Vier einfache Methoden zum Management von Mandantendokumenten (+3 Tipps zur Automatisierung Ihrer Dokumentenverwaltung)

Für Steuerberatungskanzleien und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, die Mandantenunterlagen regelmäßig bearbeiten, ist eine Mandantenportal-Software die Rettung. Während die Effizienz steigt und Kosten eingespart werden, bleibt die Mandantenerfahrung nicht auf der Strecke, was den innovativen Optimierungsfunktionen zu verdanken sei. Der herkömmliche Prozess des Versands, der Nachverfolgung und der Überprüfung von Belegen erweist sich oft als zeit- und ressourcenintensiv. Digitales Dokumentenmanagement kann diese Abläufe maßgeblich rationalisieren.

Ein Mandantenportal bietet eine effiziente Lösung, die es Ihren Mandanten ermöglicht, Unterlagen eigenständig und zeitnah zu übermitteln, wodurch der Bedarf an manuellen Erinnerungen minimiert wird. Nach dem Eingang der Dokumente können Sie mit TaxDome den weiteren Bearbeitungsvorgang mittels intuitiver Workflow-Automatisierungen optimieren. 

Vier Methoden zum Management von Mandantendokumenten

Mandantendokumente sind ein essenzieller Bestandteil Ihres Arbeitsablaufs. Ohne sie ist eine effektive Aufgabenbewältigung nicht möglich. Obwohl es diverse Methoden zur Beschaffung der benötigten Unterlagen gibt, bieten zentralisierte Plattformen wie TaxDome eine optimale Lösung für das Hochladen und die systematische Organisation von Mandantendokumenten.

1. Gemeinsamer Posteingang und E-Mail-Synchronisierung für Teams

Die Synchronisierung Ihrer E-Mails mit TaxDome macht das Hochladen von Dokumenten um einiges einfacher. Bei aktivierter E-Mail-Synchronisation werden die von Mandanten übermittelten Dateien automatisch in deren jeweiliges Profil im TaxDome-CRM überführt. Dies eliminiert für Ihr Team die Notwendigkeit manueller Dateitransfers und gewährleistet eine automatisierte Archivierung.

Die Synchronisationsfunktion agiert als zentraler digitaler Posteingang für Ihr gesamtes Team. Dies macht das redundante Setzen von CC-Empfängern obsolet, da alle berechtigten Teammitglieder direkten Einblick in die Mandantenkommunikation erhalten.

Die Implementierung eines gemeinsamen Team-Posteingangs in Kombination mit der E-Mail-Synchronisation spart nicht nur kostbare Zeit, sondern ermöglicht auch einen konstanten Informationsfluss innerhalb Ihres Teams.

2. Fragebögen und gezielte Umfragen

Eine effiziente Methode zur Akquise von Mandantendokumenten ist der Einsatz digitaler Fragebögen mit integrierten Dokumentenupload-Funktionen. Diese ermöglichen die Erstellung spezifischer Abfragen, die das Hochladen relevanter Unterlagen erfordern. Durch die Konfiguration als Pflichtfelder wird sichergestellt, dass Mandanten diese essentiellen Schritte nicht auslassen können.

TaxDome bietet mit dem „Fragebogen„-Tool eine fortschrittliche Lösung zur Gestaltung solcher digitalen Erhebungsinstrumente. Diese Fragebögen optimieren den Onboarding-Prozess und vereinfachen die Beschaffung erforderlicher Mandantenunterlagen, wodurch redundante Kommunikationsschleifen minimiert werden.

Bestimmen Sie, für welche Mandanten der Auftrag verfügbar sein soll, wie oft er sich wiederholt, legen Sie Start- und Enddatum fest und fügen Sie Automatisierungen hinzu.

Mit benutzerdefinierten Fragebogenvorlagen heben Sie sich deutlich von der Masse ab, wenn es um das Mandantenerlebnis beim Unterlagenaustausch geht.

• Diese Vorlagen können Sie gleichzeitig an mehrere Mandanten versenden und durch Automatisierungen steuern. So gewinnt Ihr Team wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben.
• Durch den systematischen Einsatz von Fragebögen stellen Sie sicher, dass keine wesentlichen Informationen übersehen werden.
• Automatische Erinnerungen entlasten Ihr Team von der manuellen Nachverfolgung ausstehender Antworten. Sie behalten mühelos den Überblick, für welchen Mandanten noch eine Rückmeldung aussteht.

Fragebögen und gezielte Umfragen sind effektive Instrumente, um Rückmeldungen von Ihren Mandanten einzuholen, ohne in zeitaufwendige Kommunikationsschleifen zu geraten. Durch den Einsatz von Vorlagen können Sie präzise die Informationen anfordern, die Sie benötigen. Dies ermöglicht es Ihnen, den Zeitaufwand für die Informationsbeschaffung deutlich zu reduzieren und sich stärker auf Ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

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3. Sicheres Hochladen von Dokumenten

Auch für weniger technikaffine Mandanten gibt es effiziente Lösungen zur Dokumentenübermittlung. Für Mandanten, die Schwierigkeiten mit dem Zugang zum Dokumentenportal haben, können Sie einen sicheren Link erstellen. Dieser ermöglicht ein unkompliziertes Hochladen von Dateien per Drag-and-Drop. Nach erfolgreicher Übermittlung wird der Zugang automatisch deaktiviert, um höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten.

