Introductie van geavanceerde elektronische handtekeningen (AdES) en gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES) in TaxDome

We zijn verheugd om een grote nieuwe update aan te kondigen die onze mogelijkheden voor elektronische handtekeningen voor accountantskantoren in de Europese Unie (EU) verder zal verbeteren: geavanceerde elektronische handtekeningen (AdES) en gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES).

AdES en QES zijn wettelijk bindende e-handtekeningen die voldoen aan de nieuwste EU-voorschriften. Hoewel beide methoden een hoge mate van zekerheid bieden, wordt QES voor EU-bedrijven algemeen beschouwd als het veiligste en betrouwbaarste type e-handtekening. Dit omdat de identiteit van de ondertekenaar wordt geverifieerd door een gekwalificeerde derde partij. 

In dit artikel zullen we kijken hoe AdES en QES werken in TaxDome. Maar voordat we dat doen, moeten we eerst een belangrijke vraag beantwoorden.

Waarin verschillen AdES en QES van andere e-handtekeningen?

In de Europese Unie bepaalt de verordening voor elektronische ID-, authenticatie- en vertrouwensdiensten, bekend als eIDAS, de normen voor drie verschillende soorten elektronische handtekeningen:

• Standaard elektronische handtekeningen (SES)
• Geavanceerde elektronische handtekeningen (AdES)
• Gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES)

Laten we eens kijken wat elk type e-handtekening inhoudt.

Standaard Elektronische Handtekeningen (SES)

SES is de meest eenvoudige vorm van e-handtekening en vereist geen sterke authenticatie of identiteitsverificatie van de ondertekenaar. In plaats daarvan is het voldoende om het e-mailadres van de ondertekenaar te kennen, of dat hij/zij een unieke toegangscode heeft ontvangen voordat de handtekening werd gezet.

Deze worden gebruikt voor alledaagse transacties, dagelijkse verkoop- en inkoopovereenkomsten of als onderdeel van eenvoudige formulieren die een handtekening vereisen.

Geavanceerde Elektronische Handtekeningen (AdES)

AdES vereist strengere regels met betrekking tot gegevensbeveiliging, geldigheid en vertrouwen. eIDAS heeft de volgende drie belangrijke vereisten voor AdES vastgesteld:

1. De ondertekenaar moet via een unieke identificatiecode aan de handtekening gekoppeld zijn – zie dit als een digitale pen die eigendom is van de ondertekenaar
2. De ondertekenaar heeft de exclusieve controle over deze “digitale pen” – niemand anders heeft er toegang toe
3. De handtekening moet kunnen detecteren of er mee geknoeid is

Gekwalificeerde Elektronische Handtekeningen (QES)

QES voldoet aan de drie vereisten die hierboven beschreven staan, maar gaat nog een stap verder door gekwalificeerde certificaten en multifactorverificatie te gebruiken om de ondertekenaar te identificeren. QES gebruikt ook derde partijen, bekend als gekwalificeerde vertrouwensdienstverleners (meer hierover hieronder), om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren. Dit beidt een extra laag van zekerheid.

Hierdoor biedt QES het hoogst mogelijke niveau van veiligheid en betrouwbaarheid voor e-handtekeningen in de EU. QES zijn zelfs de enige e-handtekeningen die in de EU expliciet worden erkend als wettelijk gelijkwaardig aan handgeschreven handtekeningen.

Alle drie deze soorten elektronische handtekeningen zijn nu beschikbaar in TaxDome. U krijgt onbeperkt gratis SES als onderdeel van uw TaxDome-licentie, terwijl voor zowel AdES als QES een kleine vergoeding per handtekening wordt gevraagd om het verificatieproces te dekken. Wij bieden ook op kennis gebaseerde authenticatie (KBA) voor onze klanten in de VS om naleving van de IRS te garanderen. 

Naast het voldoen aan de eIDAS-normen, voldoen al onze e-handtekeningen aan de belangrijkste vereisten van de Elektronische Handtekeningen in de Global and National Commerce Act (ESIGN) en de Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

Hoe werken AdES en QES in TaxDome?

