Propositions et lettres de mission : une manière plus intelligente d’approcher les clients et de se faire payer

Nous sommes heureux d’annoncer que les propositions et les lettres de mission sont désormais disponibles pour tous les utilisateurs de TaxDome. Cette nouvelle mise à jour vous permet de définir vos attentes, de présenter vos services et d’expliquer la valeur qu’ils apportent, et d’obtenir des paiements en temps voulu – le tout en un seul endroit.

Dans cet article, nous aborderons tout ce qu’il faut savoir sur les propositions et les LDM, notamment

• Ce qu’ils sont
• Les avantages pour votre cabinet
• Options de personnalisation
• Comment se déroule le processus pour les clients
• Projets futurs et mises à jour

Rentrons dans le vif du sujet.

Qu’est-ce que les propositions et les LDM ?

Les propositions et les lettres de mission sont une toute nouvelle fonctionnalité de TaxDome qui remplace celle des contrats. Désormais, vous pouvez créer des propositions et des lettres de mission entièrement personnalisables, ajouter des factures ou une liste de prix des services, et sécuriser le paiement et les signatures électroniques – le tout en un seul processus transparent. 

Tous vos contrats TaxDome existants seront migrés vers la nouvelle interface, et vous pourrez toujours utiliser vos modèles de contrats dans la section « conditions » des propositions et des lettres de mission, que vous pourrez renommer comme bon vous semble.

Quels sont les avantages des propositions et des LDM pour votre cabinet ?

Les propositions et les lettres de mission ont été conçues pour faciliter les contacts avec les clients, formaliser les relations et obtenir le paiement de vos services. Examinons les principaux avantages pour votre cabinet.

1. Faire grandir votre marque

Le secteur de la comptabilité n’a jamais été aussi compétitif. Il existe aujourd’hui près de 100 000 cabinets comptables rien qu’aux États-Unis. Contrairement à ce qui se passait il y a quelques années, lorsque la portée de la plupart des cabinets était limitée par leur situation géographique, les cabinets comptables modernes peuvent désormais fournir des services à des clients dans tout le pays.

Dans le même temps, les attentes n’ont jamais été aussi élevées. Les clients attendent désormais :

• Interactions numériques transparentes avec votre cabinet
• Communications personnalisées
• Des processus adaptés aux mobiles

Alors comment sortir du lot et convaincre les clients de travailler avec votre cabinet plutôt qu’avec une autre ? La réponse se trouve dans les propositions et les lettres de mission de TaxDome. 

Cette nouvelle mise à jour vous permet de créer des propositions et des lettres de mission hautement polies et personnalisées qui vous aideront à vous démarquer, à définir les attentes dès le départ et à créer une excellente première impression.

Les propositions et les lettres de mission présentent votre marque sous son meilleur jour. Les clients potentiels pourront voir exactement qui vous êtes, ce que vous offrez et combien cela coûtera. Ils verront également les étapes à suivre pour aller de l’avant. Tout est conçu pour être aussi personnalisable, simple et clair que possible, que ce soit sur ordinateur ou sur mobile.

Les propositions et les lettres de mission présentent votre marque sous un jour très professionnel.

2. Soyez payé plus rapidement

Se faire payer devrait être facile, mais neuf comptables sur dix affirment qu’ils doivent encore courir après leurs clients pour des retards de paiement, ce qui montre clairement que les processus existants ne fonctionnent pas. Traditionnellement, les comptables facturent leurs clients après que le travail a été effectué. Cela entraîne toutes sortes de problèmes, depuis la perte de temps et d’efforts jusqu’à des relations tendues et des flux de trésorerie inefficaces.

Avec les propositions et les LDM, vous pouvez éviter complètement ces problèmes :

• Prélever le paiement à l’avance dès que le client a signé la proposition par voie électronique
• Exiger des clients qu’ils fournissent les détails de leur paiement pour signer la proposition
• Mettre en place une collecte automatisée des paiements pour les factures récurrentes

Cela présente plusieurs avantages pour votre cabinet, vous permettant d’économiser le temps et l’argent perdus à courir après les clients pour les paiements en souffrance, d’améliorer votre efficacité commerciale, de générer des revenus et de rationaliser les opérations commerciales.

Options de facturation dans les Propositions et les LDM.

3. Remplacer encore une autre application

En tant que plateforme complète de gestion de cabinet, TaxDome permet à votre cabinet de remplacer de multiples applications et de construire une pile technologique unifiée. Maintenant, avec les Propositions et LDM, vous pouvez consolider votre pile technologique encore plus loin. 

Au lieu de passer de TaxDome à votre logiciel de proposition autonome, vous pouvez tout gérer en un seul endroit : flux de travail, clients, rapports, tâches, communications – et maintenant les propositions.

