Mise à jour Août 2023

Ce mois-ci, une série d’améliorations ont été apportées au temps et à la facturation, à l’automatisation du flux de travail, aux documents et à l’expérience client. Nous avons également poursuivi les améliorations de l’interface utilisateur via le projet Apollo, notre initiative visant à réimaginer et à optimiser l’expérience utilisateur en ajoutant de nouvelles fonctionnalités et en repensant l’interface globale de TaxDome. Et en plus de cela, nous avons déployé la version bêta de nos applications mobiles client repensées en version bêta pour iOS et Android.

En savoir plus sur notre engagement envers l’amélioration continue>>

Aperçu :

Pour notre communauté d’accès anticipé, les contrats seront bientôt disponibles sous forme de propositions et de lettres d’engagement (EL), vous permettant de définir des attentes, de présenter vos services, d’expliquer la valeur que vous apportez et de garantir des paiements en temps opportun.

Pour notre communauté d’accès anticipé, les contrats seront bientôt disponibles sous forme de propositions et de lettres d’engagement, ce qui vous permettra de définir vos attentes, de présenter vos services, d’expliquer la valeur que vous apportez et d’obtenir des paiements en temps voulu.

Avec les nouvelles Propositions et lettres de mission, vous pouvez :

• Inclure des images et des vidéos pour présenter vos services et votre marque
• Exiger un paiement dès la signature, afin de s’assurer d’être payé avant même de commencer à travailler
• Ajouter les termes de la lettre de mission 
• Envoyer des rappels automatiques si les clients ne signent pas immédiatement.

Nous avons inclus dans cette vidéo une brève présentation de la nouvelle fonctionnalité du point de vue du cabinet et du client dans cette vidéo.

La vidéo ci-dessous donne un aperçu des fonctionnalités et des améliorations apportées le mois dernier :

💰 Facturation et paiement

Créer des factures à partir des entrées de temps : être payé rapidement et supprimer les processus manuels

Vous pouvez maintenant créer des factures de temps directement à partir du temps suivi en deux clics. 

Pour rappel, TaxDome vous permet de suivre facilement le temps sans logiciel tiers. Nous avons combiné cette fonctionnalité avec la facturation pour vous faire gagner des clics et créer rapidement des factures détaillées.

1. Accédez à la section Saisies de temps dans l’onglet Factures.
2. Sélectionnez en bloc autant d’entrées de temps que nécessaire. 
3. Cliquez sur « Créer une facture » dans le coin supérieur gauche.

Les détails de la facture se remplissent automatiquement en utilisant les entrées de temps sélectionnées et les prix personnalisés que vous avez définis pour chaque service. Le montant est calculé à partir du temps saisi et des taux correspondants.

Dans le cadre de cette mise à jour, nous avons ajouté deux nouvelles fonctionnalités :

1. Les entrées de temps peuvent désormais être marquées comme facturables ou non facturables. Lors de la facturation, seules les entrées facturables peuvent être sélectionnées (nous avons rendu toutes les entrées d’heures antérieures facturables par défaut pour faciliter l’utilisation). 
2. Vous souhaitez que la description figure sur la facture ? Gagnez du temps et utilisez l’option « Copier la description sur la ligne de la facture » pour remplir automatiquement la description de la facture à partir de la saisie des temps.

La nouvelle fonctionnalité permet la création automatisée de factures sans calculs manuels, améliore la clarté de l’affichage des heures facturées et non facturées, et fournit une solution tout-en-un pour le suivi du temps et la facturation sans logiciel tiers.

 Découvrez comment ajouter des entrées de temps aux factures>>

Prochainement : Visualisez les heures non facturées dans votre entreprise et créez facilement des factures à partir de ces heures. Facturer les clients à des taux différents, en fonction de l’expertise de chaque membre de l’équipe.

