TaxDome participe pour la deuxième fois à Tili -ja Veropäivät à Helsinki, en Finlande

TaxDome a été ravi de participer à Tili-ja Veropäivät 2023, l’événement annuel le plus important et le plus attendu du secteur de la comptabilité, de la fiscalité et de la tenue de livres à Helsinki, en Finlande. C’était la deuxième fois que TaxDome avait l’occasion de présenter son logiciel à l’événement, ce qui en a fait un nom reconnaissable parmi les participants.

L’événement s’est tenu en direct au centre d’exposition Helsingin Messukeskus, après deux années d’événements virtuels, et l’atmosphère était électrique. Les organisateurs, les participants et les exposants étaient tout sourire tout au long de l’événement. L’événement a également été diffusé partiellement pour les participants virtuels, de sorte que des centaines de comptables, d’aides-comptables, de consultants et de décideurs ont également pu suivre les cours et les conférences afin de rester au courant des derniers développements dans le secteur. Au total, l’événement a réuni 1200 participants, dont la moitié en personne.

Le principal partenaire de TaxDome en Finlande depuis décembre 2021, Taloushallintoliitto (Association finlandaise de comptabilité, de fiscalité et d’audit), a accueilli l’événement. TaxDome a profité de l’occasion pour établir un réseau avec d’autres professionnels du secteur, partager sa vision de l’avenir du secteur et discuter de la manière dont son logiciel peut jouer un rôle dans l’innovation et la croissance.

Dans l’ensemble, l’événement a été un grand succès pour TaxDome, offrant une exposition précieuse et mettant la société en contact avec un large éventail de professionnels du secteur. L’équipe de TaxDome tient à remercier tous les participants pour leur participation et pour avoir fait de cet événement un grand succès. Nous nous réjouissons de vous revoir tous lors de la prochaine convention : Tili-ja Veropäivät.

La centralisation de la communication avec les clients et le partage des documents et des données ont été des sujets brûlants lors de l’événement.

Au cours de la deuxième journée de l’événement, nous avons reçu de nombreuses questions sur ce sujet et nous avons eu l’occasion de montrer exactement comment un logiciel peut aider à soutenir le travail de routine quotidien et la collaboration d’équipe combinée avec les dernières technologies.

Imaginez la situation comme ceci : Vous avez peut-être une application pour archiver les documents importants relatifs à vos clients. Vous pouvez aussi avoir une ou plusieurs applications/manières de communiquer avec vos clients. Enfin, vous pouvez utiliser un autre logiciel pour faire signer vos documents importants par vos clients et devoir ensuite transférer manuellement ce document dans l’application d’archivage. Comment ces logiciels et applications communiquent-ils entre eux ? Si un client envoie un e-mail contenant un document important, celui-ci est-il automatiquement enregistré dans l’application d’archivage ? Cela ne semble pas pratique, mais pour la plupart des cabinets comptables, c’est encore leur pratique quotidienne.

Prenons un exemple concret :

Un cabinet comptable a un client. Leur principal moyen de communication est par e-mail, les appels téléphoniques et WhatsApp. Ils se sont mis d’accord pour que la plupart des éléments nécessaires à l’exécution des tâches courantes de comptabilité et de tenue des comptes soient partagés directement dans le logiciel de comptabilité. Chaque mois, ils se réunissent pour parler de l’évolution de l’activité du client. L’entreprise cliente envoie régulièrement des e-mails et des messages WhatsApp contenant des pièces jointes, des photos de reçus et de pièces justificatives, des procès-verbaux de réunions du conseil d’administration qui nécessitent la signature des participants et d’autres documents importants qui doivent être stockés ou traités par le cabinet comptable. Le cabinet comptable reçoit régulièrement une centaine d’e-mails, 20 appels téléphoniques et 50 messages WhatsApp par jour de la part de tous ses clients.

Un client envoie au cabinet d’expertise comptable un e-mail contenant le procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration qui s’est tenue le jour même et qui doit être signé électroniquement par toutes les parties. Le cabinet comptable reçoit l’e-mail, le lit, enregistre le document joint sur le disque local de son ordinateur et le télécharge dans le logiciel de signature électronique. Il l’envoie à toutes les parties figurant dans le procès-verbal de la réunion pour qu’elles le signent via le logiciel de signature. Le logiciel de signature ne rappelle pas automatiquement aux clients de signer, de sorte que le cabinet comptable doit assurer un suivi pour vérifier que toutes les parties ont signé le document.

Après avoir obtenu que toutes les parties signent le document, le cabinet comptable en est informé et procède à l’archivage du document. Afin d’archiver le document, le cabinet comptable doit télécharger le fichier du logiciel de signature contenant les signatures, puis le déplacer vers l’espace de stockage en nuage partagé avec le client, Google Drive. Il dispose de son propre dossier pour chaque client dans Google Drive, et pour placer le document dans le bon dossier, il doit parcourir le répertoire et le sélectionner manuellement. Finalement, le document se retrouve dans le bon dossier et est archivé. Le cabinet d’expertise comptable envoie un e-mail au client pour l’informer que la tâche a été accomplie et il poursuit ses autres tâches.

