Requisiti della firma digitale per i commercialisti nell’UE: una guida completa

La firma digitale ha rivoluzionato il settore della contabilità, aiutando i commercialisti ad abbandonare i vecchi processi cartacei per abbracciare invece flussi di lavoro digitali semplificati. Ma anche se a prima vista sembrano semplici, le firme digitali sono molto di più di quanto non sembri.

In questo articolo analizzeremo i requisiti legali della firma digitale nell’Unione Europea (UE), i diversi tipi di firma digitale disponibili e come i commercialisti possono utilizzarli in modo efficace.

Come capire le firme digitali nell’UE

Grazie alla firma digitale, non è più necessario stampare un documento, firmarlo con una penna fisica e poi spedirlo o scansionarlo. I commercialisti e i loro clienti possono invece firmare documenti e formalizzare accordi utilizzando qualsiasi dispositivo, in pochi secondi.

Tuttavia, la sostituzione di carta e penna con un marchio digitale solleva una serie di problemi di validità e autenticità. Se un documento può essere firmato su qualsiasi dispositivo in pochi clic, come possiamo essere sicuri che sia stato firmato dalla persona giusta e non da qualcun altro?

Per rispondere a questa domanda, sono state introdotte delle normative per garantire che le firme digitali soddisfino rigorosi requisiti di verifica e sicurezza. Ciò consente a commercialisti e altri professionisti di richiedere firme digitali legalmente vincolanti e affidabili.

Firma digitale e firma elettronica: qual è la differenza?

I termini “firma digitale” e “firma elettronica” sono spesso usati in modo intercambiabile, ma hanno significati leggermente diversi. Capire la differenza tra i due termini è fondamentale per scegliere il software di firma elettronica corretto e garantire la conformità alla legislazione in materia. 

Firma elettronica

La firma elettronica è un termine ampio che comprende diversi metodi utilizzati per catturare il consenso o l’approvazione di un firmatario su un documento digitale. 

Firma digitale

La firma digitale è un tipo di firma elettronica che utilizza tecniche crittografiche per fornire una garanzia digitale dell’identità del firmatario, rendendola a prova di manomissione e impossibile da impersonare. Di conseguenza, le firme digitali sono utilizzate in ambiti professionali e in settori altamente regolamentati, tra cui la contabilità

Che cos’è il regolamento eIDAS?

Nell’UE, il regolamento per l’identificazione elettronica, l’autenticazione e i servizi fiduciari, noto come eIDAS, stabilisce gli standard per le transazioni elettroniche, comprese le firme, le marche temporali, i sigilli e i documenti. L’eIDAS è entrato in vigore quasi un decennio fa e mira a garantire che le interazioni digitali tra le aziende siano affidabili, veloci, sicure ed efficienti.

Nonostante l’uscita dall’UE, il Regno Unito ha adottato una versione modificata di eIDAS, nota come UK eIDAS, che mantiene molti degli aspetti chiave della versione originale dell’UE.

Diversi tipi di firma elettronica in Europa

L’eIDAS suddivide le firme elettroniche in tre categorie distinte: firme elettroniche semplici (FES), firme elettroniche avanzate (FEA) e firme elettroniche qualificate (FEQ). Ogni tipo ha un peso legale diverso e offre diversi livelli di garanzia di validità. Esaminiamoli più in dettaglio.

Firma elettronica semplice (FES)

La FES è la forma più semplice di firma elettronica disponibile. Invece di richiedere un’autenticazione forte del firmatario o una verifica dell’identità, la FES richiede solo la conoscenza dell’indirizzo email del firmatario o la conferma di aver ricevuto un codice di accesso unico prima della firma. 

Firme elettroniche avanzate (FEA)

La FEA è un passo avanti rispetto alla FES e richiede il rispetto di regole più rigorose in materia di fiducia, validità e sicurezza dei dati. Secondo l’eIDAS, ci sono tre requisiti chiave per la FEA:

1. Il firmatario deve essere collegato alla firma tramite un identificatore unico – si pensi a una penna digitale di proprietà del firmatario.
2. Il firmatario ha il controllo esclusivo su questa “penna digitale”, nessun altro può accedervi.
3. La firma deve essere in grado di rilevare se è stata manomessa.

Firme elettroniche qualificate (FEQ)

La FEQ fa un ulteriore passo avanti, soddisfacendo tutti e tre i requisiti della FEA, ma utilizzando anche certificati qualificati e la verifica a più fattori per identificare il firmatario.

Inoltre, la FEQ utilizza terze parti, note come fornitori di servizi fiduciari qualificati, per verificare l’identità del firmatario. Questo fornisce un ulteriore livello di garanzia, dando alla FEQ il più alto livello di sicurezza e affidabilità possibile per le firme elettroniche nell’UE. Infatti, le FEQ sono le uniche firme elettroniche esplicitamente riconosciute da eIDAS come legalmente equivalenti alle firme autografe.

