Voorbereiding Belastingaangifte Workflowautomatisering: Een Beginnersgids

Als fiscalist is het voor uw bedrijf proberen om alles bij te houden naarmate u meer klanten en administratieve taken afhandelt een van de grootste uitdagingen. Het handmatig beheren van uw boekhoud- en belastingpraktijk kan overweldigend zijn.

Er is een betere manier om het te doen!

Maak kennis met Brian Newman van Brian Newman CPA. Hij heeft altijd een kleine praktijk gehad en kon alles zelf regelen. Maar naarmate zijn praktijk groeide en het steeds drukker werd, realiseerde Brian zich dat hij een tool nodig had om klanten en administratieve taken beter te beheren.

Brian zocht in Facebook-groepen waarin fiscalisten tips delen en ontdekte zo TaxDome. Zijn collega’s waren er lovend over, dus Brian besloot het zelf eens te proberen. 

Klantportaal, CRM, e-handtekeningen en andere zaken die TaxDome biedt, leken eenvoudig. Maar niet de workflowautomatisering. Workflow is voordat ze het moeten beschrijven om nieuwe teamleden in te werken of om het automatisch te laten gebeuren niet iets waar veel professionals over nadenken. 

Waar heb je een workflow voor nodig?

Workflow is een uitgeschreven proces van alle acties die u onderneemt: vanaf het moment dat iemand een potentiële klant wordt en vervolgens in uw praktijk wordt opgenomen, via de volledige belastingvoorbereidingsservice die u aanbiedt tot en met dat laatste contactpunt met uw klant om hem te verwijderen.

Laten we het eens bekijken vanuit het perspectief van hoe men een auto maakt. Je moet de mal maken en het frame in elkaar zetten voordat je de banden en de deuren en al die andere dingen erop kunt zetten. Hetzelfde geldt voor het belastingvoorbereidingsproces: u kunt geen aangifte voorbereiden voordat de klant een contract heeft ondertekend en u zijn documenten heeft toegestuurd.

Voor elke dienst zijn verschillende stappen nodig: particuliere belastingaangifte is anders dan zakelijke belastingaangifte of omzetbelastingaangifte. Als u deze stappen heeft opgeschreven, maakt u het gemakkelijker voor uw bedrijf om op te schalen.

Bekijk hoe een financiële onderneming in New York alleen al in 2020 3x zo groot werd dankzij hun interne processen en TaxDome. 

Wanneer u software zoals TaxDome gebruikt, helpt deze om administratieve taken volledig voor u te automatiseren. Dus in plaats van dat u hoeft bij te houden of een klant een contract heeft ondertekend, herinnert TaxDome hen dat ze moeten ondertekenen en stuurt hen een belasting organizer zodra ze klaar zijn.

Om deze magie mogelijk te maken, moet u nauwkeurig beschrijven hoe het proces moet werken. Elke praktijk is uniek en u kent uw bedrijf als geen ander, dus niemand anders kan dit werk voor u doen.

Als u in Brian’s schoenen staat en niet weet waar u moet beginnen, stellen wij voor dat u begint met onze eenvoudige checklist voor beginners.

Bekijk de volledige video over hoe fiscalisten hun werk automatiseren met workflowvoorbeelden. We spraken met TaxDome-gebruikers: Brian Newman van Brian Newman CPA en Jessica Smith van Tax Savvy Jessica. Jessica had meer ervaring met workflowsystemen, terwijl Brian wist dat hij aan zijn workflowproces moest werken, maar dat nog niet had gedaan. Brian was aanvankelijk sceptisch, maar nadat hij met Jessica had gesproken, begon het hem allemaal duidelijk te worden. Brian was nu in staat de enorme voordelen te zien die TaxDome voor zijn praktijk zou meebrengen.

Hoe u uw werk kunt beginnen te automatiseren

De pijplijnen kunnen in het begin een beetje verwarrend zijn. Maar zodra u uw proces in kaart brengt met de vraag hoe u uw werk van begin tot einde kunt automatiseren, zal het allemaal duidelijker worden. 

Bedenk hoe uw normale workflow eruitziet en schrijf elke taak op die u uitvoert. Gebruik een Excel-spreadsheet en orden deze om de taken aan te geven die u systematisch moet uitvoeren. 

Begin bij het eindresultaat en werk terug naar het begin. Stelt u zich eens voor dat u een workflow gaat opstellen met als eindresultaat dat u een dankbericht naar een klant stuurde, waarna zij hun definitieve belastingdocumenten kregen. Wat moest u doen om dat voor elkaar te krijgen? Deze aanpak zorgt ervoor dat u geen belangrijke taak in uw workflow over het hoofd ziet.

