Webinaire et questions-réponses : TaxDome – Revue des produits du dernier trimestre

Nous avons récemment organisé un webinaire en direct portant sur cinq mises à jour du produit TaxDome qui changeront la donne et qui seront bientôt disponibles pour vous tous. Plus de 2 000 personnes se sont jointes au cofondateur et chef de produit Ilya Radzinsky – merci à tous ceux qui ont pris le temps de faire de cet événement un tel succès. 

Si vous n’avez pas pu assister à l’événement, n’ayez crainte : vous pouvez visionner l’enregistrement complet du webinaire ci-dessous. Pour répondre à certaines de vos questions, nous avons également transcrit la session de questions-réponses dans ce blog.

Voici un bref aperçu de ce dont nous avons discuté :

• Communication bidirectionnelle par SMS
• Propositions et lettres de mission
• Marketplace TaxDome
• Rapports (plateforme d’analyse alimentée par l’IA)
• Nouvelle application mobile pour les cabinets

Vous voulez en savoir plus sur ces fonctionnalités passionnantes de TaxDome ? Planifiez une démo avec notre équipe de mise en place du produit :

Transcription des questions-réponses

Voici la transcription des questions-réponses du webinaire. Nous avons regroupé les questions et les réponses dans les catégories suivantes afin de faciliter la navigation:

• Communication SMS
• Propositions et lettre de mission
• Marketplace TaxDome
• Reporting et IA
• Facturation et paiements
• Tout le reste

Communication SMS

Les clients doivent-ils télécharger une application pour répondre aux messages SMS envoyés par TaxDome ?

Non, les clients peuvent répondre et entamer des conversations comme ils le feraient normalement avec leur téléphone portable.

Pouvez-vous envoyer des messages SMS à l’aide d’automatisations ?

Bien que la version initiale ne comprenne pas l’automatisation des SMS, nous prévoyons de l’inclure dans l’une des prochaines versions.

Dans le cas des messages SMS en masse, pouvez-vous confirmer que les clients ne verront que leurs propres messages ?

Oui, chaque client recevra un message SMS unique. S’il répond, ce message ne sera visible que par lui et par vous, et non par d’autres clients. Vous pouvez utiliser des shortcodes pour personnaliser les messages groupés.

Le SMS est-il différent de la façon dont nous communiquons actuellement avec nos clients par l’intermédiaire de TaxDome ?

Oui, la communication par SMS vous permet d’atteindre vos clients là où ils se trouvent – sur leur téléphone – d’une manière qui leur est très familière. Et tout cela sans que vos clients n’aient à se connecter à leur portail client. Avec les chats sécurisés et les e-mails synchronisés, vous avez désormais accès aux trois canaux de communication les plus populaires en un seul endroit.

Les clients devront-ils accepter les communications par SMS ?

Vos clients n’ont rien à faire pour recevoir des SMS de votre cabinet. Lorsqu’ils s’inscrivent à TaxDome et acceptent les conditions générales, ils acceptent de recevoir des SMS de votre part.

Serons-nous en mesure d’envoyer des messages SMS en utilisant des tags ?

Oui, vous pouvez filtrer votre liste de clients – par exemple, par Tags – et envoyer ensuite un SMS en masse aux contacts obtenus.

Y aura-t-il une option pour désactiver la messagerie SMS si nous ne voulons pas l’utiliser dans notre cabinet ?

Oui, bien sûr. La communication par SMS est entièrement facultative – vous choisissez de l’utiliser. Une fois qu’elle est mise en place, vous pouvez la désactiver à tout moment.

La communication par SMS prend-elle en charge les MMS (Multimedia Messaging Service) ?

Comme la plupart des cabinets utilisent les SMS pour envoyer des rappels, les SMS seront le système de base utilisé et les MMS ne seront pas pris en charge dans la première version. Compte tenu des préoccupations relatives aux informations confidentielles, nous recommandons d’utiliser des chats sécurisés ou d’autres outils sécurisés au sein de TaxDome pour échanger des documents et d’autres informations confidentielles.

Avons-nous besoin de connaître l’opérateur de téléphonie mobile de chaque client ?

Pour envoyer un SMS, il suffit de connaître le numéro de téléphone du client. Il n’est pas nécessaire de connaître l’opérateur.

Devrons-nous avoir un numéro de téléphone distinct pour les SMS ? J’en ai encore un qui provient de mon ancien logiciel.