La limite des factures récurrentes est portée à 200

Bénéficiez d’une plus grande flexibilité pour les abonnements de clients plus importants et à long terme. La limite des répétitions de factures récurrentes a été portée de 100 à 200 répétitions. Vous disposez ainsi de plus d’options pour répondre aux besoins des clients dont le volume de factures est plus important au fil du temps.

En savoir plus sur les factures récurrentes>>

Les paiements de factures récurrentes sont désormais automatiquement relancés en cas d’échec

Il y a quelques mois, nous avons ajouté la possibilité d’établir des factures récurrentes et d’être payé automatiquement. Mais il arrive que les tentatives de paiement récurrentes échouent parce que le client ne dispose pas de fonds suffisants. Désormais, les paiements échoués pour les factures récurrentes sont automatiquement relancés, jusqu’à quatre fois en trois jours, ce qui vous permet de gagner du temps et de ne pas avoir à rechercher manuellement ces paiements.

Les tentatives de paiement automatique vous garantissent que vous serez payé pour les travaux récurrents sans que vous ayez à effectuer un suivi manuel.

En savoir plus sur ce qui ce passe si un paiement échoue>>

🚀 Projet Apollo

Nous travaillons actuellement sur le projet Apollo, notre initiative de convivialité visant à vous aider, vous et vos clients, à travailler plus rapidement, à rester organisés et à accroître votre productivité. Le Projet Apollo rassemble des recherches approfondies, des commentaires d’utilisateurs et l’expertise de notre équipe en matière de conception et d’ingénierie afin de remanier la nouvelle interface utilisateur de notre plateforme.

Tableaux remaniés : ajustez la largeur des colonnes, masquez-les, accédez plus rapidement aux filtres enregistrés, etc.

Dans le cadre des améliorations continues du projet Apollo, le tableau des comptes a été remanié pour plus de rapidité, de flexibilité et de clarté. Vous pouvez désormais ajuster la largeur des colonnes et personnaliser les vues en masquant ou en affichant les colonnes en fonction de vos besoins. En outre, les valeurs des colonnes peuvent être triées par ordre croissant ou décroissant pour une meilleure organisation.

Une mise à jour particulièrement utile est la colonne « Figer » des noms de comptes, qui reste bloquée en place lorsque vous faites défiler les tableaux, à l’instar de la fonction de figer du volet d’Excel. Pour plus de clarté, les noms des colonnes restent également visibles à tout moment pendant le défilement. 

Pour un chargement plus rapide, le défilement infini du tableau des comptes a remplacé les options de pagination. Les lignes sont plus faciles à séparer visuellement, grâce à l’effet zébré du défilement.

Prochainement : Tous les tableaux seront mis à jour avec ce nouveau design amélioré. 

Cette amélioration fait partie du projet Apollo, axé sur l’expérience utilisateur et les améliorations de l’interface utilisateur. Plus d’informations et de mises à jour à venir ! 

En avant-première : 

Filtres améliorés permettant une logique plus complexe et une organisation CRM grâce à une gestion améliorée des tags.

🤖 Flux de travail

Nouvelle automatisation, “Mise à jour des collaborateurs assignées aux projets”

Pour les équipes, la personne responsable d’un travail peut changer au fur et à mesure qu’il franchit les différentes étapes (administrateur, réviseur, gestionnaire, etc.).  La nouvelle fonction d’automatisation « Mettre à jour les attributions de tâches » vous permet de gagner du temps en remplaçant les modifications manuelles de chaque tâche par des mises à jour automatisées.

Disponible pour les membres du cabinet ayant l’autorisation de « Gérer les pipelines ».

Comme pour l’automatisation de « mise à jour de l’accès au compte », vous pouvez désormais définir des règles pour assurer la rotation automatique des attributaires par étape.

En savoir plus sur comment mettre à jour les collaborateurs assignées aux projets>>

Afficher et mettre à jour les tags de compte dans les fiches de projet

Vous pouvez désormais consulter et modifier des informations importantes sur votre compte directement à partir des fiches de poste dans vos pipelines.

