März 2023 Update

Im Februar haben wir eine ganze Reihe von Aktualisierungen in den Bereichen Workflow, CRM und Rechnungsstellung vorgenommen. Darüber hinaus gibt es Aktualisierungen für Dokumente und die Benutzeroberfläche, die Ihnen helfen sollen, so reibungslos wie möglich durch die geschäftige Saison zu kommen. Schauen wir uns diese und weitere Aktualisierungen genauer an.

Ein kleiner Vorgeschmack: Wiederkehrende Rechnungen stehen vor der Tür, einschließlich der Möglichkeit, eine Einzugsermächtigung anzufordern und automatisch bezahlt zu werden (Kreditkarte oder Bankabbuchung).

🤖 Workflow

Neu: @Erwähnung von Teamkollegen in Auftragskommentaren für eine effizientere Zusammenarbeit im Team

Um die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens effizienter zu gestalten, haben wir die Möglichkeit geschaffen, Kollegen direkt in den Auftragskommentaren zu erwähnen.

Geben Sie einfach @ ein und wählen Sie Ihren Teamkollegen aus, wenn Sie an einem Auftrag arbeiten – und schon können Sie alles an Ort und Stelle besprechen, ohne die Seite zu verlassen, und die Arbeit doppelt so schnell erledigen.

Die erwähnten Mitarbeiter werden per E-Mail und/oder Inbox+ benachrichtigt, wenn Sie sie erwähnen. Sie haben die Möglichkeit, direkt von der Benachrichtigungsseite aus zu antworten, ohne die Auftragskarte aufrufen zu müssen – und sie können auch den Zugriff auf die Aufträge anfordern.

Mit dieser Ergänzung werden @Erwähnungen in Aufgaben, Kontonotizen und Nachrichten verfügbar sein, und wir planen, diese Funktionalität in die gesamte TaxDome-Plattform zu integrieren.

Erfahren Sie mehr über Erwähnungen in Aufträgen in unserem Hilfe-Center>>

Automatisierte Nachrichten in vorhandene Threads senden: Mit der neuen Automatisierung „Nachricht senden“ können Sie wählen, ob Sie automatisierte Kundennachrichten als Antwort auf einen vorhandenen Thread senden oder einen neuen Thread erstellen möchten.

Laut unserer Recherche neigen Unternehmen, die die Nachrichtenautomatisierung nutzen, dazu, mehrere Nachrichten im Zusammenhang mit einem Auftrag zu versenden, um die Kunden über Aktualisierungen zu informieren, während der Auftrag den Arbeitsablauf des Unternehmens durchläuft. Mit dieser Funktion können diese Aktualisierungen nun an bestehende Chat-Threads gesendet werden, anstatt jedes Mal einen neuen Thread zu erstellen.

Sorgen Sie für Ordnung in Ihren Chats: Wählen Sie bei der Erstellung einer Automatisierung „Nachricht senden“ die Option „Auf den letzten Thread antworten„, wenn es sich um eine Aktualisierung handelt, während der Auftrag den Arbeitsablauf der Firma durchläuft.

Als beste Praktik empfehlen wir, Ihre Automatisierungen so zu aktualisieren, dass nachfolgende Nachrichten in einem Workflow an den Thread mit der letzten Aktivität gesendet werden. Und wenn Sie einen neuen Auftrag erstellen, würde die erste Nachricht einen neuen Thread erstellen.

Beispiel:

Stufe 1: Erstmeldung („neuen Thread erstellen“)

Stufe 2: Aktualisierungsnachricht (Antwort auf bestehenden Thread)

Stufe 3: Aktualisierungsnachricht (Antwort auf bestehenden Thread)

Erfahren Sie, wie die Automatisierung von Nachrichten Ihr Leben leichterq machen kann>>

💰Rechnungsstellung

Neu: Rechnungen in großen Mengen erstellen

Sie können jetzt Rechnungen für mehrere Kunden gleichzeitig erstellen. Gehen Sie einfach auf Ihre Registerkarte „Kunden“, wählen Sie die gewünschten Konten aus, klicken Sie oben rechts auf „Weitere Aktionen“ und wählen Sie „Rechnung erstellen“.

 Wenn Sie Rechnungen in großen Mengen erstellen, können Sie potenzielle Fehler reduzieren und überflüssige Arbeit vermeiden.

Weitere Informationen zur Erstellung von Rechnungen in großen Mengen>>

Vorgeschmack: Demnächst: Wiederkehrende Rechnungen mit Einzugsermächtigung. Beispiel: Monatliche Buchhaltungsdienste, 1000 € pro Monat, 12 wiederkehrende Rechnungen, mit Kreditkarte zahlbar. Der Kunde unterzeichnet und gibt einmalig seine Kontodaten an. Der Kunde wird 12 Mal belastet, ohne dass eine weitere Aktion von der Firma oder dem Kunden erforderlich ist.

