業務管理ツールのおすすめ5選！メリットや選び方のポイントも

業務管理ツールはチームメンバーのタスクや進捗状況、プロジェクトの進行具合などを効率的に管理できる便利なツールです。この記事では業務管理ツールの機能やメリット、選び方、そしておすすめの5種類のツールをご紹介します。

業務効率化を図りたい方は、ぜひご覧ください。

業務管理ツールとは

業務管理ツールは個人やチームがタスクを整理し、管理するためのツールです。このツールにはタスクの作成やスケジュール設定、進捗状況の確認、担当者の割り当て、ファイル共有などの機能が備わっています。

業務管理ツールのメリット

ビジネスの世界では、生産性の向上と業務効率化が常に求められています。そして、この課題に対処するために、業務管理ツールの導入が注目されています。業務管理ツールを活用することで、以下のようなメリットが得られます。

チームメンバーのタスクの可視化

業務管理ツールが注目される理由の一つは、「リモートワークなどの多様な働き方の普及」にあります。全員が同じ場所で働くのが一般的だった時代と比べて、詳細なタスク管理が求められるようになりました。

業務管理ツールを使うことで、どこにいるメンバーでも現在の作業内容が把握でき、対応の抜けや漏れを防ぐことができます。マネージャーは各メンバーの業務量を把握し、タスクの割り振りを最適化することが可能です。

業務の複雑化を防ぐ

業務管理ツールを導入することで、タスクをプロジェクトやカテゴリごとに整理し、効率的に管理できるようになります。また、特定の担当者だけを招待する機能も備えているため、情報過多による混乱を避けることができます。

生産性の向上に専念できる

タスクの整理にかける時間、いわゆる「仕事のための仕事」を減らすことが重要です。業務管理ツールはエクセルや手帳と比べて、タスクの整理にかかる時間を大幅に短縮します。無駄な時間を削減できるため、チームの生産性を高める業務にリソースを集中させることが可能です。

ナレッジの蓄積が進む

業務管理ツールを使用すると、日々のタスクが記録として蓄積され、過去のデータがナレッジとして活用できるようになります。

たとえば重要な商談がある場合、過去のタスクを参照することで、「いつ」「誰が」「どれくらいの時間をかけて」「どのような準備を行ったのか」を確認できます。そうすることで、この情報をもとに成功の再現性を高めることができます。

業務管理ツールでできること

業務管理ツールの主な機能は以下の通りです。

• タスク管理:カンバンボード、ToDoリスト、カレンダーなどでタスクの漏れを防止できます。

• メンバーとのコミュニケーション:チャットやメッセージ機能を使って、リアルタイムでの円滑なコミュニケーションを実現します。

• 外部ツールとの連携:外部ツールとシームレスに連携できます。
• 社内情報のインポート・蓄積・共有: メールやツールで受け取った情報をそのままタスクとして管理でき、ファイルや文書、画像などを蓄積して社内Wikiとして利用することも可能です。

効率を向上させる業務管理ツールの選び方

ビジネスをスムーズに進めるためには、自分たちの業務に合った業務管理ツールを選ぶことが大切です。最近ではさまざまな業務管理ツールが登場していますが、プロジェクト成功に必要なタスク管理のポイントを理解しないと、機能を上手く使いこなせないことがあります。

そこでこの章では、業務を効率化するために最適な業務管理ツールを選ぶポイントについて説明します。

タスクの追加や登録が手軽かどうか

業務管理ツールは、タスクを簡単に登録・追加できることが重要です。

もしタスク登録の手順が複雑だったり、入力項目が多すぎたりした場合、多くの人がそのツールの使用を避けるようになる可能性があります。

ツールの使い勝手が悪いと、効率が下がりチームの生産性にも影響を与えるため、手軽さとシンプルさが重要です。

チーム全体やメンバーのタスクが把握できるか

業務管理ツールには、誰がどのタスクを担当しているかを把握できる機能が重要です。

プロジェクト全体のタスクや各メンバーの担当状況が見えると、効率的なタスク管理が可能になり、進捗状況の共有にかかる時間も短縮できます。

さらに、全メンバーのタスク進捗状況を一度に確認できると、プロジェクト管理者はリソースの配分やスケジュール調整がスムーズに行えるため、プロジェクト全体の状況を一目で確認できるツールがおすすめです。

クラウド対応とマルチデバイス利用の可否

業務管理ツールを選ぶ際には、クラウド対応しているか、複数のデバイスで使えるかどうかがポイントです。

クラウド型のツールは、インターネットを介してサービスが提供されるため、オフィス外からでも手軽にアクセスできます。

さらに、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも使えるツールを選べば、どこでも作業ができて便利です。これらの機能を備えたツールを選べば、使いやすいでしょう。

視覚的な使いやすさ

業務管理ツールは、見た目がシンプルで使いやすいものを選ぶことが重要です。操作が複雑なツールはメンバーが使いづらく感じたり、導入後に説明やサポートが必要になったりすることがあります。