Dans le cadre de la procédure d’inscription, vous recevrez un nouveau numéro de téléphone pour la messagerie SMS. Vous ne pouvez pas réutiliser un ancien numéro de téléphone.

Les messages SMS sont parfois associés à des problèmes de sécurité. Y a-t-il quelque chose dont nous devons être conscients lorsque nous utilisons les SMS dans TaxDome ?

Le SMS est un excellent moyen d’envoyer un rappel, un message court ou un appel à l’action – les messages textuels ont un taux d’ouverture nettement plus élevé que le courrier électronique traditionnel. Cela dit, ce n’est pas la solution idéale pour envoyer des documents ou d’autres informations sensibles. Pour cela, nous vous recommandons d’utiliser la fonction de chat sécurisé de TaxDome. Pour rappel, vous pouvez envoyer un nombre illimité de chats.

Y aura-t-il un onglet « Communications » sur le côté gauche pour naviguer correctement dans les messages groupés ?

Oui, notre équipe travaille à la refonte de la plateforme et à la création de sections plus globales qui rendront la navigation sur TaxDome encore plus facile. Le nouveau design est prévu pour le début de l’année prochaine.

La communication par SMS prend-elle en charge les numéros de téléphone des 25 pays et plus où TaxDome est utilisé ?

La première itération de la communication par SMS ne sera disponible que pour les cabinets des États-Unis et du Canada. Nous ajouterons d’autres options pour les autres pays dans les prochaines versions.

Ici, aux Etats-Unis, nous avons dû commencer à mettre en place des « campagnes » et des plans détaillés sur la façon dont nous prévoyons d’utiliser les SMS à des fins commerciales. Cela sera-t-il nécessaire pour utiliser les SMS dans TaxDome ?

Lorsque vous mettez en place une communication par SMS dans TaxDome, il vous sera demandé de fournir toutes les informations nécessaires à l’enregistrement de la campagne. Ces informations seront vérifiées par Twilio.

Quand la messagerie SMS sera-t-elle disponible ? Un client doit-il être enregistré auprès de TaxDome pour recevoir des messages SMS ?

Nous prévoyons de lancer cette nouvelle fonctionnalité à la fin du mois de décembre. Les messages SMS sont envoyés directement au numéro de téléphone du contact – il n’est pas nécessaire qu’il utilise TaxDome pour recevoir le texte. Pour envoyer un message à un client, vous devez l’ajouter comme contact dans un compte TaxDome.

Si nous envoyons un SMS et qu’un client ne souhaite plus en recevoir à l’avenir, pouvons-nous lui proposer une option de désabonnement ?

Cette option ne fait pas partie de la version initiale, mais si la demande est suffisante, nous l’étudierons.

L’historique des SMS sera-t-il conservé ?

Tout à fait ! Vous trouverez l’historique de vos SMS dans l’onglet « Communication » du profil d’un client.

Les SMS apparaîtront-ils dans nos messages normaux sur nos téléphones ou dans le portail TaxDome ?

Ils apparaîtront dans votre portail TaxDome sous l’onglet Communication pour un compte client spécifique. Vous recevrez également des notifications dans TaxDome lorsque vous recevrez de nouveaux messages SMS de vos clients.

Les clients peuvent-ils nous envoyer des messages SMS sans que nous ayons pris l’initiative de la conversation ?

Oui, une fois que vous leur avez fourni le numéro de téléphone, ils peuvent vous envoyer des messages SMS.

Une fois qu’un numéro de téléphone est sélectionné, Twilio utilisera-t-il le même numéro chaque fois qu’il enverra un SMS au client ?

Oui, c’est exact.

Le nouveau numéro SMS recevra-t-il des appels téléphoniques ? Si oui, comment répondre, via l’application TaxDome ? Si non, que se passera-t-il si quelqu’un appelle le numéro (plutôt que d’envoyer un SMS) ?

Le numéro que vous recevez ne sera disponible que pour les messages SMS, pas pour les appels. Si un client essaie d’appeler le numéro, il entendra un message « numéro indisponible ».

Y aura-t-il un coût supplémentaire pour l’envoi de SMS ?

Oui. Une commission sera versée à Twilio pour l’enregistrement et la vérification de la marque, ainsi que pour le numéro de téléphone. Les SMS seront facturés séparément sur la base de l’utilisation, comme pour le KBA.

