Principali caratteristiche di un CRM contabile: padroneggiare le relazioni con i clienti

Avere il giusto sistema CRM è fondamentale per coltivare le relazioni con i clienti, dal primo contatto alla fidelizzazione a lungo termine. Per aiutarvi a scegliere lo strumento migliore, abbiamo ricercato e confrontato i 10 migliori CRM per commercialisti presenti sul mercato.

In questo articolo ci concentreremo sulle caratteristiche che rendono efficace un CRM per commercialisti. Sia che stiate acquistando il vostro primo sistema o che stiate aggiornando quello esistente, imparerete cosa cercare per portare il vostro studio a nuovi livelli.

Integrazione con i principali software

Cercare di gestire i dati dei clienti su più sistemi spesso porta a inefficienze. Ecco perché è importante che un CRM per la contabilità si integri facilmente con i vostri software principali: programmi per la dichiarazione dei redditi, servizi di elaborazione dei pagamenti, app aziendali e altro ancora.

Ad esempio, TaxDome offre più di 2.000 integrazioni con soluzioni fiscali e contabili, fornitori di pagamenti, strumenti di marketing,agende e altro ancora.

Collegando il vostro CRM a questi sistemi, potrete avere  tutte le informazioni sui clienti centralizzate e aggiornate, consentendovi di lavorare in modo più efficiente e di fornire un servizio migliore e più personalizzato ai vostri clienti.

Gestione dei clienti e degli account

La gestione dei clienti è lo scopo principale di qualsiasi sistema CRM. Ma sono l’efficienza e la sofisticatezza di questa funzione a fare la differenza.

Il CRM ideale per i commercialisti dovrebbe fornire un hub completo per la gestione dei clienti. Questo include la possibilità di tenere facilmente traccia dei dettagli di contatto, dello storico delle comunicazioni, dello stato dell’account e di altri dati chiave sia per i clienti attuali che per quelli potenziali. Funzioni avanzate come campi personalizzati, tag, filtri e azioni di massa possono aiutarvi a configurare il CRM per adattarlo agli specifici workflow del vostro studio.

In TaxDome è possibile visualizzare tutte queste informazioni chiave, compresi gli stati, le attività, gli assegnatari e così via, in un unico cruscotto. Questo semplifica la gestione dell’intero ciclo di vita del cliente, dall’acquisizione iniziale del lead alla fornitura continua del servizio.

Automazione del workflow

La ricerca di documenti e l’emissione di fatture sono solo due delle numerose attività amministrative ripetitive che i commercialisti devono affrontare quotidianamente. Per risparmiare tempo, un CRM efficace dovrebbe semplificare almeno alcuni di questi processi, come ad esempio:

• Onboarding dei clienti con modelli di email e di contratto, funzionalità di firma elettronica e condivisione sicura dei documenti.
• Gestione dei dati con la possibilità di archiviare automaticamente i dati e i documenti dei clienti in una posizione centralizzata
• Processi di pagamento con funzioni di tracciamento dei tempi, fatturazione, fatturazione ed elaborazione dei pagamenti online.

In questo modo, i clienti vengono seguiti senza che il vostro team debba continuamente intervenire manualmente.

Ad esempio, le funzioni di automazione di TaxDome includono la possibilità di notificare automaticamente ai clienti i questionari in attesa, i contratti, le fatture, i messaggi di chat, le firme, le approvazioni e altro ancora.

Collaborazione del team

La contabilità è uno sport di squadra, ma la comunicazione bloccata può ostacolare anche i professionisti più talentuosi. Un CRM efficace dovrebbe fornire gli strumenti di collaborazione per mantenere il personale concentrato, allineato e in armonia.

Ciò include la possibilità di collegare le attività, controllare le responsabilità e stabilire le scadenze, in modo che tutti sappiano cosa devono fare. Le autorizzazioni flessibili basate sui ruoli consentono di controllare l’accesso e la visibilità all’interno del team. Inoltre, la possibilità di menzionare i colleghi tra i lavori, le attività, le chat e altri contesti favorisce una maggiore coordinazione.

