18 01 2021 / Dokumenten-Workflow

Warum Excel nicht gut ist

Warum Excel nicht gut ist

Microsoft Excel ist eines der am häufigsten verwendeten Business-Tools. Seine Vorzüge liegen vor allem in der Möglichkeit, schnell etwas zusammenzuschustern – viele Firmen nutzen es, um Kunden, interne Arbeitsabläufe und Arbeitspläne zu verwalten. Leider ist es weit davon entfernt, perfekt zu sein. Tabellenkalkulationsfehler und die Abhängigkeit von manuellen Eingaben machen es zu einem schlechten Tool, um sich bei der Unternehmensführung auf Excel zu verlassen. 

Einige der größten Unternehmen der Welt haben aufgrund von Excel-Tabellenfehlern große Verluste erlitten. Hier sind einige Beispiele, von denen wir wissen (und es gibt wahrscheinlich 100x mehr Fälle, die den Unternehmen zu peinlich waren, um mit der Presse darüber zu sprechen): 

  • Ein Excel Copy-and-Paste Fehler führte 2013 zu einem Verlust von 24 Millionen Dollar für TransAlta.
  • Ein Excel Typo führte bei Kodak im Jahr 2005 zu einem Abfindungsfehler in Höhe von 11 Millionen Dollar.
  • Ein Excel Templating-Fehler führte dazu, dass AstraZeneca im Jahr 2011 versehentlich vertrauliche Informationen veröffentlichte.
  • Ein Excel Copy-and-Paste Fehler führte 2012 zu einem Handelsverlust von 6 Milliarden Dollar für JP Morgan.
  • Und erst kürzlich führte ein Excel Dateiformatfehler zum Verlust von Datensätzen von fast 16.000 bestätigten COVID-19-Fällen im britischen Track-and-Trace-Programm.

Warum passiert das? Obwohl Excel einfach zu bedienen und in hohem Maße anpassbar (und praktisch kostenlos) ist, ist es riskant, sich bei der Führung Ihres Unternehmens darauf zu verlassen. Hier sind sechs Gründe, warum die Verwendung von Excel für Ihre Unternehmensverwaltung eine schlechte Idee ist.

1. Excel muss manuell aktualisiert werden

Genau gesehen ist Excel ein leeres digitales Blatt Papier. Solange Sie es nicht mit Informationen füttern, weiß es nichts. Und sobald Sie etwas manuell eingeben, ist es veraltet, sobald sich die Welt außerhalb Ihrer Tabellenkalkulation ändert. Sie stecken in einem endlosen Zyklus der Aktualisierung von Informationen fest, die sofort wieder veraltet sind.

Denken Sie daran – niemand möchte täglich Stunden damit verbringen, Kundendaten in Tabellenkalkulationen zu aktualisieren oder den Workflow-Fortschritt zu überprüfen, um zugewiesene und erledigte Aufgaben zu sehen. Das ist mühsam und schlecht fürs Geschäft. Sie könnten diese Zeit nutzen, um:

  • an der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens zu arbeiten
  • um die Beziehungen zu Ihren Geschäftskunden aufzubauen
  • um Ihr Marketing zu verbessern
  • um Ihre Geschäftsabläufe und Systeme zu verbessern

Die Zeit, die mit der manuellen Aktualisierung von Kalkulationstabellen verschwendet wird, führt zu finanziellen Verlusten durch verlängerte Administrationszeiten bei der Arbeit an Kalkulationstabellen. Mit einer automatisierten Verwaltungsapp wie TaxDome können Sie dieses Problem ganz einfach lösen. Sie müssen sich nicht mehr auf manuelle Tabellenkalkulationen verlassen, um Informationen zu aktualisieren und Ihren Workflow zu verwalten

Mit TaxDome können Sie jetzt jeden Prozess automatisieren, den Sie während des gesamten Ablaufs eines bezahlten Steuer- oder Buchhaltungsauftrags oder des Onboarding-Prozesses eines Kunden durchführen würden. Aktualisieren Sie alle Informationen automatisch, wenn Sie neue Kundenkonten anlegen, wenn Kunden Dokumente hochladen und vieles mehr – und das alles ganz leicht. 

