Neem volledige controle over je workflow: zet uitzonderingen om in naadloze processen met aangepaste opdrachtstatussen

Workflows zijn zelden lineair. Gemiste deadlines, onafgemaakte taken, onverwachte aanvragen van uitstel – deze plotselinge veranderingen kunnen zelfs de meest zorgvuldig geplande pijplijnen negatief beïnvloeden. Maar wat als je workflow net zo aanpasbaar zou zijn als je praktijk?

Met aangepaste opdrachtstatussen is dat zo. Nu kun je uitzonderingen in unieke regels omzetten die je voor elke klant kunt aanpassen. Met aangepaste opdrachtstatussen kun je delen van je proces naadloos beheren en ervoor zorgen dat elke opdracht naar wens wordt afgewerkt.

Het gaat niet alleen om traceren — het gaat erom dat je volledige controle hebt, hoe ingewikkeld de dingen ook worden.

Hou opdrachten op het goede spoor

Het afhandelen van workflow-uitzonderingen begint met het handhaven van je proces. Opdrachten zijn standaard ‘actief’ of ‘gearchiveerd’, maar met aangepaste opdrachtstatussen kun je nu duidelijker de status van je werk aangeven zonder de context of flow te verstoren.

In plaats van opdrachten uit hun fase te halen, kun je aan elke opdracht die dat nodig heeft een unieke status toekennen zoals “Info ontbreekt” of “Uitstel nodig”. Op deze manier blijft de opdracht in zijn oorspronkelijke fase en blijft de hele workflowgeschiedenis bewaard. Je verliest nooit meer uit het oog waar een opdracht zich bevond en je hoeft je nooit meer zorgen te maken over het terugzetten van de opdracht in de juiste fase.

We zijn er om je te helpen, dus om je op weg te helpen hebben we een aantal statussen voor veelvoorkomende scenario’s voor je klaargezet. De echte kracht zit hem echter in het aanpassen. Aangepaste opdrachtstatussen doen hun naam eer aan en je kunt zoveel unieke statussen maken als je bedrijf nodig heeft.

Zien wat belangrijk is wanneer het belangrijk is

In een gedeelde pijplijn kunnen prioriteiten vervagen. Welke taken staan in de wacht? Waar moet nu aan gewerkt worden? Met aangepaste opdrachtstatussen zie je dat in één oogopslag.

Met unieke achtergronden en duidelijke statusbalken vallen lopende opdrachten op, zodat je team precies weet waar het zich op moet concentreren.

Wil je je concentreren op opdrachten die wachten op informatie van klanten? Of opdrachten met lopende verzoeken om uitstel volgen? Met het gebruiksvriendelijke filter kun je je concentreren op wat het belangrijkst is.

Deze duidelijkheid helpt je team om efficiënter te werken, omdat ze precies weten waar ze prioriteit aan moeten geven en waar ze hun energie op moeten richten.

Voorheen was dit niveau van visuele duidelijkheid al mogelijk, maar daarvoor waren extra fasen nodig. Hierdoor leken processen niet alleen complexer dan nodig waren, maar ze hadden ook beperkte automatiserings mogelijkheden.

Zet repetitief werk op de automatische piloot

Aangepaste opdrachtstatussen helpen je niet alleen om te organiseren — ze zorgen er ook voor dat opdrachten zonder handmatige tussenkomst worden uitgevoerd.

Laten we twee veelvoorkomende workflows nemen en in detail bekijken hoe ze optimaal kunnen worden ingesteld. Sommige scenario’s zijn eenmalig, zoals ontbrekende informatie, waarbij je team in veel gevallen moet aangeven wat er specifiek ontbreekt. In dit scenario stel je de status van de opdracht in op “Ontbrekende informatie” en creëer je een klantenverzoek met een specificatie van de ontbrekende informatie. Zodra het klantenverzoek compleet is gaat de opdrachtstatus automatisch op “Actief”.

Terwijl ontbrekende informatie meestal elke keer anders is, zijn andere scenario’s consistent en kunnen worden gesjabloneerd, zoals aanvragen van uitstel. In dit scenario kun je een aangepaste opdrachtstatus van “Behoefte aan uitstel” gebruiken en statusgebaseerde automatiseringen toepassen zoals het toewijzen van een taak aan een beheerder om het uitstel in te dienen. Zodra de beheerder de taak heeft voltooid, kan de opdracht automatisch weer op “Actief” worden gezet.

In elk scenario — gespecificeerd, klantspecifieke verzoeken of gestandaardiseerde bedrijfsprocessen — kunnen opdrachten in dezelfde fase blijven. Je team heeft altijd volledig zicht op welke opdrachten buiten de standaardprocessen vallen en een duidelijk proces waarin ze automatisch terugkeren naar “Actief”. Zo kan je team blijven doen waar het goed in is.

Door deze overgangen te automatiseren, verklein je het risico op menselijke fouten, bespaar je tijd en zorg je ervoor dat opdrachten doorgaan zodra ze af zijn. Je team kan zich richten op hoogwaardig werk, wetende dat elke taak precies is waar hij moet zijn.

Neem de controle met TaxDome

Bij TaxDome bouwen we niet slechts software — we bouwen oplossingen die ontworpen zijn om jouw succes te ondersteunen. Van het beheren van workflows tot het versterken van je team, ons platform helpt je meer te delegeren, tijd te besparen en je te concentreren op wat echt belangrijk is: het leveren van uitzonderlijke service aan je klanten.

Sluit je aan bij de meer dan 10.000 kantoren die op TaxDome vertrouwen om hun praktijk effectiever te beheren en hun bedrijf met vertrouwen te laten groeien. Vraag vandaag nog een demo aan en ontdek zelf het verschil.