QES/AdES is standaard ingeschakeld als ondertekeningsoptie voor bedrijven die in Europa gevestigd zijn. Als uw bedrijf buiten Europa is gevestigd, kunt u kiezen of u QES/AdES-verificatie als ondertekeningsoptie wilt weergeven door naar de sectie Handtekening op het tabblad Bedrijfsinstellingen te gaan.

Als u deze optie inschakelt, ziet u een lijst met QES- en AdES-providers, de EU-landen die ze bestrijken en het bedrag dat ze per handtekening kosten. Standaard zijn alle providers geselecteerd. Om de providers die niet aan uw vereisten voldoen te deselecteren, klikt u gewoon op de respectievelijke selectievakjes. 

Opmerking: AdES providers hebben “AdES” tussen haakjes naast hun naam staan – alle andere opties zijn QES providers. Het proces van het aanvragen van een QES of AdES is tot de eigenlijke verificatiefase identiek.

Wanneer u nu een document opent en een handtekening aanvraagt, hebt u de optie om QES/AdES te kiezen. Als u dit uitgeschakeld laat, vraagt u standaard een SES aan. 

Als u voor QES/AdES kiest, moet u aangeven wie het document moet ondertekenen – bijvoorbeeld uzelf en uw klant(en). U moet de ondertekenaars ook rangschikken in de volgorde waarin u het document wilt laten ondertekenen. In tegenstelling tot SES, is de volgorde van ondertekenaars erg belangrijk voor QES/AdES en bepaalt dit wanneer mensen een bericht krijgen om te ondertekenen. 

U kunt in deze fase ook automatische herinneringen inschakelen en gepersonaliseerde berichten voor klanten maken.

Zodra dit is aangevraagd, ontvangt de eerste ondertekenaar een melding dat het document klaar is voor ondertekening. Wanneer zij op de knop “Document ondertekenen” klikken, verschijnt er een pop-up met de verschillende methoden die beschikbaar zijn voor het geselecteerde land. Deze methoden komen overeen met de vakjes die waren aangevinkt op het tabblad Bedrijfsinstellingen.

Door een provider te selecteren, wordt de ondertekenaar door de benodigde stappen en informatie geleid, die voor elke provider anders is. Er zijn ook enigszins verschillende verificatieprocessen voor QES en AdES.

Nadat de eerste persoon het document heeft ondertekend, zal de volgende persoon bericht krijgen om hetzelfde te doen, enzovoort, totdat alle ondertekenaars het document hebben ondertekend.

Waarom AdES en QES gebruiken in TaxDome? 

Er zijn genoeg situaties waarin AdES en QES wettelijk verplicht zijn, en elk land in de EU heeft zijn eigen gebruikssituaties. Zelfs als het gebruik van deze methoden niet verplicht is, is het verstandig om dit te doen voor waardevolle of gevoelige documenten. Dit omdat het u de grootst mogelijke zekerheid geeft dat het document ondertekend is door de ondertekenaar, en dat er niet met de handtekening geknoeid is.

Vóór deze update moest u eerst naar een aparte e-handtekeningtool gaan en vervolgens terug naar TaxDome als u een AdES of QES wilde verkrijgen. Nu kunt u alles in TaxDome doen, wat het leven gemakkelijker maakt voor u en uw klanten.

Deze nieuwe functie is ook kosteneffectief: de meeste methoden kosten slechts € 3 per handtekening, wat aanzienlijk minder is dan de meeste concurrenten in rekening brengen. U hoeft niet vooraf voor pakketten te betalen om aan uw behoeften te voldoen – u kunt flexibel handtekeningen verzamelen op een pay-as-you-go basis. 

Als u een bedrijf bent dat actief is in de EU, kunt u met deze update de veiligste, betrouwbaarste en meest wettelijke e-handtekeningen verkrijgen. We kijken ernaar uit dat u het uitprobeert. Als u vragen hebt over hoe het werkt, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons klanten supportteam.