Cela vous facilite grandement la vie – votre équipe n’a qu’à apprendre à utiliser un seul logiciel, et non plusieurs. Et en éliminant une nouvelle licence de logiciel, vous économisez de l’argent. Les propositions et les EL sont disponibles pour tous les clients de TaxDome sans frais supplémentaires. 

Et avec toutes vos données en un seul endroit, vous profiterez de flux de travail transparents, de processus plus simples et de rapports plus efficaces.

TaxDome remplace toutes ces applications dans une seule plateforme unifiée.

4. Tout personnaliser

Nous avons rendu les propositions et les LDM très flexibles, ce qui vous permet de les adapter aux besoins uniques de votre cabinet et de vos clients. Tout est personnalisable, de ce que vos clients voient à la manière dont ils paient. 

Vous pouvez personnaliser la structure de votre proposition afin d’inclure ou d’exclure des éléments clés. Si votre objectif est de promouvoir votre cabinet auprès de clients potentiels, vous pouvez inclure une introduction et une liste de vos services et de vos coûts. Votre client disposera de toutes les informations dont il a besoin pour déterminer s’il souhaite travailler avec vous, mais il ne sera pas invité à signer le document (c’est vous qui décidez du nom que vous lui donnerez) ou à fournir des informations sur le paiement.

Si vous souhaitez adopter une approche plus formelle, vous pouvez vous contenter d’envoyer une lettre de mission et une facture. Le client sera invité à examiner le document, à le signer électroniquement et à fournir ses coordonnées de paiement (si vous incluez une facture). Vous pouvez également envoyer au client une proposition et une lettre de mission en même temps – à vous de choisir.

Les éléments clés d’une proposition peuvent être activés ou désactivés en fonction de vos besoins.

Vous pouvez utiliser des éléments multimédias riches pour améliorer vos propositions et promouvoir votre marque, y compris le logo de votre cabinet et des vidéos YouTube intégrées. L’éditeur vous permet de choisir parmi différentes tailles de police et d’autres options de style.

Vous pouvez personnaliser vos propositions avec des éléments multimédias.

Vous avez également un contrôle total sur la façon dont vos clients paient vos services et sur le moment où ils le font. Par exemple, vous pouvez :

• Ajouter des factures uniques ou récurrentes, ou les deux
• Mettre en place des paiements automatiques
• Choisissez votre mode de paiement préféré
• Demander un acompte

Vous pouvez également choisir d’ajouter des services détaillés sans créer de factures. De cette façon, les clients peuvent voir ce que vous offrez et combien vous facturez sans avoir à s’engager à payer une facture. Vous pouvez créer des factures ultérieurement d’un simple clic.

Vous pouvez ajouter une liste des services à la place d’une facture — vous avez le choix.

Comment les propositions et les LDM fonctionnent pour vos clients 

Nous avons exploré certaines des caractéristiques, des avantages et des options de personnalisation du côté de votre cabinet. Voyons maintenant comment ce processus fonctionne pour vos clients.

Tout d’abord, les Propositions et les LDM répondent aux attentes de vos clients en matière d’expérience numérique transparente. Grâce à l’application mobile de TaxDome (disponible sur iOS et Android), ils peuvent examiner, signer et régler les propositions n’importe où et n’importe quand.

Une fois que vous avez envoyé une proposition, le client reçoit un e-mail et une notification dans TaxDome. En cliquant sur le lien de l’e-mail ou de la notification, il peut examiner la proposition et effectuer les étapes suivantes :

• S’ils acceptent les conditions, ils peuvent procéder à un paiement sécurisé.
• Ensuite, ils signent électroniquement la proposition
• Après avoir signé, ils reçoivent une notification de confirmation 

Il en résulte une expérience numérique transparente qui guide les clients à chaque étape du processus, de l’examen de la proposition à la signature électronique. Les attentes et les conditions étant définies dès le départ, vous disposez des bases nécessaires pour établir des relations fructueuses avec vos clients.

Quelle est la prochaine étape pour les propositions et les LDM ?

Nous prévoyons d’ajouter prochainement une nouvelle fonctionnalité passionnante aux propositions et aux LDM, à savoir les « paquets » de services. 

Essentiellement, cette mise à jour vous permettra de combiner des services dans des offres groupées et de laisser les clients choisir l’offre qu’ils souhaitent. Cette version devrait être disponible au cours du premier trimestre 2024. Restez à l’écoute pour plus d’informations !

Si vous avez des suggestions pour améliorer les propositions et les EL, faites-le nous savoir sur le tableau des demandes de fonctionnalités ! Votre avis nous intéresse toujours.