In che modo i commercialisti possono utilizzare le firme elettroniche?

Le firme elettroniche, e in particolare le firme digitali, rappresentano una svolta per i commercialisti, in quanto consentono loro di abbandonare gli obsoleti processi cartacei e di adottare invece flussi di lavoro completamente digitali.

Le firme elettroniche possono essere utilizzate per firmare qualsiasi tipo di documento o modulo elettronico. Tuttavia, poiché ogni tipo di firma digitale ha i suoi vantaggi, alcune sono più adatte a determinati casi d’uso rispetto ad altre. Ecco alcuni esempi:

• Quando si può usare la FES? I commercialisti utilizzano tipicamente le FES per le transazioni quotidiane e per i contratti di vendita e di appalto. Possono anche essere incorporati in semplici moduli che richiedono una firma elettronica, come i questionari utilizzati per raccogliere documenti o informazioni sui clienti.
• Quando si può usare la FEA? Poiché le FEA offrono un livello più elevato di sicurezza e garanzia, i commercialisti possono utilizzarle per firmare contratti, accordi e altri documenti legali simili.
• Quando si possono utilizzare le FEQ? Essendo la forma più sicura e affidabile di firma digitale, i commercialisti possono utilizzare le FEQ per le transazioni di alto valore o per qualsiasi documento o processo soggetto a rigorosi requisiti normativi. Alcuni documenti, tuttavia, sulla base di specifiche disposizioni normative, a pena di nullità, non possono che essere sottoscritti con una FEQ (es: le scritture private di cui all’articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del Codice civile ecc.))

È legale utilizzare la firma elettronica per scopi contabili e fiscali?

Sì, è legale utilizzare le firme elettroniche per scopi contabili e fiscali, ma i requisiti legali specifici per una firma elettronica dipendono dalla giurisdizione, dal tipo di documento e dal settore o dalla transazione a cui si riferisce.

Per la contabilità e le imposte, la FEQ è il sistema di riferimento. Come abbiamo già detto, è l’unico tipo di firma digitale che ha un’equivalenza legale esplicita con la firma autografa, il che significa che è legalmente vincolante e il più affidabile e sicuro possibile.

Poiché il processo di verifica delle FEQ coinvolge una terza parte fidata, i fornitori di firme elettroniche tendono ad addebitare una tariffa per ogni FEQ per coprire i costi associati a questo processo. Per questo motivo, per firmare documenti meno importanti, come i moduli per la raccolta dei documenti dei clienti, è preferibile utilizzare una FES, che solitamente è gratuita.

Come creare una firma elettronica

Sebbene esistano diverse soluzioni gratuite, come la scrittura a mano, la scansione e il caricamento di un’immagine della firma, queste richiedono molto tempo e risultano poco professionali. Per creare firme digitali efficaci e legalmente vincolanti su larga scala, è necessario il software giusto.

Esistono numerosi strumenti autonomi di gestione dei documenti e di firma elettronica, come DocuSign, Adobe Acrobat Sign e Dropbox Sign, tutti integrabili con il software contabile esistente. In alternativa, è possibile utilizzare un software completo per la gestione dello studio, come TaxDome, che offre firme elettroniche legalmente vincolanti insieme a tutta una serie di strumenti progettati per automatizzare i flussi di lavoro della contabilità.

Quali sono i vantaggi dell’uso della firma elettronica?

Le firme elettroniche offrono un’ampia gamma di vantaggi per gli studi contabili, dai risparmi sui costi e l’efficienza ai processi più ecologici. Ecco alcuni dei principali vantaggi:

• Maggiore efficienza: i commercialisti e i clienti possono firmare i documenti ovunque, in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo con pochi clic, senza dover perdere tempo a stampare, scansionare o inviare i documenti.
• Risparmio sui costi: anche se il software di firma elettronica ha un costo, risparmierete sulla carta, sull’inchiostro e sulle apparecchiature di stampa, per non parlare del tempo che libererete con il passaggio al digitale.
• Maggiore sicurezza e conformità: le firme FEQ sono equivalenti a quelle scritte a mano, ma in realtà sono più sicure e affidabili perché non possono essere falsificate.
• Audit trail incorporati: la maggior parte dei software di firma elettronica fornisce audit trail dettagliati, comprese le marche temporali, rendendo più semplice il processo di controllo.
• Convenienza e accessibilità: la possibilità di firmare i documenti ovunque vi sia un accesso a Internet è un fattore di svolta, soprattutto per i clienti, che si aspettano un’esperienza digitale semplificata quando interagiscono con il vostro studio.
• Vantaggi per l’ambiente: le firme elettroniche riducono al minimo la necessità di carta e di altre forniture fisiche, contribuendo a ridurre l’impronta di carbonio.
  

