La experiencia de Joseph & Hetrick: Aumentar los ingresos un 50% con TaxDome

Conozca a Randy Joseph y Deva Hetrick, co-fundadores de Joseph & Hetrick, LLC. En 1988 Randy abrió su propia empresa fiscal y la manejó exitosamente hasta el 2011, cuando decidió venderla. Al inicio, la intención era retirarse y enfocarse en el arte, activismo y pasar tiempo con su familia. Los planes de Randy se vieron alterados por un nuevo plan: su hija, Deva, decidió que quería aprender el oficio familiar. 

En el 2013, madre e hija unieron fuerzas y co-fundaron una nueva empresa en la que ambas eran socias. El dúo ha descubierto que su mezcla única de  experiencia, emprendimiento y confianza les ha permitido alcanzar el éxito. Actualmente están centrando sus esfuerzos en contratar y ampliar su negocio- con TaxDome . En 2021, su objetivo es aumentar sus ingresos un 50%.

Le preguntamos a Deva qué fue lo que las llevó a fijarse un objetivo tan alto y cómo piensan cumplirlo:

“Este otoño [2020], pensamos mucho en nuestros objetivos de crecimiento. Decidimos contratar a un administrador y trasladarnos a TaxDome. Realmente queríamos mejorar nuestra forma de trabajar utilizando la tecnología remota. Así que ahora estamos en un proceso de deshacernos de muchos softwares antiguos ya que todo se pueda hacer con TaxDome”. 

Escalar el equipo 

Contratar un nuevo equipo puede ser un gran reto. Durante años ha tenido los mismos procesos establecidos. Contratar a una nueva persona significa reconsiderar o incluso reconstruir los flujos de trabajo que ya tenía.

Joseph & Hetrick fueron afortunadas al contratar a Linden, quién se ha convertido en un verdadero miembro del equipo, con sus propias ideas y responsabilidades. 

“Inicialmente contratamos un administrador para trasladar sus archivos de Dropbox y ShareFile a TaxDome. Pero cuando entró a TaxDome, nos comenzó a ayudar a desarrollar mejores procesos, automatizaciones y mensajería dentro de TaxDome. Nos encanta que Linden le pueda enviar mensajes a nuestros clientes en TaxDome, así nuestros clientes están llegando a conocernos a los tres como un equipo.”

Involucrar a Linden en el desarrollo de procesos en torno a TaxDome fue un cambio radical. Vea a Randy y Deva hablando sobre la contratación y la incorporación de nuevo personal:

Eliminar el exceso de aplicaciones y pasar a lo digital 

Randy admite que su crecimiento ha sido exitoso porque son una empresa intergeneracional. Ella no se sentía tan cómoda con las nuevas tecnologías, pero Deva se encargó de liderarlas.

Cuando las empresas empiezan a adoptar la tecnología en sus procesos, tienden a suscribirse a un montón de aplicaciones diferentes para satisfacer las necesidades de su negocio. Al ser TaxDome una solución todo en uno, Joseph & Hetrick pudieron reducir los costos y la sobrecarga de aplicaciones al eliminar muchas herramientas que ya no necesitaban.

“Nos deshicimos de ShareFile, Dropbox, Zoho y Right Signature. Zoho era nuestro antiguo CRM (Sistema de gestión de clientes), ShareFile era nuestro portal de clientes y Dropbox el sistema de almacenamiento de nuestros archivos internos. Era una locura. Ahora todo ha sido simplificado con TaxDome”.

TaxDome también permitió al equipo convertirse finalmente en una empresa 100% digital. Le tomó 7 años a Joseph & Hetrick finalmente librarse del papeleo físico. Randy explica: 

“Yo hice mi transformación digital hace 10 años. Cuando empiezas, todavía hay mucho papel por todos lados. Cuando empezamos esta nueva empresa juntas, me empeñe en no arrastrar a Deva al pasado, sino llevarnos al futuro con su ayuda. Nos hemos vuelto realmente digitales utilizando diferentes tipos de herramientas”. 

