

Die KI-gestützte Suchfunktion von TaxDome ermöglicht Ihnen einen schnelleren Einblick in Ihre Daten.

Sie können auch KI-Tools wie ChatGPT und Claude AI verwenden, um Datensätze zu analysieren, Trends zu erkennen und Zusammenfassungen zu erstellen. Diese Tools stecken jedoch noch in den Kinderschuhen und ihre Grenzen werden noch erforscht.

Erforderliche Kompetenzen für Buchhalter im Zeitalter der Datenanalyse 

Die gute Nachricht ist, dass die Technologie den Großteil der Schwerstarbeit bei der Datenanalyse übernehmen kann. Dennoch spielen wir Menschen nach wie vor eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, die Datenanalyse effektiv zu gestalten. In diesem Abschnitt werden wir einige der Kernfähigkeiten untersuchen, die Buchhalter benötigen, um auf der Datenwelle zu reiten.

Statistische Analyse

Wenn Sie die Grundlagen der statistischen Analyse verstehen, können Sie Datenerkenntnisse effektiver interpretieren. Wenn Sie grundlegende Konzepte wie Mittelwert, Median, Varianz und Standardabweichung verstehen, haben Sie einen Vorsprung, insbesondere wenn Sie in Ihrem Job anderen Menschen Datenergebnisse präsentieren müssen.

Datenvisualisierung

Auch hier können Analysetools Datenerkenntnisse leicht in Datenvisualisierungen umwandeln, aber es kann eine wertvolle Fähigkeit sein, zu verstehen, wie man Daten am besten präsentiert.

Analysesoftware wird oft mit anpassbaren Dashboards geliefert, in denen Sie die Datenvisualisierungen auswählen können, die Sie verwenden möchten. Wenn Sie die Vor- und Nachteile verschiedener Diagramme, Grafiken und Heatmaps kennen, können Sie Ihre Erkenntnisse so klar und aussagekräftig wie möglich präsentieren. Dies kann eine große Hilfe sein, wenn es darum geht, klare Finanzberichte zu erstellen und mit internen und externen Interessengruppen zu kommunizieren.

Kritisches Denken und Problemlösung

Technologie kann Ihnen Erkenntnisse liefern, aber es liegt an Ihnen, kritisch darüber nachzudenken, wie Sie diese Erkenntnisse nutzen können, um Probleme zu lösen, Prozesse zu verbessern und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Die Fähigkeit, das Gesamtbild zu sehen und die Zusammenhänge zwischen Datenerkenntnissen und realen Buchhaltungsproblemen herzustellen, wird Ihre Kanzlei voranbringen.

Kontinuierliches Lernen und Weiterbildung

Dies ist eher eine Anforderung als eine Fähigkeit, aber die Bereitschaft zu lernen und sich anzupassen ist unerlässlich, um die Möglichkeiten modernster Technologien zu nutzen, sei es im Bereich der Datenanalyse, Automatisierung oder KI. Buchhalter, die immer einen Schritt voraus sind, haben einen klaren Vorteil gegenüber denen, die sich weigern, mit der Zeit zu gehen.

Das Lernen kann informell am Arbeitsplatz erfolgen, indem man sich mit verschiedener Analysesoftware auseinandersetzt. Alternativ können Buchhalter eine formellere Lernreise antreten, indem sie sich auf verschiedene Zertifizierungen vorbereiten, wie z. B.:

• Certified Analytics Professional (CAP): eine beruflich anerkannte Bezeichnung, die belegt, dass Sie über das Fachwissen und die Soft Skills verfügen, die für einen versierten Datenexperten erforderlich sind
• Power BI Data Analyst: Diese von Microsoft zertifizierte Qualifikation belegt Ihre Kenntnisse in Power BI
• Tableau-Certified Data Analyst: Wenn Tableau Ihre bevorzugte Analyseplattform ist, stellt diese Qualifikation sicher, dass Sie die Funktionen von Tableau beherrschen

Wenn Sie mehr über Datenanalyse erfahren möchten, ohne sich auf eine der oben genannten Qualifikationen festzulegen, gibt es zahlreiche Kurse auf Plattformen wie Udemy und Coursera. Diese werden möglicherweise nicht in gleicher Weise beruflich anerkannt, vermitteln Ihnen jedoch einige der grundlegenden Fähigkeiten, die Sie benötigen, um sich mit Datenanalyse vertraut zu machen.

Egal, für welchen Weg Sie sich entscheiden, ein solides Verständnis der Datenanalyse und ihrer Anwendungen wird Ihnen einen mächtigen Trumpf in die Hand geben.

Ein Beispiel für die auf Udemy verfügbaren Kurse zur Datenanalyse.

