Was ist ein Dokumentenmanagementsystem und warum ist es so wichtig?

Ein Dokumentenmanagementsystem (Abkürzung: DMS)  ist für Unternehmen ein unverzichtbarer Bestandteil nachhaltiger Wachstumsstrategien. Moderne IT-Trends wie Cloud Computing und KI-Automatisierung beschleunigen repetitive Aufgaben und reduzieren Fehler.

Dokumentenmanagementsysteme gehen weit über die Ablage von Dateien hinaus. Sie optimieren Workflows, erhöhen Transparenz und gewährleisten Rechtssicherheit, indem sie Unternehmen helfen, Vorschriften wie die DSGVO einzuhalten.

Um häufige Fehler zu vermeiden, beantworten wir in diesem Artikel wichtige Fragen zum Thema Dokumentenmanagementsysteme. Wir erklären zunächst, was ein DMS genau ist und welche Schritte für die erfolgreiche Einführung eines DMS in Kanzleien notwendig sind. Außerdem zeigen wir auf, wie sich ein digitales Dokumentenmanagement mit Steuerberater Software wie TaxDome technisch umsetzen lässt.

Was ist die Definition eines DMS?

DMS steht als Abkürzung für “Dokumentenmanagementsystem”. Darunter versteht man eine Softwarelösung zur elektronischen Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Dokumente strukturiert abzulegen, den Zugriff darauf zu steuern und Arbeitsabläufe zu automatisieren.

Jedes Dokumentenmanagementsystem besteht aus mehreren ineinandergreifenden Komponenten, die den gesamten Dokumentenlebenszyklus abbilden. Dementsprechend regelt ein DMS die Dokumentenerfassung, Dokumentenorganisation, Dokumentenarchivierung und den Dokumentenzugriff. 

DMS versus herkömmliche Dateiablagesysteme

Im Gegensatz zu herkömmlichen Dateiablagesystemen, bei denen Dokumente in einfachen Ordnerstrukturen auf Festplatten oder Cloud-Speichern gespeichert werden, bietet ein DMS noch zahlreiche erweiterte Funktionen:

Während die herkömmliche Dokumentenverwaltung sehr auf die reine Speicherung von Dateien begrenzt ist, verbessert ein DMS die Organisation, Sicherheit und Effizienz erheblich. 

Wie funktioniert ein digitales DMS?

Ein Dokumentenmanagementsystem ist für die digitale Erfassung, Vereinbarung und Speicherung von Dokumenten zuständig. Es ist so aufgebaut, dass Nutzer mit der DMS-Software interagieren, Prozesse automatisch einstellen und auf wichtige Daten mit intelligenten Suchfunktionen schnell zugreifen können. 

Wenn man sich Dokumentenmanagementysteme genauer anschaut, stechen zwei besondere Merkmale heraus: Papierlosigkeit und Automatisierung. 

Papierlosigkeit: Für die Aufbewahrung und Lagerung von Dokumenten ist kein physisches Papier erforderlich. Somit benötigt eine digitale Dokumentenverwaltung auch keine echten Archive, wo die Akten aufbewahrt werden. 

Automatisierung: Ein DMS kann das Speichern, Versenden und Erstellen von Informationen automatisieren und nahezu fehlerlos an die richtigen Adressen und Orte verschieben. 

Wie eine DMS-Software nun im Detail diese Aufgaben erledigt, erklären wir anhand der drei Hauptprozesse: Die Erfassung, die Speicherung und die Automatisierung. 

Dokumentenerfassung im DMS

Die Dokumentenerfassung ist der erste Schritt im DMS-Prozess. Hierbei nimmt die Software sowohl digitale als auch physische Dokumente in das System auf. Das Ziel ist es, die Informationen sicher abzulegen, automatisch und fehlerfrei digital nutzbar zu machen und diese bei Bedarf schnell wieder aufzufinden. Es gibt im wesentlichen drei Methoden, wie Informationen in das Dokumentenmanagement aufgenommen werden: 

1. Scannen: Papierdokumente werden eingescannt und anschließend als digitale Dateien gespeichert.
2. OCR (Optical Character Recognition): Diese Technologie erkennt Texte in gescannten Dokumenten und wandelt sie in durchsuchbare digitale Inhalte um.
3. Automatische Erfassung: E-Mails, PDF-Dateien oder Rechnungen können direkt ins DMS importiert und automatisch analysiert werden.

