業務改善ツールの重要性と導入のポイントを解説

業務改善は現在の業務プロセスを見直し、生産性や品質の向上を図ることです。市場競争が激化する中で、組織は競争相手との差別化や優位性を保つために、より高い生産性や効率性を達成することを求められています。

組織の中には、直接的な売上や利益には寄与しないものの、必要な業務も存在します。これらの業務を効率的に運営するために、デジタルツールの導入を検討する方も少なくないでしょう。

そこでこの記事では、業務改善ツールの導入を検討している方や業務改善を目指している方に向けて、業務改善ツールの概要・必要性・導入のポイントなどを紹介していきます。

業務改善ツールとは？

業務の効率化や生産性向上を支援するためのツールは、「業務改善ツール」と総じて呼ばれます。社内の手作業や複雑な業務を自動化するツール、勤怠管理のために使われるツール、会計ソフト、プロジェクト管理ツール、データ管理・分析ツール等、「業務改善ツール」には様々な種類があり、抱えている課題・目的に合わせて、利用者は使い分けることができます。

業務改善ツールの必要性

業務改善ツールは仕事においてもともと重要なものでしたが、最近特に求められるようになりました。その理由として主に以下の点が挙げられます。

労働力人口の減少

少子高齢化が進行する中で、日本の生産年齢人口（15～64歳）は1995年を最大にして以降減少し続けており、今後も減少傾向が続くといわれています。その結果、労働力不足や国内需要の減少による経済規模の縮小など、さまざまな社会的および経済的課題が一層深刻になることが懸念されています。

人材多様化の進展

さまざまな人材の活用が進み、正規の労働時間をフルに働く人材だけが業務を担うという前提が崩れています。例えば、育児や介護のために短時間勤務をする社員や、パート・アルバイトなどの短時間従業員などの増加が見られます。

労働環境におけるコンプライアンスの強化

時間外労働の上限規制の厳格化や有休取得の義務化など、企業の法令順守が強化されています。企業は長時間労働や有給が取得できないような事態を防がなければなりません。

これらの要因により、限られた人材と労働時間で成果を上げることが必須となっており、その手段として業務改善ツールが注目されているのです。

業務改善ツールを導入するメリット

業務改善ツールを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。この章ではメリットについて説明します。

生産性の向上に貢献

業務改善ツールを導入すると、単純な業務を自動化することが可能です。人手の必要性が低い作業が自動化されるため、重要な業務に専念できるようになります。また、業務の可視化が進むことで、業務改善も期待できるでしょう。

可視化により業務進行のミスが防止されるため、生産性の向上にも寄与します。

労働環境の改善に役立つ

業務改善ツールの導入により、労働環境の改善が期待できます。ツールの導入により生産性が向上し、業務にかかる時間が短縮されます。その結果、不要な残業がなくなり社員の負担が減り、労働環境が改善されることにつながるのです。

また、長時間労働の削減も期待できるため、仕事とプライベートのバランスが取りやすくなり、従業員の満足度の向上につながります。

サービスや品質の向上を促進

業務改善ツールを導入することで、業務の自動化や負担軽減が可能となり、これまで業務に費やしていた時間を削減できます。

プロジェクト管理にかかっていた多くの時間を削減できるため、その分サービスや品質の向上に時間を割きやすくなります。品質が向上すれば、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。

コスト削減が実現できる

業務改善ツールの導入によって、コスト削減が可能な場合もあります。例えば、従来は紙で印刷・郵送していた契約書や請求書などをツールで電子化することで、紙代やインク代、郵送費などのコストの削減が可能です。

さらに、印刷や郵送の手間がなくなることで、人的コストの削減にもつながります。

属人化の防止が可能

ツールを使って業務フローを簡略化したりマニュアルを整備したりすることで、業務プロセスの共有が可能になり、属人化を防ぐことができます。

また、コミュニケーションツールを導入してタスク管理や業務内容の共有を行うことも、属人化の防止に寄与します。

業務改善ツールを導入する際のポイント

業務改善ツールを選ぶ際の主なポイントは以下の通りです。

現状の把握

業務改善ツールを導入する際は、自社の現状を正確に把握することが重要です。ツールには名刺管理ツールやタスク・プロジェクト管理ツールなど多くの種類があり、単にツールを導入するだけでは業務改善にはつながりません。

現在どのような業務が行われているのか、どの程度の工数がかかっているのかを把握するためには、現場の社員と協力してタスクを洗い出し、問題点や課題を明確にすることが必要です。

