Klantverzoeken zijn net sneller en eenvoudiger geworden: sjablonen, automatiseringen, en bulkverzending

Het verkrijgen van informatie van klanten is een van de grootste pijnpunten voor belastingconsulenten, boekhouders en accountants. Bij TaxDome zijn we toegewijd aan het bieden van innovatieve oplossingen die je praktijk vereenvoudigen en verbeteren. Daarom hebben we eerder dit jaar klantverzoeken geïntroduceerd – een veilige en efficiënte manier om ad hoc informatie en documenten van klanten te verzamelen.

Na favoriet te zijn geworden bij bedrijven, hebben we klantverzoeken krachtiger dan ooit gemaakt met sjablonen, meer aanpasbare automatiseringen en bulkacties. Zo kunnen bedrijven complexe klantbehoeften beheren, van advies tot boekhouding en, natuurlijk, belastingvoorbereiding.

Wat zijn klantverzoeken?

Wat als klantverzoeken nieuw voor je zijn. Je kunt ze gebruiken om snel en gemakkelijk ad hoc informatie en documenten van klanten te krijgen. Het is net zo eenvoudig als het sturen van een chatbericht, maar het is georganiseerd en traceerbaar. Zo wordt alle benodigde informatie efficiënt verzameld.

• Snel & aanpasbaar: klantverzoeken zijn volledig aanpasbaar en kunnen snel worden verzonden, zodat je ad hoc verzoeken kunt doen tijdens een gesprek.
• Snellere klantreacties: verzoeken om informatie of documenten rechtstreeks naar klanten sturen zonder dat ze hoeven in te loggen bij TaxDome.
• Geautomatiseerde workflow: verzoeken aan specifieke opdrachten koppelen, zodat de opdracht automatisch wordt uitgevoerd zodra de gevraagde informatie is verstrekt.

Bovendien is de veiligheid van je gegevens een prioriteit voor ons en deze functie is volledig veilig om te gebruiken wanneer je met klanten communiceert:

• Alle gegevens die via klantverzoeken worden overgedragen, zijn end-to-end versleuteld. Dit zorgt ervoor dat alleen bevoegde partijen toegang hebben tot de gedeelde informatie en biedt een robuuste bescherming tegen onderschepping of onbevoegde toegang.
• Met de SOC 2 certificering is TaxDome onafhankelijk geverifieerd om toonaangevende beveiliging te bieden voor alle klantgerichte tools, waaronder Klantverzoeken.
• Het TaxDome platform heeft 2FA- en SSO-mechanismen voor een extra beveiligingslaag.

Klantverzoeken, samen met onze vragenlijsten en klanttaken stellen je in staat om eenvoudig informatie van je klanten te krijgen. Ze vormen een aanvulling op onze bestaande functionaliteit en zorgen voor een holistische benadering van klantenbeheer. Onze vragenlijsten helpen je bij het versturen van intakeformulieren voor nieuwe klanten via vragenlijsten, terwijl klanttaken je klanten eraan herinneren om belangrijke taken uit te voeren – zoals bijvoorbeeld het invullen van een machtigingsformulier op de website van hun bank. Klantverzoeken helpen je om halverwege het project antwoorden te krijgen op verduidelijkende vragen, zodat je alles hebt wat je nodig hebt om je opdrachten in beweging te houden en je klanten tevreden te houden.

Klantverzoeken 2.0: sneller, slimmer, en schaalbaarder

Met onze laatste updates — sjablonen, automatiseringen, en bulkverzending — hebben we de beperkingen weggenomen. In combinatie met de al bestaande krachtige mogelijkheden stellen deze verbeteringen bedrijven in staat om complexe operaties met gemak uit te voeren, zonder extra stress op te schalen en een verbeterde klantervaring te leveren.

Herbruikbare sjablonen

Sommige verzoeken komen vaak voor en door ze telkens handmatig in te voeren verspil je kostbare tijd. Met sjablonen voor klantverzoeken kun je deze inefficiëntie elimineren door vaak verzonden verzoeken te standaardiseren en te hergebruiken.

Of je nu bijgewerkte salarisoverzichten verzamelt of gespecificeerde kilometerlijsten nodig hebt van klanten die voor hun werk reizen, met sjablonen wordt het eenvoudiger om deze informatie regelmatig op te vragen en zorg je ervoor dat al je klanten gepolijste en nauwkeurige verzoeken ontvangen.