Sobald Unternehmen diese Prozesse einrichten, sorgen sie für eine vollständige, aktuelle, schnelle und nahezu fehlerlose Erfassung von Rechnungen, Verträgen oder E-Mails. 

Dokumentenmanagement: Speicherung, Organisation und Archivierung

Nach der Dokumentenerfassung erfolgt die strukturierte Ablage und Verwaltung. In diesem Schritt wird das Dokumentenmanagementsystem zur Hilfe genommen, um eine logische Anordnung und Struktur der Dateien aufrechtzuerhalten. 

Mit dieser Ordnung sollen Dokumenten leicht auffindbar sein und eine klare Zuordnung bekommen. Dafür gibt es drei Möglichkeiten, die mithilfe moderner Dokumentenmanagement-Software eingesetzt werden: Verschlagwortung, Ordnerstrukturen und Datenbanken. 

1. Verschlagwortung: Dokumente erhalten Tags und Metadaten (wie etwa das Datum, oder die Kunden-beziehungsweise Projektnummer), um die spätere Suche zu erleichtern.
2. Kategorien und Ordnerstrukturen: Dokumente werden anhand bestimmter Kriterien Themenbereichen oder Abteilungen zugeordnet.
3. Datenbanken: Moderne DMS speichern alle Dokumente in durchsuchbaren Datenbanken, die eine schnelle und gezielte Auffindbarkeit ermöglichen.

Ziel der Speicherung ist, dass alle Informationen jederzeit verfügbar sind und nicht verloren gehen.

Workflows und Automatisierung

Nun kommen wir dazu, die vorherigen Prozesse und Funktionen zu einem ganzen System zusammenzufügen. Workflows im Dokumentenmanagement haben eine große Bedeutung, denn es sind vordefinierte Ketten an Ereignissen, die zur korrekten Speicherung und Weiterleitung von Dokumenten notwendig sind. 

Mithilfe der Digitalisierung können Workflows automatisch vonstattengehen, weswegen Unternehmen enorme Zeit- und Ressourcen-Einsparungen durch DMS-Systeme verzeichnen können. 

Wir beschreiben drei zentrale Funktionen eines DMS, um die Bedeutung automatisierter Workflows zu verdeutlichen: 

Automatische Dokumentenweiterleitung: Rechnungen oder Verträge werden direkt an die zuständigen Personen oder Abteilungen geschickt.

Fristenmanagement: Das System erinnert automatisch an Zahlungs-, Prüf- oder Vertragsfristen, um Verzögerungen und rechtliche Probleme zu vermeiden.

Aufgabensteuerung: Mitarbeitende erhalten automatische Benachrichtigungen, sobald sie ein Dokument bearbeiten, genehmigen oder aktualisieren müssen.

Dokumentenmanagementsystem: Wichtigste Funktionen

Moderne DMS-Systeme sind unglaublich vielseitig und bieten meistens sogar die Möglichkeit, es mit E-Mail-Programmen oder CMS-Systemen zu verknüpfen. Für Steuerberatungen und Anwaltskanzleien kann das Dokumentenmanagementsystem somit sogar als Herz der gesamten Einrichtung bezeichnet werden. 

Die Kernfunktionen umfassen: 

• Dokumentenerfassung: Automatisches Importieren von Dateien aus verschiedenen Quellen
• Such- und Filterfunktionen: Intelligente Volltextsuche für schnellen Zugriff
• Zugriffskontrolle: Verwaltung von Benutzerrechten zum Schutz sensibler Daten
• Versionierung: Lückenlose Nachverfolgung von Änderungen
• Workflow-Automatisierung: Automatisierte Freigabeprozesse und Aufgabenmanagement
• E-Rechnungserstellung und Archivierung
• Zugriff auf Cloud Speicher
• Schnittstellenlösungen zu anderen Systemen wie CMS oder ERP

Dokumentenmanagementsystem: Vorteile erklärt

Ein Dokumentenmanagementsystem zieht seine größten Vorteile aus dem Umstand, dass es weit über die reine Dokumentenverwaltung hinausgeht. Also stellen wir Ihnen die einzelnen Gründe im Detail vor, warum DMS-Systeme ein wichtiger Game-Changer in digitalisierten Betrieben sind. 

DMS: Vorteile in der Übersicht

Effizienzsteigerung

Ein Dokumenten-Management-System steigert die Effizienz, indem manuelle Prozesse automatisiert werden. Dokumente werden zudem automatisch weitergeleitet und Genehmigungen beschleunigt. Positive Folge: Zeitersparnis und die Reduzierung von Fehlern. 

