Papierlose Steuerkanzlei: Was Sie über E-Signaturen wissen sollten

Die fortschreitende Digitalisierung hat bereits in zahlreichen Branchen einen tiefgreifenden Wandel eingeleitet. In vielen Steuerkanzleien stellt die Umsetzung jedoch nach wie vor eine Herausforderung dar. Während viele Kanzleien das Thema Digitalisierung bereits aufgegriffen haben, besteht weiterhin großer Handlungsbedarf. Die Mandantenverwaltung findet noch überwiegend in Papierform statt, während die Kommunikation per Telefon und Post erfolgt. Die digitale Abgabe von Steuererklärungen ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, wird jedoch von der Mehrheit der Steuerpflichtigen bevorzugt. Eine moderne Kanzleiverwaltung muss her, die sowohl dem allgemeinen Zeitgeist, als auch den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht. Die Verwendung einer elektronischen Signatur wird in diesem Kontext eine zentrale Rolle spielen und künftig unabdingbar sein. 

Auch Steuerkanzleien, die ihre Mandanten bei der Erstellung und Einreichung von Steuererklärungen unterstützen, müssen eine elektronische Signatur nutzen. Selbst für Steuerprofis kann das Zurechtfinden in der Welt der elektronisch signierten Steuererklärungen mitunter verwirrend erscheinen. Dies ist darauf zurückzuführen, dass Steuerzahler, die ihre eigenen Steuererklärungen einreichen, einer Reihe von Anforderungen bezüglich ihrer Unterschrift unterliegen, während Steuerberater ganz andere E-Signatur-Anforderungen erfüllen müssen.

In diesem Beitrag erwarten Sie spannende Einblicke und Expertenmeinungen zu den Vorteilen von elektronisch unterzeichneten Steuererklärungen! Erfahren Sie, wie Steuerkanzleien auf E-Signaturen umsteigen und eine moderne Verwaltung fördern können – und das alles mit TaxDome – der smarten All-in-One Softwarelösung mit unbegrenzter Anzahl an E-Signaturen.

Vorteile der elektronisch signierten Steuererklärung

Ein wesentlicher Vorteil der Digitalisierung in Steuerkanzleien ist die damit verbundene Effizienzsteigerung. Die Vielzahl von Dokumenten und Verträgen, die in den Arbeitsprozessen einer Steuerkanzlei agieren und unterschrieben werden müssen, erscheint manchmal überwältigend. Mit E-Signaturen lässt sich die Dokumentenunterzeichnung nahtlos und ohne Autorisierungshürden in die digitalen Arbeitsprozesse Ihrer Kanzlei integrieren. Wichtig dabei ist, auf die richtige Softwarelösung zu setzen, die Ihre Arbeitsroutine mit extra Funktionen optimiert. E-Signaturen von mehreren Mandanten auf einem Dokument anfordern oder eine Qualifizierte E-Signatur (QES) für mehr Sicherheit hinzufügen können – das wird der neue Standard für viele Kanzleien sein.

Die Nutzung elektronischer Signaturen hat für Steuerberater und Steuerzahler den Vorteil, dass Dokumente von überall aus unterschrieben werden können. Dazu ist lediglich eine Software für E-Signaturen erforderlich. Der E-Signing-Prozess ist dadurch einfach, schnell und unkompliziert. Aber welche Vorteile bieten elektronisch unterzeichnete Steuererklärungen im Vergleich zu herkömmlichen papierbasierten Steuererklärungen?

• Spart Ihnen wertvolle Zeit – Mit elektronischen Signaturen können Sie die Bearbeitungszeit für wichtige Dokumente wie Steuererklärungen und Verträge für Ihre Dienstleistungen beschleunigen. Nie mehr drucken, scannen, Dokumente abschicken und ungewiss darauf warten, dass die Mandanten rechtzeitig unterschreiben und die Dokumente an Sie zurückschicken. Sie sparen wertvolle Zeit, während Ihre Profitabilität steigt
• Schnellere Entscheidungsfindung – Elektronisch signierte Steuererklärungen machen es einfacher und schneller, Entscheidungen zu treffen und in Ihren Arbeitsprozessen voranzukommen. E-Signaturen beschleunigen die Genehmigungsprozesse und die damit verbundenen Formalitäten. Wenn Sie und Ihre Mandanten in der Lage sind, Steuererklärungen elektronisch zu unterzeichnen, beschleunigt sich die Entscheidungsfindung und der Genehmigungsprozess.
• Kostenreduzierung – Die elektronische Unterzeichnung von Steuererklärungen ist sowohl für Sie als auch für Ihre Mandanten die günstigere Option. Sie sparen Papier-, Verpackungs-, Versand- und Portokosten. Außerdem können Sie die Anforderungen im Bereich Papiermanagement reduzieren und einen effizienteren Prozess für die Erstellung und Genehmigung von Rücksendungen einführen. 
• Sichert einen reibungslosen Dokumentenaustausch – Ein einfacher Fehler wie eine fehlende Unterschrift kann die Leistungserbringung bei der Erstellung und Einreichung von Steuererklärungen für Mandanten verzögern. Indem Sie Ihren Mandanten die Möglichkeit bieten, Steuererklärungen elektronisch zu unterzeichnen, sichern Sie einen reibungslosen Dokumentenaustausch und vermeiden unnötige Fehler. Darüber hinaus ermöglicht unser System eine effiziente Steuerung der Dokumentenprozesse bei gleichzeitiger Risikominimierung.
• Rechtlich bindend – Die EU-Gesetzgebung akzeptiert E-Signaturen als rechtlich bindend und wird diese bald obligatorisch einführen – erfahren Sie mehr darüber hier. Statt sich also mit endlosem Papierkram herumzuschlagen, ist die Entscheidung für eine elektronisch unterzeichnete Steuererklärung der einzige zukunftsfähige Weg. Solange Sie eine E-Signatur-Lösung wählen, die die EU-Standards für elektronische Unterschriften erfüllt, können Sie sicher sein, dass Ihre Dokumente rechtsverbindlich sind. 
• Es ist eine Win-Win-Situation für Mandanten und Kanzleien – Die Verwendung von elektronischen Signaturen vereinfacht den bei Steuererklärungen notwendigen Dokumentenaustausch und verringert bürokratische Prozesse. Die Finanzämter ermutigen die Steuerzahler, ihre Steuererklärungen elektronisch einzureichen, um schnellere Rückzahlungen zu erhalten. Durch die Akzeptanz von elektronisch unterzeichneten Steuererklärungen in Ihrer Kanzlei kommen Sie und Ihre Mandanten in den Genuss eines nahtlosen und bequemen Prozesses der Erstellung und Einreichung der Steuererklärung.