4. Aufgabenliste für Mandanten

Die Erstellung von Aufgabenlisten für Mandantendokumente kann äußerst nützlich sein. Mandanten erhalten so einen Überblick über alle einzureichenden Unterlagen und können erledigte Aufgaben abhaken, sobald sie die entsprechenden Dateien übermittelt haben.

TaxDome bietet die Möglichkeit, Checklisten über sichere Nachrichten zu versenden. Sobald Mandanten alle Punkte der Liste abgearbeitet haben, erhält Ihr Team eine Benachrichtigung. Dies spart wertvolle Zeit, da eine fortlaufende manuelle Überprüfung des Dokumenteneingangs entfällt.

Checklisten sind eine einfache und vertraute Methode, um Dokumente von Mandanten zu erhalten. So funktioniert es:

• Ihr Team sendet eine direkte Nachricht mit einer Checkliste an den Mandanten.
• Der Mandant lädt die Datei direkt in die Nachricht hoch.
• Es besteht sogar die Möglichkeit, Dokumente direkt vom Smartphone aus zu scannen und zu übermitteln.
• Die Datei wird automatisch im Mandantenkonto Ihres CRM-Systems gespeichert.

Teammitglieder können Nachrichten manuell versenden oder automatisiert verschicken lassen. Beispielsweise können Sie monatlich oder quartalsweise automatisch Nachrichten mit Checklisten an Ihre Lohnbuchhaltungs- oder Buchhaltungsmandanten senden, um deren Unterlagen anzufordern. 

3 Tipps zur Automatisierung des Dokumentenaustausches

Möchten Sie das Hochladen von Dokumenten optimieren und noch mehr Zeit sparen? Hier sind drei clevere Methoden zur Automatisierung Ihrer Dokumentenverwaltung.

1. Gebündelter Versand von Fragebögen und Aufgabenlisten

Die meisten Fragebögen und Aufgabenlisten weisen große Ähnlichkeiten auf – Sie können diese einmalig erstellen und dann an mehrere Mandanten gleichzeitig versenden. Beispielsweise möchten Sie von Ihren Buchhaltungsmandanten Kontoauszüge anfordern und von Ihren Steuermandanten deren vorherige Steuererklärungen.

Mit TaxDome können Sie all diese Anfragen gebündelt versenden, sodass mehrere Mandanten den Fragebogen oder die Aufgabenliste gleichzeitig erhalten.

Ob Sie Mandanten an fehlende Unterlagen erinnern oder deren Steuererklärungen anfordern müssen – Massennachrichten und Organizer sparen wertvolle Zeit und fördern eine strukturierte Arbeitsweise.

2. Verwendung von Tags für einfache Filterung

Mandanten müssen verschiedene Dateien an Ihre Kanzlei übermitteln, und die Überwachung dieser Uploads kann zu einem Alptraum werden.

Mit TaxDome können Sie den Mandanten beim Hochladen spezifischer Dokumente Tags zuweisen. Sie können einen Tag beispielsweise als „Benötigt vorangegangene Steuererklärung“ oder „Kontoauszüge hochgeladen“ benennen, um später einfach filtern zu können.

3. Automatisierte Erinnerungen

Manchmal benötigen Mandanten eine Erinnerung, um ihre Dokumente zu übermitteln. Mit TaxDome können Sie automatische Erinnerungen für vergessliche Mandanten einrichten. Wann und wie oft diese Erinnerungen versendet werden, kann von Ihnen beliebig festgelegt werden.

Wenn ein Mandant beispielsweise nicht innerhalb von vier Tagen auf Ihre Nachricht “Bitte laden Sie Dokumente hoch” reagiert, erhält er automatisch eine kurze Erinnerung. Sie können auch die Häufigkeit der Erinnerungen steuern, um die Postfächer der Mandanten nicht mit Nachrichten zu überfluten.

Erinnerungen ersparen Ihrem Team manuelle Telefonanrufe oder E-Mails. In der Regel genügen ein oder zwei Erinnerungs-E-Mails, um Mandanten zur Reaktion und Einreichung ihrer Dokumente zu bewegen.

Fazit

Mandantendokumente sind ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit in Steuerberatungskanzleien und Wirtschaftsprüfungsbüros. Mit den richtigen Systemen können Sie Ihre Mandanten sanft zur Bereitstellung der erforderlichen Dokumente anleiten, den Dokumentenprozess optimieren und alle Mitarbeiter informieren, wenn Mandantenkonten für den nächsten Schritt bereit sind.