Joe Bourque EA auf TaxDome „Es ist alles automatisiert – das ist das, was ich liebe“

Lesen Sie, wie TaxDome es einem Enrolled Agent (und Feuerwehrmann!) ermöglicht hat, seine Buchhaltungskanzlei in diesem Jahr um über 30 % zu vergrößern, während er zwei Jobs hatte. Mit TaxDome war Joe in der Lage, Zeit zu sparen und Prozesse zu automatisieren, um sich auf das Wachstum seiner Firma zu konzentrieren.

Willkommen zum #TestimonialThursday! Das Interview dieser Woche ist mit Joe Bourque, dem Gründer von JB Taxes, der seit über 6 Jahren Steuerberater ist. Als sein Kundenstamm wuchs, war er auf der Suche nach einer Softwarelösung, die ihm Zeit spart und eine einfach zu bedienende Plattform für die Kommunikation mit seinen Kunden bietet.

Warum haben Sie sich für TaxDome entschieden?

TaxDome war dieses Jahr ein Geschenk des Himmels für mich. In den vergangenen fünf Jahren hatte ich SecureFilePro mit Drake verwendet, und die angebotenen Möglichkeiten waren begrenzt. Ich war auf der Suche nach etwas Besserem. Ich fing an,  mich umzusehen, zu googeln und andere aus der Branche zu fragen. Ich stieß auf OfficeTools, Canopy und eine Handvoll anderer Firmen. TaxDome tauchte auf, und ich schaute mir das Live-Demo an und gab TaxDome eine Chance –  dasselbe tat ich mit Canopy. Das waren meine beiden Anwärter. Ich hatte das Gefühl, dass TaxDome benutzerfreundlicher ist: Ich konnte mich viel schneller einarbeiten als bei Canopy. Und TaxDome hatte mehr von dem zu bieten, was ich suchte.

Mein Kundenstamm ist ziemlich gewachsen und ich wusste, dass er in diesem Jahr noch mehr wachsen würde (er erhöhte sich um 30 Prozent). Ich brauchte etwas, das mir bei der Verwaltung meiner Arbeitsabläufe und der Kundenkommunikation hilft sowie ein leistungsstarkes Kundenportal. Ich wollte etwas, das meine Klienten ohne Schwierigkeiten nutzen können. Als ich herumspielte, sah ich wie einfach es für meine Kunden zu bedienen ist (und das ist ein großartiges Feature – ich konnte jederzeit sehen, was der Kunde sieht) und dass ich in der Lage sein würde, ihnen zu helfen, wenn irgendwelche Fragen auftauchen.

Abgesehen von den großen Features sind es auch die kleinen Dinge. Ich konnte eine Website erstellen (ich hatte keine), und ich musste keine von einem separaten Anbieter kaufen: Das war ein Verkaufsargument für mich!

TaxDome hat unbegrenzten Speicherplatz; SecureFilePro hat eine Speicherplatzbegrenzung. Besonders wenn Klienten Bilder machen, frisst das sofort Speicherplatz. Ich bin nicht jemand, der den Cloud-Speicherplatz mit Unsinn vollstopft, aber die unbegrenzte Möglichkeit zu haben und sich nicht um die Verwaltung des Speicherplatzes kümmern zu müssen, ist eine große Erleichterung. 

TaxDome bot viel mehr Funktionalität – und das zu einem günstigen Preis. SecureFilePro lässt sich sehr gut in Drake integrieren, aber um ehrlich zu sein, spielt das eine viel geringere Rolle als ich dachte. Meine Klienten wussten nicht, wie man es benutzt oder hatten Schwierigkeiten. Ich habe noch keinen einzigen Klienten gehabt, der mir eine einzige Frage zur Verwendung von TaxDome gestellt hat – es funktioniert einfach. Ich schicke sie auf meine Website, sie klicken auf „Kundenportal“, erstellen ihr eigenes Konto, wenn ich sie nicht schon importiert habe und laden dann Dokumente hoch. Ich erhalte E-Mail-Benachrichtigungen, dass Dokumente eingegangen sind – das war’s. Dass ich mich nicht um die Verwaltung für meine Klienten kümmern muss, ist eine enorme Zeitersparnis und Hand aufs Herz, ich werde noch viele Jahre lang Kunde sein!

Haben Sie davor eine andere Kanzleimanagement-Software verwendet?

Ich habe bisher keine spezifische Kanzleimanagement-Software verwendet, sondern nur ein Dokumentenportal.

