Joe Bourque AR sobre TaxDome “Todo Es Automático – Eso es lo que me encanta”

Lea cómo TaxDome le ha permitido a un Agente Registrado (y capitán de bomberos) hacer crecer su empresa contable más de un 30% este año, mientras mantiene dos trabajos. Con TaxDome, Joe pudo ahorrar tiempo y automatizar procesos para así poder concentrarse en el crecimiento de su empresa.

¡Bienvenidos a #TestimonialThursday! La entrevista de esta semana es con Joe Bourque, el fundador de JB Taxes, quien ha estado preparando declaraciones e impuestos por más de 6 años. A medida que su base de clientes crecía, él buscaba una solución de software que le ahorrara tiempo y le proporcionara una plataforma fácil de usar para comunicarse con sus clientes.

¿Por qué escogió TaxDome? 

TaxDome fue un regalo del cielo para mí este año. Durante los últimos cinco años había estado utilizando SecureFilePro con Drake, y el potencial de lo que ofrecía era limitado. Estaba buscando algo más. Empecé a buscar, a investigar en Google y a preguntarle a otras personas del sector. Me encontré con OfficeTools, Canopy y unas cuantas otras empresas. De repente, apareció TaxDome, y me uní a la demostración en vivo e hice una prueba gratuita; hice lo mismo con Canopy. Estos eran mis dos contendientes. Me pareció que TaxDome era más fácil de usar- pude entenderlo mucho más rápido que a Canopy. Además, TaxDome tenía y podía ofrecer más de lo que yo estaba buscando.

Mi base de clientes ha crecido bastante, y sabía que iba a crecer aún más este año (lo hizo en un 30%). Necesitaba algo que me ayudara a gestionar mi flujo de trabajo y comunicaciones con los clientes, además de un potente portal de clientes. Quería algo que mis clientes pudieran utilizar sin ninguna dificultad. Cuando estuve curioseando con TaxDome pude ver lo fácil que sería de utilizar para mis clientes (además, esta es una gran función: podría ver lo que el cliente veía en cualquier momento) y que sería capaz de ayudarles si surgía alguna pregunta.

Aparte de las funciones principales, también están los detalles pequeños . Podía crear una página web (no tenía ninguna) y no tenía que comprar una de un proveedor diferente: ¡Este era un atractivo principal para mí!

TaxDome tiene almacenamiento ilimitado; SecureFilePro tiene una limitación de almacenamiento. Especialmente cuando los clientes toman fotos, eso devora almacenamiento inmediatamente. No soy de los que llenan el espacio en la nube con tonterías, pero tener la opción ilimitada y no tener que preocuparme por gestionar el espacio de almacenamiento es un gran peso que me quito de mis hombros.

TaxDome ofrecía mucha más funcionalidad- y por un precio razonable. SecureFilePro se integra muy bien con Drake, pero en realidad esto importa mucho menos de lo que yo pensaba. Mis clientes no sabían cómo usarlo o tenían dificultades. No he tenido ni un solo cliente que me haya preguntado cómo usar TaxDome: simplemente funciona. Los envío a mi página web, hacen click en «Portal de Clientes», crean su propia cuenta si no los he importado todavía, y luego cargan documentos. Recibo notificaciones por correo electrónico de que los documentos han sido cargados y eso es todo. No tener que ocuparme de gestionar esto para mis clientes es un gran ahorro de tiempo, y sin duda alguna, ¡seré un cliente por muchos años!

¿Ha utilizado otros sistemas de gestión empresarial? 

No he utilizado antes un sistema enfocado en gestión de empresas, sólo un portal de documentos.

Utilizo Drake para preparar declaraciones de renta, y es posible gestionar el estado de cada cliente . Personalicé esto en mi software Drake y lo utilicé para mi flujo de trabajo, pero es bastante limitado. Lo estaba haciendo funcionar, pero TaxDome lo ha vuelto mucho más fácil.

¿Cuál ha sido la retroalimentación de sus clientes?

«Fácil de usar» es el comentario más común que recibo. Les encanta. Mi cuñado vive en Canadá y estaba hablando con él por teléfono y, como todos los otros clientes que me han contado su opinión, me dijo: «Esto es realmente genial y fácil de usar”.

Los pocos clientes a los que les pregunté proactivamente todos dijeron que era fácil de usar, y el hecho de que no haya habido quejas ni preguntas es lo más importante. La ausencia de noticias es una buena noticia. Con las soluciones anteriores, el 20% de mis clientes me llamaban y tenían dificultades; ahora no pasa nada de eso.

¿Utiliza los proyectos o alguna de las herramientas de gestión de tareas?

Cuando volvieron los organizadores personalizables, para mí fue una gran función. Creé un organizador que tiene cerca de 45 preguntas, el cual me ha ayudado tremendamente. Lo vinculé a mi proyecto, así cuando el cliente entra a la etapa correcta dentro de un proyecto, el organizador es creado automáticamente. 

Todo es automático—eso es lo que me encanta. Todos mis clientes virtuales completan los organizadores y esto me ha ahorrado mucho tiempo.

No he podido utilizar TaxDome en su totalidad este año ya que estaba en proceso de transición. Ahora que veo lo potente que son estas herramientas, voy a crear más plantillas de organizador para diferentes tipos de clientes y crear nuevos proyectos para seguir estando organizándome más y más. 

Con los proyectos realmente no me tengo que preocupar. Me liberan tiempo, así puedo enfocarme más en mis clientes y en tener el trabajo listo, en lugar de ocuparme de un montón de pequeñas tareas. Soy un propietario independiente y no tengo empleados, así que las automatizaciones son la ayuda adicional que necesito. TaxDome es mi gerente de oficina, mi facturador, mi flujo de trabajo, mi correo electrónico: se encarga de todo. 

¿Ha sido una gran curva de aprendizaje? 

Para nada.  Probé con Canopy. Me dieron una prueba de 14 días y me pareció que la curva de aprendizaje era mucho mayor. 

Si no sabía algo en TaxDome, utilizaba el botón de asistencia en la esquina superior derecha, y podía escribir mi consulta allí mismo. Además, la sección de asistencia y las herramientas de incorporación paso-a-paso están muy bien expuestas. El contenido se lee bien y es fácil de seguir. No tuve ningún problema para seguirlo.

¿Trabaja a distancia o en una oficina?

Estoy en medio de los dos, entre el trabajo físico y el virtual. Preparar declaraciones es mi segundo trabajo; soy capitán de bomberos a tiempo completo (y también paramédico) con mi departamento de bomberos, y comencé en los impuestos hace unos seis años. El año pasado obtuve la certificación de Agente Registrado. Empecé preparando los impuestos de mis amigos y familiares, y mi negocio ha ido creciendo. Tengo una oficina en casa para los clientes que acuden a mí, visito a algunos clientes en persona si están dentro de un radio de distancia, y tengo muchos clientes virtuales (esta parte de mi negocio ha crecido, obviamente, con el Covid).

¿Algún otro comentario? 

Estoy muy contento con mi decisión de utilizar TaxDome este año. La retroalimentación por parte de mis clientes ha sido muy positiva. Soy una oficina 100% digital, y poder utilizar una forma segura y simple para acceder a los documentos de los clientes en cualquier momento ha sido un gran punto de atracción para mí. Ya no tengo que ser un asistente personal para mis clientes. Seguiré con TaxDome por mucho tiempo.