Je n’ai pas les numéros de téléphone de mes clients dans TaxDome. Existe-t-il un moyen facile de les ajouter tous en même temps, ou dois-je ajouter chaque numéro de téléphone individuellement ?

Veuillez consulter cet article pour savoir comment mettre à jour en masse des contacts existants : CRM (avancé).

Si je décide de ne pas utiliser la messagerie SMS, le client verra-t-il que la fonction existe mais qu’elle n’est pas disponible ? Ou n’existera-t-elle tout simplement pas ?

Le client ne le verra pas s’il n’est pas activé. Cette fonction n’est disponible que du côté du cabinet. Rien n’est ajouté au portail du client.

Propositions et lettres de mission (LDM)

TaxDome s’intègre-t-il à Ignition pour les propositions ?

TaxDome remplace Practice Ignition par des propositions intégrées, sans frais supplémentaires.

Les propositions et les LDM peuvent-elles être ajoutées en tant qu’automatisation dans les flux de travail ?

Oui, ils peuvent être ajoutés en tant qu’automatisation. Les propositions et les LDM remplacent entièrement la fonction de contrat que nous avions auparavant, avec des fonctionnalités beaucoup plus étendues.

Les propositions et les LDM seront-elles dotés d’une capacité de facturation mensuelle automatisée ?

Oui, cela existe déjà dans le programme d’accès anticipé et sera déployé pour tous les utilisateurs dans les semaines à venir.

Les propositions et les LDM peuvent-elles porter sur n’importe quel type d’activité – par exemple, la tenue de livres, la comptabilité, le conseil ?

Oui, c’est exact ! Les propositions et les LDM sont entièrement personnalisables et flexibles. Vous pouvez les adapter aux besoins de votre cabinet.

Dans les propositions et les contrats d’engagement, pouvons-nous envoyer aux clients différentes options et les facturer en fonction de leur choix ?

Il semble que votre question porte sur les « forfaits » – nous prévoyons d’ajouter la possibilité de permettre aux clients de choisir parmi plusieurs forfaits dans une proposition au cours du premier semestre 2024.

Peut-on désactiver les options de paiement dans les propositions et les lettres de mission ? Nous ne voulons pas toujours facturer immédiatement.

Oui, les propositions et les lettres de mission sont entièrement personnalisables. Si vous ne souhaitez pas facturer tout de suite, vous pouvez choisir d’envoyer une liste de prix de vos services au lieu d’une facture. Si vous choisissez cette option, vous pourrez créer des factures ultérieurement d’un simple clic.

Les propositions et les LDM seront-ils imprimables au format PDF et auront-ils un aspect professionnel ?

Oui.

Les factures générées automatiquement par le biais de Propositions & LDM seront-elles automatiquement liées à la fiche de projet à l’origine de la proposition ?

Oui – si une proposition et une facture unique ont été créées à l’aide de l’automatisation du flux de travail, elles seront automatiquement liées à un travail. En revanche, si des factures uniques ou récurrentes ont été créées dans le cadre d’une proposition, elles ne seront pas automatiquement liées à un travail. Nous envisageons d’ajouter cette fonctionnalité à l’avenir.

Les propositions et les LDM auront-ils plus d’options pour des polices, des couleurs et d’autres éléments de conception différents ?

L’éditeur de propositions dispose actuellement d’une police de base, mais nous envisageons d’ajouter prochainement d’autres fonctions de personnalisation, y compris des polices et des éléments de conception. Nous vous recommandons vivement d’utiliser les options multimédias pour promouvoir votre marque – logos et surtout vidéos.

Si nous pouvons désormais différencier et personnaliser les lettres de mission, cela signifie-t-il que nous pouvons choisir celles qui sont automatiquement envoyées dans les pipelines ?

Vous pouvez personnaliser toutes les automatisations et les modèles que vous utilisez.

Marketplace TaxDome

Pourrons-nous avoir un aperçu du contenu d’un modèle avant de l’acheter sur TaxDome Marketplace ?

Les modèles du Marketplace de TaxDome seront accompagnés de vidéos et de captures d’écran, ainsi que de descriptions détaillées.

Y aura-t-il des modèles pour les taxes canadiennes dans TaxDome Marketplace ?

Oui ! Il y aura de nombreux modèles. Si vous souhaitez ajouter vos propres modèles à TaxDome Marketplace, vous pouvez devenir un créateur !

Pourrons-nous voir qui a créé les modèles dans le Marketplace TaxDome ?

