Cómo TaxDome Está Ayudando a una Empresa Contable de Criptomonedas Durante la Temporada Fiscal

¡Bienvenidos al #TestimonialThursday! La entrevista de esta semana es con Matt Metras, fundador de MDM Financial Services, una empresa familiar de servicios de preparación de impuestos especializada en la tributación de criptomonedas.

¿Por qué escogió TaxDome? 

Estaba buscando una herramienta de CRM, y mi empresa estaba dispersa en muchas plataformas. Era difícil mantener mi flujo de trabajo organizado, saber qué estaba por entregarse y cuándo, y qué flujos de trabajo estaban en proceso. Esto me llevó a la búsqueda de un nuevo software. 

La gente había recomendado mucho a TaxDome en los grupos de Facebook para profesionales fiscales. Como había una prueba gratis, pensé que no tenía nada que perder si lo intentaba.

¿Ha utilizado otros sistemas de gestión de empresas?

Estaba usando el CRM integrado en mi software de impuestos. Esto estuvo bien durante un tiempo, pero mi empresa se especializa en la contabilidad de criptomonedas, lo cual no se integraba con mi software, así que estaba haciendo las conciliaciones de criptomonedas completamente fuera del programa.

También estaba usando una herramienta gratuita llamada Wunderlist, pero no era lo suficientemente detallada como para mantenerme organizado. Además estaba usando HubSpot, pero nunca me comprometí realmente a ingresar toda mi información ahí. 

Una de las cosas que fue realmente agradable sobre TaxDome fue la habilidad de poder importar en masa, y no tener que introducir cada cliente uno por uno o ingresar las direcciones de correo electrónico manualmente.

¿Cuál ha sido la retroalimentación de sus clientes? 

La posibilidad de firmar y pagar directamente en el portal ha sido muy bien recibida por mis clientes. 

Ni siquiera estaba buscando una nueva herramienta de portal y, de hecho, dudaba en cambiar, especialmente en plena temporada fiscal. Además, ya había dedicado mucho tiempo en entrenar a mis clientes para que utilizaran el que tenía. Pero a ese le faltaba funcionalidad. 

Al final, fue una transición muy fluida para mis clientes. El proceso de registro de la cuenta ha sido perfecto- sólo tienen que hacer click y crear una contraseña. No tengo que crear códigos especiales ni complicarme la vida para configurar a alguien- es realmente fácil.

¿Qué diferencia ha marcado para su empresa la integración de sus procesos de negocios con TaxDome?

Todavía no estoy en un punto en el que están completamente integrados. Todavía estoy programando mi agenda fuera de TaxDome. Además, estoy utilizando tres plataformas diferentes de contabilidad de criptomonedas. Estoy esperando que alguien, en algún lugar, presente algo que combine todo en una sola plataforma. 

Pero en general, he estado muy contento. Siempre tengo dudas sobre la transición a un nuevo software—¡especialmente en enero, cuando comienza la temporada fiscal!— pero he estado muy satisfecho.

El hecho de poder solicitar firmas inmediatamente y adjuntar y bloquear facturas a los documentos ha sido crucial. 

Con una declaración de la renta, puedes no presentarla hasta que te paguen. Con las hojas de cálculo y el criptoanálisis, no tengo ninguna ventaja luego de enviar los documentos.

Mi problema era más la lentitud de los pagos que la falta de pago. Al poder bloquear los archivos a las facturas, ahora me pagan mucho más rápido. Y no tener que acosar a la gente ha sido genial. 

También me gusta el aspecto móvil— que me permite hacer cambios rápidos sobre la marcha. Si me gustaría que la función de proyectos se viera mejor en el teléfono. Es útil, pero no tan práctica como la versión en computadora.

¿Utiliza proyectos o alguna de las herramientas de gestión de tareas?  

Las tareas y los proyectos son con lo que más trabajo. Paso el 90 por ciento de mi tiempo en la pantalla de proyectos, haciendo seguimiento a todos los estados de los clientes y dónde se encuentra cada uno en el proceso. ¡Es lo que más tiempo me ahorra!

También utilizo las acciones automatizadas— pero no a su máximo potencial. Cuando agrego un cliente a un proceso, las tareas automatizadas se activan para mi equipo. Y tengo más acciones automatizadas configuradas para cuando se acepta un archivo electrónico: Los clientes reciben un correo electrónico automático cuando su declaración de renta es reconocida por el IRS y el estado. ¡Mucha gente lo aprecia, y yo aprecio no tener que hacer nada de esto a mano!

También utilizo los Mensajes para mantener organizadas las preguntas para el cliente.

Lo que sería realmente útil para mí es que el contenido del mensaje estuviera expuesto directamente en el correo electrónico. Pero, ¡la seguridad es un gran problema, así que entiendo que pequen por ser precavidos!

¿Ha sido una gran curva de aprendizaje?

No, la verdad es que no. Es sencillo y está bien organizado. Cuando descubres cómo hacer algo por primera vez, no tienes que volver a aprender— es intuitivo.

Estoy contento de que cuando he tenido preguntas, el equipo de asistencia ha sido muy receptivo. Es súper alentador ver eso en una empresa. 

¿Su equipo trabaja a distancia o desde una oficina?  

Trabajamos a distancia. Me reúno físicamente con cerca del 25 por ciento de mis clientes; el resto son a distancia. 

Siempre consideramos realizar mejoras en TaxDome y nos gusta informarle de nuestras actualizaciones y de las fechas de lanzamiento previstas. ¿Hay funciones que cree que faltan? ¿O características que le gustaría que agregaramos? 

Sé que el KBA viene pronto; eso será muy útil. Me gustaría ver un número que indique el periodo de tiempo que un cliente ha estado en una etapa determinada en los proyectos. 

[¡Ésta función ya está disponible!]

La comunidad de Facebook ha sido genial para sugerencias y realmente me gusta que las nuevas actualizaciones sean publicadas allí— en caso de que no las vea en el correo electrónico.

¿Algún otro comentario? 

¡Se me olvidó mencionar que la biblioteca de organizadores es increíble! Sólo utilizo organizadores para clientes nuevos, pero es tan agradable no tener que crearlos desde cero.