TaxDome participa por segunda vez en Tili -ja Veropäivät en Finlandia, Helsinki

TaxDome estuvo orgulloso de participar en Tili-ja Veropäivät 2023, el evento anual más importante y esperado de la industria de contabilidad e impuestos en Helsinki, Finlandia. Esta fue la segunda vez que TaxDome tuvo la oportunidad de mostrar su software en el evento, convirtiéndose en un nombre reconocible entre los participantes.

El acto se celebró en directo en el recinto ferial Helsingin Messukeskus, tras dos años de eventos virtuales, y el ambiente fue electrizante. Los organizadores, participantes y expositores se mostraron sonrientes durante todo el acto, que también se retransmitió parcialmente para los participantes virtuales, de modo que cientos de contables, asesores de nóminas y responsables de la toma de decisiones también pudieron seguir los cursos y conferencias para estar al día con las últimas novedades del sector. En total, el evento contó con 1.200 participantes, la mitad de los cuales asistieron en persona.

El principal socio de TaxDome en Finlandia desde diciembre de 2021, Taloushallintoliitto (Asociación Finlandesa de Contabilidad, Impuestos y Auditoría), fue el anfitrión del evento. TaxDome aprovechó la oportunidad para establecer contactos con otros profesionales del sector, compartir su visión sobre el futuro de la industria y debatir cómo su software puede desempeñar un papel en el impulso de la innovación y el crecimiento.

En general, el evento fue un gran éxito para TaxDome, ya que proporcionó una valiosa exposición y conectó a la empresa con una amplia gama de profesionales del sector. El equipo de TaxDome quiere dar las gracias a todos los participantes por asistir y hacer del evento un gran éxito. Esperamos verles de nuevo en el próximo Tili-ja Veropäivät.

La centralización de la comunicación con los clientes y el intercambio de documentos y datos fue uno de los temas más destacados del evento.

Durante el segundo día del evento, recibimos muchas preguntas sobre este tema y tuvimos la oportunidad de mostrar exactamente cómo el software puede ayudar a respaldar el trabajo rutinario diario y la colaboración en equipo combinada con la última tecnología.

Imagínatelo así: Puede que tengas una aplicación para archivar documentos importantes relacionados con tus clientes. También puedes tener otra o varias aplicaciones/formas de comunicarte con tus clientes. Y puede que utilices otro software para que los clientes firmen tus documentos importantes y luego tengas que introducir ese documento en la aplicación de archivo manualmente. ¿Cómo se comunican entre sí estos programas y aplicaciones? Si un cliente envía un correo electrónico que incluye un documento importante, ¿se guarda automáticamente en la aplicación de archivo de documentos? Esto no suena práctico, pero para la mayoría de las empresas de contabilidad, esta sigue siendo su rutina diaria.

Pongamos un ejemplo de la vida real:

Una empresa de contabilidad tiene un cliente comercial. Su principal vía de comunicación es el correo electrónico, las llamadas telefónicas y WhatsApp. Han convenido que la mayor parte del material necesario para llevar a cabo la contabilidad rutinaria se comparte directamente en el software de contabilidad. Cada mes se reúnen para hablar de la marcha de los negocios del cliente. El cliente empresarial envía regularmente correos electrónicos y mensajes de WhatsApp que contienen archivos adjuntos, fotos de recibos y comprobantes, actas de reuniones del consejo de administración que requieren la firma de los asistentes y más documentos importantes que deben ser almacenados o gestionados por la empresa de contabilidad. La empresa de contabilidad recibe regularmente unos 100 correos electrónicos, 20 llamadas telefónicas y 50 mensajes de WhatsApp al día de todos sus clientes.

Un cliente envía un correo electrónico a la empresa de contabilidad con el acta de una reunión del consejo de administración celebrada ese mismo día, que todas las partes deben firmar electrónicamente. La empresa de contabilidad recibe el correo electrónico, lo lee, guarda el documento adjunto en el drive de su computadora y lo carga en el software de firma electrónica. Lo envían a todas las partes que figuran en el acta de la reunión para que lo firmen a través del software de firma. El software de firma no recuerda automáticamente a los clientes que firmen, por lo que la empresa de contabilidad tiene que hacer un seguimiento para asegurarse de que todas las partes han firmado el documento. 

Tras conseguir que todas las partes firmen el documento, la empresa de contabilidad recibe una notificación y procede a archivar el documento. Para archivar el documento, la empresa de contabilidad tiene que descargar el archivo del software de firma que contiene las firmas y luego moverlo al espacio de almacenamiento en la nube compartido con el cliente, Google Drive. Tienen su propia carpeta para cada cliente en Google Drive y, para colocar el documento en la carpeta correcta, tienen que recorrer el directorio y seleccionarlo manualmente. Finalmente, el documento encuentra su camino a la carpeta correcta y se archiva. La empresa de contabilidad envía un correo electrónico al cliente informándole de que la tarea se ha completado y prosigue con otras tareas.

