„Upload abgeschlossen“ – neue Schaltfläche und Optionen für das Kundenportal

Wie benachrichtigen die Kunden meine Firma, wenn sie die Dokumente hochgeladen haben?

Viele Unternehmen stellen sich die Frage:  „Wie lässt mich mein Kunde wissen, dass er mit dem Hochladen der Dokumente fertig ist?“

Im Allgemeinen empfehlen wir, dass Firmen Arbeitsabläufe und nützliche Funktionen nutzen, die einen eindeutigen „Abschluss“-Status haben, wie z. B. Fragebogen (die der Kunde einreichen kann) und Kundenaufgaben (die der Kunde erledigen kann). Einen beispielhaften Überblick darüber, wie dies funktioniert, finden Sie in diesem kurzen 2-Minuten-Video, in dem wir zeigen, wie eine Aufgabe (Steuererklärung, monatliche Buchhaltung usw.) automatisch von „dem Gericht des Mandanten“ zu „Ihrem Gericht“ übergehen kann, wenn er seinen Fragebogen einreicht. Auf diese Weise wissen Sie immer, wer was zu tun hat: Warten Sie auf den Kunden oder wartet er auf Sie?

Workflow-Automatisierung hilft sowohl bei der Datenerfassung als auch bei der Kommunikation Ihrer Werte

Für alle Kanzleien, egal ob Sie ein 5-köpfiges Team, ein 20-köpfiges Team oder ein Einzelunternehmer sind, empfehlen wir den Einsatz von Workflow-Automatisierung. Mit der TaxDome-Automatisierung können Sie nicht nur interne Aktualisierungen, sondern auch externe Kommunikation implementieren, die Ihren Wert für die Kunden bei jedem Schritt des Weges zeigt.

Kellie Parks ist Buchhalterin und TaxDome-Partnerin – im Screenshot unten schildert sie ihre Erfahrungen als Kundin einer Dienstleistung, für die sie eine monatliche Gebühr bezahlte. Während die Dienstleistung erbracht wurde, hat sie als Laie (sie ist Expertin in vielen Dingen, aber nicht in der Schädlingsbekämpfung) ihre Erfahrungen gemacht. Das Wichtigste dabei ist, dass sich Ihre Kunden genau so fühlen, wenn sie nichts von Ihnen hören. Und mit TaxDome-Automatisierungen können Sie nicht nur die Erfassung von Kundeninformationen automatisieren, sondern auch die externe Kommunikation bei jedem Schritt des Prozesses. 

„Ich habe vergessen, wie schlecht es war, weil es so gut ist“. Während die monatliche Arbeit, die Sie leisten, die „Funktion“ ist, können Sie durch Kommunikation (durch Automatisierung in TaxDome) Ihren Wert erklären (Emotion). Das ist es, was Ihr Unternehmen und Ihre Kundenerfahrung von der Konkurrenz abhebt, die Kundenbindung erhöht und eine engere Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden schafft.

Und hier ist Eric Gray von Evolution Accounting, der beschreibt, wie er dies in TaxDome implementiert hat und welche Auswirkungen dies auf die Kundenerfahrung hatte.

Verfügbare Ressourcen für die Einrichtung der Automatisierung und die Implementierung von Arbeitsabläufen in Ihrer Kanzlei

Zur Erinnerung: Der TaxDome-Support ist kostenlos und in jeder Lizenz enthalten. Wir haben auch vorgefertigte Vorlagen für Sie, die Sie per Plug-and-Play in Ihrer Kanzlei implementieren können. Sehen Sie sich unser Webinar an: Vorbereitung auf die Steuersaison. Sie können auch genau die Vorlage, die in diesem Webinar verwendet wurde, aus der Vorlagenbibliothek kopieren. Seitdem sind noch mehr Funktionen verfügbar, aber die allgemeine Idee, die wir vermitteln wollen, ist dieselbe.

Die empfohlenen Schritte für den Einstieg:

1. TaxDome Academie-Kurs – kostenlos und inklusive
2. 1:1-Schulung – kostenlos und inbegriffen

Unten sehen Sie ein 2-minütiges Video aus unserem Academie-Kurs über Arbeitsabläufe, das die Automatisierung und die Kommunikation mit dem Kunden veranschaulicht.

Neben den Optionen, die TaxDome direkt und kostenlos anbietet, können Sie auch von TaxDome zertifizierte Berater in Anspruch nehmen. Dabei handelt es sich um geprüfte externe Anbieter, die Dienstleistungen und individuelle Lösungen für Unternehmen anbieten. Oft handelt es sich dabei um andere Fachleute oder Technologieexperten, die maßgeschneiderte Dienstleistungen anbieten.

Optionen für die Schaltfläche “ Upload abgeschlossen“ für das Kundenportal

Diejenigen, die diese Funktionen nicht nutzen, haben unklare Arbeitsabläufe. Anfang dieses Jahres haben wir Funktionen eingeführt, die dieses Problem angehen sollen, nämlich das Kontrollkästchen “ Upload abgeschlossen“, das erscheint, nachdem ein Kunde ein Dokument hochgeladen hat. 

Tests und Rückmeldungen haben gezeigt, dass dies zwar hilfreich ist, die Unternehmen jedoch eine klarere Lösung wünschten, die jederzeit sichtbar ist, nicht nur nach dem Hochladen eines Dokuments.

Mit dieser Version kann auf der Startseite des Kundenportals und im Bereich „Dokumente“ eine eindeutige Schaltfläche „Upload abgeschlossen“ hinzugefügt werden. Wenn diese Schaltfläche aktiviert wird, werden die Mitglieder Ihres Teams, die dem Konto folgen, je nach Ihren Benachrichtigungseinstellungen in Inbox+ und/oder per E-Mail benachrichtigt. Diese Funktion ist optional und kann in Ihren Firmeneinstellungen ein- und ausgeschaltet werden.

Wählen Sie die Optionen, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind

Mit dieser Version können Sie wählen, ob und welche Schaltflächen Sie in Ihrem Portal aktivieren möchten.

1. Schaltfläche „Upload abgeschlossen“ in der Benutzeroberfläche
   a. Wenn die Schaltfläche aktiviert ist, wird sie im Home-Bereich des Kundenportals und im Dokumentenbereich des Kundenportals angezeigt.
2. Schaltfläche „Upload abgeschlossen“ im Menü zum Hochladen von Dokumenten
   a. Wenn diese Option aktiviert ist, erscheint die Schaltfläche in der Seitenleiste für den Dokumenten-Upload, nachdem ein Dokument hochgeladen wurde.

Im Zusammenhang mit dieser Funktion werden wir auch ein (optionales) Kommentarfeld hinzufügen, in dem Kunden zusätzliche Informationen für Sie hinzufügen können, nachdem sie die Schaltfläche „Hochladen beendet“ gedrückt haben.

Eine ausführlichere Erklärung dieser Funktion finden Sie in unserem Hilfeartikel.