• Les tags de compte peuvent être visibles sur les fiches de projet dans la vue pipeline
• Les tags peuvent être mis à jour sans quitter le pipeline
• Moins de clics nécessaires pour afficher les détails clés du compte

Personnalisez vos pipelines pour afficher les étiquettes de compte les plus pertinentes pour vos flux de travail. Accédez aux informations sur les comptes et modifiez-les directement dans les pipelines et les travaux.

En savoir plus sur comment utiliser les tags de compte dans les pipelines>>

Compteurs de sous-tâches pour les tâches associés aux projets

Les tâches liées dans la barre latérale des tâches affichent désormais des compteurs de sous-tâches, ce qui améliore le suivi des tâches et la visibilité de la charge de travail.

• Une nouvelle colonne « sous-tâches » indique le nombre total de sous-tâches et le nombre de sous-tâches terminées
• La colonne des noms est désormais plus large
• La colonne « assigné » est plus petite
• La colonne priorité a été supprimée

Grâce à ces mises à jour, les cabinets peuvent désormais voir d’un seul coup d’œil les détails clés de l’avancement des tâches liées sans avoir à ouvrir chacune d’entre elles.

En avant-première : Au fur et à mesure que de nouvelles fonctionnalités sont ajoutées aux projets, nous sommes conscients que la fiche de poste est surchargée. Nous procédons actuellement à une refonte et à une réorganisation de la vue de la fiche de poste.

En savoir plus sur le suivi des tâches et sous-tâches associées directement dans les projets>>

📚 Documents

Associer des documents à des projets et ajouter une description du fichier au moment du téléchargement

Vous pouvez désormais associer des documents à des projets au moment du téléchargement, plus rapidement et en moins de clics. Sélectionnez les projets existants auxquels associer les documents ou créez un nouveau projet.

En associant des documents à des projets, vous pouvez utiliser l’automatisation et la dépendance. Lorsque vous ouvrez une tâche, vous voyez tous les éléments associés au projet qui y est effectué (documents, questionnaires, messages, factures, entrées de temps, etc.)

Par exemple, lorsque vous recevez une signature électronique, le projet peut automatiquement passer à l’étape suivante de votre flux de travail et déclencher de futures automatisations (e-mails, tâches, etc.). La même fonctionnalité s’applique aux approbations de documents.

Vous pouvez également ajouter des descriptions de fichiers pour fournir plus de contexte à votre équipe et à vos clients.

Pour en savoir plus sur la sélection des paramètres pendant le téléchargement>>

En savoir plus sur l’association d’éléments aux projets>>

🔥 Autres

• Enregistrez à la volée les progrès réalisés dans les modèles de questionnaires sans quitter l’éditeur. Le nouveau bouton « Enregistrer » vous permet de sauvegarder les modifications apportées aux modèles tout en continuant votre travail. Il existe également un bouton séparé « Enregistrer et quitter » pour enregistrer et fermer le modèle. Cette fonctionnalité a été implémentée dans tous les modèles de questionnaires, permettant de sauvegarder la progression sans interrompre le flux de travail.
• Ajoutez des messages personnalisés lors de la demande de signatures électroniques afin de fournir un contexte aux clients. Le nouveau champ de texte permet d’expliquer les modifications apportées au document ou tout autre détail nécessaire aux demandes de signature.
• Avez-vous rejoint notre programme d’accès anticipé ? Les membres du programme d’accès anticipé sont les premiers à utiliser et à commenter nos nouvelles fonctionnalités. En savoir plus et rejoindre le programme >>

Tout ce qui précède – plus 73 autres améliorations et corrections ! Rejoignez notre communauté Facebook pour poser des questions, demander des fonctionnalités ou discuter avec d’autres utilisateurs de TaxDome. 

Au cas où vous l’auriez manqué, voici un résumé des principales fonctionnalités que nous avons abordées dans notre article précédent.