Joe Bourque EA Over TaxDome ‘Het is Allemaal Geautomatiseerd – Dat zie ik graag’

Lees hoe TaxDome een ‘Enrolled Agent’ (en brandweercommandant!) in staat heeft gesteld om zijn boekhoudpraktijk dit jaar met meer dan 30% te laten groeien terwijl hij twee banen heeft. Met TaxDome kon Joe tijd besparen en processen automatiseren om zich te concentreren op de groei van zijn bedrijf.

Welkom bij #TestimonialThursday! Het interview van deze week is met Joe Bourque, de oprichter van JB Taxes, die al meer dan 6 jaar belastingen voorbereidt. Naarmate zijn klantenbestand groeide, was hij op zoek naar een softwareoplossing die hem tijd zou besparen en een gebruiksvriendelijk platform zou bieden om met zijn klanten te communiceren.

Waarom hebt u voor TaxDome gekozen?

TaxDome was dit jaar een uitkomst voor mij. De afgelopen vijf jaar had ik SecureFilePro van Drake gebruikt en de mogelijkheden die het me bood waren beperkt. Ik was op zoek naar iets meer. Ik begon rond te kijken, te googlen en bij anderen in de branche na te vragen. Ik kwam OfficeTools, Canopy en een handjevol andere bedrijven tegen. TaxDome kwam tevoorschijn en ik nam deel aan de live demo en nam een proefperiode; ik deed hetzelfde met Canopy. Dit waren mijn twee kanshebbers. Ik vond dat TaxDome gebruiksvriendelijker was: ik kon het veel sneller oppikken dan Canopy. En TaxDome had meer te bieden van wat ik zocht.

Mijn klantenbestand is behoorlijk gegroeid en ik wist dat het dit jaar nog verder zou groeien (met 30 procent). Ik had iets nodig om mijn workflow en klantcommunicatie te beheren, plus een krachtig klantenportal. Ik wilde iets dat mijn klanten zonder problemen konden gebruiken. Toen ik het aan het uitproberen was, zag ik hoe gemakkelijk mijn klanten het zouden kunnen gebruiken (en dit is een geweldige functie – ik kon op elk moment zien wat de klant zag) en ook dat ik ze zou kunnen helpen als ze vragen hadden kwam bij me op.

Afgezien van de belangrijkste kenmerken, zijn het ook de kleine dingen. Ik zou een website kunnen bouwen (ik had er geen), en ik hoefde er geen te kopen bij een aparte leverancier: dit was een verkoopargument voor mij!

TaxDome heeft onbeperkte opslag; SecureFilePro heeft een opslagbeperking. Vooral wanneer klanten foto’s maken, vermindert dit de opslag onmiddellijk. Ik ben niet iemand die cloudruimte met onzin vult, maar door de onbeperkte optie te hebben en me geen zorgen hoeven te maken over het beheer van opslagruimte is er een grote last van mijn schouders gevallen. 

TaxDome bood veel meer functionaliteit – en voor een redelijke prijs. SecureFilePro integreert heel goed met Drake, maar om eerlijk te zijn, doet dit er veel minder toe dan ik dacht. Mijn klanten wisten niet hoe ze het moesten gebruiken of hadden er problemen mee. Ik heb geen enkele klant gehad die ook maar een enkele vraag over het gebruik van TaxDome had – het werkt gewoon. Ik stuur ze naar mijn website, ze klikken op “Klantenportal”, maken hun eigen account aan als ik ze nog niet heb geïmporteerd, en uploaden vervolgens documenten. Ik ontvang e-mailmeldingen dat er documenten in staan – en dat is alles. Dat ik dit niet voor mijn klanten hoef te doen, bespaart enorm veel tijd, en met mijn hand over mijn hart, ik blijf nog vele jaren klant!

Heeft u al eerder andere praktijkbeheersystemen gebruikt?

Ik heb nog niet eerder een speciaal praktijkbeheersysteem gebruikt, alleen een documentenportal.

Ik gebruik Drake om belastingaangiften op te stellen, en voor elke klant kun je hun status beheren. Ik heb dit in mijn Drake-software aangepast en gebruikt voor mijn workflow, maar het is vrij beperkt. Het werkte wel, maar TaxDome heeft het me veel gemakkelijker gemaakt.

