Klanten kunnen nu antwoorden van vorige organizers (formulieren) overnemen, wat tijd bespaart en een betere ervaring oplevert

Organizers zijn een manier om informatie van klanten te verzamelen. Als u goed kijkt zult u zien dat veel van de informatie die wordt gevraagd waarschijnlijk niet jaar na jaar verandert (of maand na maand voor ander terugkerend werk). De kans is groot dat adressen, geboortedata, informatie over afhankelijke personen, bedrijfsinformatie en meer – niet van jaar tot jaar veranderen. Met deze update hoeven uw klanten dit soort informatie niet meer elke keer in te typen; de functie vooringevuld kijkt naar eerdere antwoorden en neemt deze over. Dit bespaart u uren aan gegevensinvoer en leidt tot een superieure klantervaring.

Hoe klanten antwoorden voorinvullen met eerdere antwoorden

Wanneer klanten tenminste één vooringevulde organizer hebben, verschijnt er een knop “Voorinvullen”. Belangrijk is dat de gebruikerservaring speciaal ontworpen is om de gebruiker te leiden naar het indrukken van deze knop. Wanneer hij of zij op deze knop drukt, worden antwoorden ingevuld van eerdere inzendingen. Standaard wordt de laatst gewijzigde organizer voorgesteld als degene die vooringevuld moet worden. Als er echter meerdere organizers beschikbaar zijn om uit te kopiëren, dan kunnen klanten kiezen uit welke ze willen voorinvullen.

Zodra de antwoorden vooringevuld zijn krijgen de klanten een waarschuwing om alle antwoorden nog eens te controleren voor ze worden ingediend en om nieuwe vragen te bekijken. Het is onvermijdelijk dat sommige klanten gewoon op ‘verzenden’ drukken en alle waarschuwingen negeren. Als u denkt dat dit het geval zal zijn, dan kunt u een extra tekstblok toevoegen waarin klanten worden gewaarschuwd hun eerdere antwoorden te controleren. Ten slotte kunt u aan het eind een verplicht te beantwoorden vraag stellen waarin u de klant vraagt om de organizer te controleren en vervolgens op verzenden te klikken. 

Welke vraagtypes kunnen overgenomen worden

De volgende vraagtypes kunnen antwoorden van eerdere organizers overnemen:

• Vrije Invoer
• Getallen
• Datums
• Keuzerondjes
• Aankruisvakjes
• Uploadbestanden
• Ja/Nee

Als de vraag in de huidige organizer dezelfde is als die in eerdere, dan kan het antwoord doorschuiven. Als u de vragen echter wijzigt, zal het antwoord niet overgenomen worden. Dit omdat de vraagnamen dan niet meer volledig overeenkomen.

Voordelen voor uw klanten

Tijd bespaard! Hoe gebruiksvriendelijk ze ook zijn, het invullen van organizers kan nog steeds veel tijd innemen. Deze release is een belangrijk verkoopargument voor uw klanten – als zij hem eenmaal helemaal hebben ingevuld kunnen zij toekomstige organizers in een mum van tijd afmaken aangezien hun antwoorden doorschuiven.

Als u uw organizervragen bekijkt, is de kans groot dat meer dan 90% ervan niet van jaar tot jaar verandert. Inkomens veranderen, werkgevers kunnen veranderen, maar de meeste informatie die wordt gevraagd MOET voor de nodige zorgvuldigheid worden gevraagd, maar dat betekent niet dat de antwoorden zijn veranderd.

Het uitbrengen van deze functie vóór het belastingseizoen was een prioriteit. Nu kunnen uw klanten er gebruik van maken en uren besparen op het invoeren van gegevens. 

Voordelen voor uw kantoor — verhoogde retentie

Hoe sneller klanten hun organizers krijgen – hoe sneller u aan het werk kunt. Hoe sneller u aan het werk gaat, hoe sneller klanten hun rendement verkrijgen en hoe winstgevender uw bedrijf is. En zoals elk bedrijf weet is de sleutel tot een succesvolle praktijk het behoud van klanten. Als klanten eenmaal uw organizer voltooid hebben zal de ervaring elke keer dat zij terugkomen zo gemakkelijk zijn dat zij niet meer van aanbieder willen veranderen. Wat vroeger uren duurde kost nu slechts enkele minuten.

Organizer basics

Als u in uw praktijk nog geen organizers gebruikt, dan is dit het moment om daarmee te beginnen. Terwijl men vroeger tegenover de klanten zat en vragen stelde in de vorm van een interview, werken moderne praktijken efficiënter. Met organizers kan uw kantoor ook die vragen stellen, maar wel op een geautomatiseerde manier, en uw klanten kunnen die antwoorden in hun eigen tempo geven, vanuit hun eigen huis (of waar ze zich ook bevinden, TaxDome organizers zijn volledig mobielvriendelijk). 

Voor een overzicht van waarom u organizers in uw bedrijf zou moeten gebruiken, zie ons artikel: Hoe u het belastingvoorbereidingsproces met formulieren en aanpasbare organizers stroomlijnt. Sinds de publicatie zijn organizers veel geavanceerder geworden met de mogelijkheid om voorwaardelijke vragen te stellen en ze kunnen volledig worden geïntegreerd in uw workflow (zie: automatisering). Organizers kunnen automatisch gecreëerd en verzonden worden en voor terugkerende klanten kan elke organizer door het toepassen van shortcodes een unieke naam hebben. 

Wat is het volgende?

Naast deze functie die erop gericht is om voor uw terugkerende klanten tijd te besparen, zijn wij bezig om de klanten een nog betere ervaring te bieden door een herontwerp van de klantervaring bij het invullen van een organizer.