ビジネスチャットアプリ比較5選！導入のメリットなど

近年、ビジネスチャットアプリを導入して、社内外のコミュニケーションを効率化する取り組みが、士業を含むあらゆるビジネス現場で主流になっています。そこで本記事では、ビジネスチャットアプリの基本的な機能に加えて、活用のメリットや留意点について詳しく解説します。ぜひ参考にしてください。

ビジネスチャットアプリとは？

ビジネスチャットアプリは、職場や仕事に特化したサービスです。グループチャットや社内チャットと呼ばれることもあります。

主にテキストを用いたチャットが主流で、通常は複数人が参加するグループ形式が採用されています。また、ビデオ通話やスケジュール共有、タスク管理機能なども利用できるサービスが多くあります。

ビジネスチャットアプリを導入することで、多くのビジネスコミュニケーションを網羅的に行うことができ、その便利さから年々普及率が増しているツールです。

さらに、ビジネスチャットアプリは個人用SNSとは異なり、セキュリティやユーザー管理機能に焦点を当て、ビジネスニーズに応えるよう設計されています。

ビジネスチャットアプリの機能

ビジネスチャットアプリには、種類によって異なりますが主に以下のような機能が備わっています。

・会話のテーマやメンバーごとに細かくグループ分けができる

・忙しいときには「了解」や「感謝」などのスタンプで簡単に反応できる

・メンバーの在籍状況や未読・既読の状態が分かる

・ファイルや画像などのデータをドラッグ＆ドロップで簡単に共有できる

・スマホを含むモバイルデバイスでも利用しやすい（アプリ対応）

・他のツールと連携してコミュニケーションのハブとして機能できる

・テキストチャットだけでなく、音声・ビデオ通話や画面共有にも対応している

ビジネスチャットアプリの選び方

ビジネスチャットアプリの機能を説明しましたが、実際に導入する際には主に以下のポイントを考慮するとよいでしょう。

必要な機能を備えているか

ビジネスチャットアプリには、チャット機能だけでなく、タスク管理、ビデオ通話、スケジュール管理、AI分析など、多様な機能が含まれている製品もあります。しかし、機能が多ければ多いほど良いとは限りません。

大切なのは、自社に必要な機能が備わっているかどうかです。

機能が多すぎると使いこなせないことがありますし、逆に多機能を活用したい場合もあるでしょう。自社のニーズに合ったツールを選びましょう。

コストパフォーマンスは良いか

SaaS型のツールを利用する場合、毎月の利用料金が発生します。また、製品によっては初期費用が必要なこともあります。これらの機能面とコストが自社の予算に合っているかどうかを慎重に検討しましょう。

無料プランが提供されているツールもありますが、有料版と比較するとセキュリティや機能が劣ることが多いため、選ぶ際には注意が必要です。

使いやすいか

実際に導入しても、現場が使いにくいと感じれば活用されないまま終わってしまいます。

それを防ぐために、現場のスタッフが中心となって実際に使って試してみることが重要です。製品によっては無料トライアルを提供している場合もあるので、問い合わせてみてください。

セキュリティ面は万全か

ビジネスチャットアプリは業務で使用するため、重要な顧客情報や取引情報のやり取りが想定されます。企業の情報漏洩を防ぐためにも、セキュリティが確実な製品を選ぶことが大切です。

既存ツールやサービスとの連携の可否

企業によっては、すでにSFA（営業支援ツール）やCRM（顧客管理ツール）、グループウェア、名刺管理ツールなどを導入している場合があります。これらのツールは単独で使用するよりも、連携することで業務効率をさらに向上させることができます。

データの二重入力を防ぐことでミスも減らせるため、現在利用しているツールやサービスと連携できるビジネスチャットアプリを選ぶことも重要です。

ビジネスチャットアプリ比較

この章では、代表的なビジネスチャットアプリについて解説します。

LINE WORKS

LINE WORKSは、LINE WORKS株式会社が提供するビジネスチャットアプリです。日本国内では広く普及している個人向けチャットアプリであるLINEのビジネス版といえます。

操作方法も同様であり、チャット以外にもタスク管理機能やスケジュール管理機能など、ビジネスで活用できる多彩な機能がそろっています。さらに使い方診断も提供されており、あなたのビジネスに最適な使い方を見つけることができます。

Chatwork（チャットワーク）

国産のコミュニケーションツールをお探しの場合は、株式会社kubellが提供するChatworkがおすすめです。国内で最も利用者数が多いビジネスチャットアプリです。Slackと同様に、専用のチャンネルを作成してリアルタイムでチャットや通話ができます。Chatworkでは無料プランも提供されており、気軽に試してみることができます。

Microsoft Teams（チームズ）

Microsoft Teamsはチャット、Web会議、電話ができるツールで、PCだけでなくスマホでも利用できます。カレンダーの予定管理やファイルの共有も可能です。

Microsoft社が提供しているため、Officeアプリケーションとの連携もスムーズに行えます。社内でのコミュニケーションはもちろん、外出先やテレワーク時にも便利なツールです。

Slack（スラック）

Slackは株式会社セールスフォース・ジャパンが提供するビジネス向けのコミュニケーションツールで、チームやプロジェクトごとに専用のチャンネルを作成して、テキストメッセージやビデオ通話を行うことができます。Slackにはカスタム絵文字を作成する機能があり、企業独自の絵文字を使うことで従業員同士のコミュニケーションを活性化することができます。

