3 Turvallista Tapaa Jakaa Aineistoa Tilitoimiston ja Asiakkaan Välillä

Tiedostojen ja ainiston jakaminen on välttämätön osa taloushallinto- ja tilitoimistopalveluiden tarjoamista. Aineistot ja tiedostot sisältävät kuitenkin usein erittäin arkaluonteisia henkilö- ja taloudellisia tietoja, ja luottamuksellisten tietojen turvaaminen on ratkaisevan tärkeää. 

Tässä artikkelissa tarkastellaan turvallisen tiedostojen jakamisen merkitystä tilitoimistoille – ja kolmea toimivaa menetelmää sen toteuttamiseksi.

Turvallisen tiedostojenhallinnan ja jakamisen merkitys tilitoimistoille

Tiedostojenhallinnan ja aineistonhallinnan prosessien suojaamatta jättäminen voi avata oven tietomurroille, joilla on vakavia seurauksia. Seuraavassa osiossa kuvailemme viisi syytä, miksi turvallisen tiedostojen jakamisen pitäisi olla tilitoimistojen ensisijainen tavoite:

1. Turvaa asiakkaan tiedot

Yrityksen taloushallinnon aineistot sisältävät erittäin arkaluonteisia tietoja, kuten sosiaaliturvatunnuksia, pankkitilitietoja ja tilinpäätöstietoja ja paljon muuta. Yrityksen vastuulla on estää asiattomien kolmansien osapuolten pääsy näihin tietoihin ja säilyttää asiakkaiden yksityisyys. 

2. Tilitoimiston omien tietojen suojaaminen

Yrityksen sisäiset asiakirjat sisältävät usein luottamuksellista tietoa – hinnoittelustrategioita, voittomarginaaleja, laajentumissuunnitelmia ja paljon muuta. Maineesi ja kilpailuetusi suojaaminen mahdollisilta haitoilta edellyttää turvallista tiedostojen jakamista.

3. Paranna luottamusta ja uskollisuutta asiakkaiden välillä

Asiakkaat odottavat, että heidän kirjanpitäjänsä käsittelevät arkaluonteisia taloudellisia tietoja äärimmäisen huolellisesti ja turvallisesti. Turvalliset tiedostojen siirrot osoittavat, että yritys asettaa asiakkaiden edut mukavuuden tai kustannusten edelle, mikä lisää luottamusta.

4. Verkko- ja tietoturvariskien vähentäminen

Luottamukselliset tiedot voivat vaarantua myös verkkohyökkäysten kautta. Tietojen kalastelu, hakkerointi ja tahattomat tietovuodot ovat suuria riskejä. Turvalliset jakamismenetelmät estävät luvattoman pääsyn ja tietomurrot, vaikka hyökkäys tapahtuisi.

5. Oikeusturva 

Ilman turvallista tiedostojen jakamista tilitoimistot voivat ottaa riskin sakkotuomioista, oikeudenkäynneistä ja mainehaitoista, jos ne eivät noudata tiukkoja tietosuoja-asetuksia ja lakeja. 

Kuinka jakaa asiakirjoja turvallisesti

Hyvä uutinen on se, että asianmukaisilla varotoimilla tilitoimistot voivat jakaa tiedostoja saumattomasti vaarantamatta tietoturvaa tai asiakkaiden luottamusta. Tutustutaanpa kolmeen tehokkaimpaan menetelmään:

1. Salasanalla suojatut asiakirjat ja tiedostot

Yksi tapa jakaa asiakirjoja turvallisesti on salasanasuojaus. Tämä tarkoittaa, että vain oikean salasanan omaavat henkilöt voivat käyttää tiedostoja. Salasanasuojaus tarjoaa lisäturvaa käytettäessä jaettuja tietokoneita ja lisää asiakkaiden luottamusta. 

Salasanojen hallinnointi voi olla hankalaa. Unohdetut tai kadonneet salasanat häiritsevät tärkeitä prosesseja. Heikot salasanat ovat alttiita luvattomalle käytölle. Joihinkin salasanaohjemistoihin liittyy myös huomattavia kuukausimaksuja.