Aumentar su base de clientes 

Utilizar tecnología moderna no solo ha impactado las operaciones internas de la empresa, sino también ha generado muy buena retroalimentación de sus clientes. Los millennials quieren (y esperan) tener una excelente experiencia como usuarios.  

“Una gran parte de nuestros clientes son desarrolladores de software y gente de la industria tecnológica en Seattle. Trabajamos con muchos empleados de Amazon, Microsoft y otras startups de tecnología. Queríamos asegurarnos de estar al nivel de nuestros clientes. Esta es una insignia de honor que llevamos con orgullo hoy en dia”.  

Muchos nuevos clientes llegan recomendados a Joseph & Hetrick, y su proceso de incorporación rápido y ágil causa una gran impresión en los clientes. Deva recuerda: 

“»Hace poco incorporé a un hombre que vive en otro estado. Él trataba de decidir si quería seguir con su contacto local. Cuando al final se decidió por nosotros, y lo incorporamos una hora después, dijo: ‘Vaya, solo con el uso de TaxDome ya me alegro de haberme cambiado a su empresa’. Creo que así los clientes sienten que van a estar bien atendidos «.

Automatizar la comunicación con los clientes 

Le preguntamos a Randy y Deva sobre qué era lo peor de la temporada fiscal. Su respuesta fue- el deterioro en la comunicación con los clientes. 

“Llegamos a un punto en el que teníamos muchos clientes en plena temporada de fiscal y no teníamos tiempo de informarles de lo que estaba ocurriendo detrás de escenas. Uno de los peores correos electrónicos o llamadas que recibiamos era «¿Cuál es el estado de mi declaración de renta?». Porque sabes que esa persona está sentada preocupándose por eso».

Deva estaba obsesionada en mantener a los clientes informados de su progreso. Como resultado, la empresa se estancó en su crecimiento, ya que le estaban dando demasiada atención personalizada a sus clientes.  

“Odiaba la idea de que los clientes no supieran algo. Tenemos alrededor de 250 clientes y adoramos darles atención personalizada. Automatizamos los mensajes y correos electrónicos con TaxDome, y nos sentimos muy cómodos con esto. Es la primera vez que semanalmente incorporamos una gran cantidad de clientes nuevos”. 

Joseph y Hetrick automatizaron su comunicación con una mezcla de correos electrónicos, mensajes y organizadores automatizados: 

• A nuevos clientes le envían un correo electrónico de bienvenida y un mensaje solicitandoles cargar su declaración de renta del año anterior
• Envían un regalo de bienvenida después de que los clientes hayan sido incorporados (por medio de una tarea automática creada para Linden) 
• Envían organizadores para recolectar fechas de nacimiento y otros datos, en lugar de llamar a preguntar 
• Asignan tareas a los clientes y les piden que marquen las casillas, así el equipo sabe cuando las han completado
• Cuando los clientes cargan documentos, autoavanzar activa correos electrónicos automáticos informándoles a sus clientes que la empresa los ha recibido y procederán con la revisión 
• Una vez el equipo presenta la declaración de renta electrónicamente, un correo electrónico automático es enviado al cliente para notificarlo.

Vea más trucos de automatización de Joseph & Hetrick LLC

Con Inbox+ y Mensajes Seguros, Joseph & Hetrick LLC, mantiene toda la comunicación con clientes dentro de TaxDome. En lugar de buscar constantemente entre cientos de cadenas de correos electrónicos en Gmail u Outlook, ahora el equipo tiene acceso rápido a las comunicaciones para todo el proyecto. 

Las co-fundadoras están convencidas que una empresa moderna necesita tecnologías ágiles para ganar dinero, atraer clientes y ofrecerles una experiencia realmente buena. Ya no se puede dirigir un negocio y ganar dinero de la manera antigua. 

Ayude a su empresa a mejorar la experiencia del cliente y aumentar los ingresos con TaxDome.