Bessere Zusammenarbeit

Ein DMS verbessert die Zusammenarbeit, indem es den gleichzeitigen Zugriff auf Dokumente ermöglicht. Teams können standort-und geräteübergreifend an einem Projekt arbeiten und in Echtzeit Änderungen vornehmen. Das vereinfacht Abstimmungen und beschleunigt Arbeitsprozesse innerhalb des Dokumentenmanagements.

Rechtssicherheit

Eine Software für Dokumentenmanagement hilft bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)  und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). Dokumente werden revisionssicher archiviert und automatisch protokolliert. 

Kosteneinsparung

Durch digitale Ablage entfallen Druck-, Lager- und Archivierungskosten. Mit dem papierlosen Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten sparen Unternehmen Platz und reduzieren gleichzeitig ihre Materialausgaben. Dadurch sinken die Betriebskosten beträchtlich und die Investitionen in ein Dokumenten-Management-System zahlen sich aus. 

Nachhaltigkeit

Ein DMS reduziert den Papierverbrauch und spart Ressourcen. Digitales Dokumentenmanagement verringert die Müllproduktion und CO2-Emissionen. Das reduziert nicht nur den ökologischen Fußabdruck von Unternehmen, sondern sorgt auch für einen Reputationsgewinn. Außerdem werden Extra-Zahlungen wie die CO2-Steuer reduziert. 

Schneller Zugriff auf Daten

Dank intelligenter Suchfunktionen lassen sich Dokumente in Sekunden finden, wodurch sich auch die eingesparten Arbeitsstunden erklären lassen. Metadaten und Filter erleichtern die Organisation innerhalb der Dokumentenverwaltung. 

Skalierbarkeit

Ein DMS wächst viel flexibler mit dem Unternehmen als das herkömmliche Dokumentenmanagement. Neue Nutzer, größere Datenmengen und zusätzliche Funktionen lassen sich problemlos und schnell integrieren. Ist dieses System einmal eingeführt, muss es also bei schnellem Anstieg der Dokumentenanzahl nicht komplett neu aufgebaut werden. 

Datensicherheit

Moderne DMS-Systeme sind mit Verschlüsselung und Zugriffskontrollen ausgestattet. Mit diesen Maßnahmen können Sie sensible Dokumente vor unbefugtem Zugriff schützen. Automatische Backups sichern Daten gegen Verlust, sodass Unternehmen auch von einer verbesserten Cyber-Resilienz profitieren. 

Für wen ist ein DMS geeignet?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist für Unternehmen jeder Größe und Branche eine sinnvolle Investition. Während kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) von einer besseren Organisation und reduzierten Verwaltungsaufwänden profitieren, benötigen Großunternehmen eine zentrale Lösung zur Verwaltung großer Datenmengen und standortübergreifender Zusammenarbeit.

Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)

KMUs stehen oft vor der Herausforderung, Dokumente effizient zu organisieren, ohne dabei auf große finanzielle Ressourcen oder eine eigene IT-Abteilung zurückgreifen zu können. Eine moderne DMS-Software für Kleinunternehmen muss also vor allem wiederkehrende und rechtlich vorgeschriebene Verwaltungsaufgaben digitalisieren und automatisieren. 

Gesetze wie die E-Rechnungspflicht seit 2025 sorgen dafür, dass auch kleine Unternehmen mittlerweile gar keine andere Wahl mehr haben, als sich um die Digitalisierung von Dokumenten zu kümmern. 

Die Anforderungen an das Dokumentenmanagement für KMUs sind also unkomplizierte Abläufe, ein guter Kundensupport und ein schnell skalierbares System. Wie Sie den richtigen Anbieter für eine DMS-Software finden und welche Kriterien wichtig sind, erklären wir im Kapitel „Tipps zur Auswahl eines passenden DMS” noch genauer. 

DMS für Großunternehmen

Große Unternehmen haben mehrere Abteilungen und meistens auch viele Standorte, die untereinander koordiniert werden müssen. Ein DMS ermöglicht Konzernen eine zentrale und einheitliche Dokumentenstruktur sowie eine einfachere Kommunikation unter den Mitarbeitern. So können große Datenmengen besser organisiert werden und jeder Arbeitsschritt ist klar in einem Workflow eingebunden. 