Vaikka salasanoista on joissakin tapauksissa hyötyä, ne aiheuttavat hitautta ja esteitä työnkulkuun ja saattavat loppujen lopuksi kuitenkin olla riittämätön suojaus erittäin luottamuksellisille arkaluonteisille tiedostoille.

2. Pilvipalvelut

Asiakkaan aineistoa ja tiedostoja voidaan jakaa myös pilvialustojen, kuten AWS:n, Microsoft Azuren, Google Driven, Dropboxin ja OneDriven, kautta. Tiedostojen tallentaminen pilvipalveluun mahdollistaa pääsyn mistä tahansa internet-yhteydellä varustetusta laitteesta ja on samalla turvallista.

Näillä palveluilla on kuitenkin rajoituksia. Yksittäisten tiedostojen jakaminen manuaalisesti on työlästä suuremmille tiimeille. Inhimilliset virheet, kuten vääränlainen jakaminen tai jakamisen unohtaminen, ovat riskialttiita. Vaikka erilliset pilvipalvelut ovat hyödyllisiä joissakin tehtävissä, ne eivät riitä erittäin arkaluonteisten tietojen jakamiseen.

“Käytimme Google Docsia ja SharePointia, mutta ne kaikki käyttivät paikallisia palvelimia. Siihen liittyvä riski oli valtava.” sanoi Are Berg Hjelle, yksi Athene Groupin osakkaista..

Nyt yritys käyttää TaxDomen asiakasportaalia tilitoimistoille, jossa he voivat jakaa tiedostoja turvallisesti asiakkaittensa kanssa.

3. Turvallinen asiakasportaali

Asiakasportaalit tarjoavat sinulle molempien maailmojen parhaat puolet – pilvipalvelun edut ja salasanasuojauksen. Ne ovat turvallisia verkkoalustoja, jotka toimivat keskitettyinä alustoina tiedostojen ja aineiston jakamiseen ja yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa ja tarjoavat vankat turvaominaisuudet yhdistettynä tehtävälistoihin, eräpäiviin ja olemassa oleviin projekteihin ja töihin.

Esimerkiksi TaxDomen asiakasportaalin avulla asiakas voi skannata, ladata, hyväksyä ja sähköisesti allekirjoittaa asiakirjoja samassa paikassa milloin tahansa ja millä tahansa laitteella. Asiakkaat tarvitsevat vain yhden salasanan kaikkeen kanssakäymiseen, ja kun käytössä on mahdollisuus käyttää Face ID:tä ja älypuhelinta, heidän ei tarvitse edes niinkään huolehtia kirjautumisen hankaluudesta tai muistaa salasanaa jokaisella kirjautumiskerralla.

Toisin kuin tyypillisissä tiedostojenhallintatyökaluissa pilviympäristöissä, TaxDome on räätälöity erityisesti tilitoimistojen tarpeisiin. Sen avulla voit lukita asiakirjoja laskuihin, laskuttaa portaalin kautta ja jopa antaa työntekijöille yksityiskohtaiset käyttöoikeudet asiakkaiden hallintaan. TaxDome voi myös integroitua nykyisiin työkaluihisi, ohjelmistoihin ja prosesseihin. 

TaxDomen suojatussa, turvallisessa asiakasportaalissa yhdistyvät tiedostojen salaus ja virtaviivaistetut työnkulut, ja se täyttää arkaluonteisten tietojen käsittelyvaatimukset.

