Jou 5 2023 /

3 Turvallista Tapaa Jakaa Aineistoa Tilitoimiston ja Asiakkaan Välillä

Secure documents sharing and tax document storage with TaxDome.
Kalle Granlund

Kalle Granlund

3 min

Tiedostojen ja ainiston jakaminen on välttämätön osa taloushallinto- ja tilitoimistopalveluiden tarjoamista. Aineistot ja tiedostot sisältävät kuitenkin usein erittäin arkaluonteisia henkilö- ja taloudellisia tietoja, ja luottamuksellisten tietojen turvaaminen on ratkaisevan tärkeää. 

Tässä artikkelissa tarkastellaan turvallisen tiedostojen jakamisen merkitystä tilitoimistoille – ja kolmea toimivaa menetelmää sen toteuttamiseksi.

Turvallisen tiedostojenhallinnan ja jakamisen merkitys tilitoimistoille

Tiedostojenhallinnan ja aineistonhallinnan prosessien suojaamatta jättäminen voi avata oven tietomurroille, joilla on vakavia seurauksia. Seuraavassa osiossa kuvailemme viisi syytä, miksi turvallisen tiedostojen jakamisen pitäisi olla tilitoimistojen ensisijainen tavoite:

1. Turvaa asiakkaan tiedot

Yrityksen taloushallinnon aineistot sisältävät erittäin arkaluonteisia tietoja, kuten sosiaaliturvatunnuksia, pankkitilitietoja ja tilinpäätöstietoja ja paljon muuta. Yrityksen vastuulla on estää asiattomien kolmansien osapuolten pääsy näihin tietoihin ja säilyttää asiakkaiden yksityisyys. 

2. Tilitoimiston omien tietojen suojaaminen

Yrityksen sisäiset asiakirjat sisältävät usein luottamuksellista tietoa – hinnoittelustrategioita, voittomarginaaleja, laajentumissuunnitelmia ja paljon muuta. Maineesi ja kilpailuetusi suojaaminen mahdollisilta haitoilta edellyttää turvallista tiedostojen jakamista.

3. Paranna luottamusta ja uskollisuutta asiakkaiden välillä

Asiakkaat odottavat, että heidän kirjanpitäjänsä käsittelevät arkaluonteisia taloudellisia tietoja äärimmäisen huolellisesti ja turvallisesti. Turvalliset tiedostojen siirrot osoittavat, että yritys asettaa asiakkaiden edut mukavuuden tai kustannusten edelle, mikä lisää luottamusta.

4. Verkko- ja tietoturvariskien vähentäminen

Luottamukselliset tiedot voivat vaarantua myös verkkohyökkäysten kautta. Tietojen kalastelu, hakkerointi ja tahattomat tietovuodot ovat suuria riskejä. Turvalliset jakamismenetelmät estävät luvattoman pääsyn ja tietomurrot, vaikka hyökkäys tapahtuisi.

5. Oikeusturva 

Ilman turvallista tiedostojen jakamista tilitoimistot voivat ottaa riskin sakkotuomioista, oikeudenkäynneistä ja mainehaitoista, jos ne eivät noudata tiukkoja tietosuoja-asetuksia ja lakeja. 

Kuinka jakaa asiakirjoja turvallisesti

Hyvä uutinen on se, että asianmukaisilla varotoimilla tilitoimistot voivat jakaa tiedostoja saumattomasti vaarantamatta tietoturvaa tai asiakkaiden luottamusta. Tutustutaanpa kolmeen tehokkaimpaan menetelmään:

1. Salasanalla suojatut asiakirjat ja tiedostot

Yksi tapa jakaa asiakirjoja turvallisesti on salasanasuojaus. Tämä tarkoittaa, että vain oikean salasanan omaavat henkilöt voivat käyttää tiedostoja. Salasanasuojaus tarjoaa lisäturvaa käytettäessä jaettuja tietokoneita ja lisää asiakkaiden luottamusta. 

Salasanojen hallinnointi voi olla hankalaa. Unohdetut tai kadonneet salasanat häiritsevät tärkeitä prosesseja. Heikot salasanat ovat alttiita luvattomalle käytölle. Joihinkin salasanaohjemistoihin liittyy myös huomattavia kuukausimaksuja.

Vaikka salasanoista on joissakin tapauksissa hyötyä, ne aiheuttavat hitautta ja esteitä työnkulkuun ja saattavat loppujen lopuksi kuitenkin olla riittämätön suojaus erittäin luottamuksellisille arkaluonteisille tiedostoille.

2. Pilvipalvelut

An image featuring icons of popular cloud platforms, including AWS, Microsoft Azure, Google Cloud and more

Asiakkaan aineistoa ja tiedostoja voidaan jakaa myös pilvialustojen, kuten AWS:n, Microsoft Azuren, Google Driven, Dropboxin ja OneDriven, kautta. Tiedostojen tallentaminen pilvipalveluun mahdollistaa pääsyn mistä tahansa internet-yhteydellä varustetusta laitteesta ja on samalla turvallista.

Näillä palveluilla on kuitenkin rajoituksia. Yksittäisten tiedostojen jakaminen manuaalisesti on työlästä suuremmille tiimeille. Inhimilliset virheet, kuten vääränlainen jakaminen tai jakamisen unohtaminen, ovat riskialttiita. Vaikka erilliset pilvipalvelut ovat hyödyllisiä joissakin tehtävissä, ne eivät riitä erittäin arkaluonteisten tietojen jakamiseen.

“Käytimme Google Docsia ja SharePointia, mutta ne kaikki käyttivät paikallisia palvelimia. Siihen liittyvä riski oli valtava.” sanoi Are Berg Hjelle, yksi Athene Groupin osakkaista..

Nyt yritys käyttää TaxDomen asiakasportaalia tilitoimistoille, jossa he voivat jakaa tiedostoja turvallisesti asiakkaittensa kanssa.

3. Turvallinen asiakasportaali