Atualização de Setembro 2022

Este mês, introduzimos uma série de melhoramentos para que possa iniciar o seu trabalho e tomar medidas de preparação para a época fiscal de 2023. Vamos a isto!

Foram introduzidas duas funcionalidades muito importantes no fluxo de trabalho documental. Os seus clientes poderão agora desenhar à mão uma assinatura num documento, era algo muito solicitado. Adicionalmente, é agora possível selar automaticamente os questionários, economizando assim mais de 10 minutos em trabalho administrativo para cada cliente.

As faturas passaram a ser mais transparentes aos clientes graças à adição de itens de linha. Pode agora adicionar descontos, assinalar itens individuais como tributáveis (contra o facto de a fatura ser ou não tributável na sua totalidade) adicionando prontamente serviços pontuais entre outros. Demos também o primeiro passo em direção a uma faturação e prazos robustos, podendo agora associar as entradas de tempo aos trabalhos, ao rastrear o tempo e ao consultar as horas de trabalho nos projetos.

Do lado da empresa, adicionámos a capacidade de reatribuir faturas a outros membros da equipa e solicitar acesso a tarefas ou mensagens às quais não têm, tudo isto com um clique de um botão. Os seus colegas de equipa poderão conceder-lhe o acesso após serem notificados.

Dê uma espreitadela: Estamos a trabalhar na capacidade de criar faturas diretamente a partir das entradas de tempo, estando as faturas recorrentes em vias de serem lançadas!

Vejamos em detalhe no que temos vindo a trabalhar este mês!

📚 Gestão de Documentos

Assinaturas eletrónicas: os clientes têm a capacidade de desenhar assinaturas

Esta funcionalidade é há muito um tema recorrente no nosso Quadro de Pedidos de Funcionalidades, pelo que hoje estamos realmente entusiasmados por o apresentar. Os clientes poderão agora optar por digitar ou desenhar a sua assinatura e iniciais. 

As assinaturas eletrónicas desenhadas à mão elevam a experiência do cliente, ao oferecer a opção de assinar documentos da forma esperada, recorrendo a ferramentas autônomas de assinatura eletrónica com funcionalidade semelhante (tipo DocuSign). A única diferença é que esta não é uma ferramenta autónoma pela qual tem de pagar, mas incorporada com o seu portal do cliente.

As assinaturas eletrónicas aumentam a eficiência e reduzem o tempo da entrega de documentos no seu fluxo de trabalho. As assinaturas desenhadas à mão imitam a assinatura real em formato remoto, adicionando um toque pessoal, uma autenticidade e uma maior segurança no processo de assinar eletronicamente. Os signatários poderão desenhar a assinatura uma vez e reutilizá-la no futuro.

Mais sobre o assunto>>

Selar automaticamente os questionários após o envio

Os questionários são formulários que podem ser enviados para recolher informações dos seus clientes. Anteriormente, os clientes poderiam atualizar as respostas do questionário após o envio e para prevenir isso, era necessário selar manualmente o questionário. Agora pode fazê-lo automaticamente, ativando o botão de alternância ‘Selar automaticamente após o envio’ economizando pelo menos 10 minutos por cada cliente e evitando erros no processo.

Como lembrete, a sua equipa poderá sempre cancelar a submissão do questionário para o devolver à “lista de afazeres” do cliente e enviar uma notificação por e-mail com as alterações solicitadas.

Mais sobre selar questionários após o envio>>

💰Faturação

O primeiro passo em direcção a prazos e faturação robustos: associar entradas de tempo a trabalhos

Anteriormente, associar trabalhos a entradas de tempo (e elementos tais como tarefas, faturas, páginas wiki, etc.) só estavam disponíveis na interface dos Projetos. Com esta atualização, consegue-se associar entradas de tempo a trabalhos na interface da lista de entradas de tempo. Poderá associar entradas de tempo individuais ou múltiplas aos Trabalhos em massa.

Obtém visibilidade bidireccional: em cada entrada de tempo poderá consultar o(s) Trabalho(s) a que se refere, e no Trabalho poderá consultar todos os registos horários relacionados com o mesmo.

Mais sobre como associar entradas de tempo aos Trabalhos>>

Dê uma espreitadela: Em breve poderá adicionar o tempo investido num cliente e em tarefas específicas, associando entradas de tempo às faturas e criando as faturas a partir das entradas de tempo.

🤓 Gestão de equipas

Adicionado um botão de solicitação de acesso

Se for mencionado numa tarefa ou mensagem a que não tem acesso, poderá agora solicitar acesso com o clique de um botão. Esta funcionalidade é muito semelhante ao Google docs quando se acede a um documento que ainda não tenha sido partilhado consigo.

Quando solicita o acesso, será enviada uma notificação aos seus colegas de equipa. 

Anteriormente, quando um funcionário da empresa era atribuído à tarefas que não tinha acesso, recebia uma mensagem de erro e tinha de contactar alguém. Este fluxo foi redesenhado e racionalizado, a notificação para conceder acesso será enviada via e-mail e Inbox+, permitindo-lhe conceder acesso com um clique.

Mais sobre como solicitar o acesso>>

Nova autorização: permitir aos membros da equipa reatribuir faturas

Em empresas de maior dimensão, o processo de faturação é frequentemente realizado por funcionários especializados (admins). Adicionámos a capacidade de reatribuir as faturas a diferentes membros da equipa, auxiliando na elaboração de relatórios precisos.

Mais sobre os direitos de acesso dos funcionários>>

Como lembrete: poderá adquirir todos os conhecimentos acerca das autorizações, direitos de acesso, comunicação eficaz da equipa e muito mais no nosso curso ‘Gestão e Colaboração Efectiva das Equipas na TaxDome’. Forme a sua equipa e aumente a sua produtividade e qualidade de produção. Junte-se ao curso!

🔥 Outros

• Para além da capacidade de imprimir linhas de chat, pode agora imprimir e-mails em formato PDF ou para impressoras locais e guardar o seu histórico de comunicação. Mais>>
• Os links URL enviados via mensagens seguras são agora acessíveis clicando e abrindo a hiperligação num novo separador. Mais sobre as Mensagens Seguras>>
• Serviços: pode agora copiar modelos de serviços utilizados frequentemente através do botão Copiar da biblioteca e modificá-los de acordo com as suas necessidades. Como copiar serviços da biblioteca>>
• A Integração Stripe foi atualizada para suportar o 3D Secure. Mais sobre a autenticação dos cartões e do 3DS>>
• Melhorias na interface do utilizador/experiência do utilizador: os menus da barra lateral direita das faturas e dos questionários foram reformulados: em vez do único botão ‘Voltar’, tem as opções ‘Guardar’ e ‘Cancelar’.
• Academia TaxDome: lançámos um novo ‘Guia Rápido da TaxDome’ um curso de embarque com uma folha informativa para configurar a sua TaxDome em 2 horas. Faça o curso! 

Tudo o que foi mencionado acima e mais 56 afinações e reparações! Junte-se à nossa  Comunidade do Facebook para colocar quaisquer questões, solicitar funcionalidades ou apenas conversar com os seus colegas.

Em caso de não o ter visto, eis um resumo das principais funcionalidades que abordámos na nossa publicação anterior.