使いやすさは人によって異なりますが、一般的には画面が分かりやすく直感的に操作できるツールが好まれます。導入前に無料のトライアルを活用して、実際の使い心地を確認するのも良い方法です。

業務管理ツールの導入における留意点

業務管理ツールを導入して効果的に運用するためには、事前の準備が欠かせません。特に導入の目的を明確にし、料金体系を確認することは、費用対効果に大きく影響します。この章では、業務管理ツールを導入する際に注意すべきポイントについて説明します。

導入の目的をはっきりさせる

自社に最適な業務管理ツールを選定するためには、まず導入の目的を明確にすることが重要です。例えば解決したい課題や達成したい目標を明確にすることで、必要な機能を備えたツールを絞り込むことができます。

例えば、スケジュール管理を強化したい場合には、スケジュール管理機能やタスク管理機能に特化したツールが適しています。また、リモートワークや在宅勤務の従業員が多い場合には、マルチデバイス対応のツールが推奨されます。

逆に導入目的が曖昧だと、どの機能が必要か判断できず、自社に合わないツールを選んでしまうリスクがあります。その結果導入効果が得られないだけでなく、コストの無駄遣いにつながることもあります。

料金プランが自社に適しているか確認する

料金体系も業務管理ツール選定の重要な要素です。業務管理ツールには、以下の3つの主要な料金体系があります。

• 月額料金制：ユーザー数に応じて料金が変動します。
• 月額固定制：ユーザー数に関係なく、月々一定の料金が設定されています。
• 買い切り型：月額料金は発生しませんが、初期導入費用（ソフトウェア購入費用など）が高額です。

月額料金制や月額固定制は、主にクラウド型に適用されます。一方で、買い切り型はインストール型のソフトウェアによく見られます。

それぞれの料金体系は費用の発生具合が異なるため、自社の従業員規模や使用状況を考慮して最適な料金形態を選ぶことが重要です。

また、一部の業務管理ツールには無料で利用できるものもあります。これらは有料ツールに比べて機能やユーザー数が制限されていることが多いですが、シンプルなツールを求める企業には適しています。

おすすめの業務管理ツール5選

この章ではおすすめの業務管理ツールを5つご紹介します。

Microsoft To Do

Microsoft To Doは、プロジェクトや個人のタスクを効率よく管理できる無料ツールです。進捗管理に活用でき、エクセルと比べてもおすすめできます。直感的な操作でタスクの追加、整理、追跡が簡単に行えます。

Microsoftアカウントと連動し、他のMicrosoft製品との統合もスムーズです。業務の生産性向上に役立つ優れた業務管理ツールといえます。

Google ToDoリスト

Google ToDo リストは無料で使える業務管理ツールで、個人のタスク管理から業務プロジェクトの進行管理まで幅広く活用可能です。プロジェクトの効率向上に役立ちます。

シンプルで直感的に操作でき、Googleアカウントと連携することでナレッジツールとしても活用できます。シンプルなインターフェースにより、タスクをリスト形式で管理し、プロジェクトの進捗を視覚的に把握できる点が特徴です。

Evernote

この業務管理ツールは、管理とプロジェクトを効率的に進行させるのにおすすめです。無料で利用でき、MicrosoftやGoogleのツールと比較されるほど高機能です。

エクセル表やナレッジツールとしても活用でき、アイデアの整理や情報の共有が簡単に行えるため、多くのユーザーに支持されています。

Any.do

Any.doは、プロジェクトおよび業務の進捗管理に優れた業務管理ツールです。無料で利用でき、個人からチームのプロジェクトでの利用まで幅広く対応しています。MicrosoftやGoogleのツールと連携でき、エクセルのような表形式でタスク管理も可能です。

また、情報の一元管理や共有が簡単にできるナレッジツールとしても機能します。高い柔軟性と使いやすさが特徴で、多くの業務環境で重宝されています。

TaxDome

TaxDome（タックスドーム）は、税務や会計業務を含む士業事務所のオペレーション効率を向上させるために、プロセスの自動化を中心に設計されたクラウドベースの業務管理ツールです。

世界中で広く導入されているTaxDomeは、現場のフィードバックを反映して開発された多くの実用的な機能を備え、業務改善をサポートします。また、その直感的な操作性と使いやすさも大きな魅力です。

まとめ

業務管理ツールはプロジェクトの進行状況やメンバーの作業内容、タスクの進捗を効果的に管理できるツールです。このツールを導入することで、タスクの漏れを防ぎ、計画的に業務を進めることが容易になります。

さらに、チーム内でのスムーズなコミュニケーションを促進したり、過去のタスクをナレッジとして蓄積したりすることも可能です。チーム全体の業務効率を向上させたい場合には、業務管理ツールの導入をおすすめします。

業務管理ツールには多くのバリエーションが存在します。機能や使い勝手、サポート体制などをしっかり確認し、自社に最適なツールを選ぶことが大切です。

特に税務や会計業務を含む士業事務所にはTaxDomeが非常にオススメです。是非お問い合わせください。