Cela vous semble familier ? Voyons comment le même processus peut être réalisé en tirant parti des outils et des fonctionnalités du TaxDome :

Principaux avantages d’un logiciel comme TaxDome :

1. Tous vos documents importants dans un espace partagé pour votre équipe et vos clients
   – Faciliter le téléchargement des documents via le portail client en marque blanche.
   – Piste d’audit et historique de qui a fait quoi sur quel document
   – Stockage sécurisé dans le nuage qui est sauvegardé quotidiennement.
2. Communication centralisée avec les clients
   – Outils de messagerie instantanée intégrés au portail
   – Rappels automatiques permettant de faire passer les demandes de documents importants d’une semaine à un jour.
   – Envoi automatisé de messages et d’e-mails avec tâches intégrées pour les clients
   – Sauvegarde automatique des pièces jointes des e-mails dans le dossier du client.

Le client X envoie un e-mail au cabinet comptable A avec le procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration qui doit être signé par toutes les parties par voie électronique. Le cabinet comptable ouvre TaxDome et reçoit l’e-mail directement sur la plateforme. Il procède ensuite à l’enregistrement du document joint et le télécharge dans le logiciel de signature électronique intégré. Le logiciel de signature est intégré à TaxDome et rappelle automatiquement à toutes les parties de signer, réduisant ainsi le besoin de suivi.

Une fois que toutes les parties ont signé le document, le cabinet comptable A en est informé et peut procéder à l’archivage du document dans le stockage en nuage sécurisé de TaxDome. Le document est facilement stocké dans le bon dossier client, car TaxDome permet d’organiser et de catégoriser facilement les fichiers.

Enfin, le cabinet comptable envoie une notification à l’entreprise cliente X pour l’informer que la tâche a été accomplie, le tout dans TaxDome. Fini le jonglage entre plusieurs plateformes et l’organisation manuelle, TaxDome rationalise toutes les tâches de communication, de gestion des documents et de comptabilité en un seul endroit.

Avec TaxDome, l’ensemble du processus est plus efficace, plus sûr et moins chronophage, ce qui en fait la solution idéale pour les cabinets comptables qui cherchent à améliorer leur flux de travail.

La centralisation de la communication avec les clients et le partage des documents sont essentiels pour tout cabinet de comptabilité, de tenue de livres ou de conseil fiscal. Non seulement cela améliore l’efficacité, mais cela permet également de s’assurer que toutes les informations importantes sont facilement accessibles et organisées en un seul endroit. TaxDome est un logiciel de gestion de cabinet qui fournit une plateforme centralisée pour la communication avec les clients et le partage de documents, ce qui en fait une solution idéale pour les professionnels du secteur.

Regardez comment Kalle Granlund (TaxDome), Janne Fredman (Taloushallintoliitto) et Marko Salo (Tilitoimisto Smartoffice Oy) se plongent dans des cas concrets d’utilisation d’un logiciel comme TaxDome dans un cabinet comptable:

La vidéo présente une interview de Janne Fredman, expert en comptabilité et logiciels de Taloushallintoliitto, et de Marko Salo de Tilitoimisto Smartoffice Oy, un client de TaxDome, discutant de l’importance d’un transfert de documents et d’une communication transparents entre les cabinets comptables et leurs clients. L’équipe de TaxDome a souligné les avantages de l’utilisation d’une plateforme centralisée comme TaxDome pour la communication avec les clients et le partage de documents, et la manière dont elle a amélioré l’efficacité et l’organisation de Tilitoimisto Smartoffice Oy. La vidéo est une excellente ressource pour tous ceux qui souhaitent en savoir plus sur les avantages réels de l’utilisation de TaxDome dans un bureau comptable.

En outre, TaxDome offre également une série d’autres fonctionnalités telles que la gestion des tâches et des rendez-vous, le suivi du temps et la création de rapports. Ces fonctionnalités contribuent à améliorer la productivité et l’efficacité globales, permettant aux cabinets de travailler de manière plus efficace.

Dans l’ensemble, TaxDome est un puissant logiciel de gestion de cabinet qui fournit une plateforme centralisée pour la communication avec les clients et le partage de documents. En rationalisant la communication et le partage de documents, il permet d’améliorer l’efficacité, de réduire les erreurs et de rationaliser le processus de comptabilité, de tenue de livres et de conseil fiscal.

Pour en savoir plus et voir TaxDome en action, visitez notre site internet et programmez une  démo. Essayez TaxDome aujourd’hui et améliorez votre flux de travail.