電子サインサービスおすすめ5選！機能やメリットなど

最近では紙の契約書を作成する代わりに、契約内容を電子データで保存・管理できる電子契約が広がり、多くの事業者がさまざまな電子サインサービスを提供しています。ただし、サービスごとに機能やセキュリティのレベルが異なるため、電子サインサービスを選ぶ際には、自社のニーズに合ったものを慎重に選ぶことが大切です。

そこでこの記事では、電子サインサービスの概要や機能、メリットなどについて説明します。

電子サインサービスとは

電子サインサービスとは、契約書の作成から締結、管理までをすべてオンラインで行えるように設計されたサービスです。場所や時間に縛られずに、インターネットを通じて契約関連の文書をやり取りできるようになります。

最近では、さまざまなツールが登場し、異なるシステム間でも契約が成立できる環境が整っています。個人同士の取引だけでなく、企業間の商取引でもこの電子サインサービスがますます活用されるようになってきています。

電子サインサービスの機能一覧

電子サインサービスは、単に電子署名の作成や管理機能だけでなく、契約関連の電子文書の管理、法令への対応、外部システムとの連携など、業務の効率化を実現するためのさまざまな機能を備えています。

電子署名の作成・管理機能

・電子署名：電子文書内に署名用のフィールドを追加し、そこに電子署名を入力できる機能

・証明書発行：電子署名が施された文書を暗号化し、その真正性を保証するための証明書を発行する申請を行う機能。証明書は公開鍵と秘密鍵で認証される

・タイムスタンプ：電子文書に対して行われたすべての操作（署名日時、送信日時など）にタイムスタンプを付与する機能

・不可視署名（透かし）：電子文書内に目に見えない形で署名を挿入する機能

・電子文書検索：署名を施した文書を社内の部署・担当者、取引先、契約内容などのキーワードで検索する機能

・自社情報登録：電子署名に必要な社内の基本情報（部署、担当者など）を事前に登録する機能

・取引先情報登録：取引先の企業情報を事前に登録しておく機能

契約関連電子文書の管理機能

・テンプレート：契約書などのひな形となる文書を作成し、用途に応じて簡単に利用できるように登録する機能

・電子文書の内容確認：契約書などの電子文書の内容を確認し、不備や変更が必要な場合は修正・更新する機能

・一覧表示：電子署名が施された電子文書を取引先や契約内容に基づいて一覧表示する機能

・ワークフロー：電子署名された文書を取引先に送信し署名を依頼、返送を受けて契約を成立させ、保管するまでのプロセスを管理する機能

法令対応および外部システム連携機能

・法令対応：日本の電子署名法、e-文書法、電子帳簿保存法などの規制や、米国のESIGN ACT、EUのeIDAS規制、GDPR（EU一般データ保護規則）などに準拠した電子署名や電子サインを利用できる機能

・外部システム連携：ドキュメント管理システム、SFA/CRMツール、グループウェアなどと統合し、電子署名や電子サインをスムーズに運用できる機能

電子サインサービスのメリット

電子サインサービスを導入することで得られるメリットについて、この章ではご紹介します。

契約締結プロセスを効率化できる

企業においては契約書の作成に時間がかかりすぎて、事務部門の残業を招くケースがあるかもしれません。また、最新の帳票と過去のものを誤ってしまい、トラブルが発生する恐れもあります。

こうした問題を解決するために電子サインサービスを利用すれば、契約書の作成や締結にかかるリードタイムを短縮し、管理業務の品質を向上させることが可能です。

顧客満足度を高めることができる

郵送にかかる時間がなくなり、最短で5分以内に契約締結を完了できるようになります。取引先でも契約締結業務の負担やリードタイムが軽減され、その結果顧客満足度の向上が期待できます。

印紙代などの経費を削減できる

これまで書面契約にかかっていた印紙代や郵送費を削減できるほか、契約書の印刷や出力にかかる紙代も節約できます。また、印刷や封入に必要だった作業も不要になるため、その分の人手(人件費)も削減できます。これにより、全体的なコストの大幅な削減が見込まれます。

ペーパーレス化を促進できる

紙で契約書を管理していると、大量の文書を適切に保管するためのコストが固定費の増加要因となることがあります。クラウド上での保管を行う電子サインサービスを導入することで、紙の使用を削減し、電子化が促進されます。

テレワークやハイブリッド勤務の支援が可能

テレワークやハイブリッドワークが推奨される中で、契約書への押印業務が頻繁に発生し、出社が避けられない状況が生じているかもしれません。電子サインサービス（電子サイン）を導入することで、在宅勤務の実施率を高めることが可能になります。

コンプライアンスが強化できる

書庫や書棚での契約書保管には、改ざんや保管ミス、情報漏洩のリスクが伴います。これに対して、電子契約はサーバーに保存されるため、紛失のリスクが排除され、コンプライアンスの強化につながります。

電子サインサービスを選ぶ際に確認すべきポイント

電子サインサービスを選ぶ際には以下の点に特に留意して選ぶことをお勧めします。

当事者型と立会人型の違い

電子契約には主に「当事者型」と「立会人型」の2つのタイプがあります。

・当事者型（実印タイプ）：このタイプでは、電子認証局が発行した電子証明書を用いて契約を結びます。電子証明書の取得には本人確認や所定の手続きが必要で手間がかかりますが、高い本人確認の信頼性を提供します。重要な契約や実印が必要な契約に適しています。

