September Update 2022 

Diesen Monat haben wir eine Reihe von Verbesserungen eingeführt, die Ihnen den Einstieg erleichtern und Sie auf die Steuersaison 2023 vorbereiten. Los geht’s!

Zwei wichtige Funktionen wurden in den Dokumenten-Workflow aufgenommen. Auf vielfachen Wunsch können Ihre Kunden jetzt beim Signieren von Dokumenten eine Unterschrift von Hand zeichnen.  Außerdem können Fragebogen automatisch versiegelt werden, was über 10 Minuten Verwaltungsaufwand pro Kunde spart.

Wir haven den ersten Schritt in Richtung einer robusten Zeit- und Abrechnungsfunktion gemacht: Sie können nun Zeiteinträge mit Aufträgen verknüpfen und die Arbeitsstunden projektübergreifend einsehen.

Auf der Unternehmensseite haben wir die Möglichkeit hinzugefügt, Rechnungen anderen Teammitgliedern neu zuzuweisen und den Zugriff auf Aufgaben oder Nachrichten, auf die Sie keinen Zugriff haben, mit einem Mausklick anzufordern. Ihre Teamkollegen können Ihnen den Zugriff gewähren, sobald sie benachrichtigt werden.

Kleiner Vorgeschmack: Wir arbeiten daran, die Möglichkeit einzubauen, Rechnungen direkt aus Zeiteinträgen zu erstellen, und wiederkehrende Rechnungen sind ebenfalls auf dem Weg!

Schauen wir uns im Detail an, woran wir diesen Monat gearbeitet haben!

📚 Dokumentenmanagement

E-Signaturen: Fähigkeit, Signaturen für Kunden zu zeichnen

Diese Funktion war schon lange ein beliebtes Thema in unserem Feature Request Board, und heute freuen wir uns, sie Ihnen zur Verfügung stellen zu können. Kunden können jetzt wählen, ob sie ihre Unterschrift und Initialen eintippen oder zeichnen möchten. 

Handgezeichnete E-Signaturen verbessern das Kundenerlebnis, indem sie Kunden die Möglichkeit bieten, Dokumente so zu unterschreiben, wie sie es von eigenständigen E-Signatur-Tools mit ähnlicher Funktionalität erwarten würden (z. B. DocuSign). Der einzige Unterschied besteht darin, dass es sich nicht um ein eigenständiges Tool handelt, für das Sie bezahlen müssen, sondern das in Ihr Kundenportal integriert ist.

E-Signaturen machen Ihren Arbeitsablauf effizienter und verkürzen die Durchlaufzeit von Dokumenten. Handgezeichnete Unterschriften imitieren die reale Unterschrift im Remote-Format und verleihen dem elektronischen Unterzeichnungsprozess eine persönliche Note, Authentizität und erhöhte Sicherheit. Unterzeichner können ihre Unterschrift einmal zeichnen und in Zukunft wiederverwenden, was Zeit und Klicks spart.

Zur Erinnerung: Unbegrenzte rechtsverbindliche e-Signaturen sind in jeder TaxDome-Lizenz enthalten.

Mehr über die Erstellung von e-Signaturen für Kunden>> 

Automatisches Versiegeln von Fragebogen nach der Einreichung

Fragebogen sind Formulare, die Sie versenden können, um Informationen von Ihren Kunden zu sammeln. Bisher konnten Kunden die Antworten im Fragebogen nach der Übermittlung aktualisieren, und um dies zu verhindern, mussten Sie den Fragebogen manuell versiegeln. Jetzt können Sie dies automatisch tun, indem Sie die Option „Nach der Übermittlung automatisch versiegeln“ aktivieren. Das spart mindestens 10 Minuten pro Kunde und macht den Prozess kinderleicht.

Zur Erinnerung: Ihr Team kann den Fragebogen jederzeit wieder zurück auf die „To-Do-Liste“ des Kunden setzen und eine E-Mail-Benachrichtigung mit den gewünschten Änderungen an den Kunden senden.

Mehr über das Versiegeln von Fragebogen nach der Übermittlung>>

💰 Abrechnung und Rechnungsstellung

Erster Schritt zu einer zuverlässigen Zeitdokumentation und Rechnungsstellung: Verknüpfung von Zeiteinträgen mit Aufträgen

Bisher war die Verknüpfung von Aufträgen mit Zeiteinträgen (und Elementen wie Aufgaben, Rechnungen, Wiki-Seiten usw.) nur über die Pipelines möglich. Mit diesem Update können Sie Zeiteinträge nun auch in der Liste mit Aufträgen verknüpfen. Sie können sowohl einzelne Zeiteinträge als auch mehrere Zeiteinträge mit Aufträgen verknüpfen. 

