August 2023 update

Deze maand hebben we een reeks verbeteringen aan tijd en facturatie, workflowautomatisering, documenten en de klantervaring aangebracht. We zijn ook doorgegaan met UI-verbeteringen via Project Apollo, ons initiatief om de gebruikerservaring opnieuw te verbeelden en te optimaliseren door nieuwe functionaliteit toe te voegen, en de algemene interface van TaxDome opnieuw te bekijken. Bovendien hebben we onze vernieuwde mobiele apps voor klanten in bèta uitgerold voor iOS en Android.  

Lees meer over onze toewijding aan voortdurende verbetering

Voorproefje: 

Voor onze Vroegtijdige Toegangs Community worden Contracten binnenkort beschikbaar als Offertes en Opdrachtbrieven. Hiermee kunt u verwachtingen stellen, uw diensten aanprijzen, de waarde die u biedt uitleggen en tijdige betalingen veiligstellen.

Met de nieuwe Offertes & Opdrachtbrieven kunt u: 

• Afbeeldingen en video’s toevoegen om uw diensten en merk onder de aandacht te brengen
• Betaling vragen om te tekenen, zodat u betaald wordt voordat u aan het werk gaat
• Voorwaarden opdrachtbrieven toevoegen
• Automatisch herinneringen sturen als klanten niet meteen tekenen

We hebben een korte video opgenomen over de nieuwe functionaliteit vanuit het perspectief van zowel het kantoor als de klant, bekijk deze video.

Bekijk het onderstaande video-overzicht van de functies en verbeteringen van de afgelopen maand:

💰 Facturatie

Facturen creëren op basis van tijdregistraties: krijg snel betaald en elimineer handmatige processen

U kunt nu met twee klikken rechtstreeks vanuit de bijgehouden tijd facturen maken. 

Ter herinnering, met TaxDome kunt u eenvoudig zonder software van derden uw tijd bijhouden. Om u klikken te besparen en snel gespecificeerde facturen te kunnen maken, hebben we deze functie gecombineerd met facturatie. 

1. Navigeer naar het gedeelte Tijdsregistraties in het Facturen-tabblad
2. Bulk-selecteer zoveel tijdregistraties als nodig is 
3. Klik op “Creëer factuur” in de linkerbovenhoek

De factuurgegevens worden automatisch ingevuld met behulp van de geselecteerde tijdregistraties en de aangepaste tarieven die u voor elke dienst bepaalt. Het bedrag wordt berekend op basis van de bijgehouden tijd en de bijbehorende tarieven.

Als onderdeel van deze update hebben we twee nieuwe functies toegevoegd:

1. Tijdregistraties kunnen nu worden gemarkeerd als factureerbaar of niet-factureerbaar. Bij het factureren kunnen alleen factureerbare boekingen geselecteerd worden (voor het gebruiksgemak hebben we alle voorafgaande tijdboekingen standaard factureerbaar gemaakt).
2. Wilt u de beschrijving op de factuur hebben? Bespaar tijd en gebruik de optie “kopieer beschrijving naar factuur lijnitem” om de factuurbeschrijving automatisch vanuit de tijdregistratie in te vullen.

De nieuwe functionaliteit maakt het mogelijk om automatisch facturen zonder handmatige berekeningen te maken, verbetert de duidelijkheid tussen gefactureerde versus niet gefactureerde tijd, en biedt een alles-in-één oplossing voor tijdregistratie en facturatie zonder software van derden.

Ontdek hoe u tijdregistraties aan facturen toevoegt>>

Komt binnenkort: De niet-gefactureerde uren in uw hele bedrijf bekijken en er gemakkelijk facturen van maken. Klanten tegen verschillende tarieven factureren, afhankelijk van de expertise van elk individueel teamlid.

Limiet terugkerende facturen verhoogd naar 200

Krijg meer flexibiliteit voor grotere en langdurige klantlicenties. De limiet voor terugkerende factuurherhalingen is verhoogd van 100 naar 200 herhalingen. Dit geeft u meer mogelijkheden om klanten met een hoger factuurvolume na verloop van tijd tegemoet te komen.