TaxDome（タックスドーム）

TaxDomeはTaxDome LLCが提供する、会計事務所を含む士業のための業務マネジメントツールです。顧客情報の管理、資料回収のためのフォーム、スタッフ工数管理、事務所内のタスク・プロジェクト管理、電子帳簿保存法への対応としても効果的なクラウドサーバーを使ったファイル管理機能、オンライン請求等、士業事務所の運営に役立つ様々な機能をすべて標準機能として備えた、オールインワン型のソフトウェアです。

CRMツールとしての側面も持つTaxDomeでは、顧客ごとにチャット専用ページが用意されてあり、Chatwork的な感じの直感的な使用感覚で、顧客と効率よくチャット形式で連絡を取り合うことができます。各チャットには、顧客用のチェックリストを付けることもでき、顧客に対してのToDoリストや、提出が必要な書類のリスト的に使うことができます。

また、TaxDomeでは、各案件の進行を自動化することができ、各案件をハンドリングする際の事務所スタッフによる事務的作業を最小限に留めることが可能です。予めて設定をしていたベストなタイミングで、テンプレートとして用意しておいたチャットメッセージを顧客に自動送信することもできます。

ビジネスチャットアプリのメリット

ビジネスチャットアプリを導入するかどうか迷っている場合は、まず自社の課題が解決できるメリットがあるかどうかをチェックし、その後に導入を検討するとよいでしょう。

コミュニケーションがスピーディーになる

スマートフォンを持つことが当たり前となった現在、ビジネスチャットアプリを使うことでリアルタイムなコミュニケーションが可能です。ビジネスチャットアプリはSNSのような使い方ができ、外出先や移動中でもアプリを使って簡単にやりとりができます。そのため、メールのような手間が不要です。

ビジネスチャットアプリを使うことで情報共有が迅速化するだけでなく、通常は関わりの少ない他部署とも簡単にコミュニケーションを図れるメリットがあります。

ファイル送受信が簡単

ビジネスではファイル共有が頻繁に必要になります。画像やPDFなどさまざまな形式のファイルを、メールで送る手間を省いてビジネスチャットで簡単に共有できるのが便利です。

主要なファイル形式を送受信できるので、プロジェクトで使う資料をすぐに確認することができます。

生産性向上に寄与する

コミュニケーションが速く円滑になれば、組織内の連携がスムーズになり、情報の共有が増えてミスが減ります。グループチャット機能では、プロジェクトごとに専用のチャットルームを作成できるので、議事録やスケジュール、資料などを簡単に共有できます。

また、ファイルを共有しながら会議を進めたり、チャットアプリを使って遠隔で会議を行ったりすることで、時間を効率的に使えます。結果的に組織の生産性を高められるのです。

社外とのやりとりにも便利

ビジネスチャットアプリはメールよりも手軽にメッセージを送れるので、社外の人とのやりとりにも便利です。メールでは丁寧な挨拶から始めて文章を作らなければなりませんが、ビジネスチャットアプリなら簡潔なメッセージで済ませることができます。

ビジネスチャットアプリのデメリット

ビジネスチャットアプリには多くの利点がありますが、特定の状況や使い方によってはいくつかの欠点もあります。以下では、ビジネスチャットアプリの主なデメリットについて詳しく説明します。

情報過多になってしまう可能性もある

リアルタイムで情報を共有することは効率的なコミュニケーションになりますが、常に新しいメッセージが入ってくることで、情報が過多になり、ユーザーがストレスや焦燥感を感じることがあります。

過去情報の検索に手間がかかるケースがある

チャットの履歴が残ることは利点ですが、大量の情報の中から必要なデータを見つけるのが難しいケースもあります。

技術トラブルへの対応が必要である

ネットワークの問題やソフトウェアの不具合など、技術的なトラブルが起こる可能性があります。その場合、一時的にコミュニケーションが途絶してしまうかもしれません。

セキュリティリスク

多くのビジネスチャットアプリではセキュリティ対策が施されていますが、ユーザーの不注意や管理の不備によって、情報漏洩のリスクが生じる可能性があります。

これらの問題を回避するためには、適切なツールの選択や導入時の設定、そしてユーザーへの教育が重要です。ビジネスチャットアプリの正しい使用方法を学び、安全なコミュニケーションを心掛けましょう。

まとめ

ビジネスチャットアプリの機能やメリット・デメリットについて述べました。

ビジネスチャットアプリを活用することで、社内のコミュニケーションが円滑になり、業務の効率が向上します。さらに、情報の管理が容易になり、実務に費やせる時間も増えるでしょう。特に生産性に課題を感じている場合には、ビジネスチャットアプリの導入を検討してみてください。

士業事務所が顧客との連絡を行うチャットツールとしては、「TaxDome」が特にオススメです。TaxDomeには、前述の様に士業事務所のオペレーションに役立つ様々な機能をオールインワンで備えており、チャットは他の機能と連携したかたちで利用することができます。ベストなタイミングでのチャットの自動送信、顧客へのチャット確認のリマインド設定等、士業事務所のニーズに応える、とても使い勝手の良いチャット機能になっています。

TaxDomeは、無料トライアルや個別オンラインデモ等、導入検証サポートも充実しているので、選択肢の1つとすることをオススメします。