11 02 2021 / Document Workflow

Hoe U Het Belastingvoorbereidingsproces Met Formulieren En Aanpasbare Organizers Stroomlijnt

Hoe U Het Belastingvoorbereidingsproces Met Formulieren En Aanpasbare Organizers Stroomlijnt

Accountants- en belastingadvieskantoren vertrouwen op organizers om informatie van klanten te krijgen waarmee hun werk makkelijker wordt. Ze bieden een efficiëntere en handigere optie voor het stroomlijnen van het onboarden van klanten en de workflow. U hoeft uw klanten niet langer vervelende PDF-formulieren te laten invullen die bij u moeten worden ingediend of die aan de receptie overhandigd moeten worden. 

Hoewel aangepaste organizers een uitstekend hulpmiddel zijn voor boekhouddeskundigen, vertrouwen veel bedrijven nog steeds op andere hulpmiddelen om formulieren te maken. Ze gebruiken bijvoorbeeld Google Formulieren, Cognito, Paperform en Typeform om informatie van hun klanten te verkrijgen. Elk van deze tools heeft zijn sterke en zwakke punten als het gaat om het verkrijgen van klantgegevens. Daarom is het van cruciaal belang om de juiste oplossing voor uw bedrijf te kiezen. 

Om u op weg te helpen, gaan we kijken naar:

  • Wat een organizer is en de voordelen ervan
  • Waarom PDF organizers een verouderde oplossing zijn
  • Beschikbare tools en hun voor- en nadelen
  • Waarom een organizer binnen een portaal een betere oplossing is
  • Waarom u de aanpasbare organizer van TaxDome zou moeten gebruiken

Wat is een Organizer? 

Een organizer is eenvoudigweg een reeks vragen die door een accountants- of belastingadvieskantoor zijn opgesteld om de antwoorden te krijgen die zij van cliënten nodig hebben om hun workflow te vergemakkelijken. Het biedt bedrijven een betere en snellere manier om cruciale informatie in te winnen, terwijl klanten de vragenlijst te allen tijde vanuit hun eigen huis kunnen invullen.

Waarom PDF Organizers een Verouderde Oplossing zijn

Accountantskantoren maken al vele jaren gebruik van intakeformulieren om informatie over klanten te verkrijgen. Accountant moesten daarvoor zelfs gesprekken met klanten plannen om hen vragen te stellen en hun antwoorden te noteren. Daarna kwamen de PDF-vragenlijsten, die klanten handmatig invulden en per post verstuurden of bij de receptie van het kantoor afgaven. Op zich werkte dit goed. Echter, het extra papierwerk zorgde alleen maar voor meer werk om de antwoorden op te slaan, te analyseren en zelf te digitaliseren. 

Toen bedrijven zich dit nadeel realiseerden, begonnen ze over te stappen op online oplossingen zoals Google Formulieren om klantinformatie te digitaliseren. Toch bood dit geen volledige oplossing omdat de formulieren niet konden worden geïntegreerd in het CRM van het bedrijf. Klanten waren aangewezen op een ander platform om formulieren in te vullen. Dat had een aanzienlijke invloed op de gebruikerservaring en de aantrekkingskracht van het merk.

Vergelijken van Online Formulieren Creëer Hulpmiddelen vs Organizers


Google Formulieren

Met Google Formulieren kunt u aangepaste formulieren voor vragenlijsten of enquêtes maken met behulp van vooraf gemaakte thema’s of helemaal zelf bepaald. U hebt alleen een Google-account nodig om aan de slag te gaan. Accountantskantoren kunnen deze online formulierenbouwer gebruiken om zoveel velden als ze willen te gebruiken om de informatie van klanten die ze nodig hebben te verzamelen, betalingen te innen en contracten te ondertekenen. 

Voordelen

  • Gratis
  • Gemakkelijk te gebruiken om snel resultaten te zien
  • Meerdere sjablonen zijn beschikbaar voor aanpassing
  • Gebruikers kunnen opmerkingen toevoegen, suggesties doen en bewerken. Alles om de samenwerking te vergemakkelijken
  • Toegang tot het volledige Google Cloud-ecosysteem, met name voor G Suite-gebruikers

Nadelen

  • Beperkte vertakking, die alleen werkt op specifieke vraagtypes
  • Geen opties voor branding, het ziet er niet uit als een officieel document van uw bedrijf 
  • Te eenvoudige functionaliteit met beperkte aanpassingsmogelijkheden
  • Niet ontworpen als de krachtige bouwer van het soort formulieren die bedrijven nodig hebben

Oordeel: Hoewel Google Formulieren geweldig is voor het maken van eenvoudige vragenlijsten, is het niet ideaal voor drukbezette accountants en belastingadvieskantoren die meer functionaliteit en maatwerk nodig hebben in een organizer. 