Meer informatie over terugkerende facturen>>

Als ze mislukken, worden terugkerende factuurbetalingen nu automatisch opnieuw uitgevoerd

Een paar maanden geleden hebben we de mogelijkheid toegevoegd om terugkerende facturen in te stellen en automatisch betaald te worden. Maar soms mislukken terugkerende betalingspogingen omdat de klant onvoldoende saldo heeft. Nu worden mislukte betalingen voor terugkerende facturen automatisch opnieuw geprobeerd, tot vier keer in drie dagen, zodat u tijd bespaart omdat u niet handmatig achter die betalingen aan hoeft te gaan.

Automatische betalingsherhalingen zorgen ervoor dat u betaald krijgt voor terugkerend werk zonder dat u dit handmatig hoeft op te volgen.

Meer informatie over wat er gebeurt als een automatische betaling mislukt>>

🚀 Project Apollo

Wij werken aan Project Apollo, ons bruikbaarheidsinitiatief om u en uw klanten te helpen sneller te werken, georganiseerd te blijven en de productiviteit te verhogen. Project Apollo combineert uitgebreid onderzoek, feedback van gebruikers en de ontwerp- en technische expertise van ons team om de nieuwe gebruikersinterface van ons platform te herzien.

Herontworpen tabellen: de kolombreedte aanpassen, kolommen verbergen, opgeslagen filters sneller openen en meer

Als onderdeel van onze lopende Project Apollo verbeteringen, is de accounttabel opnieuw ontworpen voor meer snelheid, flexibiliteit en duidelijkheid. U kunt nu kolombreedten aanpassen en weergaven bewerken door kolommen op basis van uw behoeften te verbergen of weer te geven. Bovendien kunnen voor een betere organisatie kolomwaarden in oplopende of aflopende volgorde worden gesorteerd. 

Een bijzonder handige update is de “bevroren” accountnaamkolom, die vergrendeld blijft terwijl u door tabellen bladert – vergelijkbaar met de functie voor het bevriezen van tabellen in Excel. Voor extra duidelijkheid blijven kolomnamen ook altijd tijdens het scrollen zichtbaar. 

Voor sneller laden zijn de pagineringopties vervangen door het oneindig scrollen van de accounttabel. En rijen zijn gemakkelijker visueel te scheiden, dit dankzij het zebra-effect tijdens het scrollen.

Komt binnenkort: Alle tabellen zullen worden bijgewerkt naar dit nieuwe verbeterde ontwerp. 

Deze verbetering maakt deel uit van Project Apollo, gericht op gebruikerservaring en UI-verbeteringen. Meer informatie en updates volgen! 

Voorproefje: 

Verbeterde filters die complexere logica en CRM-organisatie via verbeterd tagbeheer mogelijk maken.

🤖 Workflow

Nieuwe automatisering, “Update opdracht-toegewezenen”

Voor teams kan de verantwoordelijke voor een taak veranderen naarmate deze verschillende fasen doorloopt (admin, beoordelaar, manager, enz.).  Met de nieuwe automatisering “Opdracht-toegewezenen bijwerken” kunt u tijd besparen door handmatige wijzigingen in elke taak te vervangen door geautomatiseerde updates.

Beschikbaar voor firmaleden met “Pijplijnen beheren”-rechten.

Net als bij onze bestaande automatisering “Accounttoegang updaten”, kunt u nu regels definiëren om toegewezenen automatisch per fase te laten rouleren. 