Tiedostojen turvallinen jakaminen kolmansien osapuolten kanssa

Joskus kirjanpitäjien on jaettava asiakastiedostoja ulkoisesti kolmansien osapuolten kanssa: lakimiesten, rahoitusneuvojien, tilintarkastajien tai asiakkaiden kanssa, joilla ei ole pääsyoikeutta asiakasportaaliin. Välttääkseen riskit, tilitoimistot voivat toteuttaa seuraavat toimet tiedostojen jakamiseksi turvallisesti:

• Jaa tiedostoja kolmansille osapuolille vain välttämättömissä tilanteissa
• Luo yksilöllisiä, monimutkaisia linkkejä jokaista tiedostoa varten sen sijaan, että liität tiedostot suoraan sähköpostiin
• Aseta linkkien voimassaolon päättymispäivämäärät ja latausrajoitukset kolmansien osapuolten pääsyoikeuksien valvomiseksi
• Ota käyttöön kaksivaiheinen todennus kaikille käyttäjille, jotka luovat jaettavia linkkejä asiakkaille
• Seuraa linkkien lokikirjaa (historia muutoksista) havaitaksesi epäasianmukaisen jakamisen tai käytön

Oikeiden varotoimien avulla kolmannen osapuolen tiedostojen jakaminen voi tapahtua turvallisesti. TaxDomen asiakasportaali tarjoaa nämä suojaukset.

Lisää vain sen henkilön sähköpostiosoite, jonka kanssa haluat jakaa tietyn tiedoston, voimassaolon päättymispäivä ja halutessasi mukautettu viesti. Kun linkit on poistettu käytöstä, tiedostoja ei voi enää käyttää ulkopuolelta. 

Tällaiset linkit salataan päästä päähän, joten voit jakaa tiedostoja ja suojata samalla arkaluonteiset asiakastiedot.

Parhaat käytännöt turvallista tiedostojen jakamista varten

Vaikka tietyt työkalut ovat tärkeitä, myös laajemmat parhaat käytännöt parantavat merkittävästi tiedostojen turvallisuutta. Seuraavassa on joitakin yleisiä ohjeita, joita taloushallintoalan ammattilaisten kannattaa noudattaa jakamismenetelmästä riippumatta:

• Salaa tiedostot, linkit ja lähetykset tietojen salaamiseksi ja luvattoman käytön estämiseksi.
• Ota käyttöön käyttöoikeuksien valvonta ohjelmistojen avulla, kuten kaksivaiheinen todennus ja monimutkaiset automaattisesti luodut salasanat, ja rajoita jako-oikeuksien luomista.
• Päivitä säännöllisesti ohjelmistoja, kuten tiedostojenhallintaohjelmistoja, käyttöjärjestelmiä ja virustorjuntaohjelmia, tietoturva-aukkojen paikkaamiseksi.
• Valvo huolellisesti ulkoista jakamista kaikkien osapuolien kesken, joilla on pääsy asiakasportaaliin tai tiedostojenhallintatyökaluun
• Siirrä tiedostoja suojattujen yhteyksien – HTTPS tai FTPS – kautta.
• Kouluta työntekijöitä tietoturvaprotokolleista
• Varmuuskopioi kriittiset arkaluonteiset taloushallinnon aineistot säännöllisesti verkkohyökkäyksien tai inhimillisten virheiden varalta.
• Seuraa toimintalokeja ja käyttäjien käyttäytymistä merkkien varalta, jotka viittaavat epäasialliseen käyttöön tai jakamiseen.
• Tee yhteistyötä tietoturva-asiantuntijoiden kanssa haavoittuvuuksien tunnistamiseksi ja korjaamiseksi.

Lue kattava oppaamme tiedostojen turvallisesta jakamisesta asiakkaiden ja kolmansien osapuolien kanssa

Johtopäätös

Asiakkaan aineisto sisältää usein erittäin arkaluonteisia tietoja, joten turvallinen tiedostojen jakaminen on tilitoimistojen ensisijainen tavoite. Salattujen pilvipalvelualustojen, salasanasuojauksen ja tarkoitusta varten kehitettyjen asiakasportaalien kaltaiset menetelmät voivat auttaa suojautumaan tietomurroilta, mainehaitoilta, oikeusjutuilta ja asiakkaiden luottamuksen menetykseltä.

Artikkelissa mainitut jakamismenetelmät ovat kuitenkin vain yksi osa kokonaiskuvaa. Kehotamme tilitoimistoja arvioimaan nykyiset tiedostojenhallinan työnkulut ja mukauttamaan ne parhaisiin käytäntöihin sekä yrityksen että asiakkaiden etujen suojaamiseksi.