Auf papierlos umsteigen – Wie Kanzleien mit E-Signaturen anfangen können

Sie werden feststellen, dass sich Ihre Verwaltungsaufgaben erheblich verringern, sobald Sie auf Papier verzichten. Um loszulegen, besorgen Sie sich eine Steuerverwaltungssoftware wie TaxDome, die das elektronische Unterschreiben von Dokumenten ermöglicht. Wir stellen sicher, dass die Verwaltungssoftware alles bietet, was Sie brauchen, um den Prozess des elektronischen Unterschreibens einfach zu gestalten.

• Dokumente in das Mandantenkonto hochladen
• E-Signaturen von Mandanten anfordern
• Mehrere Unterzeichner hinzufügen
• Angeben, wo Mandanten unterschreiben müssen
• Die zu unterschreibenden Dokumente schnell und einfach versenden
• Mandanten daran erinnern, Dokumente zu unterzeichnen
• Ergänzung der qualifizierten elektronischen Signatur (QES), um die Identität des Steuerzahlers zu prüfen
• Überprüfung, wer Dokumente unterschrieben und abgelehnt hat
• Anzeigen, welche Mandantenkonten ausstehende E-Signaturen haben
• Dokumente herunterladen, nachdem die Mandanten sie unterschrieben haben

Länder, die elektronische Signaturen legalisiert haben

• Brasilien
• Chile
• Kolumbien
• Frankreich  
• Deutschland
• Italien
• Israel
• Japan
• Mexiko
• Niederlande
• Peru
• Portugal
• Spanien
• Vereinigtes Königreich

Sehen Sie sich die vollständige Liste der Länder an, in denen elektronische Signaturen legal anerkannt sind.

So integrieren Sie E-Signaturen in Ihrer Kanzlei

E-Signaturen sparen Ihrer Kanzlei Zeit und erlauben Ihren Mandanten, Dokumente wie Steuererklärungen von jedem Gerät aus zu unterschreiben. Obgleich eine Vielzahl an eigenständigen E-Signatur-Apps und -Software auf dem Markt verfügbar ist, kann deren Nutzung für Ihre Kanzleiverwaltung mit gewissen Unannehmlichkeiten verbunden sein.

Die Verwendung mehrerer Apps ist nicht nur für Ihre Mandanten frustrierend, sondern raubt auch Ihnen enorme Ressourcen. Um einen reibungslosen Arbeitsablauf in Ihrem Verwaltungsmanagement zu gewährleisten, sollten Sie sich für eine All-in-One-Lösung entscheiden, mit der Sie alles von der Mandantenimplementierung bis hin zu Dokumentenanfragen und Unterschriften verwalten können. Hier kommt die bewährte Steuerverwaltungssoftware TaxDome zur Hilfe.

Wenn Sie nach einer einfachen und effizienten Option suchen, den ersten Schritt in eine moderne, papierlose Kanzlei zu wagen und mit E-Signaturen anzufangen, ist TaxDomes E-Signatur e-Software die beste Lösung auf dem Markt:

• Konform mit der EU-Datenschutzgrundverordnung sowie dem ESIGN Act & UETA 
• TaxDome bietet unbegrenzte E-Signaturen mit einfacher Handhabung.
• Erfüllt und übertrifft eIDAS Sicherheitsmaßnahmen
• TaxDome E-Signaturen sind legal und verbindlich
• TaxDome bietet an einem Ort genau die Benutzererfahrung, die Ihr Unternehmen und Ihre Klienten benötigen
• TaxDome ermöglicht Ihnen die Verwaltung von E-Signaturen innerhalb von Kundenkonten
• TaxDome bietet zahlreiche Funktionen, darunter automatische Erinnerungen, mehrere Unterzeichner, Echtzeit-Ansicht des Workflows und mehr

Links: Die Kanzlei prüft den Status der Mandantendokumente; rechts: Der Mandant unterschreibt das Dokument.

Starten Sie durch mit TaxDome

Elektronische Unterschriften revolutionieren die Art und Weise, wie Kanzleien Steuererklärungen und andere wichtige Mandantendokumente authentifizieren. Mit der eingebauten E-Signatur-Funktion innerhalb des TaxDome-Portals können Sie und Ihre Mandanten Dokumente jetzt ganz einfach online unterschreiben.