問題点が把握できれば、必要な機能が見えてくるため、適切なツール選定が可能になります。

操作のしやすさ

ツールの選定時には、その操作性も重要な要素です。どれほど機能が優れていても、操作が難しいツールでは定着率が低く、かえって業務効率が低下する恐れもあります。

そのため機能の豊富さよりも、操作のしやすさや導入部門のITスキル、使用目的に合ったツールを選ぶことが重要です。

セキュリティの確保

デジタル化を進める際には、セキュリティ対策が重要なポイントとなります。セキュリティ対策が不足しているとデータの消失や情報漏えいのリスクがあり、顧客からの信頼を損なう可能性があります。

そのため、強固なセキュリティ対策が施されている信頼性の高いツールを選定することが重要です。

既存システムとの互換性

社内で使用しているシステムの把握は重要です。その上で、既存のシステムと互換性のあるツールを導入しましょう。互換性のあるツールを選ぶことで、データの連携がスムーズに行え、情報の共有がしやすくなり、生産性の向上が期待できます。

デジタルトランスフォーメーション（DX）を進める際には、システム間の連携が欠かせません。ツールを導入する際には、社内システムとの互換性も考慮することが重要です。

無料トライアルやサポートサービスの有無

ツール選定時には、無料トライアルやサポートサービスの有無も確認しておくことが重要です。導入後は、スモールスタートを心掛けましょう。スモールスタートとは、ツールを少しずつ使い始め、徐々に利用範囲を広げていく方法です。

自社に合うと考えて導入しても、実際に使用してみると想定と異なることがあります。したがって、ツールに問題やリスクがないかを事前に確認することが必要です。

ツールの適合性を確認するためには、無料トライアルを提供しているものを選ぶとよいでしょう。

また、無料トライアルの有無に加え、サポートサービスの充実度も確認しておくべきです。ツール使用中に不具合や疑問が生じた場合、サポートがしっかりしているツールであれば、操作方法の説明や問題解決の支援を受けられるため、安心して利用できます。

業務改善ツールの種類

この章では業務改善ツールのいくつかの種類をご紹介します。

名刺管理ツール

名刺管理ツールは、名刺の情報を一元的に管理し、営業活動の効率化を図るほか企業の資産として活用するためのツールです。名刺の個別管理では、情報が属人化しやすく、退職によって人脈が断たれるリスクがあります。

名刺管理ツールを使えば、名刺情報をデータベース化し、企業全体で共有可能になるため、属人化を防ぎつつ営業活動を効率的に行えます。また名刺管理ツールには、営業支援ツールとの連携が進んでいるものも増えてきています。

タスク・プロジェクト管理ツール

タスク・プロジェクト管理ツールは、タスクの可視化や共有を行うためのツールです。

このツールを活用することで、現場にいなくても進捗状況をリアルタイムで確認できるため、タスクの漏れやスケジュール遅延を迅速に把握し、プロジェクトを円滑に進めることができます。

RPA

RPA（Robotic Process Automation）は、データ収集や集計などの定型業務をソフトウェアロボットによって自動化するツールです。

RPAを使うことで、単純作業を迅速かつ正確に処理でき、業務時間の大幅な削減と人為的ミスの減少が期待できます。

マーケティングツール

マーケティングツールは、マーケティング業務を効率化し改善するためのツールです。顧客情報管理、営業支援、市場調査など多岐にわたる機能を提供します。

これらのツールを使うことで、業務の自動化とともに効果的なタイミングで顧客にアプローチすることが可能になり、成果を最大化することができます。

オンライン会議ツール

オンライン会議ツールは、インターネット環境があればどこでも会議に参加できるツールです。移動コストの削減や業務効率化に貢献します。

画面共有、録画、チャットなどの機能を備えており、対面会議に近い体験を提供します。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、迅速な情報共有や意思伝達を目的に開発されたツールです。ChatworkやSlackなど、ビジネス利用に特化したツールが増えています。

メールや電話に比べて連絡が取りやすく、業務連絡や情報共有の時間を短縮できます。

まとめ

税理士・社労士などの士業事務所の業務改善ツールとして、「TaxDome（タックスドーム）」が効果的でオススメです。

TaxDomeは、業務プロセスの自動化を軸に、士業事務所の業務オペレーション効率を向上させるために開発されたクラウド型業務管理ツールです。顧客情報の管理（CRM）、顧客とのチャットやメールでの連携、資料回収のためのフォーム、スタッフ工数管理、事務所内のタスク・プロジェクト管理、オンライン請求等、士業事務所の運営に役立つ様々な機能をすべて標準機能として備えた、オールインワン型のソフトウェアです。

「DX化により業務改善を進めたいが、どこから始めればわからない！」とお悩みの方は、世界各国１万以上の事務所で使われている、TaxDomeの導入検証を開始することがオススメです。