¿Te suena familiar? Veamos cómo se puede realizar el mismo proceso aprovechando las herramientas y funciones de TaxDome:

Principales ventajas de un software como TaxDome:

1. Todos tus documentos importantes en un espacio compartido para tu equipo y clientes
   – Facilitar la carga de documentos a través del portal de clientes de marca propia.
   – Registro de auditoría e historial de quién hizo qué en cada documento
   – Almacenamiento seguro en la nube, con copias de seguridad diarias.
2. Comunicación centralizada con el cliente
   – Herramientas de mensajería instantánea integradas en el portal
   – Recordatorios automáticos que pueden acortar la rotación de solicitudes de documentos importantes de 1 semana a 1 día
   – Envío automático de mensajes y correos electrónicos que incluyen tareas para los  clientes
   – Almacenamiento automático de los archivos adjuntos de los correos electrónicos en la propia carpeta de los clientes

Volvamos a nuestro ejemplo. Supongamos que un cliente empresarial envía un correo electrónico a una empresa de contabilidad con el acta de una reunión de la junta directiva que debe ser firmada electrónicamente por todas las partes. La empresa de contabilidad abre TaxDome y recibe el correo electrónico directamente en la plataforma. A continuación, guardan el documento adjunto y lo cargan en el software de firma electrónica integrado. El software de firma se integra con TaxDome y recuerda automáticamente a todas las partes que deben firmar, reduciendo la necesidad de seguimiento.

Una vez que todas las partes firman el documento, la empresa de contabilidad recibe una notificación y puede proceder a archivar el documento en el almacenamiento seguro en la nube de TaxDome. El documento se almacena fácilmente en la carpeta correcta del cliente, ya que TaxDome permite organizar y categorizar fácilmente los archivos.

Por último, la empresa de contabilidad envía una notificación al cliente de negocios de que la tarea se ha completado, todo dentro de TaxDome. Se acabaron los malabares entre múltiples plataformas y la organización manual, ya que TaxDome agiliza todas las tareas de comunicación, gestión de documentos y contabilidad en un solo lugar.

Con TaxDome, todo el proceso es más eficiente, seguro y consume menos tiempo, por lo que es la solución ideal para las empresas de contabilidad que buscan mejorar su flujo de trabajo.

Centralizar la comunicación con los clientes y compartir documentos es esencial para cualquier empresa de contabilidad o asesoría fiscal. No sólo mejora la eficiencia, sino que también ayuda a garantizar que toda la información importante sea fácilmente accesible y esté organizada en un solo lugar. TaxDome es un software de gestión de la práctica que proporciona una plataforma centralizada para la comunicación con el cliente y el intercambio de documentos, por lo que es la solución ideal para los profesionales de la industria.

Vea cómo Kalle Granlund (TaxDome), Janne Fredman (Taloushallintoliitto) y Marko Salo (Tilitoimisto Smartoffice Oy) se sumergen en casos reales de uso de software como TaxDome en una empresa de contabilidad:

El vídeo presenta una entrevista con Janne Fredman, experto en contabilidad y software de Taloushallintoliitto, y Marko Salo, de Tilitoimisto Smartoffice Oy, cliente de TaxDome, en la que hablan de la importancia de una transferencia de documentos y una comunicación fluidas entre las empresas de contabilidad y sus clientes. El equipo de TaxDome destacó las ventajas de utilizar una plataforma centralizada como TaxDome para la comunicación con los clientes y el intercambio de documentos, y cómo mejoró la eficiencia y la organización de Tilitoimisto Smartoffice Oy. El vídeo es un gran recurso para cualquier persona interesada en aprender más sobre los beneficios reales del uso de TaxDome en una oficina de contabilidad.

TaxDome ofrece una serie de funciones adicionales, como la gestión de tareas y citas, el seguimiento del tiempo y la elaboración de informes. Estas funciones ayudan a mejorar la productividad y la eficiencia generales, permitiendo a las empresas trabajar con mayor eficacia.

En general, TaxDome es un potente software de gestión de despachos que proporciona una plataforma centralizada para la comunicación con los clientes y el intercambio de documentos. Al automatizar la comunicación y el intercambio de documentos, ayuda a mejorar la eficiencia, reducir los errores y agilizar el proceso de contabilidad y asesoría fiscal.

Para obtener más información y ver TaxDome en acción, visita nuestro sitio web y programa una demostración. Prueba TaxDome hoy mismo y mejora tu flujo de trabajo.