Drei sichere Wege zum Teilen von Mandantendokumenten

Für Steuerkanzleien ist es unerlässlich, Dateien schnell und sicher mit ihren Mandanten zu teilen, da der Austausch von Dokumenten ein zentraler Bestandteil Ihrer Dienstleistung ist. Wenn Sie jedoch auf mehrere Dienste angewiesen sind oder der Austauschprozess kompliziert ist, kann dies zu Verzögerungen oder gar Frust bei Ihren Mandanten führen. Darüber hinaus möchten Ihre Mandanten sicher sein, dass ihre persönlichen und sensiblen Daten umfassend geschützt sind.

Doch wie können Sie Dokumente am besten mit Mandanten teilen? Hier sind drei sichere Wege.

Vertrauliche Dokumente sicher teilen

Viele Kanzleien unterschätzen die Bedeutung einer sicheren, mandantenorientierten Lösung für den Dateiaustausch. Wenn keine geeignete Lösung verwendet wird, kann der Austausch von Dateien risikobehaftet sein. Hier sind einige Gründe dafür:

Sensible Daten könnten offengelegt werden

Ohne einen sicheren Dateifreigabedienst besteht das Risiko, dass vertrauliche Mandantendaten (un)beabsichtigt offengelegt werden. Eine ungesicherte Übermittlung kann zu unbefugtem Zugriff auf Dokumenteninhalte führen.

Der Schutz personenbezogener Mandantendaten ist von höchster Wichtigkeit. Unachtsames Teilen von Dateien gefährdet die Vertraulichkeit dieser Informationen.

Eine einzige Datenschutzverletzung kann schwere Folgen haben:

• Verlust von Mandanten
• Erhebliche Kosten
• Verlust der Reputation

Selbst die größten Unternehmen der Welt sind vor Cyberangriffen nicht gefeit.

Sie sind dem Risiko von Cyberangriffen ausgesetzt

Die ungesicherte Weitergabe von Dokumenten erhöht nicht nur das Risiko der Offenlegung sensibler Daten, sondern auch die Gefahr von Cyberangriffen wie Man-in-the-Middle- oder Denial-of-Service-Attacken.

Eine sichere Dokumentenfreigabe minimiert sowohl das Risiko von Cyberangriffen als auch die unbeabsichtigte Preisgabe vertraulicher Informationen. Im Folgenden werden drei Methoden zur sicheren Dokumentenfreigabe vorgestellt.

1. Cloud-Schutz

Eine Möglichkeit, Dokumente sicher zu teilen, ist die Nutzung von Cloud-Diensten. Google Drive, Firefox Send und Microsoft OneDrive sind einige Beispiele für solche Dienste, die es Ihnen ermöglichen, Dateien sicher mit Ihren Mandanten zu teilen.

Sichere Cloud-Dienste verschlüsseln Dateien sowohl während des Uploads und Downloads als auch bei der Speicherung. Diese Verschlüsselung schützt Ihre Dateien vor unbefugtem Zugriff durch Hacker. Zudem können auf in der Cloud gespeicherte Dokumente jederzeit und von nahezu jedem internetfähigen Gerät aus zugegriffen werden.

Obwohl Cloud-Dienste bequem und oft kostenlos oder kostengünstig sind, gibt es auch einige Nachteile. Bei Google Drive beispielsweise müssen Sie den Zugriff für jede Datei manuell freigeben. Da es keine Möglichkeit zur Automatisierung der Dateifreigabe gibt, kann der Einsatz von Cloud-Diensten eine mühsame und zeitaufwändige Lösung darstellen.

Zudem besteht das Risiko menschlicher Fehler. Je größer Ihr Team ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass eine Datei versehentlich an die falsche Person gesendet wird oder vergessen wird, sie überhaupt zu teilen.

Ein grundlegender Cloud-Schutz, der auf den genannten Diensten basiert, bietet daher allein nicht ausreichend Sicherheit für Sie und Ihre Mandanten. Stattdessen sollten Sie eine Lösung in Betracht ziehen, die:

• mit dem Wachstum Ihrer Kanzlei Schritt hält.
• den Arbeitsablauf automatisiert, ohne die Sicherheit zu gefährden.
• sich nahtlos in Ihren bestehenden Workflow integrieren lässt.

Cloud-Schutz mag für bestimmte Dateien ausreichen, aber für den umfassenden Schutz sensibler Mandantendaten genügt er nicht. Wenn der Ruf Ihrer Kanzlei auf dem Spiel steht, ist es entscheidend, über die grundlegenden Methoden des Dokumentenaustauschs und die damit verbundene Sicherheit hinauszudenken.

2. Passwortgeschützte Dokumente

Eine weitere Methode, um Dokumente sicher zu teilen, ist der Passwortschutz. Mandanten können Dateien herunterladen, müssen jedoch ein Passwort eingeben, um darauf zugreifen zu können. Dies gewährleistet, dass nur der Mandant, der das Passwort besitzt, das Dokument einsehen kann. Dienste wie Adobe und Dropbox bieten diese Art der kennwortgeschützten Freigabe an.

