24 01 2021 / Produktivität

Wie Sie effektiv Ihre Buchhaltungs- und Steuerdienstleistungen abrechnen

Wie Sie effektiv Ihre Buchhaltungs- und Steuerdienstleistungen abrechnen

Als Steuerexperte ist es für Sie von fundamentaler Bedeutung, Ihren Kunden qualitativ hochwertige Dienstleistungen anzubieten und pünktlich bezahlt zu werden. Tatsache ist jedoch, dass die Art und Weise, wie Sie die Abrechnungs- und Zahlungsprozesse in Ihrem Unternehmen handhaben, den entscheidenden Unterschied ausmacht. Stellen Sie sich nur eine Frage: Sind Sie für einen entspannten Arbeitsablauf und maximalen Cashflow in der kommenden Steuersaison gerüstet? Falls nicht, müssen Sie lernen, wie Sie Kunden dazu bringen, ihre Rechnungen zu begleichen und dass Sie pünktlich bezahlt werden, und das immer.

Wenn Sie Ihre Kunden nicht effektiv abrechnen, werden Sie am Ende Geld verlieren, sei es durch verspätete Zahlungen, unzuverlässige Kunden oder andere Probleme. Hier sind fünf Möglichkeiten, wie Sie Ihren Abrechnungsprozess mit TaxDome aktualisieren, verbessern und automatisieren können. Mit der Möglichkeit, sich mehr auf Ihre Arbeit zu konzentrieren und Cashflow-Probleme zu vermeiden.

A Prüfen und aktualisieren Sie Ihre Zahlungsbedingungen

Wann versenden Sie Rechnungen? Leisten Kunden eine Anzahlung im Voraus? Was ist die Vorgehensweise, falls der Kunde nicht zahlt? Wann wird nachgehakt? Berechnen Sie Zinsen für verspätete Zahlungen? Dies sind einige Fragen, mit denen sich Steuerkanzleien beschäftigen.

Bei kleinen Unternehmen kommen verspätete Zahlungen sehr viel häufiger vor, als man denkt. Mehrere Steuerfachleute teilten auf Facebook ihre Erfahrungen mit, wie sie sich der Herausforderung stellten, Rechnungen manuell zu verschicken und zu hoffen, dass die Kunden pünktlich zahlen. In einigen Fällen zahlten Kunden nicht für erbrachte Dienstleistungen, bis rechtliche Schritte eingeleitet wurden und das auf Kosten der Steuerfachleute.

Diese Buchhaltungsexperten und Steuerfachleute sind sich einig, dass die Automatisierung ihres Abrechnungsprozesses viel Stress, wertvolle Zeit und sogar Geld gespart hat und sie anstatt Forderungen nachzulaufen, mehr Zeit für die Führung Ihres Unternehmens haben.

Quelle: Facebook

Um diese Probleme zu vermeiden, sollten Sie zunächst Ihre Zahlungsbedingungen prüfen und aktualisieren und klare Bestimmungen und Abrechnungsbedingungen festlegen. 

Das ist wahrscheinlich der beste Weg, um Missverständnisse beim Kunden zu vermeiden. Hier sind einige der Bedingungen, die Steuerfachleute in ihre Kundenverträge aufnehmen sollten, sowie bei der Rechnungsstellung:

  • Eine klare Definition der erbrachten Leistungen für den Kunden
  • Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsdatum
  • Fristen für die Leistungserbringung
  • Garantien, die mit dem Dienst bereitgestellt werden
  • Mahnungsgebühren – z.B. 2% pro Monat
  • Verspätete Liefer-und Zahlungsbedingungen
  • Die notwendige Kündigung, um aus dem Kunde-Unternehmer-Vertrag auszutreten

TaxDome macht es Ihnen leicht, die Zahlungen Ihrer Kunden einzutreiben, indem Sie mit unseren TaxDome-Verträgen Ihre Zahlungsbedingungen automatisch in die Rechnungen einfügen. Sie können einen Vertrag automatisch zur Unterzeichnung an den Kunden senden lassen. Das Gute ist, dass die Kunden ihn mit einer Web- oder Mobile App in TaxDome unterschreiben können – und mit Push-Benachrichtigungen wird es noch einfacher! 

Wie Kunden die TaxDome-Verträge via App unterzeichnen. 

Wir stellen Ihnen vorgefertigte Vertragsvorlagen zur Verfügung, die Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. 

Kopieren Sie einen beliebigen Vertrag aus der TaxDome-Bibliothek und passen Sie ihn an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

Bieten Sie verschiedene, schnelle und einfache Zahlungsoptionen an

Eine kürzlich durchgeführte Fiserv-Umfrage ergab, dass bis zu 70% der Befragten angaben, dass das Angebot von mehreren Zahlungsmethoden auf der Rechnung, die allgemeine Zufriedenheit mit dem Rechnungssteller erhöht. Einige Kunden bezahlen Sie vielleicht noch per Scheck, aber was ist mit denen, die andere Zahlungsmethoden wie Kreditkarten bevorzugen? Und sie lieben es, von ihrem Smartphone oder PC aus zu bezahlen!

Um eine effektive Abrechnung zu gewährleisten, sollten Sie verschiedene, schnelle, einfache und günstige Zahlungsmöglichkeiten gewährleisten. Teilen Sie Ihren Kunden mit, dass Sie ab jetzt verschiedene Zahlungsmethoden akzeptieren, um die Wahrscheinlichkeit sofortiger Zahlungen zu erhöhen und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. TaxDome bietet eine vollständig integrierte und sichere Zahlungsabwicklung an, sodass Ihre Kunden Sie jederzeit und von überall bezahlen können. Wir akzeptieren Kreditkartenzahlungen über Stripe und CPACharge. ACH-Zahlung kommt bald.