Oui, vous verrez le nom du créateur.

La bibliothèque de modèles actuelle de TaxDome sera-t-elle remplacée par le Marketplace TaxDome ?

Oui, c’est ça.

Les utilisateurs pourront-ils évaluer les modèles et les outils disponibles sur TaxDome Marketplace ?

Oui, les utilisateurs pourront rédiger des commentaires et laisser des notes sur cinq.

Reporting et IA

Les rapports sont-ils accessibles à tous, ou seulement au propriétaire et à l’administrateur ?

La section des rapports sera disponible par défaut pour les propriétaires et les administrateurs. Les employés peuvent se voir accorder un accès individuel.

Nous avons généralement besoin de rapports avant les réunions qui sont dérivés des flux de travail de TaxDome. Cela sera-t-il possible ?

Vous pourrez créer des rapports sur presque toutes les données de TaxDome, y compris les factures, les entrées de temps, les projets, les tâches et les flux de travail (workflows).

Quand verrons-nous l’intégration de l’IA sur la plateforme au-delà des rapports ?

Nous ajouterons de plus en plus de fonctionnalités et d’intégrations dans les mois à venir, et notre équipe est toujours à la recherche d’options supplémentaires et de caractéristiques d’intelligence artificielle. Restez à l’écoute pour plus d’informations !

Je paie à mes préparateurs d’impôts un pourcentage des honoraires qu’ils facturent. Pouvons-nous maintenant obtenir des revenus des membres de l’équipe ?

Vous avez toujours pu le faire, mais vous pouvez désormais le faire de manière encore plus efficace grâce aux fonctionnalités de reporting alimentées par l’AI dont il est question dans ce webinaire.

Applications mobiles pour les cabinets et les clients

Est-il possible de télécharger des documents dans un dossier client à l’aide de l’application mobile du cabinet ?

Pas pour l’instant, mais la bonne nouvelle est que nous publierons bientôt une version mise à jour de l’application mobile pour les cabinets qui vous permettra de télécharger et de consulter des documents. La nouvelle application mobile pour les cabinets a été abordée dans ce webinaire.

Existe-t-il un moyen pour les clients de télécharger un PDF de plusieurs pages dans l’application mobile, ou seulement une page à la fois ?

Les clients peuvent télécharger des PDF de n’importe quel nombre de pages – il n’y a pas de limite. Ils peuvent également utiliser le scanner natif. Voici les liens vers les applications mobiles pour clients sur iOS et Android !

Existe-t-il un modèle d’e-mail présentant l’application ?

Oui ! Le modèle dans l’ancienne bibliothèque de modèles s’appelle « FR (US) Introducing TaxDome -intro email ». Nous avons également ajouté ce PDF, que nous vous recommandons d’envoyer à vos clients. Il présente l’application mobile et d’autres améliorations destinées aux clients afin de leur montrer comment votre cabinet investit dans leur expérience.

Facturation et paiements

Pourrons-nous recevoir des paiements SEPA ?

Oui, vous pouvez déjà accepter les prélèvements SEPA et autres débits bancaires dans TaxDome (en savoir plus sur les paiements SEPA) – en plus des paiements par carte de crédit.

Comment marquer une facture comme payée ?

Pour marquer une facture comme payée, vous devez créer un paiement manuel. Pour ce faire, cliquez sur +NOUVEAU en haut de la barre latérale de gauche, sélectionnez Paiement, puis la facture que vous souhaitez marquer comme payée. Pour en savoir plus sur cette procédure, cliquez ici : Corriger les factures et les paiements.

TaxDome enregistre-t-il les informations bancaires pour les paiements par SEPA ou par carte de crédit ?

Non, TaxDome ne conserve pas les informations bancaires. Mais si vous utilisez les paiements automatiques, les informations de paiement de vos clients seront stockées dans votre compte Stripe. Cela signifie que les clients n’ont qu’à saisir une seule fois les informations relatives à leur SEPA ou à leur carte de crédit, et tous les paiements ultérieurs seront alors effectués automatiquement.

Existe-t-il une option permettant aux clients de payer les frais de transaction ?

Pas encore, mais nous prévoyons d’ajouter cette fonctionnalité à l’avenir.

Allons-nous nous attaquer aux factures récurrentes ?

Les factures récurrentes sont disponibles en tant qu’option indépendante depuis un certain temps, mais nous avons maintenant ajouté cette fonctionnalité aux propositions et aux LDM, ce qui sera disponible pour tous les utilisateurs la semaine prochaine !