Branchen mit hohem Dokumentationsaufwand

In einigen Branchen ist eine präzise Dokumentation von Geschäftsabläufen nicht nur sinnvoll, sondern sogar gesetzlich vorgeschrieben. Zu diesen Bereichen gehören:

• Rechtswesen (Anwälte, Steuerkanzleien, Wirtschaftsprüfer): Speicherung und Verwaltung von Verträgen, Schriftsätzen und Mandantenakten.
• Gesundheitswesen: Digitale Patientenakten und medizinische Dokumentationen müssen strukturiert und sicher archiviert werden. 
• Finanzwesen: Banken und Versicherungen benötigen eine revisionssichere Ablage von Steuerunterlagen, Buchhaltungsbelegen und Bankunterlagen.

Zusammengefasst ist in einem DMS alles organisiert, wo große Mengen an Dokumenten erfasst, gespeichert und verwaltet werden müssen. KMUs, Großunternehmen und besonders sensible Branchen haben jedoch unterschiedliche Anforderungen an ihre Dokumentenmanagement-Lösungen.

Auf der Suche nach Anbietern sollten Sie also erst einmal gründlich Ihren Bedarf an Software, Kundensupport und Cybersicherheit überprüfen. Wie Sie das genau anstellen, verraten wir Ihnen im nächsten Abschnitt. 

Tipps zur Auswahl eines passenden DMS

Auf dem Markt gibt es viele Anbieter für Dokumentenmanagementsoftware. Deshalb fällt es manchmal schwer, die perfekte Lösung aus all diesen Angeboten herauszufiltern.

Damit Sie schnell den geeigneten Anbieter auswählen können, geben wir Ihnen 4 zentrale Merkmale an die Hand, die Ihnen bei der Beurteilung einer möglichen  Lösung weiterhelfen können. 

1. Skalierbarkeit: Wählen Sie zukunftssichere Lösungen

Ein gutes DMS wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Gerade für wachsende Firmen oder Unternehmen mit sich verändernden Anforderungen ist eine skalierbare Lösung entscheidend. 

Achten Sie darauf, dass die Software problemlos mit steigenden Dokumentenmengen, neuen Funktionen oder zusätzlichen Nutzern umgehen kann. Dementsprechend sollte auch die Preis-und Vertragsgestaltung mit dem Anbieter flexibel bleiben, damit diese sich an veränderte Anforderungen anpassen. 

2. Benutzerfreundlichkeit: Einfache Bedienung 

Ein DMS sollte intuitiv und leicht bedienbar sein, damit alle Mitarbeiter effizient damit arbeiten können. Lange Einarbeitungszeiten oder komplizierte Strukturen führen oft dazu, dass die Software nicht optimal genutzt wird. Mit einer schlechten Benutzeroberfläche wächst außerdem der Unmut innerhalb der Belegschaft und es entstehen unnötige Fehler. 

Um ein intuitives Dokumentenmanagement aufzubauen, sollten Funktionen wie die automatische Dokumentensortierung und Drag-and-Drop-Uploads nicht fehlen. 

3. Kosten: Transparenz und Preis-Leistungs-Verhältnis

DMS-Lösungen gibt es in unterschiedlichen Preismodellen – von einmaligen Lizenzgebühren bis hin zu flexiblen Abonnement-Modellen. Unternehmen sollten vorab prüfen, welches Budget für Installation, Schulung, Wartung und Speicherplatz überhaupt zur Verfügung steht. Nutzen Sie auch kostenlose Testversionen oder Demos, damit Sie das Preis-Leistungs-Verhältnis ohne Risiko besser einschätzen können. 

4. Rechtssicherheit: DSGVO und GoBD

Für Unternehmen in Deutschland ist die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) essenziell. Ein DMS sollte daher eine revisionssichere Archivierung ermöglichen und sicherstellen, dass Dokumente unveränderbar gespeichert werden. 

Welcher Anbieter passt am besten? Das sagen die Nutzer

Gerade die Einhaltung der GoBD mit Softwareunterstützung sorgt bei vielen Unternehmern für Kopfzerbrechen. Das zeigt beispielsweise Diskussionen auf Reddit, in denen sich Freiberufler über die optimale DMS-Lösung austauschen. Um die GoBD-Richtlinien sicherzustellen, empfehlen einige Nutzer das Programm ecoDMS, denn sie schätzen die lokale Speicherung sowie garantierte Rechtssicherheit. 