Die Zukunft der Buchhaltung mit Datenanalyse

Datenanalyse ist seit etwa einem Jahrzehnt eine gängige Praxis, und immer mehr Steuerkanzleien verfolgen einen datengesteuerten Ansatz. Doch trotz ihrer enormen Bedeutung steckt die Datenanalyse noch in den Kinderschuhen, und ihre Bedeutung und ihr Einfluss werden weiter zunehmen.

In diesem Abschnitt werfen wir einen Blick in die Zukunft, indem wir uns einige wichtige Trends und Vorhersagen ansehen, die sich in den kommenden Jahren wahrscheinlich entfalten werden.

Zunehmende Automatisierung von Analytics

Die Automatisierung wird weiterhin alle Aspekte des Rechnungswesens verändern, indem sie Buchhalter von zeitaufwändigen manuellen Aufgaben befreit und es ihnen ermöglicht, sich auf strategischere, hochwertigere Arbeiten zu konzentrieren. Dies wird auch im Bereich der Buchhaltungsanalyse der Fall sein, wo der Prozess der Datenanalyse, Visualisierung und Berichterstattung nahtlos und mit weniger menschlichem Aufwand ablaufen wird.

In Zukunft könnten KI- und ML-Algorithmen unbemerkt im Hintergrund laufen, Daten in Echtzeit überwachen und relevante Erkenntnisse und Warnmeldungen liefern, sobald diese auftreten. Buchhalter könnten sogar über persönliche KI-Assistenten verfügen, die sie auf dem Laufenden halten.

Verbesserte prognostische Analysen

Die Genauigkeit und Wirkung von prädiktiven Analysen wird weiter zunehmen und Steuerkanzleien mehr Vertrauen in ihre strategische Entscheidungsfindung geben. Analytics wird differenziertere Erkenntnisse liefern, die alles von Finanztrends und Umsatzprognosen bis hin zur Kundenzufriedenheit und Abwanderungsraten umfassen.

Mehr personalisierte Dienstleistungen für Mandanten

Laut einer aktuellen Forbes-Studie bevorzugen 81 % der Mandanten Kanzleien, die einen personalisierten Service anbieten. Data Analytics wird es Steuerkanzleien erleichtern, diese Erwartung zu erfüllen.

Fortschrittliche KI-Modelle sammeln Daten von allen Mandantenkontaktpunkten und liefern Einblicke in die Bedürfnisse, Vorlieben und Risiken der Mandanten auf persönlicher Ebene. So können Buchhalter wirklich maßgeschneiderte Dienstleistungen anbieten, die die Zufriedenheit und Loyalität der Mandanten steigern. Der Großteil der Kommunikation mit den Mandanten wird automatisch erfolgen, sodass sichergestellt ist, dass die Mandanten in allen Phasen ihrer Zusammenarbeit mit Ihrer Kanzlei stets auf dem Laufenden gehalten werden.

Die sich wandelnde Rolle von Buchhaltern

Da die Datenanalyse die Buchhaltungslandschaft neu gestaltet, wird sich auch die Rolle der Buchhalter zwangsläufig weiterentwickeln. Ausgestattet mit tiefgreifenden Echtzeit-Einblicken werden Buchhalter weniger Zeit für manuelle Aufgaben und mehr Zeit für die Strategieentwicklung, die Optimierung von Prozessen und die Identifizierung neuer Wachstumschancen aufwenden. Infolgedessen wird der Schwerpunkt stärker auf sozialen Kompetenzen liegen, wie z. B. Kommunikation, Empathie und die Fähigkeit, komplexe Ideen in einfachen Worten zu erklären.

Zusammenfassend lässt sich sagen

Datenanalyse ist kein Trend oder Modewort, sondern ein entscheidender Prozess, der nicht mehr wegzudenken ist. Da heute praktisch alle Geschäftsprozesse Technologie beinhalten, wächst die Menge der Daten, die wir sammeln und analysieren können, exponentiell – und damit auch die Leistungsfähigkeit der Datenanalyse.

Buchhalter sollten die Veränderungen, die eine zunehmend datenorientierte Welt mit sich bringt, nicht fürchten. Sie sollten sie vielmehr begrüßen. Schließlich können sie mit Hilfe von Analytics ihre Arbeit noch besser erledigen als bisher, da sie die nötigen Erkenntnisse erhalten, um fundierte Entscheidungen zu treffen, ihre Kanzlei auszubauen und eine immer anspruchsvollere Mandantschaft zu bedienen. Eines ist jedoch klar: Buchhalter und Steuerkanzleien, die sich mit Analytics befassen, werden einen erheblichen Vorteil gegenüber denen haben, die dies nicht tun.

Wenn Sie erfahren möchten, wie TaxDome Ihnen dabei helfen kann, aus Rohdaten umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen, die die Performance und Rentabilität steigern, fordern Sie noch heute eine Demo an!