Con TaxDome è possibile ampliare i limiti del lavoro di squadra. Permette agli utenti di “seguire” gli account dei clienti, rimanendo aggiornati sulle loro attività. Le notifiche personalizzabili consentono a tutti di rimanere aggiornati in base alle proprie preferenze.

Strumento self-service per i clienti

Dando ai clienti la possibilità di autoservire, potete liberare il vostro team per concentrarvi su lavori di maggior valore. Inoltre, il cliente beneficia di un’esperienza più comoda, in quanto accede autonomamente alle informazioni ed esegue operazioni fondamentali, come il caricamento di documenti o il pagamento di fatture.

Il portale clienti di TaxDome, ad esempio, consente ai clienti di comunicare, firmare elettronicamente i documenti e persino monitorare lo stato del loro lavoro, il tutto in uno spazio di lavoro centralizzato.

Sicurezza

La sicurezza dei dati e la conformità alle normative sono aspetti critici per gli studi contabili che trattano informazioni finanziarie sensibili. Un buon CRM per la contabilità dovrebbe fornire:

• Gestione sicura dei documenti con crittografia e controlli di accesso.
• Adesione ai requisiti normativi, tra cui GDPR e SOC 2
• Autenticazione a due fattori e autorizzazioni basate sui ruoli
• Portali clienti e canali di condivisione dei dati sicuri
• Misure di backup e ripristino dei dati

Dando priorità a solidi protocolli di sicurezza, gli studi contabili possono salvaguardare i dati dei clienti, ridurre i rischi e creare fiducia nelle pratiche di gestione dei dati.

Creazione del marchio

Assicuratevi che il vostro CRM rafforzi piuttosto che indebolire il vostro marchio. Sceglietene uno che vi permetta di aggiungere l’identità visiva del vostro studio all’esperienza di contatto con i clienti, dalla pagina di accesso all’applicazione mobile. Queste piattaforme, come TaxDome, sono come un’estensione del vostro studio contabile, non come uno strumento di terze parti.

Reportistica

Un CRM contabile è un tesoro di dati preziosi, dall’attività dei clienti alla produttività del team. Ma per sfruttare la vera potenza di queste informazioni, è necessario disporre di solide funzionalità di reportistica..

A lungo termine, ciò consentirà allo studio di ottimizzare le attività di vendita e di marketing, di migliorare la gestione del ciclo di vita dei clienti e di aumentare i ricavi. Con TaxDome, potete visualizzare tutti i dati chiave del vostro studio su una dashboard altamente personalizzabile, aggiungendo ed eliminando widget per far emergere le metriche più importanti.

Elementi chiave

Un buon CRM per la contabilità funge da centro per tutte le informazioni, le email e le attività relative alla gestione dei clienti. Tra le caratteristiche più importanti vi sono:

• Integrazione con software fiscali, sistemi di fatturazione e altri strumenti di contabilità fondamentali
• Funzionalità complete di gestione dei clienti e degli account
• Automazione del workflow per semplificare le attività di routine
• Strumenti di collaborazione per un lavoro di squadra senza interruzioni
• Portali self-service per i clienti
• Robuste misure di sicurezza e conformità
• Opzioni di personalizzazione del marchio
• Reportistica e analisi approfondite

Quando valutate le opzioni di CRM, assicuratevi di trovare una soluzione che trovi il giusto equilibrio tra funzionalità robuste e convenienza per le esigenze del vostro studio. Non limitatevi a scegliere l’opzione più economica o più costosa, ma date la priorità al valore e alla scalabilità a lungo termine.

Prendetevi il tempo necessario per valutare a fondo i vostri requisiti, ricercare i principali fornitori di CRM e testare le diverse piattaforme. Con il giusto CRM contabile come spina dorsale del vostro stack tecnologico, sarete ben equipaggiati per prosperare in un mondo sempre più digitale.