Allerdings wird die Benutzerfreundlichkeit teilweise als herausfordernd empfunden. Deshalb setzen auch viele auf Lexoffice, SevDesk oder WISO-Steuer, die ebenfalls mit cloudbasierten Lösungen und GoBD-Konformität werben. Jedoch fehlen in diesen Programmen manchmal spezifische Funktionen. 

TaxDome wird in öffentlichen Rezensionen vor allem für die Benutzerfreundlichkeit und das gute Preis-Leistungs-Verhältnis gelobt. Dieses Tool ist vor allem bei Steuerberatungen und Anwaltskanzleien als Buchhaltungssoftware beliebt. 

TaxDome: Effizientes Dokumentenmanagement für Unternehmen

TaxDome bietet eine ganzheitliche DMS-Lösung, die speziell für Steuerberater, Buchhalter und Dienstleister entwickelt wurde. Mit automatisierten Workflows, sicherer Cloud-Speicherung und einer intuitiven Benutzeroberfläche ermöglicht TaxDome eine effiziente Verwaltung aller geschäftlichen Dokumente.

Das bekommen Sie mit TaxDome als DMS-Lösung:

• Cloud-basiertes Dokumentenmanagement: Sicherer Zugriff auf Dateien von überall
• Automatisierte Workflows: Automatische Weiterleitung von Dokumenten und Erinnerungen für Mandanten
• Elektronische Signaturen: Verträge und Formulare direkt digital unterschreiben lassen
• Mandantenportal: Strukturierter Austausch mit Kunden über eine zentrale Plattform
• Integrierte Rechnungsstellung: Automatische Rechnungen direkt aus dem System versenden

Testen Sie TaxDome in der Live-Demo:

DMS-Einführung in Unternehmen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist ein strategischer Schritt, der sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert. Damit der Übergang von der klassischen Papierverwaltung zum digitalen Dokumentenmanagement reibungslos verläuft, empfehlen wir, die Einführung in 4 klar definierten Phasen zu strukturieren.

1. Bedarfsanalyse und Zieldefinition

Bevor ein DMS ausgewählt wird, sollten Sie in Ihrem Unternehmen alle aktuellen Prozesse des Dokumentenmanagements analysieren:

• Welche Art von Dokumenten fallen regelmäßig an?
• Wo entstehen Engpässe im bisherigen Dokumentenmanagement?
• Welche Abteilungen sind besonders betroffen?
• Welches Wachstum erwarte ich in den nächsten Jahren?
• Gibt es kommende oder neue rechtliche Vorschriften, die ich einhalten muss?
• Welches Budget steht mir für die DMS-Lösung zur Verfügung?
• Wie lange soll die Einarbeitung der Mitarbeiter dauern?
• Wie viel technisches Know How habe ich in meinem Betrieb?

Wenn Sie diese Fragen Schritt für Schritt abarbeiten, können Sie daraus konkrete Ziele und Anforderungen für Ihr DMS-System ableiten. Denn nur wenn Sie Ihren Bedarf klar eingrenzen, behalten Sie für die kommenden Entscheidungen einen guten Überblick. 

Denn nach diesem Schritt wissen Sie: 

• Welches Budget für die Umstellung und den Betrieb des DMS eingeplant ist
• Welche Funktionen in der Softwarelösung ein Muss sind
• Welche Aspekte der Rechtssicherheit Ihre Branche betrifft
• Ob Sie auf externe IT-Spezialisten angewiesen – oder ob Unklarheiten auch intern gelöst werden können

2. Auswahl der passenden DMS-Software

Nun können Sie dazu übergehen, nach einer passenden DMS-Software zu suchen. Anhand der Bedarfsanalyse vergleichen Sie mehrere Lösungen anhand Ihrer Anforderungen. Weil Sie sich zuvor schon intensiv Gedanken über Ihre Wunschlösung gemacht haben, können Sie viele Programme wahrscheinlich schnell ausschließen. 

Fokussieren Sie sich dabei erst auf die Programme, die eine kostenlose Testversion oder eine Demo anbieten. Auch ein unverbindliches Beratungsgespräch oder eine Einführung des Anbieters kann dabei helfen, eine Software erst einmal kennenzulernen. Damit reduzieren Sie auch das finanzielle Risiko, falls sich Ihre Auswahl als falsch herausstellen sollte. 

Während Sie sich mit den Programmen beschäftigen, prüfen Sie sorgfältig diese Kriterien: 

Benutzerfreundlichkeit: Können Sie und Ihre Mitarbeiter Funktionen leicht bedienen und Dokumente schnell aufrufen?

