Einführung von fortgeschrittenen elektronischen Signaturen (AdES) und qualifizierten elektronischen Signaturen (QES) in TaxDome

Wir freuen uns, ein großes neues Update ankündigen zu können, das unsere E-Signatur-Funktionen für Wirtschaftsprüfungsunternehmen in der Europäischen Union (EU) weiter verbessern wird: fortgeschrittene elektronische Signaturen (AdES) und qualifizierte elektronische Signaturen (QES). 

AdES und QES sind rechtsverbindliche elektronische Signaturen, die den neuesten EU-Vorschriften entsprechen. Während beide Methoden ein hohes Maß an Sicherheit bieten, gilt QES weithin als die sicherste und vertrauenswürdigste Art der elektronischen Signatur für EU-Firmen, da die Identität des Unterzeichners von einer qualifizierten dritten Partei überprüft wird. 

In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie AdES und QES in TaxDome funktionieren. Doch bevor wir das tun, wollen wir eine wichtige Frage beantworten.

Was unterscheidet AdES und QES von anderen e-Signaturen?

In der Europäischen Union legt die Verordnung für elektronische ID-, Authentifizierungs- und Vertrauensdienste, bekannt als eIDAS, die Standards für drei verschiedene Arten von elektronischen Signaturen fest:

• Simple electronic signatures (SES)
• Advanced electronic signatures (AdES)
• Qualified electronic signatures (QES)

Schauen wir uns an, was jede Art von elektronischer Unterschrift mit sich bringt.

Simple electronic signatures (SES)

Als einfachste Form der elektronischen Signatur erfordert SES keine starke Authentifizierung des Unterzeichners oder Identitätsüberprüfung. Stattdessen reicht es aus, die E-Mail-Adresse des Unterzeichners zu kennen oder zu wissen, dass er vor der Unterzeichnung einen eindeutigen Zugangscode erhalten hat. 

SES werden für alltägliche Transaktionen, alltägliche Verkaufs- und Beschaffungsvereinbarungen oder als Teil von einfachen Formularen, die eine Unterschrift erfordern, verwendet.

Advanced Electronic Signatures (AdES)

AdES erfordert die Einhaltung strengerer Regeln in Bezug auf Datensicherheit, Gültigkeit und Vertrauen. eIDAS stellte die folgenden drei Schlüsselanforderungen für AdES auf:

1. Der Unterzeichner muss über eine eindeutige Kennung mit der Signatur verknüpft sein – man stelle sich dies wie einen digitalen Stift vor, der dem Unterzeichner gehört
2. Der Unterzeichner hat die alleinige Kontrolle über diesen „digitalen Stift“ – niemand sonst kann darauf zugreifen
3. Die Signatur muss erkennen können, ob sie manipuliert wurde.

Qualified Electronic Signatures (QES)

QES erfüllt die drei oben genannten Anforderungen, geht aber noch einen Schritt weiter, indem es qualifizierte Zertifikate und eine Multi-Faktor-Verifizierung zur Identifizierung des Unterzeichners verwendet. QES nutzt auch Dritte, die als qualifizierte Vertrauensdiensteanbieter bekannt sind (mehr dazu weiter unten), um die Identität des Unterzeichners zu überprüfen, was eine zusätzliche Sicherheitsebene darstellt. 

Damit bietet QES das höchstmögliche Maß an Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit für elektronische Signaturen in der EU. In der Tat sind QES die einzigen elektronischen Signaturen, die in der EU ausdrücklich als rechtlich gleichwertig mit handschriftlichen Unterschriften anerkannt sind.

Alle drei Arten von elektronischen Signaturen sind jetzt in TaxDome verfügbar. Sie erhalten eine unbegrenzte Anzahl kostenloser SES als Teil Ihrer TaxDome-Lizenz, während sowohl für AdES als auch für QES eine geringe Gebühr pro Unterschrift erhoben wird, um den Verifizierungsprozess abzudecken. Für unsere Kunden in den USA bieten wir auch die wissensbasierte Authentifizierung (KBA) an, um die Einhaltung der Vorschriften des IRS zu gewährleisten. 

Zusätzlich zur Erfüllung der eIDAS-Standards erfüllen alle unsere elektronischen Signaturen die wichtigsten Anforderungen des Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) sowie des Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

Wie funktionieren AdES und QES bei TaxDome?