Hoe je sjablonen gebruikt

1. Navigeer naar klantverzoeken en creëer een nieuw verzoek.
2. Voeg je vragen, instructies, of documentvereisten toe.
3. Sla het verzoek op als een sjabloon, dat later op het sjablonen-tabblad kan worden beheerd en bewerkt.
4. Selecteer het sjabloon, wijs het aan een klant of opdracht toe, en verstuur het. Koppel voor terugkerende processen sjablonen aan workflows om het proces te automatiseren.

Aanpasbare automatiseringen

Automatisering ligt aan de basis van wat we bij TaxDome voor bedrijven doen. Met de verbeterde aanpassing van klantverzoeken kunnen kantoren verzoeken nu volledig integreren in hun workflow — van verzoeken die naar een specifieke cluster gaan tot de unieke behoeften van een enkele terugkerende klant.

Of je nu inventarisopnames aan het einde van de maand moet opvragen tijdens een terugkerende boekhoudopdracht of bewijs nodig hebt van donaties aan goede doelen tijdens het berekenen van een belastingaangifte, klantverzoeken geven je de informatie die je nodig hebt wanneer je die nodig hebt en zonder dat je die elke keer handmatig hoeft op te vragen. Zo werkt het:

1. Maak een sjabloon voor klantverzoeken om vaak verzonden verzoeken te standaardiseren.
2. Wijs het sjabloon toe aan een specifieke fase in je workflow-pijplijn.
3. Schakel de automatisch verplaatsen-functie in, zodat zodra een klantverzoek wordt ingewilligd, de opdracht naar de volgende fase gaat.
4. Bewaak de status van verzoeken en de bijbehorende opdrachten in realtime om je team op koers te houden.

Bulkverzending

Het sturen van hetzelfde verzoek naar meerdere klanten kan snel repetitief en inefficiënt worden. Met het in bulk verzenden van verzoeken kun je één verzoek naar meerdere accounts tegelijk sturen. Of je nu werkt met makelaars die kilometertabellen moeten rapporteren of klanten die als nevenactiviteit onroerend goed verhuren en overzichten van huurinkomsten en uitgaven moeten verstrekken, met bulkverzending zorg je ervoor dat alle relevante klanten zonder extra inspanning aan de beurt komen.

Hoe je in Bulk verzendt

1. Navigeer naar de klantverzoeken-sectie en creëer of selecteer een verzoeksjabloon.
2. Gebruik het multi-selecteerveld om de accounts of specifieke contacten te kiezen die je wilt toevoegen.
3. Verstuur met een enkele actie het verzoek, en elk account heeft zijn eigen individuele klantenverzoek voor tracking en antwoorden. 
4. Monitor voortgang in real time om ervoor te zorgen dat alle antwoorden ontvangen en verwerkt worden.
5. Zorg ervoor dat je een sjabloon voor klantverzoeken gemaakt en opgeslagen hebt voordat je overgaat tot in bulkverzending. Zo heb je het sjabloon altijd bij de hand

Hoe reageren klanten op verzoeken?

Klanten kunnen op verschillende manieren reageren op jouw verzoeken. Zoals altijd kunnen ze reageren via het klantenportaal of via onze hoog gewaardeerde mobiele klantenapp op Apple en Android; ze ontvangen dan een pushmelding en kunnen onderweg reageren.

Daarnaast heb je ook de mogelijkheid om aan te geven of je wilt dat de klant het verzoek kan beantwoorden zonder in hoeven te loggen. Wanneer je een verzoek verstuurt, heb je volledige controle over de autorisatie-instellingen in elk klantenverzoek. Je kunt Login vereist’ selecteren als je wilt dat klanten moeten inloggen om aan je verzoek te voldoen, of de selectie ongedaan maken als je het klanten makkelijker wilt maken om aan je verzoek te voldoen.

TaxDome is voor jou gemaakt

Bij TaxDome bouwen we software die niet alleen aan de behoeften van de boekhoudprofessionals en klanten van vandaag tegemoetkomt, maar die zich voortdurend aanpast aan de behoeften van morgen. TaxDome is gemaakt voor iedereen die op ons vertrouwt om af te komen van de eindeloze e-mailketens en spreadsheets die je tijd opslokken en je groeiruimte beperken.

We willen samen met jou werken aan een betere boekhoudsector. Als je nog geen deel uitmaakt van de TaxDome Community, boek dan een gratis demo en sluit je aan bij meer dan 10.000 kantoren wereldwijd om opnieuw te definiëren wat het betekent om als boekhoudprofessional te werken.