2. Es ist sehr anfällig für menschliche Fehler

Wie wir oben besprochen haben, werden alle Informationen in Excel manuell aktualisiert – und Menschen sind einfach nicht sehr gut darin. Menschliches Versagen ist eine der größten Herausforderungen bei der Verwendung von Excel-Tabellenblättern. Selbst der kleinste Fehler, der beim Erfassen, Eingeben und Analysieren wichtiger Daten oder bei der Verwaltung von Arbeitsabläufen für Ihre Buchhaltungskanzlei gemacht wird, kann sich nachteilig auf Ihre Geschäftsabläufe auswirken. 

Ein falscher Klick, das Überschreiben von Daten oder sogar ein versehentliches Hinzufügen oder Löschen einer Zelle kann zu großen Problemen führen. Wenn man mit vielen Daten arbeitet, kann es schwierig werden Fehler zu bemerken, und die meisten Benutzer bemerken die Fehler erst, wenn es zu spät ist. Sie können menschliche Fehler minimieren, indem Sie Ihren Verwaltungs-Workflow automatisieren.

3. Keine Automatisierung

Mit Tabellenkalkulationen zu arbeiten, bedeutet vor allem eines: viele manuelle, sich wiederholende Aufgaben, die leicht automatisiert werden können. Anstatt sich auf Excel für Ihr Kanzleimanagement zu verlassen, können Sie eine automatisierte Software verwenden, um mehr zu erledigen:

  • Automatische Aktualisierung von Kunden-Datensätzen 24/7
  • Automatisches Erstellen von Workflows und Aufträgen zu bestimmten Terminen
  • Automatisches Zuweisen gezielter Aufgaben an Ihre Teammitglieder
  • Automatisches Versenden von Willkommens-E-Mails, Dokumenten-Anforderungs-E-Mails und Erinnerungen
  • Automatische Generierung von Kundendatensätzen und Details in einem einzigen Profil

Denken Sie daran, wie viel Zeit Sie damit verbringen, Kunden hinterherzulaufen und nachzuhaken. Wäre es nicht großartig, wenn Sie etwas von einem Kunden benötigen, tatsächlich das bekommen würden, worum Sie gebeten haben, ohne dem Kunden hinterherlaufen zu müssen? TaxDome macht dies zur Realität. Noch besser: Sie können sogar automatische Erinnerungen einrichten, die die lästige Arbeit für Sie erledigen. 

Die Automatisierungen erinnern den Kunden an die zu erledigenden Aufgaben, damit Sie ihnen nicht mehr hinterherlaufen müssen, falls der Kunde etwas nicht rechtzeitig einreicht. Durch die Automatisierung dieser kritischen Workflow-Prozesse sparen Sie wertvolle Zeit, Mühe und Ressourcen und können Ihre Kanzlei einfacher verwalten. 

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4. Bietet keinen Überblick über den Geschäftsverlauf des Kunden

Bei der Verwendung von Excel sind Sie so ziemlich darauf beschränkt, nur das zu sehen, was Sie in einem bestimmten Tabellenblatt öffnen. Sie haben keine vollständige Übersicht darüber, was in Ihrem Arbeitsablauf und bei Ihren Kunden vor sich geht. In den meisten Fällen haben Sie verschiedene Blätter für jeden Prozess. Das bedeutet, dass Sie keinen Überblick über Ihren Arbeitsablauf haben. 