Le paiement par carte de débit est-il désormais disponible au Canada ?

Oui, c’est déjà disponible (en savoir plus ici).

Est-il possible d’accepter les débits bancaires en utilisant Stripe dans TaxDome ?

Oui, vous pouvez accepter les débits SEPA et autres débits bancaires via Stripe en plus des paiements par carte de crédit.

Est-il possible de proposer un prix plus bas si le client paie avec son compte bancaire plutôt qu’avec sa carte de crédit ?

Pas pour le moment.

Tout le reste

Existe-t-il un agenda pour la sortie de ces nouveaux produits ?

Oui ! Tout ce qui a été dit dans ce webinaire sera publié dans les semaines à venir.

Les nouvelles versions de produits que vous avez abordées dans ce webinaire sont-elles toutes incluses dans notre abonnement actuel, ou vont-elles coûter plus cher ?

Toutes ces nouvelles fonctionnalités seront disponibles pour tous les utilisateurs de TaxDome sans frais supplémentaires. Les SMS seront soumis à des frais d’utilisation (similaires à KBA) et Marketplace proposera des modèles gratuits et payants. Tous les modèles de TaxDome sont gratuits.

Pouvons-nous ajouter un lien TaxDome à notre site web afin que les nouveaux clients puissent télécharger leurs documents ?

Oui. Veuillez consulter cet article pour plus d’informations : Comment obtenir des documents de la part des clients.

Quand l’intégration de Xero sera-t-elle terminée ?

Cela fait partie de nos projets et notre équipe travaille déjà activement à la mise en place de cette intégration, mais nous n’avons actuellement aucune date précise pour sa mise en service.

Est-il prévu d’ajouter la logique NON aux pipelines et aux questionnaires lors de l’utilisation des tags ?

Oui !

Quand prévoyez-vous la possibilité de mettre à jour automatiquement les champs de compte personnalisé pour les réponses des questionnaires ?

Elle est prévue pour le premier trimestre 2024.

Peut-on supprimer des fichiers en masse dans TaxDome ?

Oui, bien sûr. Vous pouvez le faire soit dans le navigateur web, soit dans TaxDome Drive.

TaxDome comporte-t-il une composante de chronométrage ?

Oui ! Nous disposons d’une fonction de suivi du temps.  Pour en savoir plus, cliquez ici : Saisies de temps.

Existe-t-il un moyen de limiter ce que le personnel comptable peut voir dans un dossier de documents de compte ? J’ai vu que je pouvais limiter le personnel régulier à des clients spécifiques, mais je n’ai pas trouvé de moyen de les limiter à certains dossiers de ce compte.

Excellente question, nous y travaillons en ce moment même ! Vous pourrez ajouter des droits d’accès granulaires aux documents afin que vos comptables ne voient pas les documents auxquels ils n’ont pas besoin d’accéder.

Comment les rappels de TaxDome peuvent-ils être désactivés automatiquement lorsque les clients ont terminé la tâche demandée ?

Consultez cet article pour savoir comment configurer et arrêter les rappels : Rappels manuels et automatiques.

Comment envoyer des e-mails en masse à nos clients ?

Tout est couvert dans cet article d’aide : Envoi d’e-mails.

Où peut-on obtenir plus d’informations sur les fonctionnalités du module de recherche de transcriptions de l’IRS ?

Veuillez consulter cet article d’aide : Intégration IRS.

Je suis basé aux Etats-Unis mais j’ai de nombreux clients russophones. Pour certains d’entre eux, il serait très utile d’utiliser TaxDome en russe.

Nous proposons actuellement le danois, le néerlandais, l’anglais (États-Unis et Royaume-Uni), le finnois, le français, l’allemand, l’italien, le norvégien, le portugais (y compris le portugais brésilien), l’espagnol et le suédois. Nous ajouterons d’autres langues au fur et à mesure de l’augmentation de la demande. Vous pouvez demander de nouvelles fonctionnalités sur le tableau des demandes de fonctionnalités (pour en savoir plus, cliquez ici).

 . . .

Dans les semaines à venir, nous organiserons d’autres webinaires pour explorer plus en détail chacune de ces fonctionnalités passionnantes de TaxDome, en commençant par les propositions et les EL. Restez à l’écoute pour plus d’informations et d’invitations !