Joseph & Hetrick Erfahrung: Mit TaxDome eine Umsatzsteigerung von 50%

Treffen Sie Randy Joseph und Deva Hetrick, Gründerinnen von Joseph & Hetrick, LLC. Im Jahr 1988 gründete Randy ihre eigene Steuerkanzlei und führte sie erfolgreich bis 2011, als sie sich entschloss, die Kanzlei zu verkaufen. Ursprünglich wollte sie sich zur Ruhe setzen und sich auf die Kunst konzentrieren, sich sozial engagieren und Zeit mit Ihrer Familie verbringen, doch dann wurden Randys Vorhaben durch einen neuen Plan durchkreuzt: Ihre Tochter Deva entschied, dass sie in das Familiengeschäft einsteigen wollte.

Im Jahr 2013 schloss sich das Mutter-Tochter-Gespann zusammen und sie gründeten eine neue Kanzlei, in der sie beide Partner sind. Das Duo hat festgestellt, dass ihre einzigartige Mischung aus Erfahrung, Unternehmergeist und Vertrauen ihnen den Erfolg ermöglicht hat. Derzeit konzentrieren sie sich auf Einstellungen und die Skalierung ihres Geschäfts – mit TaxDome. Das Ziel für das Jahr 2021 ist eine Umsatzsteigerung von 50 %.

Wir haben Deva gefragt, was sie zu diesem hochgesteckten Ziel geführt hat und wie sie planen, es zu erreichen:

„In diesem Herbst (2020) haben wir viel über unsere Wachstumsziele nachgedacht, wir haben beschlossen, einen Admin einzustellen und zu TaxDome zu wechseln. Wir wollten mit der ganzen Remote-Technologie unser Geschäft verbessern. Wir sind also gerade dabei, die ganze alte Software loszuwerden, sodass jetzt alles innerhalb von TaxDome erledigt werden kann.“

Skalieren eines Teams

Die Einstellung neuer Mitarbeiter kann eine Herausforderung sein. Seit Jahren haben Sie festgelegte Prozesse. Aber eine neue Person einzustellen bedeutet, dass Sie bereits vorhandene Arbeitsabläufe überdenken oder sogar neu aufbauen müssen.

Joseph & Hetrick hatte das Glück, Linden einzustellen, der sich zu einem echten Teammitglied mit eigenen Ideen und Verantwortlichkeiten entwickelt hat. 

„Wir stellten anfangs einen Admin ein, der für das Verschieben von Dateien aus Dropbox und ShareFile nach TaxDome zuständig war. Aber sobald sie in TaxDome waren, haben sie uns geholfen, bessere Prozesse, Automatisierungen und Nachrichtenübermittlung innerhalb von TaxDome zu entwickeln. Wir lieben es, dass Linden unsere Kunden in TaxDome ansprechen kann, so lernen die Leute uns alle drei als Team kennen.“

Die Einbindung von Linden in die Entwicklung von Prozessen rund um TaxDome war ein echter Game-Changer. Sehen Sie Randy und Deva, wie sie über die Einstellung und das Onboarding neuer Mitarbeiter sprechen:

Überflüssige Apps entfernen & voll und ganz auf die Digitalisierung umstellen

Randy gibt zu, dass ihr Wachstum erfolgreich war, weil sie ein Generationenunternehmen sind. Sie fühlte sich nicht so wohl mit der neuen Technologie, aber Deva nahm die Zügel in die Hand.

Wenn Kanzleien beginnen, Technologie einzusetzen, neigen sie dazu, sich bei vielen verschiedenen Apps anzumelden, um ihre Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Da es sich bei TaxDome um eine All-in-One-Lösung handelt, konnten Joseph & Hetrick die Kosten und die App-Überlastung reduzieren, indem sie sich von vielen unnötigen Tools verabschiedeten. 

„Wir sind ShareFile, Dropbox, Zoho und Right Signature losgeworden. Zoho war unser altes CRM, ShareFile war das Kundenportal und Dropbox für unsere internen Geschäftsdateien. Es war verrückt. Jetzt wurde mit TaxDome alles vereinfacht.“

TaxDome ermöglichte dem Team auch die endgültige Umstellung auf ein 100% papierloses Unternehmen. Es dauerte 7 Jahre, bis Joseph & Hetrick endlich den Papierkram loswurde. Randy erklärt es:

„Ich habe vor 10 Jahren auf papierlos umgestellt. Wenn man anfängt, sind es immer noch eine Menge Unterlagen, die herumliegen. Als wir also dieses Unternehmen zusammen gründeten, war ich fest entschlossen, Deva nicht wieder auf die alten Wege zurückzuführen, sondern uns mit ihrer Hilfe auf neue Pfade zu begeben. Wir haben ziemlich viele Unterlagen abgeschafft, indem wir einfach verschiedene Tools zusammengeschustert haben.“

Wachstum des Kundenstamms

Der Einsatz moderner Technologie hat sich nicht nur auf die internen Abläufe des Unternehmens ausgewirkt, sondern auch auf das Feedback der Kunden. Millennials wollen (erwarten) ein großartiges Benutzererlebnis. 