Le migliori pratiche per l’implementazione della firma elettronica

I vantaggi sopra descritti non sono scontati. Per realizzarli, è necessario implementare le migliori pratiche. In questa sezione, vi illustreremo alcuni passi da compiere per integrare efficacemente la firma elettronica nei vostri flussi di lavoro contabili.

Comprendere i requisiti legali e normativi

Vale la pena di familiarizzare con le normative in materia di firma digitale e con il modo in cui si applicano al vostro lavoro di commercialisti. Questo vi aiuterà anche a scegliere il software giusto.

Nell’UE e nel Regno Unito si tratta di eIDAS, ma se avete clienti negli Stati Uniti, dovrete considerare anche l’Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) e l’Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

Scegliere la giusta soluzione di firma elettronica

Non esistono due fornitori di firma elettronica uguali. Alcuni sono strumenti di firma elettronica autonomi, mentre altri sono piattaforme complete di gestione dello studio. Alcuni offrono solo la FES di base, mentre altri offrono la FEQ legalmente vincolante. Alcuni prevedono limiti rigidi di firma elettronica, mentre altri offrono firme elettroniche illimitate.

Dedicate un po’ di tempo alla ricerca delle diverse opzioni disponibili. Valutatele in base ai vostri obiettivi professionali, ai requisiti legali e al vostro budget. Consigliamo anche di controllare le recensioni degli utenti online per farvi un’idea di ciò che pensano i clienti esistenti.

Stabilire politiche e procedure chiare

Dati i severi requisiti legali associati alle firme elettroniche, è importante stabilire politiche e procedure chiare che rispondano a domande quali:

• Come si inserisce la firma elettronica negli attuali flussi di lavoro contabili?
• Quale tipo di firma elettronica (FES, FEA, FEQ) utilizzerete nelle diverse situazioni?
• Chi è autorizzato a creare e richiedere firme elettroniche?

Fornire una formazione dettagliata

Il successo dell’implementazione di un nuovo sistema di firma elettronica richiede una formazione dettagliata sull’utilizzo del software, nonché sui requisiti legali e sulle ripercussioni in caso di mancato rispetto degli stessi. Per aumentare l’efficienza, assicuratevi che i dipendenti sappiano come integrare le firme elettroniche nei loro flussi di lavoro esistenti.

Vi presentiamo TaxDome: il software di firma digitale per i commercialisti – e molto altro!

TaxDome supporta tutti e tre i tipi di firma elettronica descritti nell’eIDAS. La licenza di TaxDome prevede un numero illimitato di FES gratuite, mentre per FEA e FEQ è previsto un piccolo costo per ogni firma, a copertura del processo di verifica. Per i nostri clienti con sede negli Stati Uniti, offriamo anche l’autenticazione basata sulla conoscenza (KBA) per garantire la conformità con l’IRS.

Oltre a soddisfare gli standard eIDAS, tutte le nostre firme elettroniche soddisfano i requisiti chiave dell’ESIGN Act e dell’UETA, assicurando che i vostri flussi di lavoro di firma elettronica e di documenti siano sicuri, protetti e conformi alla legge.

Per ulteriori informazioni sul funzionamento di FEA e FEQ in TaxDome, consultate questo articolo.

TaxDome è però molto più di un semplice software di firma elettronica. In quanto piattaforma completa per la gestione dello studio, offre tutti gli strumenti necessari per gestire clienti, team, progetti, documenti e flussi di lavoro. A differenza di molti sistemi di firma elettronica, TaxDome è stato progettato specificamente per i commercialisti, con funzioni quali:

• Modelli di firma specifici per il settore
• Pagamenti ricorrenti con firma elettronica integrata
• Flussi di lavoro automatizzati che inviano automaticamente le richieste di firma elettronica quando vengono attivate determinate azioni.

Conclusione

Le firme elettroniche consentono ai commercialisti e ai loro clienti di firmare documenti su qualsiasi dispositivo in pochi secondi. Nel mondo digitale di oggi, questo è più di un semplice “è bello da avere”: è un obbligo. In poche parole, gli studi che continuano a utilizzare moduli cartacei e firme autografe rimarranno indietro.

Per implementare efficacemente la firma elettronica nello studio è necessario pianificare, preparare e formare i collaboratori. Ma forse il fattore più importante da considerare è la tecnologia utilizzata.

Con TaxDome, avrete a disposizione firme elettroniche conformi alla legge, tra cui FES, FEA e FEQ, oltre a una serie di potenti funzioni di gestione dei documenti.

Ma non è tutto. A differenza degli strumenti di firma elettronica autonomi, TaxDome è una piattaforma completa di gestione dello studio, che fornisce tutti gli strumenti e i processi necessari per gestire uno studio contabile altamente efficiente e redditizio.

Provatelo di persona, richiedendo una demo oggi stesso!