Cognito

Cognito is een krachtige drag-and-drop online formulierenbouwer met een gebruiksvriendelijke interface en de flexibiliteit en lay-out die u nodig heeft. Accountantskantoren kunnen het gebruiken om contactformulieren te maken, de onboarding van klanten te vergemakkelijken en zelfs om betalingen van klanten te verzamelen en te accepteren. Het ondersteunt data-encryptie en biedt geavanceerde functies zoals elektronische handtekeningen, integraties via Zapier, en meerdere publicatie-opties voor het maken van complexe formulieren.  

Voordelen

  • Een geïntegreerde workflow die het mogelijk maakt inzendingen te beoordelen
  • Gemakkelijk te gebruiken voor alle soorten formulieren
  • Zapier integratie
  • Eenvoudige sortering van vragen en antwoorden

Nadelen

  • Minder herhalende e-mailmeldingen
  • Beperkte sjabloonopties voor esthetische doeleinden
  • Niet veel analyse en rapportagemogelijkheden over gegevens in de formulieren

Oordeel:

Cognito is uitstekend geschikt voor het maken, publiceren en beheren van formulieren die rechtstreeks in een website kunnen worden ingebed. U kunt het ook gebruiken voor onboarding, maar het heeft beperkte mogelijkheden als het gaat om uw accountantskantoor volledige inzicht te geven in uw workflow en deze te automatiseren.

Paperform

Met Paperform kunt u snel en zonder technische kennis voor elke behoefte een online formulier maken. U kunt meer dan alleen vragen invoegen om informatie van uw klanten te krijgen of tijdens onboarding – u kunt overal in de formulieren video’s, afbeeldingen en opgemaakte tekst invoegen. 

Voordelen

  • Een gemakkelijk te gebruiken minimalistische interface 
  • Gemakkelijk foto’s en video’s aan formulieren toevoegen
  • Uitgebreide formulieraanpassing voor betere branding
  • Talrijke formuliersjablonen en lay-outs
  • Flexibele tariefpakketten
  • Zapier en andere integraties

Nadelen

  • Beperkte functionaliteit op instapniveaus
  • Noodzaak om te upgraden voor extra functionaliteit en integraties
  • Ingebedde formulieren kunnen een beetje trager zijn
  • Leerproces om de formulierenbouwer volledig te benutten

Oordeel:

Net als andere online formulierenbouwers is Paperform geen ideale optie voor accountants- en belastingadvieskantoren die op zoek zijn naar een handigere en eenvoudigere manier om informatie van klanten te verkrijgen. Het maken van de formulieren en ze elke keer versturen wanneer u klanten aanneemt, kan vervelend zijn.  

Typeform

Als u belang hecht aan hoge mate van esthetiek, dan is Typeform een uitstekende oplossing voor het maken van enquêteformulieren voor uw boekhouding. Het biedt aangepaste thema’s en lay-outs om de formulieren aan te passen aan uw huisstijl.  

Voordelen

  • De aantrekkelijkste formulieren en enquêtes die de voltooiingspercentages verhogen
  • Geweldige balans tussen bruikbaarheid en functionaliteit
  • Uitgebreide keuze uit enquetesjablonen
  • Gemakkelijk te analyseren rapportage van hoog niveau 

Nadelen

  • Minder functiekeuzes voor grotere bedrijven
  • Onhandige gegevensexport die de bruikbaarheid beïnvloedt
  • Geen eigen samenwerkingsfunctionaliteit zoals bij Google Formulieren
  • Gebrek aan flexibiliteit bij het aanpassen van formulieren aan uw huisstijl

Oordeel: Typeform is meer geschikt voor het maken van enquêteformulieren dan voor het rechtstreeks verkrijgen van klantspecifieke informatie. De functionaliteit is mooi, maar biedt geen compleet pakket van wat accountantskantoren nodig hebben om controle te krijgen over hun klant-bedrijf interacties. 

TaxDome Organizer

TaxDome organizer helpt u bij het maken van volledig aanpasbare vragenlijsten die elke situatie bestrijken die uw onderneming nodig kan hebben, terwijl u een optimale klantervaring waarborgt. Het is de ultieme tool voor het opschalen van klant onboarding en workflow management in uw bedrijf en de perfecte oplossing voor het opzetten en automatiseren van de workflow van uw kantoor.