📞 CRM

Verbesserter Datenexport für Aufträge, Aufgaben, Konten, Kontakte, Rechnungen, Zeiteinträge und Zahlungen

Der neue umfassende Datenexport umfasst alle Metadaten und beinhaltet auch die Verbindungen zwischen den TaxDome-Elementen. Wenn Sie beispielsweise Konten exportieren, können Sie sehen, wie viele zugehörige Aufträge vorhanden sind, usw. 

Die Daten werden in separate Zellen exportiert, um die Analyse zu erleichtern und die Berichtsmöglichkeiten, die Flexibilität und die Kompatibilität mit den üblichen Spreadsheet-Programmen zu erhöhen.

Bessere Kontrolle des Inhalts in E-Mail-Benachrichtigungen

Beim Senden einer Nachricht oder wenn Sie @erwähnt werden, wird eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet. Zuvor hatten Sie die Möglichkeit, den Inhalt in E-Mail-Benachrichtigungen anzuzeigen oder nicht, aber das war eine einheitliche Lösung für die interne und die Kundenkommunikation. In Ihren Firmeneinstellungen können Sie nun wählen, ob Sie den Inhalt von kundenorientierten Nachrichten und firmeneigenen Nachrichten getrennt anzeigen möchten. 

Standardmäßig sind kundenorientierte Benachrichtigungen ausgeschaltet und werden in E-Mail-Benachrichtigungen ausgeblendet, während interne Benachrichtigungen eingeschaltet und in E-Mail-Benachrichtigungen sichtbar sind.

Sehen Sie, wie man den Inhalt von E-Mail-Benachrichtigungen verwaltet>> 

Spaltenbreite & Tabellen

Die Spalten auf den am häufigsten besuchten Seiten (Kunden, Dokumente, Aufträge) wurden aktualisiert. Das Namensfeld wurde erweitert und andere Felder wurden verkleinert, damit Sie mehr Informationen auf dem Bildschirm sehen können. Je größer Ihr Bildschirm wird, desto breiter wird das Feld „Name“. Früher haben sich andere Felder gleichmäßig vergrößert, doch jetzt sind diese Felder fixiert (z. B. wird das Datum nicht über die vorgegebene Größe hinaus erweitert).

Wir sind gerade dabei, eine umfassende Neugestaltung der Tabellen vorzunehmen, die mehr Funktionen bieten wird, einschließlich der Möglichkeit, die angezeigten Spalten zu bestimmen (mehr als die vorhandenen hinzufügen, nicht benötigte ausblenden). Dies ist ein Zwischenschritt, um Ihnen in der Zwischenzeit mehr Inhalte zu zeigen.

📚 Dokumentenmanagement

Kleinere Verbesserungen

Im vergangenen Monat haben wir eine Reihe kleinerer Verbesserungen an Dokumenten vorgenommen.

• „Neu“-Indikator für Dateien, die vor Dezember 2022 hochgeladen wurden, aktualisiert, um dem aktuellen Algorithmus zu entsprechen
• Filter „Hochgeladen von“: Sortierung der Dokumente nach demjenigen, der sie hochgeladen hat. Dieser Filter ist sowohl auf der Registerkarte „Dokumente“ des Kunden als auch im globalen Abschnitt „Dokumente“ verfügbar (sowohl für die Unterregisterkarten „Neueste“ als auch „Dokumente“)
• Sehen Sie, welches Dokument die KBA nicht bestanden hat: Sie können jetzt sehen, welches Dokument die Knowledge-based Authentication nicht bestanden hat (und wie viele Versuche gemacht wurden), indem Sie zu Einstellungen -> Firmenbilanz -> Audit Trail gehen. So können Sie sehen, wohin das Geld für fehlgeschlagene Authentifizierungsversuche geht (Gilt nur für USA)
• ‚KBA fehlgeschlagen‘ statt ‚Teilweise signiert‘: Wenn ein Manager der Firma ein Dokument signiert, aber der Kunde kein KBA bestanden hat, wird der Dokumentstatus jetzt als ‚KBA fehlgeschlagen‘ angezeigt – ebenso wie der Tooltip (Gilt nur für USA)

🔥 Sonstiges

• Lernen Sie alles, was Sie wissen müssen, um TaxDome für die Arbeit als Steuerberater zu nutzen: wie Sie Prozesse konfigurieren, mit Kunden kommunizieren und vieles mehr in diesem Kurs für Steuerberater
• Stillstand bei Veröffentlichungen: Wir veröffentlichen keine Änderungen in der Woche vor wichtigen Terminen – es wird keine neuen Veröffentlichungen geben, bis die Frist am 15. März abgelaufen ist.
• Haben Sie an unserem Early-Access-Programm teilgenommen? Early-Access-Mitglieder können unsere neuen Funktionen als Erste nutzen und sich dazu äußern. Lesen Sie darüber und nehmen Sie am Programm teil>>

Treten Sie unserer Facebook-Community bei, um Fragen zu stellen, Funktionen anzufordern oder mit anderen TaxDome-Nutzern zu chatten. 

Falls Sie es verpasst haben, finden Sie hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen, die wir in unserem letzten Beitrag vorgestellt haben.