Sie erhalten eine doppelte Sichtbarkeit: Innerhalb jedes Zeiteintrags können Sie sehen, auf welche Stelle(n) er sich bezieht, und innerhalb der Stelle können Sie alle erfassten Zeiten sehen, die mit ihr verbunden sind.  Die Verknüpfung von Zeiteinträgen mit Aufträgen bei der Zeiterfassung verschafft Ihnen mehr Klarheit über die projektübergreifenden Arbeitszeiten.    

Mehr über die Verknüpfung von Zeiteinträgen mit Aufträgen>>

Vorgeschmack: Bald werden Sie in der Lage sein, die für einen Kunden oder nicht nur für Aufträge, sondern auch für bestimmte Aufgaben aufgewendete Zeit hinzuzufügen, indem Sie Zeiteinträge mit Rechnungen verknüpfen und Rechnungen aus Zeiteinträgen erstellen.

🤓 Team-Management

Button „Zugang beantragen“ hinzugefügt

Wenn Sie in einer Aufgabe oder Nachricht erwähnt werden, auf die Sie keinen Zugriff haben, können Sie jetzt mit einem Klick auf eine Schaltfläche den Zugriff anfordern. Wenn Sie schon einmal mit Google Docs gearbeitet haben, ist diese Funktion sehr ähnlich, als ob Sie auf ein Dokument zugreifen würden, das noch nicht für Sie freigegeben wurde. 

Wenn Sie den Zugriff beantragen, wird eine Benachrichtigung an Ihre Teamkollegen gesendet, um den Zugriff zu gewähren. 

Wenn einem Firmenmitarbeiter Aufgaben zugewiesen wurden, er aber noch keinen Zugriff auf sein Konto hatte, erhielt er bisher eine Fehlermeldung und musste jemanden kontaktieren. Dieser Ablauf wurde neu gestaltet und gestrafft. Die Benachrichtigung zur Gewährung des Zugriffs wird per E-Mail und über Inbox+ versandt, sodass Sie den Zugriff mit einem Klick gewähren können. 

Mehr über die Beantragung eines Zugangs>>

Neue Berechtigung: Teammitglieder können Rechnungen neu zuordnen

In größeren Unternehmen wird der Rechnungsstellungsprozess oft von speziellen Mitarbeitern (Administratoren) durchgeführt. Wir haben die Möglichkeit hinzugefügt, die Rechnung verschiedenen Teammitgliedern zuzuweisen, um eine genaue Berichterstattung zu ermöglichen.

Mehr über Zugangsrechte für Mitarbeiter>>

Zur Erinnerung: Alles über Berechtigungen, Zugriffsrechte, effektive Teamkommunikation und vieles mehr erfahren Sie in unserem Akademiekurs „Effektives Teammanagement und Zusammenarbeit in TaxDome„, den Sie im Selbststudium absolvieren können. Bilden Sie Ihre Mitarbeiter x2 schneller und einfacher aus und steigern Sie so deren Produktivität und Qualität. Nehmen Sie an dem Kurs teil!

🔥 Weitere Optimierungen

• Neben der Möglichkeit, Chat-Threads auszudrucken, können Sie jetzt auch E-Mails in PDF-Dateien oder auf lokalen Druckern ausdrucken und Ihren Kommunikationsverlauf speichern. Mehr>>
• URL-Links, die über Sichere Nachrichten gesendet werden, können jetzt angeklickt werden und öffnen den Hyperlink in einer neuen Registerkarte. Mehr über Sichere Nachrichten>>
• Dienstleistungen: Sie können jetzt häufig verwendete Dienstleistungsvorlagen über die Schaltfläche „Aus Bibliothek kopieren“ kopieren und sie an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wie man Dienstleistungen aus der Bibliothek kopiert>>
• Die Stripe-Integration wurde aktualisiert und unterstützt nun 3D Secure für Kartenzahlungen durch Ihre Kunden. Mehr über Kartenauthentifizierung und 3DS>>
• UX/UI-Verbesserungen: Die Menüs in der rechten Seitenleiste von Rechnungen und Fragebogen wurden überarbeitet: Anstelle der einzigen Schaltfläche „Zurück“ gibt es nun die Optionen „Speichern“ und „Abbrechen“ für eine bessere Navigation.
• TaxDome Akademie: Wir haben einen brandneuen Einführungskurs „TaxDome Quick Guide“ mit einem Spickzettel zur Einrichtung Ihres TaxDome innerhalb von 2 Stunden gestartet. Besuchen Sie den Kurs! 

Alle oben genannten Funktionen und 56 weitere Optimierungen und Korrekturen! Treten Sie unserer Facebook-Community bei, um Fragen zu stellen, Funktionen anzufordern oder einfach mit Gleichgesinnten zu chatten.

Falls Sie es verpasst haben, finden Sie hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen, die wir in unserem letzten Beitrag vorgestellt haben.