QES/AdES ist standardmäßig als Unterschriftsoption für Firmen mit Sitz in Europa aktiviert. Wenn Ihre Firma außerhalb Europas ansässig ist, können Sie wählen, ob Sie die QES/AdES-Verifizierung als Unterschriftsoption anzeigen möchten, indem Sie den Abschnitt „Signatur“ auf der Registerkarte „Firmeneinstellungen“ aufrufen.

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, sehen Sie eine Liste der QES- und AdES-Anbieter, die EU-Länder, die sie abdecken, und die Kosten pro Signatur. Standardmäßig sind alle Anbieter ausgewählt. Um die Auswahl der Anbieter, die Ihren Anforderungen nicht entsprechen, aufzuheben, klicken Sie einfach auf die entsprechenden Kästchen. 

Hinweis: AdES-Anbieter haben „AdES“ in Klammern neben ihrem Namen – alle anderen Optionen sind QES-Anbieter. Der Prozess der Beantragung einer QES oder AdES ist bis zur eigentlichen Verifizierungsphase identisch.

Wenn Sie nun ein Dokument öffnen und eine Signatur anfordern, haben Sie die Möglichkeit, QES/AdES zu wählen. Wenn Sie diese Option deaktiviert lassen, wird standardmäßig eine SES angefordert. 

Wenn Sie sich für QES/AES entscheiden, müssen Sie angeben, wer das Dokument unterschreiben soll – zum Beispiel Sie selbst und Ihr(e) Kunde(n). Außerdem müssen Sie die Unterzeichner in der Reihenfolge anordnen, in der das Dokument unterzeichnet werden soll. Im Gegensatz zum SES ist die Reihenfolge der Unterzeichner für QES/AdES sehr wichtig und bestimmt, wann die Personen zur Unterschrift aufgefordert werden. 

Sie können dann auch automatische Erinnerungen aktivieren und personalisierte Nachrichten für Kunden erstellen.

Nach der Anforderung erhält der Erstunterzeichner eine Benachrichtigung, dass das Dokument für seine Unterschrift bereit ist. Wenn er auf die Schaltfläche „Dokument unterschreiben“ klickt, erscheint ein Pop-up-Fenster, das die verschiedenen für das ausgewählte Land verfügbaren Methoden anzeigt. Diese Methoden entsprechen den Kästchen, die auf der Registerkarte „Firmeneinstellungen“ markiert wurden.

Bei der Auswahl eines Anbieters wird der Unterzeichner durch die notwendigen Schritte und die erforderlichen Informationen geführt, die für jeden Anbieter unterschiedlich sind. Es gibt auch leicht unterschiedliche Verifizierungsverfahren für QES und AdES.

Nachdem die erste Person das Dokument unterzeichnet hat, wird die nächste Person aufgefordert, dasselbe zu tun, und so weiter, bis alle Unterzeichner das Dokument unterzeichnet haben.

Warum AdES und QES bei TaxDome verwenden? 

Es gibt viele Situationen, in denen AdES und QES gesetzlich vorgeschrieben sind, und jedes Land in der EU hat seine eigenen Anwendungsfälle. Auch wenn die Verwendung dieser Methoden nicht zwingend vorgeschrieben ist, ist es sinnvoll, dies bei hochwertigen oder sensiblen Dokumenten zu tun, da es Ihnen die größtmögliche Sicherheit gibt, dass das Dokument vom Unterzeichner unterzeichnet wurde und dass die Signatur nicht manipuliert wurde.

Vor dieser Aktualisierung mussten Sie in ein separates Tool für elektronische Signaturen wechseln und dann zu TaxDome zurückkehren, wenn Sie eine AdES oder QES erhalten wollten. Jetzt können Sie alles in TaxDome erledigen, was das Leben für Sie und Ihre Kunden einfacher macht.

Diese neue Funktion ist auch kosteneffektiv, da die meisten Methoden nur 3 Euro pro Unterschrift kosten, was deutlich weniger ist als die meisten Mitbewerber verlangen. Sie müssen nicht im Voraus für Pakete bezahlen, um Ihren Bedarf zu decken – Sie können Unterschriften flexibel auf einer Pay-as-you-go-Basis verwenden. 

Wenn Sie ein Unternehmen sind, das in der EU tätig ist, ermöglicht Ihnen dieses Update, die sichersten, vertrauenswürdigsten und rechtskonformsten elektronischen Signaturen zu erhalten, die möglich sind. Wir freuen uns, wenn Sie es ausprobieren. Wenn Sie Fragen zur Funktionsweise haben, zögern Sie nicht, sich an unser Support-Team zu wenden.