Ich verwende Drake zur Erstellung von Steuererklärungen und man kann für jeden Klienten den Status verwalten. Ich habe dies in meiner Drake-Software angepasst und für meinen Workflow verwendet, aber es ist ziemlich eingeschränkt. Ich habe es geschafft, aber TaxDome hat es viel einfacher gemacht.

Wie war das Feedback Ihrer Klienten?

„Benutzerfreundlich“ ist das häufigste Feedback, das ich erhalte. Sie lieben es. Mein Schwager lebt in Kanada, und ich habe mit ihm telefoniert, und wie alle anderen Klienten, die mir Feedback gegeben haben, sagte er: „Das ist wirklich toll und einfach zu bedienen.“  

Die Handvoll Klienten, die ich proaktiv gefragt habe, sagten alle, es sei einfach zu bedienen und das Wichtigste ist, dass es keine Beschwerden oder Fragen gab. Keine Nachrichten sind gute Nachrichten. Bei früheren Lösungen riefen 20 Prozent meiner Kunden an und hatten Schwierigkeiten – das ist jetzt nicht mehr der Fall.

Benutzen Sie Pipelines oder eines der Tools zur Aufgabenverwaltung?

Als Sie die Organizer anpassbar gemacht haben, war das für mich ein großes Feature. Ich habe einen Organizer erstellt, der etwa 45 Fragen enthält, was mir sehr geholfen hat. Ich habe ihn mit meiner Pipeline verknüpft, sodass der Organizer automatisch erstellt wird, wenn ein Kunde in die richtige Pipelinestufe eintritt.

Es ist alles automatisiert – das ist es, was ich liebe. Alle meine virtuellen Klienten füllen die Organizer aus, was eine große Zeitersparnis für mich ist.

Ich konnte TaxDome in diesem Jahr nicht in vollem Umfang nutzen, da ich mich noch in der Umstellung befinde. Jetzt, da ich sehe, wie leistungsfähig diese Tools sind, werde ich weitere Organizer-Vorlagen für verschiedene Kundentypen erstellen und neue Pipelines anlegen, um immer besser organisiert zu sein

Mit den Pipelines muss ich mir wirklich keine Sorgen machen. -Dadurch habe ich mehr Zeit, mich auf meine Klienten zu konzentrieren und die Arbeit zu erledigen, anstatt mich um einen Haufen kleiner Aufgaben zu kümmern. Ich bin ein Einzelunternehmer und habe keine Mitarbeiter, daher sind die Automatisierungen die zusätzliche Hilfe, die ich benötige. TaxDome ist mein Büromanager, mein Rechnungssteller, mein Workflow, meine E-Mail – es erledigt alles.

War es schwierig, sich alles anzueignen?

Nicht im Geringsten. Ich habe mit Canopy gearbeitet. Sie gaben mir eine 14-tägige Testversion, und ich hatte das Gefühl, dass man sich mehr aneignen musste.

Wenn ich etwas in TaxDome nicht wusste, benutzte ich den Hilfe-Button in der oberen rechten Ecke, und ich konnte meine Frage sofort eingeben. Darüber hinaus sind der Hilfebereich und die Schritt-für-Schritt-Onboarding-Tools sehr übersichtlich gestaltet. Der Inhalt liest sich gut und ist leicht zu verstehen. Ich hatte keine Probleme alles zu verstehen.

Arbeiten Sie remote oder in einem Büro?

Ich arbeite zum Teil in der realen Welt und zum Teil virtuell. Ich bin nebenberuflich Steuerberater und hauptberuflich Feuerwehrmann (und auch Rettungssanitäter) bei meiner Feuerwehr, und ich habe vor etwa sechs Jahren mit Steuern angefangen. Ich habe letztes Jahr meine Zertifizierung als eingetragener Steuerberater abgeschlossen. Ich habe angefangen, die Steuern meiner Freunde und Familie zu machen und mein Geschäft ist gewachsen. Ich habe ein Home-Office für Kunden, die zu mir kommen, ich besuche einige Kunden persönlich, wenn sie sich in einem bestimmten Umkreis befinden, und ich habe eine Menge virtueller Kunden (dieser Teil meines Geschäfts ist natürlich mit Covid gewachsen).

Noch etwas, was Sie hinzufügen möchten?

Ich bin wirklich glücklich die Entscheidung dieses Jahr getroffen zu haben, TaxDome zu nutzen. Das Feedback meiner Klienten ist sehr positiv. Ich bin ein papierloses Büro, und eine einfach zu bedienende, sichere Möglichkeit, jederzeit auf Kundendokumente zuzugreifen, war für mich ein großes Verkaufsargument. Ich muss nicht mehr der persönliche Assistent für meine Klienten sein. Ich werde TaxDome noch lange Zeit treu bleiben!