Sie benötigen eine bessere Möglichkeit zur Verwaltung und Anzeige von Kundendetails, damit Sie einen einwandfreien Service bieten können. Transparenz hilft Ihnen dabei, sich einen Überblick zu schaffen:

  • Alle E-Mails, die Sie an Kunden gesendet und von Ihnen empfangen haben
  • Alle Dateien, die Sie an Kunden gesendet und von Ihnen empfangen haben
  • Alle Kontaktdaten der Personen, die mit Ihren Kunden zu tun haben

Ohne all diese Informationen an einem Ort fehlt Ihnen die notwendige Übersicht, um Ihre Arbeit zu erledigen und Ihren Service effizienter zu gestalten. TaxDome bietet eine intelligente Benachrichtigungsfunktion – Inbox+, die Echtzeit-Benachrichtigungen über die Aktionen der Kunden und des Teams liefert, und all das auf einer einzigen Seite. Dieses All-in-One-Benachrichtigungszentrum bietet die Transparenz, die Sie für Ihre Projekte von Anfang bis Ende benötigen.  

Inbox+ informiert Sie über alle Änderungen in Ihrem Konto und lässt Sie wissen, in welchem Status sich die Benachrichtigungen befinden.

5. Beschränkte Zusammenarbeit

Zusammenarbeit ist der Schlüssel zum Betrieb einer  erfolgreichen Kanzlei. Wenn Sie über die Arbeit allein oder mit einem Partner weiter wachsen wollen, müssen Sie einen Überblick über die delegierten Aufgaben Ihrer Teammitglieder und den erzielten Fortschritt, die an Kunden gesendeten E-Mails, den Onboarding-Fortschritt und den gesamten Workflow haben. Excel bietet keine Zusammenarbeit – Teammitglieder müssen mit Datensilos arbeiten, anstatt im Team zusammenzuarbeiten. 

6. Fehlendes User Interface (UI)

Viele Leute sprechen nicht darüber, aber die Wahrheit ist, dass Excel nicht mit einer Benutzeroberfläche für die Anwendungen, die Sie darin erstellen, bereitgestellt wird. Es ist einfach, eine einfache Tabellenkalkulation zu erstellen, aber die Benutzer wünschen sich mehr interaktive Werkzeuge mit visuellen Elementen. Wenn es um Verwaltungsanwendungen geht, ist das User Interface (UI) von entscheidender Bedeutung. Sie und Ihr Team werden es täglich nutzen. Genauso wie Sie nicht mit Ihrer Familie in ein Campingzelt einziehen würden, würden wir Ihnen nicht empfehlen, Ihr eigenes Business-Management-System in Excel aufzubauen. 

Sie werden anfangen, Probleme wie reduzierte App-Benutzbarkeit, geringe Produktivität und sogar Fehler zu sehen. Nachlässigkeit bei der Benutzererfahrung schadet oft der Gesamtnutzbarkeit Ihrer Business-Tools. Das schlechte User Interface von Excel könnte das „unsichtbare“ Problem sein, mit dem Ihre Teammitglieder jeden Tag zu kämpfen haben.

Automatisieren Sie Ihr Kanzleimanagement

Der Umstieg von Excel, das Sie wahrscheinlich seit Jahren verwenden, kann abschreckend wirken. Aber wenn Sie die Gründe berücksichtigen, die wir besprochen haben, werden Sie sehen, dass es an der Zeit ist, eine integrierte Komplettlösung zur Verwaltung Ihrer Steuer- oder Buchhaltungskanzlei einzuführen. TaxDome ist ein All-in-One-System, das speziell für diesen Zweck entwickelt wurde. 

Sind Sie bereit loszulegen? Nehmen Sie an unserem Live-Demo teil. 

Maria Kris

Maria Kris

Maria ist Marketingexpertin bei TaxDome. Da sie sowohl in der kundenspezifischen Software- als auch in der Produktentwicklung tätig war, weiß sie, worauf es den Kunden ankommt und wie sie dem Unternehmen zum Erfolg verhelfen kann. Sie hat Spaß an jeglichen Arten des Schreibens. Wenn sie nicht schreibt, sucht sie nach einer neuen Hypothese, die sie überprüfen kann.

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