«Finalizó Carga» – nuevo botón y opciones para el portal de clientes

¿Cómo notifican los clientes a mi despacho cuando terminan de cargar los documentos?

Muchos despachos se preguntan: «¿Cómo me avisa mi cliente de que ha terminado de cargar los documentos?”

En general, recomendamos que las empresas utilicen el flujo de trabajo y las funciones útiles que tienen un estado «completo» claro, como los formularios (que el cliente puede presentar) y las tareas del cliente (que el cliente puede completar). Un ejemplo de cómo funciona esto puede verse en este breve vídeo de 2 minutos en el que mostramos cómo un Trabajo (declaración de renta, contabilidad mensual, etc.) – puede pasar de la «corte del cliente» a «tu corte» automáticamente cuando envían su formulario. Esto hace que siempre sepas quién tiene que hacer qué, ¿estás esperando al cliente, o ellos te están esperando a ti?

La automatización del flujo de trabajo ayuda tanto a la recogida de datos como a la comunicación de su valor

Para todas las empresas, ya sea un equipo de 5, 20 o un propietario único, recomendamos utilizar la automatización del flujo de trabajo. Con la automatización de TaxDome, puedes implementar no sólo las actualizaciones internas, sino la comunicación externa que puede mostrar tu valor a los clientes en cada paso del camino.

Kellie Parks es contable y socia de TaxDome – en la captura de pantalla que aparece a continuación comparte su experiencia como cliente de un servicio (control de plagas) por el que pagaba una cuota mensual. Mientras se prestaba el servicio, ella, como profana (es experta en muchas cosas, pero no en el control de plagas). La clave aquí es entender que esto es precisamente lo que sienten tus clientes cuando no saben nada de ti. Y utilizando las automatizaciones de TaxDome no sólo puede automatizar la recogida de información del cliente, sino también las comunicaciones externas en cada paso del proceso. 

«He olvidado lo malo que era por lo bueno que es». Mientras que el trabajo mensual que entregas es la «función», al comunicar (a través de la automatización en TaxDome) – puedes explicar tu valor (emoción). Esto es lo que separará la experiencia de tu empresa y de tus clientes de la de tus competidores, aumentará la retención y construirá una relación más estrecha entre la empresa y el cliente.

Y aquí está Eric Gray, de Evolution Accounting, hablando de cómo implementó esto en TaxDome y el efecto que ha tenido en la experiencia del cliente.

Recursos disponibles para configurar la automatización y aplicar el flujo de trabajo en su consulta

Como recordatorio, el soporte de TaxDome es gratuito y se incluye con cada licencia. También tenemos plantillas listas para que puedas implementar en tu despacho con plug-and-play. Consulta nuestro seminario web: Preparándote para la temporada fiscal y también puede copiar la plantilla precisa utilizada en este seminario web desde la biblioteca de plantillas. Desde entonces, hay aún más funciones disponibles, pero la idea general que queremos transmitir es la misma.

Pasos que recomendamos para empezar: 

1. TaxDome Academy course – gratis e incluido
2. 1:1 entrenamiento – gratuita e incluida

A continuación se muestra un vídeo de 2 minutos de nuestro curso de la Academia sobre el flujo de trabajo que muestra la automatización y la comunicación con el cliente.

Además de las opciones que TaxDome ofrece directamente de forma gratuita, también puede recurrir a los consultores certificados de TaxDome. Estos son vendedores externos examinados que ofrecen servicios y configuraciones individuales para las empresas. Suelen ser otros profesionales o expertos en tecnología que ofrecen servicios personalizados.

Opciones del botón «Finalizó Carga» para el portal de clientes

Los que no utilizan estas funciones tienen flujos de trabajo más ambiguos. A principios de este año, introdujimos una serie de funciones para solucionar este problema, como la casilla de verificación «Carga finalizada», que aparece después de que un cliente cargue un documento. 

Las pruebas y los comentarios han demostrado que, si bien esto ayuda, las empresas buscaban una solución más clara que fuera visible en todo momento, no sólo después de haber cargado un documento.

Con esta versión, se puede añadir un botón claro de «Finalizó Carga» a la página de inicio del portal de clientes de su empresa y a la sección de Documentos. Al pulsarlo, los miembros de tu equipo que sigan la cuenta recibirán una notificación en el Inbox+ y/o en el correo electrónico, dependiendo de tu configuración de notificaciones. Esta función es opcional y puede activarse o desactivarse en la configuración de la empresa.

Elija las opciones que mejor se adapten a tu despacho

Con esta versión, puede elegir qué botones desea habilitar en su portal, si es que lo hace.

1. Botón de “Finalizó Carga” con el botón en la interfaz
   a. Si se activa, el botón aparecerá en la zona de inicio del portal del cliente y también en la sección de documentos del portal del cliente
2. Casilla de verificación “Finalizó Carga” en el menú de carga de documentos
   a. Si se activa, el botón aparecerá en la barra lateral de carga de documentos después de que se haya cargado un documento

Con respecto a esta función, también añadiremos un cuadro de «comentarios» (opcional) en el que los clientes pueden añadir contexto adicional para usted después de pulsar el botón «Finalizó Carga».

Para una explicación más detallada de esta función, consulta nuestro artículo de ayuda.