BHR Finans & Regnskap AS: lograr que la eficiencia crezca un 9% en 12 meses con TaxDome

Staff: 13 empleados

Locación: oficinas en Sandefjord and Sandnes, Norway  

Servicios ofrecidos: contabilidad, registro de empresas, servicios de nóminas, asesoramiento 

Comenzó a utilizar TaxDome 16 de diciembre de 2022

Estadística de crecimiento: añadió 20 nuevos clientes el año pasado

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Conoce a Ekaterina Verulidze, directora general de BHR Finans & Regnskap, una empresa de contabilidad con sede en Noruega. Con oficinas en Sandefjord y Sandnes, BHR Finans & Regnskap AS es una empresa mediana de 13 empleados que atiende a unos 250 clientes de diversos sectores, como la construcción, el transporte y el sector marítimo.

BHR Finans & Regnskap AS ofrece una amplia gama de servicios, desde teneduría de libros y nóminas hasta informes financieros y cuentas anuales. También ayudan a los clientes internacionales a registrarse en la Administración Tributaria noruega, y a sus empleados con el papeleo necesario.

A la luz de las recientes directivas de la UE contra el blanqueo de capitales, Noruega ha actualizado su Ley contra el Blanqueo de Capitales para incluir requisitos más estrictos en materia de diligencia debida con los clientes y control de las transacciones. 

Para garantizar que la empresa está bien posicionada para ayudar a los clientes a cumplir los nuevos requisitos, BHR Finans & Regnskap buscó una solución para racionalizar y organizar sus procesos.

Ekaterina nos explica cómo TaxDome ayudó a BHR Finans & Regnskap a conseguirlo.

El Reto

Proceso de incorporación manual en varios pasos

Desde las revisiones de los clientes hasta la firma de los contratos, todo se hacía a mano a través de múltiples sistemas. Como señaló Ekaterina:

De hecho, tenía una lista manual de los nuevos clientes que entraban. Y luego tenía que buscar una tabla de Excel y marcar todos los pasos que había que dar.

Al atender a varios clientes nuevos a la vez, este proceso se volvía aún más difícil: vulnerable a los errores humanos y extremadamente lento, dado el volumen de tareas administrativas que implicaba.

Descubre cómo Tatsiana Bender utiliza TaxDome para automatizar el proceso de recopilación de documentación para sus más de 100 clientes>>

Falta de supervisión

Sin una solución consolidada, el estado de cada cliente estaba en varios sitios y el equipo tenía que comprobarlos todos, como explica Ekaterina:

Yo también tenía que verificar cada vez tanto Excel como el sistema de control de calidad para obtener una visión de conjunto….

Añadió que el aspecto más importante del proceso es «conseguir el control y tener el control sobre el estado cuando hay tantos clientes diferentes».

Aunque este planteamiento funcionó al principio, la ampliación eficiente exigía racionalizar este proceso descentralizado en un solo sistema.

Una empresa que presta servicios a 1.700 clientes gracias a la consolidación de su pila tecnológica para la gestión de proyectos, documentos, comunicaciones y otras funciones en TaxDome>>.

Atender a clientes de distintos países

Además, atender las necesidades de clientes de distintos países complicaba aún más las cosas. Ahora se necesitaban más idiomas, así como documentos, cuestionarios y correos electrónicos personalizados. La creación manual de materiales personalizados sobrecarga al personal de la empresa.

La solución

Flujos de trabajo automatizados para la incorporación de clientes

Con la integración del sitio web de TaxDome, los flujos de trabajo de incorporación se activan automáticamente cuando los nuevos clientes envían consultas. Como explicó el director general de la empresa:

Uno de nuestros objetivos es crecer… Y creo que la primera experiencia del cliente es muy importante.

Los recordatorios integrados y las notificaciones de estado de TaxDome añaden transparencia y agilizan el seguimiento del recorrido de cada cliente sin supervisión manual. Esta automatización se complementa con la función Inbox+ de TaxDome, que centraliza las interacciones críticas con los clientes, incluidos los envíos de formularios, las aprobaciones de documentos, los mensajes nuevos y mucho más. 

Más que simples notificaciones, Inbox+ sirve como un centro unificado para finalizar tareas, ver documentos y comunicarse con los clientes, manteniendo todo lo relacionado con un proyecto en un espacio de colaboración.

Visión general de todos los procesos de los clientes

En su búsqueda de un crecimiento sostenible, BHR Finans & Regnskap AS optó por TaxDome como sistema centralizado y fuente única de información para el seguimiento de toda la información y documentación de sus clientes, de modo que pudieran mantener la supervisión. Como dijo Ekaterina:

Con TaxDome, conseguimos tener una visión general de todo el proceso… TaxDome nos ha ayudado a tener una visión general buena y estructurada.

Esto fue posible gracias a los proyectos de TaxDome, que son visualizaciones de proyectos con etapas particulares. A medida que los trabajos avanzan a través de pasos predefinidos en el proyecto, los equipos mantienen la visibilidad de dónde se encuentra cada asignación de cliente.

A continuación veremos cómo TaxDome proporciona a Polaris Tax & Accounting un detalle de todas las tareas, trabajos y flujos de trabajo>>

Personalización y experiencias personalizadas

Atender a una clientela diversa exige adaptabilidad: personalizar idiomas, documentos y procesos sobre la marcha. TaxDome proporcionó la flexibilidad que BHR Finans & Regnskap necesitaba para atender a clientes de todo el mundo.

Las capacidades multilingües de TaxDome ahorran un tiempo valioso al tiempo que garantizan una experiencia positiva para los clientes globales. Ekaterina comentó:

Los clientes están muy contentos cuando reciben información en su idioma.

La empresa también aumentó su eficiencia creando correos electrónicos y formularios personalizados. Por ejemplo, los formularios de TaxDome simplifican el proceso del cuestionario del cliente: en lugar de formularios PDF genéricos, los formularios se adaptan en tiempo real con lógica condicional para mostrar sólo las preguntas relevantes en función de las respuestas del cliente.

Y la versatilidad de TaxDome va aún más allá: puede crear flujos de trabajo totalmente personalizados para gestionar procesos exclusivos de los clientes. La lógica condicional basada en etiquetas asignadas permite añadir pasos especializados, como requisitos de documentación adicionales o el envío de correos electrónicos personalizados.

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Escalabilidad gracias a la mejora de la experiencia del cliente

• Ahorro significativo de tiempo: la automatización elimina el trabajo administrativo manual, lo que permite a la empresa asignar recursos al crecimiento y a atender a más clientes.
• Captación de clientes más fácil: los nuevos clientes pueden completar el proceso de incorporación con una guía automatizada paso a paso en su propio idioma.
• Mejora de la imagen profesional: los correos electrónicos personalizados a tiempo y los recordatorios automáticos, junto con el sitio web de la marca, hacen que la empresa parezca más profesional y creíble para los nuevos clientes.

Con flujos de trabajo inteligentes, una vista consolidada y la capacidad de personalizar según sus necesidades, TaxDome ayudó a BHR Finans & Regnskap a mejorar la experiencia del cliente y desbloquear la escalabilidad y el crecimiento.

Si tu objetivo también es escalar operaciones de forma eficiente, TaxDome puede ser una gran opción para ayudarte a agilizar los flujos de trabajo y liberar el tiempo que necesitas. Ponte en contacto con nosotros para obtener una demostración personalizada.