・立会人型（契約印タイプ）：このタイプでは、電子契約システムから送信されたメールで本人確認を行い、契約を締結します。本人確認の信頼性は当事者型に比べると劣りますが、手続きが簡便でスムーズに契約が進むため、日常的な契約業務に向いています。

文書管理機能の内容

電子サインサービス選びには、文書管理機能の有無やその使いやすさも重要な要素です。

・文書管理機能：電子帳簿保存法では、契約書・受領書などの書類を電子データで保存するにあたり、検索性が求められています。文書の検索が容易であれば、後から特定の契約書を探す際もスムーズに見つけることができ、業務の効率化が図れます。

・効率的な文書管理：書面契約の場合は、取引先や契約日ごとにファイルを分けるなどの工夫をして管理しますが、電子契約では取引先や契約日、契約金額などの情報を登録して契約書をリスト化することで、検索が簡単になります。

・多様な書類の一元管理：契約書以外の書類やスキャンした文書を一元管理できる電子サインサービスであれば、全体の文書管理業務が大幅に改善されるでしょう。

テンプレート機能の有無

契約書を一から毎回のように作成するのは非常に手間がかかります。文章を修正するだけでなく、署名欄の位置がずれてレイアウトを調整する作業も時間がかかります。また、電子契約の場合、契約書をクラウドやサーバーにアップロードする必要があり、都度新しくアップロードするのも面倒です。

よく使用する契約書をテンプレートとして保存しておけば、再利用が可能です。

API連携の対応

API（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）は、異なるソフトウェアやWebサービスを連携させる仕組みを指します。これにより、複数のシステムを組み合わせて使用することで、システムの機能性や利便性が向上し、広く利用されています。

API連携の可能性や、その機能についても確認しておくと良いでしょう。

ワークフロー機能

契約締結の際に社長や役員、部門の上長、管理部門などの承認を得なければいけないケースもあります。これまで契約書を持参してハンコをもらうプロセスを経験された方も多いでしょう。

電子サインサービスでは、契約書を稟議に上げて決裁を受けることができます。ワークフロー機能を利用すれば、契約書作成と同時に決裁の申請を行うことが可能です。

おすすめの電子サインサービス5選

この章ではオススメの電子サインサービスを5つご紹介します。

LegalForceキャビネ

契約書管理を効率化するAI搭載の電子サインサービスです。以下がその特徴です。

・契約書を登録するだけで、契約プロセスを自動化

・最大999件の契約書を一括でアップロード可能

・利用者数が増えても追加料金なし

・ISMS規格に準拠し、高いセキュリティを提供

LegalForceキャビネは、契約書の画像データを保存し、AIが契約書の期限や更新日を自動で整理し、リマインドを行うサービスです。契約書の管理に時間を取られたくない企業に最適です。

invoiceAgent

商取引に関わる契約書などの帳票を一元管理できるプラットフォームです。契約書データをアップロードするだけで、立会人型の電子契約が簡単に実施可能です。モバイルデバイスでの承認や承認経路の設定にも対応しています。

さらに、AI OCRエンジンを搭載しており、紙の契約書をデジタル化できるため、紙と電子の契約書をまとめて管理したい企業にも適しています。

SMBCクラウドサイン

契約締結から契約書管理まで対応可能な、弁護士が監修したクラウド型の電子サインサービスです。

・契約書管理と電子帳簿保存法への対応が簡単：SMBCクラウドサインを利用することで、契約書管理の手間が軽減され、紙の保管も不要になります。契約書データが自動的に読み取られるため、電子帳簿保存法にも容易に対応できます。

・簡単な操作性と手頃な価格：初めての方でも使いやすいインターフェースを備えており、低コストで導入できるため、スモールスタートにも最適です。導入担当者への負担も少なく、気軽に始められます。

DocYou

DocYou（ドックユー）は、複数の企業にまたがる多様な取引書類を1つのプラットフォーム上で連携できるクラウドサービスです。

電子契約に加え、電子取引、書類配信、ドキュメント管理といった企業間取引に関わる様々な書類業務をサポートします。また、各企業の基幹システムと連携することで、部門レベルから大規模企業まで、幅広い取引業務のデジタル化を促進します。

TaxDome

TaxDomeは、「電子サイン」を標準機能として備えている、士業用に開発された、オールインワン型の業務マネジメントツールです。事務所スタッフのタスク管理、各顧客案件の進行・管理、クラウドサーバーを使ったファイル管理、顧客とのチャット形式でのコミュニケーション、ワークフローの自動化等、外部の専門ツールを使用したり、外部の専門ツールとの連携等をする必要なく、TaxDomeだけで一元的に行えます。「電子サイン」」機能も備わっているため、同意書や承諾書などの書類に対する承認や署名手続きも、TaxDomeだけで完結できます。書類への署名が、CRMツールとしての側面も持つTaxDome上で行えることは、税務、会計、社労などの士業のサービス現場において、生産性の向上にダイレクトに繋がります。

まとめ

電子サインサービスにはさまざまな種類があり、搭載されている機能もそれぞれ異なるため、会社に適したサービスを選ぶことが重要です。

電子サインサービスを導入する目的や、月にどれくらいの契約を行うかなどのコスト面もふまえ、必要な機能が過不足なく揃っているサービスやプランを選ぶようにしましょう。

士業事務所が電子サインをオペレーションに取り入れる場合は、オールインワンソリューションとして、この機能をフル完備したTaxDomeが特におすすめです。