„Ein großer Teil unseres Kundenstamms sind Softwareentwickler und Leute aus der Tech-Branche in Seattle. Wir arbeiten mit vielen Mitarbeitern von Amazon, Microsoft sowie anderen Tech-Start-ups zusammen. Wir wollten sicherstellen, dass wir auf dem gleichen Niveau sind wie unsere Kunden. Und das können wir nun mit Ehre und Stolz sagen.“

Viele neue Mandanten kommen durch Empfehlung zu Joseph & Hetrick, und ihr schneller und optimierter Onboarding-Prozess macht einen großen Eindruck auf die Mandanten. Deva erinnert sich:

„Ich habe kürzlich einen Mann angeworben, der in einem anderen Bundesstaat lebt. Er versuchte zu entscheiden, ob er bei dem Unternehmen vor Ort bleiben sollte. Als er sich für uns entschied und wir ihn eine Stunde später an Bord holten, sagte er: „Wow, allein die Nutzung von TaxDome macht mich glücklich, dass ich zu Ihrem Unternehmen gewechselt bin“. Ich denke, dass die Kunden auf diese Weise das Gefühl haben, dass man sich um sie kümmert.“

Automatisierung der Kundenkommunikation

Wir haben Randy und Deva gefragt, was das Schlimmste an der Steuersaison ist. Und ihre Antwort lautete – mangelnde Kundenkommunikation. 

„Wir waren an einem bestimmten Punkt angelangt, an dem wir mitten in der Steuersaison zu viele Kunden hatten und nicht die Zeit, sie darüber zu informieren, was hinter den Kulissen vor sich ging. Eine der schlimmsten E-Mails oder Anrufe, die wir erhielten, war „Wie ist der Status meiner Steuererklärung?“ Weil man weiß, dass die Person dort sitzt und sich drüber Gedanken darüber.“

Deva war besessen davon, die Kunden über den Status auf dem Laufenden zu halten. Das Ergebnis war, dass das Unternehmen in ihrem Wachstum stecken blieb, da sie ihren Kunden zu viel persönliche Aufmerksamkeit schenkte.

„Ich hasste die Vorstellung, dass die Kunden nicht informiert sind. Wir haben derzeit etwa 250 Kunden und jetzt wir lieben es, ihnen Aufmerksamkeit zu widmen. Mit automatisierten Nachrichten und E-Mails in TaxDome fühlen wir uns sehr wohl damit. Es ist eine der Hauptgründe, warum wir jede Woche viele neue Kunden gewinnen.“

Joseph & Hetrick automatisierten ihre Kommunikation mit einer Mischung aus automatisierten E-Mails, Nachrichten und Organizern: 

• Für neue Kunden senden sie eine automatisierte Begrüßungs-E-Mail und eine Nachricht mit der Bitte, die Steuererklärung des Vorjahres hochzuladen.
• Sie senden den Kunden nach dem Onboarding ein Willkommensgeschenk (mit einer für Linden erstellten automatisierten Aufgabe).
• Sie schicken Organizer, um Geburtsdatum und andere Daten zu ermitteln, anstatt sie anzurufen und danach zu fragen.
• Sie weisen den Kunden Aufgaben zu und lassen sie das Kästchen ankreuzen, damit das Team weiß, wann die Aufgabe erledigt ist.
• Wenn Kunden das Hochladen abschließen, löst Automove automatische E-Mails aus, die sie darüber informieren, dass das Unternehmen sie erhalten hat und mit der Überprüfung beginnen wird.
• Wenn das Team die Unterlagen elektronisch zurückgeschickt bekommt, wird eine automatische E-Mail an den Kunden gesendet, die ihn darüber informiert.

Weitere Automatisierungstricks von Joseph & Hetrick LLC:

 Mit Posteingang+ und Secure Messages läuft die gesamte Kundenkommunikation von Joseph & Hetrick LLC über TaxDome. Anstatt ständig Hunderte von E-Mail-Threads in Gmail oder Outlook zu durchforsten, hat das Team nun schnellen Zugriff auf die Kommunikation für das gesamte Projekt. 

Die Gründerinnen sind davon überzeugt, dass ein modernes Unternehmen optimierte Technologien braucht, um Geld zu verdienen, Kunden anzuziehen und den Kunden eine wirklich gute Performance zu bieten. Man kann ein Unternehmen nicht mehr auf die veraltete Art und Weise führen und dabei Geld verdienen. 

Helfen Sie Ihrem Unternehmen, das Kundenerlebnis zu verbessern und den Umsatz zu steigern – mit TaxDome.