Hoe TaxDome Een Cryptocurrency-Accountantskantoor Helpt Tijdens Het Belastingseizoen

Welkom bij #TestimonialThursday! Het interview van deze week is met Matt Metras, oprichter van MDM Financial Services, een door een familie gerunde dienst voor belastingaangifte die gespecialiseerd is in belasting op cryptocurrency.

Waarom hebt u voor TaxDome gekozen?

Ik was op zoek naar een CRM-tool en mijn praktijk was over vele platforms verspreid. Het was moeilijk om mijn workflow georganiseerd te houden, om te weten wat wanneer moest worden betaald en welke workflows er gaande waren. Dit zorgde ervoor dat ik rond ging kijken. 

Mensen hadden TaxDome op Facebook-groepen ten zeerste aanbevolen voor belastingdeskundigen. Omdat er een gratis proefperiode was, dacht ik dat ik niets te verliezen had door het een kans te geven.

Heeft u al eerder andere praktijkbeheersystemen gebruikt?

Ik gebruikte de ingebouwde CRM in mijn belastingsoftware. Dit werkte voor een tijdje prima, maar mijn bedrijf is gespecialiseerd in cryptocurrency-boekhouding, die niet integreerde met mijn software, dus ik deed crypto-afstemmingen volledig buiten het programma om.

Ik gebruikte ook een gratis tool genaamd Wunderlist, maar deze was niet gedetailleerd genoeg om me georganiseerd te houden. En ik gebruikte HubSpot, maar ik heb nooit echt de moeite genomen om al mijn informatie erin te krijgen. 

Een van de dingen die erg leuk was aan TaxDome, was de mogelijkheid om massaal te importeren en niet om klanten één voor één in te voeren of e-mailadressen handmatig in te voeren.

Wat is de feedback van uw klanten?

De mogelijkheid om in het portal documenten te kunnen ondertekenen en te kunnen betalen is zeer goed ontvangen door mijn klanten. 

Ik was niet eens op zoek naar een nieuwe portal-tool en aarzelde eigenlijk om over te schakelen, vooral midden in het belastingseizoen. Bovendien had ik mijn klanten al een hele tijd getraind om degene die ik had te gebruiken. Maar het miste functionaliteit. 

Uiteindelijk verliep de overgang voor mijn klanten erg soepel. Het accountregistratieproces is naadloos verlopen – ze klikken gewoon en maken een wachtwoord aan. Ik hoef geen speciale pins aan te maken of me in allerlei bochten te wringen om iemand in te stellen – het is heel eenvoudig.

Hoe heeft de integratie van uw bedrijfsproces met TaxDome een verschil gemaakt voor uw bedrijf?

Ik ben nog niet op het punt dat ze al volledig geïntegreerd zijn. Ik doe mijn planning nog steeds buiten TaxDome om. En ik gebruik drie verschillende boekhoudplatforms voor cryptocurrency. Ik wacht op iemand, iets dat alles in één platform combineert. 

Maar over het algemeen ben ik er erg blij mee. Ik aarzel altijd om over te stappen op nieuwe software – vooral in januari wanneer het belastingseizoen begint! – maar ik ben super tevreden.

Het feit dat ik onmiddellijk handtekeningen kan aanvragen en rekeningen aan documenten kan toevoegen en vergrendelen, was cruciaal. 

Een belastingaangifte kun je vasthouden en deze pas indienen als je betaald bent. Met spreadsheets en cryptanalyse heb ik geen invloed meer zodra ik de documenten heb verzonden.

Mijn probleem ging meer over trage betalingen dan over het niet betaald krijgen. Nu ik de bestanden aan facturen kan vergrendelen, word ik  aanzienlijk sneller betaald. En mensen niet achter de broek aan te hoeven zitten is erg fijn. 

Ik hou ook van het mobiele aspect – dat ik onderweg snel wijzigingen kan aanbrengen. Ik wou dat de pijplijn functie er beter uitzag op de telefoon. Het is bruikbaar, maar niet zo handig als de desktopversie.

Gebruikt u pijplijnen of een van de hulpprogramma’s voor taakbeheer?

Taken en pijplijnen zijn waar ik het meest mee werk. Ik breng 90 procent van mijn tijd door op het pijplijn scherm, waarbij ik alle verschillende klantstatussen bijhoudt en waar ze zich allemaal in het proces bevinden. Het levert de grootste tijdbesparing!

Ik gebruik ook de geautomatiseerde acties, maar nog niet voor alles. Wanneer ik een klant aan een pijplijn toevoeg, worden geautomatiseerde taken geactiveerd voor mijn team. En ik heb meer geautomatiseerde acties ingesteld voor wanneer een e-bestand wordt geaccepteerd: klanten krijgen een automatische e-mail wanneer hun belastingaangifte door de IRS en de staat is geaccepteerd. Veel mensen waarderen dat, en ik waardeer het dat ik dit niet handmatig hoef te doen!

Ik gebruik Berichten ook om georganiseerd te blijven met vragen voor de klant.

Wat voor mij echt nuttig zou zijn, is als de inhoud van het bericht in de e-mail zou staan. Maar beveiliging is een groot probleem, dus ik begrijp waarom jullie hier voorzichtig mee zijn!

Is er een grote leercurve geweest?

Nee niet echt. Het is eenvoudig en goed georganiseerd. Als je eenmaal weet hoe je iets de eerste keer moet doen, hoef je het niet opnieuw te leren – het is intuïtief.

Ik ben blij dat als ik vragen had, het supportteam super responsief is geweest. Het is super verfrissend om dat in een bedrijf te zien. 

Werkt uw team op afstand of op kantoor?

We werken op afstand. Ik ontmoet ongeveer 25 procent van mijn klanten persoonlijk; de rest is op afstand.

We overwegen altijd verbeteringen aan te brengen in TaxDome en informeren u graag over onze updates en verwachte uitroldata. Zijn er functies waarvan u denkt dat ze ontbreken? Of functies die u graag toegevoegd zou zien?

Ik weet dat KBA er binnenkort aankomt – dat zal super handig zijn. Ik zou graag een getal zien dat aangeeft hoe lang een klant zich in een bepaald stadium in de pijplijnen bevindt.

[Deze functie is nu vrijgegeven!]

De Facebook-community was geweldig met suggesties, en ik vind het heel leuk dat de nieuwe updates daar worden geplaatst- voor het geval ik ze in mijn e-mails mis. 

Wilt u nog iets toevoegen?

Ik vergat te vermelden dat de organizer bibliotheek geweldig is! Ik gebruik alleen organizers voor nieuwe klanten, maar het is fijn om ze niet helemaal opnieuw te hoeven maken.