Meer informatie over het updaten van opdracht-toegewezenen>>

Account-tags in opdrachtkaarten bekijken en updaten

U kunt nu belangrijke accountinformatie rechtstreeks vanuit opdrachtkaarten in uw pijplijnen bekijken en bewerken

• Accounttags kunnen in de pijplijnweergave op opdrachtkaarten zichtbaar zijn 
• Tags kunnen bijgewerkt worden zonder de pijplijn te verlaten
• Minder klikken nodig om belangrijke accountgegevens te bekijken

Pas uw pijplijnen aan om de meest relevante accounttags voor uw workflows weer te geven. Direct in pijplijnen en opdrachten toegang geven tot en bewerken van accountinformatie.

Meer informatie over het gebruik van accounttags in pijplijnen>>

Subtakentellers voor gekoppelde taken in opdrachten

Gekoppelde taken in de opdrachtzijbalk geven nu subtaken weer, waardoor het bijhouden van taken en de zichtbaarheid van de werklast wordt verbeterd.

• Een nieuwe kolom met subtaken toont het totale aantal en het aantal voltooide subtaken
• De naamkolom is nu breder
• De toegewezenenkolom is kleiner
• De prioriteitskolom is verwijderd

Met deze updates kunnen bedrijven nu in één oogopslag belangrijke details zien met betrekking tot de voortgang van gekoppelde taken, zonder dat ze elke taak hoeven te openen.

Voorproefje: Naarmate er meer functionaliteit aan Opdrachten wordt toegevoegd, zijn we ons ervan bewust dat de opdrachtkaart overbelast raakt – we zijn momenteel bezig met een herontwerp en reorganisatie van de opdrachtkaartweergave.

Meer informatie over het volgen van gekoppelde taken en subtaken direct binnen opdrachten>>

📚 Documenten

Documenten aan opdrachten koppelen en bestandsbeschrijving toevoegen bij het uploaden

U kunt nu op het moment van uploaden sneller en met minder klikken documenten aan opdrachten koppelen. Selecteer bestaande opdrachten om de documenten aan te koppelen of maak een nieuwe opdracht aan.

Door documenten aan opdrachten te koppelen, kunt u gebruik maken van automatisering en afhankelijkheid. Wanneer u een opdracht opent, ziet u alle gerelateerde elementen van het werk dat eraan wordt gedaan (documenten, organizers, berichten, facturen, tijdregistraties, enz.)

Wanneer u bijvoorbeeld een e-handtekening ontvangt, kan de opdracht automatisch naar de volgende fase van uw workflow gaan en toekomstige automatiseringen (e-mails, taken, enz.) activeren. Dezelfde functionaliteit werkt ook voor documentgoedkeuringen.

U kunt nu ook bestandsbeschrijvingen toevoegen om uw team en klanten meer context te bieden. 

Voor meer informatie over het selecteren van instellingen tijdens het uploaden van documenten>>

Meer informatie over het koppelen van elementen aan opdrachten>>

🔥 Overig

• Sla de voortgang in organizersjablonen gaandeweg op zonder de editor te verlaten. Met de nieuwe knop “Opslaan” kunt u wijzigingen in sjablonen opslaan terwijl u verder werkt. Er is ook een aparte knop “Opslaan & Afsluiten” om het sjabloon op te slaan en af te sluiten. Deze functie is nu geïmplementeerd in alle organizersjablonen, zodat u voortgang kunt opslaan zonder de workflow te onderbreken.
• Voeg aangepaste berichten toe bij het aanvragen van e-handtekeningen om klanten context te bieden. Met het nieuwe tekstveld kunt u uitleg geven over documentwijzigingen of andere details die nodig zijn voor het aanvragen van handtekeningen.
• Neemt u al deel aan ons vroegtijdige toegangsprogramma? De leden hiervan mogen als eerste onze nieuwe functies uitproberen en er commentaar op geven. Lees erover en neem deel aan het programma>>

Al het bovenstaande — plus 73 meer tweaks en verbeteringen! Word lid van onze Facebook Community om vragen te stellen, functies aan te vragen of gewoon wat met andere TaxDome gebruikers te chatten. 

Voor het geval dat u het gemist hebt, is hier een samenvatting van de belangrijkste functies die we in ons vorige artikel behandeld hebben.