Wat is de feedback van uw klanten?

“Gebruiksvriendelijk” is de meest voorkomende feedback die ik krijg. Ze vinden het geweldig. Mijn zwager woont in Canada en ik was met hem aan het bellen, en net als alle andere klanten die me feedback gaven, zei hij: “Dit is echt geweldig en gemakkelijk te gebruiken.”  

Het handjevol klanten dat ik proactief heb benaderd, zeiden allemaal dat het gemakkelijk te gebruiken was, en het feit dat er geen klachten of vragen waren, is het belangrijkste. Geen nieuws is goed nieuws. Met eerdere oplossingen belde 20 procent van mijn klanten op en had problemen – dat is nu niet meer het geval.

Gebruikt u pijplijnen of een van de hulpprogramma’s voor taakbeheer?

Toen u de organizers aanpasbaar maakte, was dit een belangrijke functie voor mij. Ik heb een organizer gemaakt die ongeveer 45 vragen bevat, wat me enorm heeft geholpen. Ik heb die aan mijn pijplijn gekoppeld, dus wanneer een klant de juiste fase in de  pijplijn ingaat, wordt de organizer automatisch aangemaakt.

Het is allemaal geautomatiseerd – dit is wat ik er zo goed aan vindt. Al mijn virtuele klanten vullen de organizers in, en dit heeft me veel tijd bespaard.

Ik heb TaxDome dit jaar niet ten volle kunnen gebruiken omdat ik nog aan het overstappen ben. Nu ik zie hoe krachtig deze tools zijn, ga ik meer organizersjablonen voor verschillende klanttypen aanmaken en nieuwe pijplijnen installeren om steeds georganiseerder te worden. 

Met de pijplijnen hoef ik me echt geen zorgen te maken. – Hierdoor heb ik meer tijd over, zodat ik me meer op mijn klanten kan concentreren en het werk gedaan kan krijgen, in plaats van op een heleboel kleine taken te hoeven letten. Ik ben een eenmanszaak en ik heb geen werknemers, dus de automatisering is de extra hulp die ik nodig heb. TaxDome is mijn officemanager, mijn boekhouder, mijn workflow, mijn e-mail – het handelt alles af.

Is er een grote leercurve geweest?

Helemaal niet. Ik heb aan Canopy gesleuteld. Ze gaven me een proefperiode van 14 dagen en ik vond dat de leercurve een stuk hoger was.

Als ik iets niet wist in TaxDome, gebruikte ik de helpknop in de rechterbovenhoek en daar kon ik mijn vraag intypen. Bovendien zijn de helpfunctie en de stapsgewijze onboarding-tools zeer goed ingedeeld. De inhoud leest goed en is gemakkelijk te volgen. Ik had geen problemen om het te volgen.

Werkt u op afstand of op kantoor?

Ik zit half en half tussen fysiek en virtueel in. Belastingvoorbereider is mijn tweede baan; Ik ben een fulltime brandweercommandant (en ook een paramedicus) bij de brandweer, en ik ben ongeveer zes jaar geleden met belastingen begonnen. Ik heb vorig jaar mijn enrolled agent certificering behaald. Ik ben begonnen met het voorbereiden van de belastingen voor mijn vrienden en familie, en mijn bedrijf groeit nog steeds. Ik heb een thuiskantoor voor klanten die naar mij toe komen. Ik bezoek sommige klanten persoonlijk als ze zich binnen een bepaalde straal bevinden, en ik heb veel virtuele klanten (dit deel van mijn bedrijf is duidelijk gegroeid als gevolg van Covid).

Wilt u nog iets toevoegen?

Ik ben erg blij met de beslissing om dit jaar TaxDome te gebruiken. De feedback van mijn klanten was erg positief. Ik ben een papierloos kantoor en het hebben van een gemakkelijk te gebruiken veilige manier om op elk moment toegang te hebben tot klantdocumenten was een groot verkoopargument voor mij. Ik hoef geen persoonlijke assistent meer te zijn voor mijn klanten. Ik blijf nog lang bij TaxDome!