Der Hauptvorteil des Passwortschutzes liegt in der eingeschränkten Zugänglichkeit. Besonders bei der Nutzung gemeinsamer Computer sorgt der Passwortschutz dafür, dass Unbefugte die Datei nicht öffnen oder einsehen können. Zudem kann der Einsatz von Passwörtern das Vertrauen der Mandanten stärken.

Allerdings erhöht der Passwortschutz auch die Komplexität des Freigabeprozesses. Passwörter müssen sicher weitergegeben werden, was zusätzlichen Aufwand bedeutet. Wenn Mandanten dazu neigen, Passwörter zu verlieren oder zu vergessen, kann die Dateifreigabe schnell umständlich und zeitraubend werden.

Ein weiteres Risiko besteht in der Verwendung schwacher Passwörter, die Hackern oder unbefugten Personen den Zugriff auf die Datei erleichtern können. Solche Szenarien können eintreten, wenn:

• Passwörter nicht auf sichere Weise weitergegeben werden
• Mandanten Passwörter notieren oder speichern und andere darauf zugreifen können

Dienste wie Dropbox oder Adobe sind ebenfalls mit zusätzlichen Kosten verbunden, die zwischen etwa 12 €/Monat und fast 120 €/Monat liegen können.

Die zusätzlichen Kosten und der erhöhte Aufwand, der mit dem Zugriff auf passwortgeschützte Dateien verbunden ist, machen diese Lösung zu einer weniger idealen Option. Passwortgeschützte Dateien bieten nur begrenzte Sicherheit für sensible Mandantendaten und können den Arbeitsfluss unnötig komplizieren.

Daher ist es empfehlenswert, eine robustere Lösung zu wählen, die nicht nur eine hohe Sicherheit bietet, sondern sich auch nahtlos in Ihre bestehenden Arbeitsabläufe integriert. 

3. Sicheres Mandantenportal

Sichere Mandantenportale, wie das TaxDome Mandantenportal, vereinen die Vorteile von Cloud-Technologie und Passwortschutz, ohne die typischen Herausforderungen und Risiken der herkömmlichen Lösungen. Dokumente können mühelos hochgeladen werden, und der sichere Zugriff erfolgt über eine zentrale, jederzeit und von jedem Gerät leicht zugängliche Plattform.

Mandanten können Dokumente in einem einzigen Hub scannen, hochladen, genehmigen und elektronisch unterzeichnen.

Anstatt mehrere Dienste zu nutzen, die leicht zu Verwirrung und Frustration führen können, bietet eine einzige Plattform wie TaxDome den Mandanten eine zentrale Anlaufstelle für all ihre Bedürfnisse. Mit nur einem Passwort können sie auf Dokumente zugreifen, diese hochladen und signieren. Auch Rechnungen lassen sich über das sichere Mandantenportal begleichen. Dank der Integration von Face ID und dem Zugriff über Smartphones müssen sich Mandanten keine Passwörter mehr merken.

In TaxDome werden Dokumente verschlüsselt und sicher in der Cloud gespeichert. Diese Cloud-Lösung ermöglicht den Zugriff auf Dateien von jedem internetfähigen Gerät. Sobald neue Dokumente hochgeladen und freigegeben werden, erhalten die Mandanten eine Benachrichtigung, damit sie sofort reagieren können.

Statt sich mit komplizierten Prozeduren auseinanderzusetzen, können Mandanten direkt in das Portal einloggen, um Dateien zu verwalten. Dieser optimierte Ansatz zur Dateifreigabe spart ihnen Zeit und reduziert den Stress erheblich.

Was ist zu tun, wenn eine Datei mit einer dritten Partei geteilt werden muss?

Das sichere Mandantenportal von TaxDome ermöglicht es Ihnen, Dateien auch an Dritte sicher weiterzugeben. Sie können einfach einen Freigabelink erstellen und ein Ablaufdatum festlegen. Die dritte Partei hat dann nur bis zu diesem Datum Zugriff auf die Datei.

Ablaufdaten bieten eine zusätzliche Sicherheitsebene bei der Weitergabe von Dateien an Dritte und gewährleisten, dass nur autorisierte Personen für einen begrenzten Zeitraum Zugang erhalten.

Fazit

Der Austausch von Dokumenten ist ein zentraler Bestandteil der Geschäftstätigkeit einer Steuerkanzlei. Ob Mandanten Dokumente mit Ihnen teilen oder Sie Dateien an Mandanten übermitteln, die Sicherheit steht dabei stets an erster Stelle.

Durch die Integration des sicheren und vollständig anpassbaren TaxDome Mandantenportals für den Dokumentenaustausch schützen Sie sensible Informationen und nutzen eine All-in-One-Lösung, die von Grund auf für höchste Sicherheit entwickelt wurde.