Durchführung sofortiger Abrechnung

Eine der besten Möglichkeiten, den Cashflow in Ihrem Unternehmen zu maximieren, besteht darin, die Rechnungen sofort und kontinuierlich zu versenden. Aber während der hektischen Steuersaison kann es leicht passieren, dass die Rechnungsstellung auf Ihrer immer länger werdenden To-do-Liste nach unten rutscht. Kundenzufriedenheit ist oft an die Fertigstellung der Arbeit gebunden, und wenn die Leistungen wie erwartet erbracht werden, ist es wahrscheinlicher, dass die Kunden Sie schnell bezahlen. 

Je länger Sie mit der Rechnungsstellung warten, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Kunden länger brauchen, Sie zu bezahlen. Stellen Sie eine pünktliche Zahlung sicher, indem Sie den Abrechnungszeitpunkt und die Abrechnungshäufigkeit automatisch auf der Grundlage der angebotenen Dienstleistung bestimmen. Zum Beispiel direkt nach dem Fertigstellen der Steuererklärung und für laufende monatliche Dienstleistungen. TaxDome automatisiert diesen Prozess für Ihr Unternehmen.

Es ermöglicht Ihnen und autorisierten Teammitgliedern, Rechnungen für einmalige Dienstleistungen zu versenden oder automatische Rechnungen an Kunden zu erstellen, wenn ein Auftrag in die nächste Phase kommt. Alles, was Sie tun müssen, ist zuerst benutzerdefinierte Rechnungsvorlagen erstellen. Sie können auch Erinnerungen für die Abrechnung einrichten, um Kunden zu benachrichtigen.

Standardisieren Sie Ihre Zahlungsoptionen

Wenn Sie Ihren Abrechnungsprozess optimieren möchten, sollten Sie auch Ihre Zahlungsoptionen standardisieren. Möchten Sie, dass Kunden vor Beginn der Dienstleistung eine Anzahlung von 25% oder 50% leisten? Oder möchten Sie ihnen eine flexible Zahlung mit gleichmäßigen monatlichen Raten anbieten? Es liegt ganz bei Ihnen, wie Sie sich entscheiden, den Kunden die Rechnungen zu stellen. Sie benötigen jedoch eine standardisierte Methode, um Zahlungen effektiver zu gestalten.

TaxDome macht es Ihnen leicht, automatische wiederkehrende Zahlungen einzurichten, die per Kreditkarte oder mit einer anderen Methode zu bestimmten Terminen erfolgen sollen. Es ermöglicht Ihnen außerdem einen automatischen Versand von Rechnungen per E-Mail und den Versand von Erinnerungen an den Kunden.

Kundendokumente mit Rechnungen verknüpfen

Wie stellen Sie sicher, dass die Kunden für die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen und die Zeit, die Sie in die Erstellung der Dokumente investieren, bezahlen? TaxDome macht das leicht. Vergessen Sie die Debitorenbuchhaltung, indem Sie Kundendateien mit bestimmten Rechnungen verknüpfen. Auf diese Weise sehen die Kunden, dass eine neue Datei verfügbar ist, können sie aber nicht herunterladen oder ansehen, bevor sie die Rechnung bezahlt haben. 

Erst einmal gezahlt wird das Dokument automatisch für den Kunden entsperrt, damit ihnen innerhalb ihres Accounts Zugriff darauf gewährt wird. Die Verknüpfung von den Dokumenten mit den Rechnungen stellt sicher, dass Sie jedes Mal für Ihre Leistungen entlohnt werden und vermeidet die Ungewissheit des Wartens, ob Kunden für erbrachte Leistungen bezahlen. 

Kimberlian C. – „Die Funktion, die mich überzeugt hat, war die Möglichkeit ein Dokument mit einer Rechnung zu verknüpfen. Ich musste keinem Kunden wegen der Bezahlung hinterherlaufen.“

Bieten Sie Ihren Kunden eine einheitliche Rechnungsstellung

Inzwischen sollten Sie bereits Ihre Zahlungsbedingungen aktualisiert, weitere benutzerfreundliche und schnelle Zahlungsoptionen eingerichtet, eine sofortige Rechnungsstellung implementiert und Ihre Zahlungsoptionen standardisiert haben. All diese Prozesse spielen eine große Rolle bei der Optimierung Ihres Abrechnungsprozesses. TaxDome automatisiert Ihren Rechnungsstellungsprozess, damit Sie Ihren Kunden ein einheitliches Erlebnis bieten können.

Kunden können ganz einfach Rechnungen bezahlen, Dokumente unterschreiben, Dokumente hochladen und Nachrichten versenden – alles in einem einzigen, individuell gestalteten Portal, ohne sich unzählige Log-in-Daten zu merken. Sie können TaxDome ebenfalls mit Zahlungsoptionen sowie QuickBooks und Stripe integrieren, um all Ihre Rechnungen und Zahlungen mit Ihrem internen Buchhaltungssystem zu synchronisieren.

Maria Kris

Maria Kris

Maria ist Marketingexpertin bei TaxDome. Da sie sowohl in der kundenspezifischen Software- als auch in der Produktentwicklung tätig war, weiß sie, worauf es den Kunden ankommt und wie sie dem Unternehmen zum Erfolg verhelfen kann. Sie hat Spaß an jeglichen Arten des Schreibens. Wenn sie nicht schreibt, sucht sie nach einer neuen Hypothese, die sie überprüfen kann.

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