Voordelen

  • Volledig aanpasbaar met gebruikt van eigen huisstijl
  • Mobiel-vriendelijk en alles automatisch opgeslagen 
  • Automatische herinneringen  & klant voortgangsstatus
  • Ingebed in CRM — geen “daar downloaden en hier uploaden”” 
  • Kant-en-klare sjablonen van belastingdeskundigen
  • Data encryptie 
  • Geautomatiseerd voor klant onboarding en workflow

Nadelen

  • Leercurve om de organizer volledig naar wens aan te passen (gratis 1-1 inwerksessies en productwebinars beschikbaar)
  • integratie met diverse belastingsoftware ontbreekt
  • Conditionele organizers komen er snel aan

Oordeel

TaxDome organizers zijn volledig aanpasbaar, worden automatisch opgeslagen en zijn digitaal. U kunt er interactieve vragenlijsten mee maken die u helpen om alle informatie te verzamelen die u van uw klanten nodig hebt. U kunt meerdere organizers aanmaken met al uw belangrijke vragen en klaar voor de onboarding van klanten en het beantwoorden van FAQ’s. Ze zijn ook geweldig als automatisering in uw pijplijnen, zodat ze automatisch naar klanten worden gestuurd wanneer dat nodig is. 

TaxDome’s Organizers zijn volledig aanpasbaar en klaar-voor-gebruik voor zowel bedrijven als hun klanten.

Waarom een organizer binnen een portaal een betere oplossing is

Als u kijkt naar de verschillende tools die we hierboven hebben vergeleken, ziet u het verschil tussen het gebruik van op zichzelf staande tools zoals Typeform, Paperform, Google Formulieren, en Cognito voor het verkrijgen van klantinformatie en een op maat gemaakte organizer opgezet binnen het portaal van een bedrijf. Vermijd dubbel werk. Met TaxDome organizers kunt u uw cliënten vragen om specifieke informatie te verstrekken en om documenten te uploaden in gespecificeerde secties.

U hebt alles op één plaats en uw klanten vermijden het frustrerende heen-en-weer gedoe met uw bedrijf. Uw klanten kunnen de organizer invullen ongeacht waar ze ook zijn, en u heeft geen assistent nodig om bestanden te ordenen. Dit aangezien al uw werk wordt gedaan binnen uw TaxDome portaal, wat voor een gestroomlijnde klantervaring zorgt. 

Aan de slag met TaxDome Custom Organizer 

Als u op zoek bent naar een betrouwbare tool om aanpasbare organizers in te bouwen in de workflow van uw bedrijf, ga dan met TaxDome aan de slag. Het hebben van een aanpasbare organizer binnen uw bedrijfsmanagementsoftware vermindert aanzienlijk de administratieve tijd die het verkrijgen van de benodigde informatie voor verschillende behoeften kost. Op die manier kunt u uw klanten een optimale gebruikerservaring bieden.

Voordelen van TaxDome Organizers:

  • Geïntegreerde documentopslag – Geniet van het automatisch opslaan van documenten die door klanten worden geüpload met de geïntegreerde organizer binnen uw eigen portaal. Dit bespaart u heel wat tijd en administratieve arbeidskosten. 
  • Automatische herinneringen– TaxDome organizer biedt automatische herinneringen die automatisch naar klanten uitgaan wanneer zij niet reageren op e-mailverzoeken, contracten, berichten, factuurbetaling, documentverzoek en ondertekening. 
  • Bekijk in real-time de voortgang van uw workflow  – Alles wat u nodig hebt om vooruitgang te boeken met uw werk voor klanten vindt u op één plek. U kunt de real-time voortgang van elk proces in uw workflow bekijken, waardoor uw productiviteit en efficiëntie toenemen. Alles wat u nodig hebt, van belangrijke documenten en actiepunten voor klanten, is binnen handbereik. 
  • Uitstekende gebruikerservaring voor uw klanten – Met de mogelijkheid om veel aangepaste organizers aan te maken, biedt u uw klanten een geweldige gebruikerservaring. U doet dit door vragen en verzoeken te bieden die aansluiten bij hun specifieke behoeften op het gebied van boekhouding, belastingvoorbereiding en boekingen. U hoeft niet vanaf nul te beginnen – begin met aanpasbare sjablonen. 
Lisa Chaud

Lisa Chaud

Lisa is marketeer bij TaxDome. Met haar ervaring in B2B en E-commerce, is Lisa gepassioneerd over het doen van marketingonderzoek en het leveren van inzichten aan de gemeenschap. In haar vrije tijd beoefent ze het liefst verschillende sporten.

Subscribe to Taxdome News

Hey, wait...
Subscribe
to our news!

Wij sturen u slechts een keer per maand het beste van onze blog. Dat beloven we!