De belangrijkste stappen in een workflow voor belastingvoorbereiding

1. Welkomstmail – Wanneer klanten interesse tonen in uw diensten, ontvangen ze een welkomstmail. We raden u aan hiervoor een sjabloon te maken. 
2. Bied uw checklist voor belastingdocumenten aan  – Vraag klanten om u toegang te geven tot bepaalde zaken. U kunt berichtsjablonen gebruiken bij taken die aan klanten zijn toegewezen, zodat wanneer zij alles hebben verstrekt zij deze op de lijst kunnen afvinken.
3. Stuur een organizer – Als u organizers via TaxDome stuurt, krijgen uw klanten een vriendelijke pushnotificatie met de tekst: “Hé, ik heb u dit gestuurd. Doe dit alstublieft.”
4. Maak een taak aan om documenten te bekijken en te ordenen die klanten hebben toegestuurd – u kunt deze aan uzelf of een lid van uw team toewijzen.
5. Maak een taak aan om een belastingaangifte voor te bereiden – Nogmaals, dit kan aan u worden toegewezen als u een solopreneur bent, of aan iemand van uw team.
6. Maak een taak aan om een uitstel aan te vragen
7. Vraag ontbrekende documenten bij klanten op – U kunt deze stap indien nodig overslaan of contact opnemen met klanten via een e-mail of een bericht.
8. Aanvullende documentcontrole – U hebt deze stap nodig als de vorige stap vereist was.
9. Stuur een afspraakverzoek naar de klant – Neem deze stap op als u met klanten de documenten wilt bespreken die ze u hebben toegestuurd. U kunt ze een e-mail of bericht sturen met de link naar de planner die u gebruikt (Calendly, Google Agenda, ScheduleOnce, enz.)
10. Voeg taken toe om te visualiseren waar u bij een klant staat- Als u voor de vorige stap hebt gekozen wilt u misschien een andere taak toevoegen – wachten tot de klant contact met u opneemt voor de afspraak. Als ze reageren, gaat hun project automatisch naar de volgende stap.
11. Maak de belastingaangifte af – Bij deze stap kunt u documenten voor de klant uploaden naar TaxDome en deze koppelen aan de facturering. Klanten zullen een notificatie ontvangen maar kunnen de documenten pas downloaden als ze u hebben betaald.
12. Ondertekende belastingaangiften – U kunt klanten documenten rechtstreeks in TaxDome laten ondertekenen, waaronder belastingaangiften waarvoor KBA vereist is. 
13. Maak een taak aan om de aangifte elektronisch in te dienen
14. Stuur een bedankbericht naar de klant

Weg met communicatieproblemen

We hebben allemaal klanten die vinden dat u vaker contact met hen had moeten opnemen. Er gebeurt echter zoveel achter de schermen. Maar de klant stuurt je alleen de informatie en is niet op de hoogte van wat er voor de rest gebeurt. 

Met TaxDome kunt u meerdere contactmomenten toevoegen terwijl u aan een klantaccount werkt. Hierdoor kunt u uw klant bij elke stap van zijn traject op maat gemaakte contactmomenten bieden zonder dat u zelf iets hoeft te doen. Uw klant blijft up-to-date en u ontvangt dit soort e-mails niet meer: Hallo, hoe gaat het? Waar bevinden we ons in het proces? En dit zorgt ervoor dat u die persoonlijke touch ook echt behoudt.

Stuur ze om te beginnen automatisch een welkomstmail. Of een bulk e-mail om de start van het belastingseizoen aan te kondigen.  

Wat moet er in deze e-mail naar de klant staan over het begin van het belastingseizoen?

• Wat verandert er dit jaar in hun praktijk/dienstverlening 
• Wat hun kantooruren zijn
• Hoe ze u kunnen bereiken (met TaxDome kunnen ze veilig e-mails en berichten verzenden)
• Is een aanbetaling vereist? 
• Hoe u ervoor zult zorgen dat hun documenten veilig zijn ( TaxDome dekt alle veiligheidsaspecten voor u )
• Hoe klanten toegang kunnen krijgen tot uw klantportaal (als u er geen heeft, kijk dan eens op het mobielvriendelijke klantportaal van TaxDome )
• Push notifications to your clients – Pushnotificaties naar uw klanten
• Your clients will receive push notifications when their invoices are ready to be paid – Uw klanten ontvangen pushnotificaties wanneer hun facturen klaar zijn om betaald te worden 

Waar het op neerkomt

Fiscalisten weten hoe ze aangiften moeten voorbereiden, maar automatisering maakt de stappen die moeten worden genomen om verder te komen zeer methodisch en duidelijk. Dit helpt ook om uw foutmarge te verkleinen. 

Gebruik onze snelle checklist om automatisering op gang te brengen:

1. Maak sjablonen voor berichten, e-mails, contracten en organizers – alles wat u herhaaldelijk naar klanten stuurt. 
2. Bepaal hoe u uw pijplijnen wilt ontwerpen. Schrijf elk stuk uit voor verschillende scenario’s. U kunt bijvoorbeeld een workflow hebben die uniek is voor nieuwe en terugkerende klanten of er een maken voor klanten waarvoor u representatiewerk doet, en een voor uw klanten voor hun belastingaangifte.
3. Begin met het samenvoegen van al die stukjes.