Skalierbarkeit: Achten Sie auf die AGBs und Vertragsbedingungen, wie flexibel neue Preispakete buchbar sind und Nutzer hinzugefügt werden können. 

Integration: Kann Ihre digitale Dokumentenverwaltung auch an Ihr CRM oder ERP nahtlos angeschlossen werden? 

Sicherheitsstandards: Kann der Anbieter die DSGVO-Konformität, eine sichere Datenverschlüsselung und manuelle Zugriffskontrollen gewährleisten?

3. Implementierung und Migration

Sobald Sie den für Sie geeigneten Anbieter gefunden haben, müssen Sie das neue Dokumentenmanagement in Ihre Betriebsabläufe integrieren. 

Besonders drei zentrale Maßnahmen sollten Sie bei der Integration durchführen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten: 

1. Datenmigration: Fehlerlose und vollständige Übertragung bestehender digitaler und gescannter Dokumente in das DMS. Dabei sollten Sie unter anderem auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von E-Mails und Buchhaltungsdokumente achten, die alle lückenlos in das neue System migriert werden müssen. 
2. Systemtests: Hier sollten Sie Funktionalität und Integration in bestehende IT-Infrastrukturen auf technische Fehler überprüfen. 
3. Pilotphase: Fangen Sie mit einem Testlauf in ausgewählten Abteilungen an, um Probleme und Optimierungspotenzial bereits im Vorfeld zu erkennen

4. Schulung der Mitarbeiter

Ein häufig unterschätzter Faktor für den Erfolg eines DMS ist die Akzeptanz der Belegschaft. Also müssen Sie umfangreiche Schulungen durchführen, um Berührungsängste mit dem neuen Programm abzubauen und den Umgang mit dem neuen System zu verbessern. 

Diese Schulungen sollten umfassen:

• Praktische Trainings: Hands-on-Workshops zur Nutzung des DMS
• Dokumentation von Arbeitsschritten: Bereitstellung von Anleitungen und FAQs
• Support: Bereitstellung von Ansprechpartnern für technische Fragen

Übersicht: Alle Schritte für die Einführung eines DMS in Unternehmen

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Thema Dokumentenmanagementsystem

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (Abkürzung: DMS) ist eine Software zur digitalen Verwaltung von Dokumenten. Es ermöglicht das Erfassen, Speichern, Organisieren und Suchen von Dateien an einem zentralen Ort. Ein DMS steigert die Effizienz, erleichtert den Zugriff auf Dokumente und unterstützt die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Welche DMS-Software eignet sich für kleine Unternehmen?

Kleine Unternehmen profitieren von benutzerfreundlichen und kosteneffizienten DMS-Lösungen. TaxDome eignet sich besonders für KMU, da es intuitive Funktionen und nahtlose Integration bietet. Alternativen sind DocuWare oder M-Files, die ebenfalls skalierbare Lösungen bereitstellen.

Was kostet ein Dokumentenmanagementsystem?

Die Kosten hängen von Anbieter, Funktionsumfang und Unternehmensgröße ab. Es gibt kostenlose Open-Source-Modelle sowie professionelle Lösungen wie TaxDome mit flexiblen Preismodellen. Neben Lizenzkosten können auch Ausgaben für Implementierung, Schulung und Support anfallen.

Fazit: Warum ein Dokumentenmanagementsystem unverzichtbar ist

Ein Dokumentenmanagementsystem verbessert die Verwaltung von Dateien, erhöht die Effizienz und gewährleistet mehr Sicherheit. Unternehmen jeder Größe profitieren von automatisierten Workflows, einer revisionssicheren Archivierung und einem schnellen Zugriff auf Dokumente. 

Durch eine strukturierte und zentrale Ablage lassen sich manuelle Aufgaben reduzieren, Suchzeiten verkürzen und Prozesse optimieren. So bleibt der Überblick über wichtige Unterlagen jederzeit erhalten und Arbeitsabläufe werden erheblich erleichtert.

Deshalb ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um TaxDome in Ihrem Unternehmen zu implementieren. Mit intuitiver Bedienung, sicherer Cloud-Speicherung und automatisierten Prozessen bietet TaxDome eine leistungsstarke Lösung für modernes Dokumentenmanagement. Testen Sie TaxDome jetzt und optimieren Sie Ihre Dokumentenprozesse!